Nhân Viên Hành Chính Lễ Tân

1. Công tác lễ tân – đón tiếp:

- Trực quầy lễ tân, tiếp đón và hướng dẫn khách, đối tác, cư dân, nhà thầu đến liên hệ công tác tại Ban Quản lý Khu đô thị.

- Trả lời điện thoại, email, tin nhắn, chuyển thông tin đến các bộ phận liên quan kịp thời, chính xác.

- Tiếp nhận và phát hành công văn, hồ sơ, thư từ, bưu phẩm, đảm bảo đúng quy trình văn thư hành chính.

- Hỗ trợ tổ chức các buổi họp, sự kiện nội bộ, hội nghị cư dân, hoặc các chương trình truyền thông trong khu đô thị.

2. Công tác hành chính văn phòng:

- Soạn thảo, lưu trữ, quản lý hồ sơ hành chính, hợp đồng, biên bản, phiếu đề nghị, giấy tờ nội bộ.

- Quản lý, cấp phát văn phòng phẩm, đồng phục, thiết bị, vật tư tiêu hao; theo dõi và đề xuất mua sắm khi cần.

- Theo dõi tình trạng trang thiết bị văn phòng, báo cáo bảo trì, sửa chữa khi có hư hỏng.

- Quản lý, lưu trữ hồ sơ cư dân, hồ sơ nhân sự, hồ sơ an ninh, môi trường, PCCC (theo phân công).

3. Công tác hỗ trợ nội bộ:

- Hỗ trợ công tác nhân sự: chấm công, theo dõi ngày phép, thông báo nội quy, tại Ban QL.

- Phối hợp bộ phận kỹ thuật, bảo vệ, vệ sinh… trong việc điều phối công việc hành chính hàng ngày.

- Thực hiện các báo cáo hành chính định kỳ, báo cáo tình hình tiếp dân, phản ánh của cư dân.

- Tham gia công tác truyền thông nội bộ, thông báo, bảng tin, poster tuyên truyền trong khu đô thị.

- Tốt nghiệp Trung cấp, Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Hành chính, Quản trị văn phòng, Nhân sự, hoặc các ngành liên quan.

- Ưu tiên có kinh nghiệm 01 năm trở lên trong công tác hành chính, lễ tân, hoặc làm việc tại khu đô thị, tòa nhà, khách sạn.

- Giao tiếp lịch sự, thân thiện, xử lý tình huống linh hoạt, chuyên nghiệp.

- Sử dụng tốt tin học văn phòng (Word, Excel, Outlook).

- Có tinh thần phục vụ cư dân, cẩn thận, trung thực, chịu được áp lực công việc.

- Ngoại hình ưa nhìn, giọng nói dễ nghe, phong thái chuyên nghiệp, lịch thiệp.