Để làm việc nhóm hiệu quả thì cần sự đoàn kết và nỗ lực làm việc của tất cả các thành viên trong nhóm. Vai trò của trưởng nhóm là vô cùng quan trọng, dẫn dắt và điều phối mọi người để hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ đặt ra.
Khi thành lập nhóm, các thành viên cùng bầu lên một trưởng nhóm. Vai trò của trưởng nhóm thể hiện ở những công việc:
Xác định mục tiêu cần đạt, đề ra nguyên tắc nhóm
Bạn là nhóm trưởng? Bạn là người đứng đầu để lãnh đạo nhóm, dù cho nhóm lớn hay nhỏ đều cần tìm ra mục tiêu, xác định một chiến lược, lên kế hoạch làm việc cho nhóm.
Trưởng nhóm có vai trò rất lớn tạo nên thành công trong hoạt động nhóm
Tiếp đó, nhóm trưởng sẽ đặt ra nguyên tắc nhóm với sự đồng thuận nhất trí của các thành viên trong nhóm. Các nguyên tắc này quy định cơ bản về sự tham gia, thời gian họp nhóm và vai trò của các cá nhân trong nhóm. Chấp hành nguyên tắc hoạt động không chỉ giúp các thành viên xác định được rõ trách nhiệm của mình, mà đánh giá các thành viên tham gia trong quá trình làm việc nhóm hiệu quả hướng đến hoàn thành các mục tiêu đã đặt ra.
Trưởng nhóm là người lãnh đạo nhóm đảm trách vai trò phân chia công việc cho các thành viên, để cùng thực hiện một mục tiêu chung. Đây là việc làm được nhiều người coi là khó khăn, bởi làm sao để phân chia phần việc được khoa học và công bằng nhất.
Phát huy điểm mạnh của các cá nhân trong nhóm
Vai trò của trưởng nhóm không phải là tự ý đưa ra phân chia công việc, mà nên có căn cứ vào sở trường, sở đoản của từng thành viên. Bởi lẽ không phải ai cũng giỏi tất cả và đương nhiên cũng không có ai toàn điểm yếu. Người trưởng nhóm cần tiếp xúc trực tiếp, phỏng vấn để hiểu được các thành viên, từ đó phân chia công việc phù hợp phát huy điểm mạnh, hạn chế điểm yếu tốt nhất. Có như vậy, hiệu suất làm việc của nhóm sẽ tăng cao và đạt được mục tiêu đề ra.
Phát huy điểm mạnh của các cá nhân trong nhóm
Kết nối các thành viên trong nhóm
Nhóm hoạt động hiệu quả không phải chỉ ở một hoặc một vài cá nhân, mà là sự đồng lòng của tất cả các thành viên trong nhóm. Vì vậy, vai trò của trưởng nhóm là xây dựng sự kết nối giữa các thành viên. Bởi lẽ mỗi người là một cá thể có tính cách, năng lực khác nhau, trưởng nhóm thông qua việc lắng nghe, quan sát và thấu hiểu giúp các thành viên tương trợ lẫn nhau, không để những mâu thuẫn nội bộ gây ảnh hưởng đến công việc chung. Để làm được điều này, bạn cần hiểu làm thế nào để trở thành một leader giỏi. Điều này bao gồm việc phát triển kỹ năng giao tiếp, khả năng quản lý xung đột, và tạo ra một môi trường làm việc tích cực. Những yếu tố này sẽ giúp bạn dẫn dắt nhóm một cách hiệu quả hơn.
Giám sát, tổng hợp và báo cáo
Vai trò của trưởng nhóm không chỉ là việc đặt ra mục tiêu và kế hoạch, mà còn giám sát việc thực hiện từng bước, từng phần trong công việc. Nhóm trưởng phải sâu sát theo dõi công việc của từng thành viên và tiến hành tổng hợp để đảm bảo công việc theo như đúng tiến độ. Nếu thấy có sự khó khăn trong khâu làm việc hoặc đến từ phần việc của thành viên nào trong nhóm, sẽ họp nhóm để tìm cách điều chỉnh và giải quyết kịp thời.
