Admin Phòng Quản Lý Dự Án

Mức lương: 10 - 17 triệu VNĐ
Địa điểm: Hà Nội
Kinh nghiệm: Trên 1 năm
Bằng cấp: Trung cấp - Nghề trở lên

Hạn nộp hồ sơ: 07/08/2026 (Còn 1 ngày)

Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Và Đầu Tư Nam Sơn

Xem thông tin công ty

Thông tin
Việc làm

Địa điểm làm việc:

Hà Nội

Tòa nhà skyline Văn Quán, Hà Nội

(Trước sáp nhập: Hà Đông, Hà Nội | Sau sáp nhập: Hà Đông, Hà Nội)

CV CỦA BẠN CÓ PHÙ HỢP VỚI VIỆC LÀM NÀY?

Chi Tiết Công Việc

Mô tả công việc:

Quản lý hồ sơ, tài liệu dự án: Tiếp nhận, phân loại, lưu trữ và cập nhật toàn bộ hồ sơ liên quan đến dự án, bao gồm hồ sơ pháp lý, hồ sơ quy hoạch, hồ sơ thiết kế, hồ sơ thi công, hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ thanh toán, hồ sơ nhà thầu, hồ sơ tư vấn và các văn bản làm việc với cơ quan nhà nước.
Thiết lập danh mục hồ sơ dự án theo từng nhóm công việc như: pháp lý đầu tư, quy hoạch, đất đai, GPMB, thiết kế, đấu thầu, hợp đồng, thi công, nghiệm thu, thanh toán, hoàn công và bàn giao.
Theo dõi tình trạng hồ sơ: đã có, chưa có, đang bổ sung, đang trình ký, đã gửi cơ quan/đối tác, đã phản hồi hoặc cần xử lý tiếp.
Đảm bảo hồ sơ được lưu cả bản cứng và bản mềm theo cấu trúc thống nhất, dễ tra cứu và tránh thất lạc.
Soạn thảo và quản lý văn bản: Soạn thảo, chỉnh sửa, trình ký và phát hành các văn bản phục vụ công tác quản lý dự án như: công văn, tờ trình, thông báo, biên bản họp, biên bản làm việc, phiếu trình, đề xuất, báo cáo tiến độ, thư mời họp, giấy ủy quyền, danh mục hồ sơ và các biểu mẫu nội bộ.
Kiểm tra thể thức văn bản, lỗi chính tả, căn cứ pháp lý, thông tin dự án, tên đơn vị, số hiệu văn bản, ngày tháng và người ký trước khi trình lãnh đạo/phụ trách phòng.
Theo dõi quá trình trình ký, phát hành, gửi nhận văn bản và lưu vết xử lý.
Hỗ trợ điều phối công việc của Phòng Quản lý Dự án: Tổng hợp các đầu việc của phòng theo tuần/tháng, cập nhật tình trạng thực hiện và nhắc việc các cá nhân liên quan.
Theo dõi deadline của các công việc quan trọng như: nộp hồ sơ pháp lý, hoàn thiện bản vẽ, phản hồi nhà thầu, trình phê duyệt, thanh toán, nghiệm thu, họp với cơ quan nhà nước, làm việc với tư vấn/nhà thầu.
Chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp nội bộ, họp với nhà thầu, tư vấn, chính quyền địa phương hoặc các bên liên quan.
Ghi nhận nội dung họp, lập biên bản họp, danh sách việc cần làm sau họp và theo dõi việc thực hiện các kết luận cuộc họp.
Theo dõi hợp đồng, thanh toán và hồ sơ nhà thầu: Hỗ trợ theo dõi danh mục hợp đồng của dự án, bao gồm hợp đồng tư vấn, khảo sát, thiết kế, quản lý dự án, giám sát thi công, thi công xây dựng, cung cấp vật tư, thiết bị và các dịch vụ liên quan.
Cập nhật các thông tin cơ bản của hợp đồng: số hợp đồng, ngày ký, giá trị hợp đồng, thời hạn thực hiện, điều khoản thanh toán, hồ sơ nghiệm thu, hóa đơn, biên bản thanh lý và tình trạng thanh toán.
Phối hợp với Phòng Kế toán để kiểm tra hồ sơ thanh toán của nhà thầu/tư vấn trước khi trình phê duyệt, bao gồm: đề nghị thanh toán, biên bản nghiệm thu, bảng xác nhận khối lượng, hợp đồng/phụ lục, hóa đơn và các chứng từ liên quan.
Theo dõi các hồ sơ còn thiếu và nhắc nhà thầu/tư vấn bổ sung kịp thời.
Hỗ trợ công tác pháp lý, GPMB và làm việc với cơ quan/đối tác: Chuẩn bị, sắp xếp và theo dõi hồ sơ phục vụ các thủ tục liên quan đến đất đai, quy hoạch, GPMB, chấp thuận chủ trương, thiết kế, thẩm định, cấp phép xây dựng và các thủ tục khác theo yêu cầu của dự án.
Ghi nhận lịch làm việc với cơ quan nhà nước, địa phương, đơn vị tư vấn, nhà thầu và các bên liên quan.
Lưu trữ biên bản làm việc, phiếu tiếp nhận hồ sơ, giấy hẹn, văn bản phản hồi và các tài liệu phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục.
Tổng hợp báo cáo: Tổng hợp báo cáo tiến độ công việc định kỳ theo yêu cầu của Trưởng phòng/Quản lý dự án.
Cập nhật các bảng theo dõi như: bảng tiến độ hồ sơ pháp lý, bảng theo dõi hợp đồng, bảng theo dõi thanh toán, bảng theo dõi văn bản đi/đến, bảng theo dõi hồ sơ nhà thầu, bảng theo dõi tồn đọng công việc, bảng theo dõi rủi ro/chậm tiến độ.
Phát hiện và báo cáo kịp thời các hồ sơ quá hạn, công việc chậm tiến độ, chứng từ thiếu hoặc các vấn đề cần lãnh đạo xử lý.

