Nhân Viên Hành Chính Chuỗi Cung Ứng (Tiếng Anh Tốt)

Địa điểm làm việc: KCN chuyên sâu Phú Mỹ 3, TP. Hồ Chí Minh (Bà Rịa – Vũng Tàu cũ)

• Có xe đưa đón từ Long Thành, Vũng Tàu và Châu Đức

1. Hỗ trợ quản lý hợp đồng và chứng từ

• Soạn thảo và phát hành hợp đồng bán hàng theo các điều kiện đã được phê duyệt.
• Quản lý quy trình nội bộ liên quan đến hợp đồng và chứng từ: luân chuyển, phê duyệt, đóng dấu, ký kết và phát hành tài liệu.
• Nhập liệu, cập nhật thông tin hợp đồng trên hệ thống nội bộ.
• Lưu trữ và quản lý hồ sơ, hợp đồng, chứng từ theo quy định của công ty.
• Chuẩn bị hồ sơ phục vụ việc xét duyệt tín dụng khách hàng.
• Theo dõi tình trạng tín dụng khách hàng, tồn kho và đảm bảo tuân thủ các quy trình quản lý xuất khẩu.

2. Xác nhận nhu cầu bán hàng

• Kiểm tra và xác nhận năng lực bán hàng theo kế hoạch sản lượng hàng tháng.
• Phối hợp xác nhận khả năng đáp ứng về logistics và giao hàng.

3. Triển khai thực hiện sau khi ký hợp đồng

• Phối hợp với bộ phận Sản xuất để đảm bảo kế hoạch bán hàng và kế hoạch sản xuất được đồng bộ.
• Điều chỉnh kế hoạch sản xuất khi cần thiết.
• Theo dõi và phối hợp xử lý hàng tồn kho lâu ngày.

4. Hỗ trợ quản lý rủi ro và tuân thủ

• Hỗ trợ các hoạt động quản lý rủi ro, đặc biệt liên quan đến nghiệp vụ phòng ngừa rủi ro (Hedging).
• Quản lý hồ sơ và chứng từ liên quan đến tiền đặt cọc đơn hàng.

5. Hỗ trợ báo cáo

• Trích xuất dữ liệu đơn hàng, doanh số để lập báo cáo tuần/tháng.
• Tổng hợp dữ liệu sản lượng, doanh thu và các báo cáo theo yêu cầu.

6. Công việc khác

• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên.

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Thương mại Quốc tế, Quản lý Chuỗi cung ứng hoặc các ngành liên quan.
• Ưu tiên có kinh nghiệm ở vị trí Sales Admin, SCM Admin hoặc các công việc hỗ trợ kinh doanh.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong ngành thực phẩm, đồ uống hoặc nguyên liệu thực phẩm.
• Hiểu biết cơ bản về hợp đồng bán hàng và các điều khoản thương mại (Incoterms, điều khoản thanh toán, điều kiện giao hàng...).
• Có kiến thức về quy trình Order-to-Cash là lợi thế.
• Có hiểu biết cơ bản về ngân sách và phân tích hiệu quả kinh doanh.
• Cẩn thận, tỉ mỉ và chính xác trong xử lý dữ liệu, chứng từ.
• Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc tốt.
• Chủ động, có trách nhiệm và theo sát công việc đến khi hoàn thành.
• Có khả năng làm việc độc lập và phối hợp tốt với các phòng ban.
• Thành thạo Excel, Word, Outlook/Email.
• Tiếng Anh giao tiếp và làm việc tốt (Nghe, Nói, Đọc, Viết).