OJT Là Gì? 4 Phương Pháp OJT Hiệu Quả HR Nên Biết

Có rất nhiều cách để nâng cao hiệu quả công việc và phát triển kỹ năng cho nhân viên, trong đó OJT (On the job training) là một phương pháp mang lại giá trị bền vững cho cả hai bên. Người lao động có thể hòa nhập tốt hơn và nâng cao kỹ năng, còn doanh nghiệp có thể đạt được kết quả công việc tốt hơn, từ đó thúc đẩy kinh doanh. Cụ thể OJT là gì? Cùng JobsGO tìm hiểu trong bài viết này nhé!

1. OJT Là Gì?

OJT là gì?

OJT là gì? OJT (On the job training) là phương pháp đào tạo nhân viên ngay tại nơi làm việc thực tế, hướng dẫn thực hành trực tiếp và truyền đạt kinh nghiệm từ người đi trước, quản lý hoặc chuyên gia nội bộ. Phương pháp này giúp nhân viên dễ dàng vận dụng kiến thức cùng kỹ năng vào các tình huống trực quan và giải quyết vấn đề phát sinh ngay lập tức.

Trong quá trình tìm hiểu các phương pháp nâng cao kỹ năng nhân viên, chắc hẳn bạn đã từng bắt gặp từ khóa “on-the-job training and off-the-job training”, vậy Off the job là gì? Trái ngược với On the job, Off the job ám chỉ việc học lý thuyết thuần túy ngoài giờ công việc, điều này có thể khá thiếu tính thực tiễn và tốn kém cho người học (nếu có).

2. OJT Khác Gì Internship?

OJT và Internship (thực tập) là hai khái niệm thường gây nhầm lẫn trong quản lý nguồn nhân lực, chúng có sự khác biệt căn bản về mục đích, đối tượng và hình thức. OJT tập trung vào việc nâng cao năng lực cho công việc hiện tại và các vị trí cụ thể trong doanh nghiệp, trong khi Internship chủ yếu là trải nghiệm, học hỏi tổng quan, định hướng nghề nghiệp cho những người chưa có nhiều kinh nghiệm. Để giúp bạn có cái nhìn rõ nét hơn về hai khái niệm OJT và Internship, JobsGO sẽ phân tích sơ lược chúng trong bảng sau:

3. Ưu Điểm Và Nhược Điểm Của OJT

OJT giúp nhân viên tự tin hơn, nâng cao kỹ năng và phát triển sự nghiệp bền vững

OJT là một trong những lựa chọn hàng đầu cho HR ngày nay với những lợi ích thiết thực mà nó mang lại. Tuy vậy, trước khi lựa chọn phương thức nào đó, doanh nghiệp cũng nên đánh giá ưu điểm và nhược điểm rõ ràng để việc áp dụng được diễn ra suôn sẻ, hiệu quả. Dưới đây là một số nhìn nhận sơ bộ của JobsGO để hỗ trợ người làm HR tìm hiểu về On job là gì.

3.1. Ưu Điểm Của OJT

Như đã nhận định ở phần trước, OJT mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho sự phát triển của cả nhân viên lẫn doanh nghiệp.