Yêu cầu công việc:

Trình độ: Tốt nghiệp cao đẳng/đại học các chuyên ngành: hành chính văn phòng, quản trị kinh doanh, xây dựng, kinh tế xây dựng, luật, kế toán, quản lý dự án hoặc các ngành liên quan.
Kinh nghiệm: Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm từ 1–3 năm ở vị trí admin dự án, thư ký dự án, hành chính dự án, trợ lý dự án hoặc làm việc trong lĩnh vực bất động sản, xây dựng, tư vấn thiết kế, nhà thầu thi công.
Kỹ năng:
Thành thạo Word, Excel, PowerPoint và quản lý file trên Google Drive/OneDrive.
Có khả năng soạn thảo văn bản hành chính, biên bản họp, công văn, tờ trình và bảng theo dõi.
Có tư duy hệ thống, cẩn thận, rõ ràng, chủ động nhắc việc và theo dõi tiến độ.
Có khả năng giao tiếp, phối hợp với nhiều bên: nội bộ công ty, tư vấn, nhà thầu, cơ quan nhà nước và đối tác.
Hiểu biết cơ bản về quy trình dự án bất động sản/xây dựng là lợi thế.

Kỹ năng:

MS Project , Jira , Quản Lý Dự Án Phần Mềm , Phân Tích Hệ Thống , Chứng Chỉ PMP

Quyền lợi được hưởng:

Được cấp các công cụ làm việc; được quyền tiếp cận hồ sơ, chứng từ, thông tin cần thiết; được yêu cầu các bộ phận liên quan giải trình, cung cấp thông tin.
Thưởng tháng 13, thưởng kinh doanh tháng/quý/năm, các giải thưởng sáng tạo khác.
Môi trường làm việc năng động, thân thiện, tôn trọng giá trị năng lực, nhiều cơ hội đào tạo nâng cao, phát triển bản thân, nghề nghiệp.
Chế độ bảo hiểm nhà nước, chế độ bảo hiểm theo phúc lợi công ty, du lịch nghỉ mát hè, thăm hỏi, hiếu, hỉ, sinh nhật, tiệc cuối năm, các sự kiện của Công ty.
Quyền hạn: Được yêu cầu các cá nhân trong Phòng Quản lý Dự án, nhà thầu, tư vấn và các bộ phận liên quan cung cấp hồ sơ, tài liệu, thông tin phục vụ công tác tổng hợp, lưu trữ và báo cáo.
Được nhắc việc, theo dõi deadline và cập nhật tình trạng thực hiện công việc theo phân công của Trưởng phòng/Quản lý dự án.
Được đề xuất cải tiến biểu mẫu, cách lưu trữ hồ sơ, quy trình luân chuyển văn bản và phương pháp theo dõi tiến độ công việc.
Được tiếp nhận, kiểm tra hình thức hồ sơ trước khi chuyển các bộ phận chuyên môn hoặc lãnh đạo xem xét.

Ngành nghề:

Quản Lý Dự Án IT, Hành Chính Tổng Hợp

Chú ý: Nếu bạn thấy rằng tin tuyển dụng này không đúng hoặc có dấu hiệu lừa đảo, hãy gửi phản ánh đến chúng tôi.