Event Production Coordinator (POSM / Novelty Production) - 28000

Vị trí này phụ trách quản lý sản xuất các vật phẩm phục vụ sự kiện do Bộ phận Event Marketing triển khai. Công việc bao gồm phối hợp với các nhà cung cấp để sản xuất POSM (vật phẩm quảng cáo tại điểm bán) và quà tặng khuyến mại, theo dõi tiến độ, thời hạn và chất lượng, đồng thời hỗ trợ vận hành tại hiện trường trong ngày diễn ra sự kiện.

Lưu ý: Việc phê duyệt đơn đặt hàng và các điều khoản hợp đồng thuộc thẩm quyền của Team Leader. Vị trí này chịu trách nhiệm triển khai các công việc vận hành như xác định yêu cầu, phối hợp với các bên liên quan, theo dõi tiến độ, kiểm tra chất lượng và hỗ trợ tại sự kiện.

Chi tiết công việc

1. Quản lý sản xuất (sau khi được Team Leader phê duyệt)

• Xác định yêu cầu sản xuất cho các vật phẩm phục vụ sự kiện như POSM (trang trí địa điểm, vật dụng trưng bày, POP, quà tặng khuyến mại...), bao gồm kích thước, chất liệu, số lượng và thời gian giao hàng.
• Lấy báo giá, làm việc với nhà cung cấp, đồng thời theo dõi tiến độ và thời hạn hoàn thành.
• Kiểm tra chất lượng sản phẩm sau khi hoàn thành; quản lý việc tiếp nhận, lưu kho và vận chuyển hàng hóa (bao gồm bốc xếp khi cần).
• Tổng hợp thông tin và báo cáo cho các bộ phận liên quan để xin phê duyệt đơn hàng và hoàn tất các điều khoản đặt hàng.

2. Phối hợp với các bên liên quan

• Làm việc chặt chẽ với Bộ phận Event Marketing để thống nhất yêu cầu sản xuất và mức độ ưu tiên của từng hạng mục.
• Phối hợp với Bộ phận Thiết kế và các bên liên quan trong việc nhận dữ liệu thiết kế, chỉnh sửa và bàn giao file in hoàn chỉnh (print-ready).

3. Chuẩn bị và hỗ trợ sự kiện

• Giám sát công tác thi công, lắp đặt tại địa điểm tổ chức sự kiện vào ban đêm.
• Hỗ trợ các sự kiện diễn ra vào thứ Bảy và Chủ nhật (trung bình khoảng 2 lần/tháng).
• Hỗ trợ các công việc chuẩn bị trước sự kiện như chuẩn bị thiết bị, sắp xếp phương tiện vận chuyển, điều phối hậu cần và các công việc liên quan.

• Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên ( đã có bằng tốt nghiệp)
• Trình độ tiếng Anh giao tiếp từ Intermediate trở lên.
• Có tối thiểu 2 năm kinh nghiệm trong một trong các lĩnh vực sau:
  • Quản lý sản xuất (Production Management), hoặc
  • Thu mua (Procurement),
  • Có kinh nghiệm phối hợp với các bộ phận nội bộ và nhà cung cấp/đối tác bên ngoài (không giới hạn ngành nghề).
• Có khả năng quản lý đồng thời nhiều đầu việc, biết sắp xếp mức độ ưu tiên và đảm bảo tiến độ công việc.
• Có thể giám sát công tác lắp đặt vào ban đêm và làm việc vào cuối tuần khi có sự kiện (trung bình khoảng 2 lần/tháng).
• Thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản như Email, soạn thảo văn bản, quản lý tài liệu, v.v.
• Có khả năng tổng hợp thông tin, chủ động báo cáo và phối hợp với các bên liên quan, đảm bảo công việc được triển khai hiệu quả trong môi trường có quy trình phê duyệt rõ ràng.