• Đối với doanh nghiệp

• Tiết kiệm chi phí đào tạo: OJT giúp giảm đáng kể chi phí so với các khóa học bên ngoài hoặc đào tạo tập trung quy mô lớn. Doanh nghiệp có thể khai thác nguồn lực nội bộ sẵn có như người hướng dẫn là nhân viên kỳ cựu và cơ sở vật chất tại chỗ, loại bỏ các chi phí phát sinh như thuê địa điểm, giáo trình trung tâm cũng như chi phí phát sinh cho học viên.
• Nâng cao hiệu quả công việc nhanh chóng: Nhân viên có thể nắm bắt công việc và quy trình nhanh chóng, từ đó tăng hiệu suất và chất lượng đầu ra công việc trong thời gian ngắn.
• Quản lý đào tạo linh hoạt: OJT cho phép doanh nghiệp theo dõi và điều chỉnh kịp thời quá trình đào tạo. Người quản lý có thể giám sát trực tiếp tiến độ của từng nhân viên, đảm bảo họ đạt được kỹ năng cần thiết và điều chỉnh phương pháp đào tạo phù hợp với năng lực cá nhân.
• Nâng cao sự gắn kết và văn hóa doanh nghiệp: Hiểu rõ về quy trình làm việc, văn hóa ứng xử và giá trị cốt lõi của công ty sẽ giúp nhân viên mới cảm thấy mình là một phần của tập thể, có thể hòa nhập nhập, gắn kết chặt chẽ với đồng nghiệp cũng như doanh nghiệp.
• Phát triển nguồn nhân lực nội bộ: OJT tạo cơ hội cho các nhân viên đã có kinh nghiệm phát triển kỹ năng hướng dẫn, đào tạo và quản lý. Đồng thời, doanh nghiệp có thể xây dựng một đội ngũ cán bộ có khả năng truyền đạt kiến thức, bồi đắp nền tảng cho sự phát triển bền vững của tổ chức.

• Đối với nhân viên

• Nâng cao kiến thức và kỹ năng thực tiễn cho nhân viên: Ngoài nâng cao trình độ chuyên môn thông qua thực hành trực tiếp, nhân viên cũng cần phát triển các kỹ năng mềm quan trọng như tư duy phản biện, giải quyết vấn đề và giao tiếp hiệu quả trong môi trường làm việc. Tổng hòa của những kỹ năng trên sẽ nâng cao sự tự tin của nhân viên, giúp họ tin vào bản thân để đối mặt với những thách thức trên con đường sự nghiệp.
• Cơ hội thăng tiến: OJT tạo điều kiện thuận lợi cho những ai muốn phát triển sự nghiệp thông qua cải thiện kỹ năng và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp, cấp trên.
• Khả năng thích nghi nhanh: Thông qua tiếp xúc trực tiếp với môi trường làm việc, quy trình và văn hóa công ty, nhân viên có thể thích nghi nhanh chóng với những thay đổi trong yêu cầu công việc hoặc biến động của thị trường.

3.2. Nhược Điểm Của OJT

Bên cạnh những ưu điểm vượt trội, OJT cũng có một số hạn chế mà doanh nghiệp cần cân nhắc để tối ưu hóa hiệu quả đào tạo.

• Chất lượng đào tạo không đồng đều: OJT phụ thuộc rất lớn vào kinh nghiệm, kỹ năng chuyên môn và đặc biệt là khả năng diễn giải của người hướng dẫn. Nếu người hướng dẫn thiếu kinh nghiệm hoặc không có khả năng truyền đạt rõ ràng thì có thể dẫn đến chênh lệch đáng kể về kỹ năng và hiểu biết giữa các nhân viên sau OJT.
• Thời gian học tập có thể kéo dài: Dù OJT giúp áp dụng kiến thức ngay lập tức nhưng quá trình học tập thông qua thực hành trực tiếp có thể mất nhiều thời gian hơn so với đào tạo lý thuyết tập trung.
• Áp lực công việc gia tăng: Nhân viên tham gia OJT thường phải vừa học hỏi kỹ năng mới, vừa hoàn thành nhiệm vụ hàng ngày được giao. Tình trạng này có thể gây ra căng thẳng hoặc quá tải, đặc biệt trong môi trường công việc yêu cầu cao/nguy hiểm, ảnh hưởng đến cả hiệu suất học tập và hiệu suất công việc.
• Khó khăn trong việc theo dõi tiến độ và đánh giá: Điều này thường gặp thách thức do thiếu các tiêu chuẩn rõ ràng hoặc quy trình đánh giá bài bản như các chương trình đào tạo chính thức.
• Yêu cầu đầu tư thời gian và nguồn lực từ người hướng dẫn: Người hướng dẫn phải dành đáng kể thời gian để kèm cặp, giám sát và cung cấp phản hồi cho người học. Do đó, hiệu suất công việc chính của họ có thể bị ảnh hưởng, đặc biệt nếu họ đã có nhiều trách nhiệm trước đó. Doanh nghiệp nếu muốn áp dụng OJT cần cân nhắc phân bổ lại công việc hoặc có chính sách hỗ trợ phù hợp cho người hướng dẫn.