Những thông tin về vai trò của trưởng nhóm trong làm việc nhóm trên đây, chắc hẳn đã giúp bạn hiểu được những công việc nếu đảm trách công việc này. Vậy để trở thành người trưởng nhóm xuất sắc, cần có những phẩm chất nào?
Có tầm nhìn
Trưởng nhóm đóng vai trò là lãnh đạo một nhóm người, vì thế cần phải có tầm nhìn xa trông rộng để sắp xếp công việc hiệu quả. Người có tầm nhìn sẽ có khả năng lên kế hoạch khoa học để thực hiện mục tiêu làm việc nhóm hiệu quả.
Khả năng lãnh đạo
Nhóm trưởng đóng vai trò chỉ dẫn đường hướng, nên cần có khả năng lãnh đạo tốt
Khả năng lãnh đạo là phẩm chất cần có để thực hiện các vai trò của trưởng nhóm. Có khả năng lãnh đạo, người trưởng nhóm xác định được các mục tiêu rõ ràng, chỉ lối và dẫn đường cho các thành viên trong nhóm đi đúng hướng. Thêm đó, việc tổ chức và sắp xếp công việc cũng được thực hiện khoa học, đảm bảo các dự án được hoàn thành hiệu quả.
Có trách nhiệm cao
Trưởng nhóm phải là người có trách nhiệm cao đối với công việc, đối với tiến độ làm việc và các thành viên trong nhóm. Đảm trách tốt công việc trưởng nhóm, bạn cần theo sát và biết được những khó khăn để điều chỉnh, khắc phục giúp làm việc được thuận lợi hoàn thành mục tiêu trong tiến độ kịp thời.
Khả năng thuyết trình, truyền đạt ý tưởng
Trưởng nhóm đứng đầu lãnh đạo nhóm, nên kỹ năng thuyết trình là không thể thiếu. Có khả năng thuyết trình, nhóm trưởng sẽ truyền đạt được ý tưởng về kế hoạch và mục tiêu, để thuyết phục các thành viên nhất trí và cùng tham gia thực hiện công việc.
Nếu là trưởng nhóm, bạn cần phải là người tự tin. Tin vào mình và đưa ra những phán đoán và quyết định chính xác để nhận được sự tôn trọng của mọi người.
Ngoài ra, trưởng nhóm phải có lòng tin đối với các thành viên trong nhóm. Tin tưởng và giao các phần việc công bằng cho đội nhóm để cùng làm việc hiệu quả và phát huy năng lực của mỗi cá nhân.
Nhóm trưởng tự tin và có lòng tin với các thành viên trong nhóm
Không ích kỷ, độc đoán
Đóng vai trò là người trưởng nhóm, nhưng không được mang sự độc đoán, đưa ra mệnh lệnh bắt buộc mọi người tuân theo. Bởi lẽ, mọi thành viên trong nhóm đều có vai trò và trách nhiệm đối với công việc, nên khi đưa ra vấn đề hay nguyên tắc làm việc cần nhận được sự đồng tình của mọi người. Hãy là người trưởng nhóm lắng nghe ý kiến và thân thiện với các thành viên để cùng nỗ lực vì mục tiêu chung.
Việc này không chỉ giúp xây dựng một môi trường làm việc tích cực mà còn thể hiện ý nghĩa của bản lĩnh, đó là khả năng lãnh đạo một cách khéo léo, biết tôn trọng và phát huy những điểm mạnh của từng cá nhân trong nhóm. Khi bạn thể hiện được bản lĩnh của mình, nhóm sẽ cảm thấy gắn bó và làm việc hiệu quả hơn.
>>> Tìm hiểu thêm: Mô hình PDCA là gì? Áp dụng vào làm việc nhóm như thế nào?
Trưởng nhóm là người “đầu tàu” có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động hiệu quả khi làm việc nhóm. Hy vọng rằng, vai trò của trưởng nhóm và những tố chất cần có trên đây được trình bày bởi JobsGO, sẽ giúp bạn rèn luyện bản thân và trở nên xuất sắc ở vị trí này.
Hồng Nguyễn
