HR Operations Intern

1. Kiểm tra hồ sơ nhân viên

• Kiểm tra tính đầy đủ, chuẩn xác và tình trạng của hồ sơ giấy theo danh mục chuẩn.
• Phân loại, sắp xếp hồ sơ theo danh mục/ nhóm tài liệu.
• Gắn nhãn tài liệu theo quy định của công ty.

2. Scan & số hóa tài liệu

• Thực hiện scan tài liệu bằng máy scan chuyên dụng.
• Kiểm tra chất lượng bản scan (độ nét, độ nghiêng, thiếu trang…).
• Chuyển đổi tài liệu sang định dạng điện tử (PDF, PNG…) theo yêu cầu.
• Đặt tên file theo quy chuẩn: mã hồ sơ – loại tài liệu – ngày tháng.

3. Lưu trữ & quản lý tài liệu e-filing

• Upload tài liệu lên hệ thống e-filing theo đúng cấu trúc thư mục.
• Đảm bảo file được lưu đúng vị trí, đúng mã và đúng quy tắc phân loại.
• Cập nhật trạng thái hồ sơ vào bảng theo dõi (Excel/Google Sheet/ phần mềm quản lý).
• Hỗ trợ tìm kiếm hồ sơ khi có yêu cầu từ bộ phận liên quan.
• Sắp xếp hồ sơ vật lý trong kho lưu trữ.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp trên.

1. Trình độ

• Sinh viên năm 3–4 hoặc mới tốt nghiệp các ngành: Hành chính, Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Nhân sự, Hệ thống thông tin quản lý hoặc ngành liên quan.
• Có thể thực tập full-time.

2. Kỹ năng

• Sử dụng tốt máy vi tính (Word, Excel, Google Drive).
• Có khả năng sử dụng máy scan, máy in, máy photocopy.
• Tỉ mỉ, cẩn thận, làm việc có tổ chức.
• Khả năng sắp xếp và xử lý dữ liệu logic.
• Trách nhiệm, trung thực và tuân thủ quy trình.

3. Thái độ

• Chủ động học hỏi, cầu tiến.
• Hợp tác, hỗ trợ đồng đội.
• Bảo mật thông tin hồ sơ tuyệt đối.