4. Phân Loại OJT

Trước khi bắt tay vào thực hiện, doanh nghiệp cần phân loại các hình thức OJT để từ đó tối ưu hóa hiệu quả sử dụng, nâng cao lợi ích cho cả nhân viên và công ty. Tùy theo nhu cầu đào tạo mà doanh nghiệp có thể chọn OJT theo cấu trúc hoặc OJT theo hình thức kết hợp.

4.1. Theo Cấu Trúc

Phân loại OJT theo cấu trúc gồm 2 dạng là có cấu trúc và không có cấu trúc:

4.2. Theo Hình Thức Kết Hợp

OJT cũng có thể được phân loại dựa trên cách thức kết hợp với các phương pháp học tập khác, cụ thể có thể chia thành hai loại là OJT độc lập (Standalone OJT) và OJT học tập kết hợp (Blended Learning OJT).

5. Các Phương Pháp OJT Phổ Biến

Phương pháp OJT phổ biến

Để triển khai OJT hiệu quả, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương pháp khác nhau, tùy thuộc vào đặc thù công việc và mục tiêu đào tạo.

5.1. Quan Sát Trực Tiếp

Quan sát trực tiếp, hay Job Shadowing, là phương pháp mà nhân viên mới theo dõi và học hỏi từ người có kinh nghiệm khi họ thực hiện công việc hàng ngày. Bằng cách quan sát trực tiếp các thao tác, quy trình, và cách xử lý tình huống thực tế, người học có thể nhanh chóng mường tượng tổng thể về công việc. Phương pháp này đặc biệt hiệu quả trong việc giúp nhân viên hiểu rõ văn hóa làm việc, quy trình và cách tương tác trong môi trường thực tế.

5.2. Đào Tạo Bằng Cách Hướng Dẫn

Coaching là khi người hướng dẫn trực tiếp kèm cặp, cung cấp chỉ dẫn, giải đáp thắc mắc và phản hồi liên tục cho người học. Đào tạo bằng cách hướng dẫn giúp phát triển kỹ năng cụ thể một cách có mục tiêu, khuyến khích sự tự tin và cải thiện hiệu suất cá nhân thông qua lời khuyên, kinh nghiệm từ người đi trước. Người hướng dẫn đóng vai trò như một người thầy, một người đồng hành luôn sẵn sàng hỗ trợ cho On the job training.

5.3. Đào Tạo Bằng Cách Giao Nhiệm Vụ

Trong đào tạo bằng cách giao nhiệm vụ (Project-Based Learning), nhân viên sẽ được thực hiện các dự án hoặc đầu mục thực tế có tính chất liên quan đến công việc. Từ đó, nhân viên sẽ có cơ hội áp dụng kiến thức vào thực tiễn, thỏa sức thể hiện sự sáng tạo, kỹ năng giải quyết vấn đề, làm việc độc lập hoặc theo nhóm cũng như tích lũy kinh nghiệm thực chiến.

5.4. Đào Tạo Trực Tuyến Hỗ Trợ

E-learning Support hỗ trợ nhân viên học tập qua các khóa học trực tuyến, video hướng dẫn, tài liệu điện tử hoặc các nền tảng học tập nội bộ để bổ trợ cho phần thực hành trực tiếp. Phương pháp này có tính linh hoạt cao về thời gian và địa điểm, phù hợp với nhân viên bận rộn hoặc làm việc từ xa, giúp họ tự chủ trong việc tiếp thu kiến thức trước khi áp dụng vào thực hành.

6. Quy Trình Triển Khai OJT Hiệu Quả

Để đảm bảo triển khai OJT hiệu quả và đạt lợi ích như mong muốn, doanh nghiệp cần nghiêm túc xây dựng đầu tư vào kế hoạch đào tạo chi tiết với mục tiêu, lộ trình và tiêu chí đánh giá rõ ràng. Đồng thời, một môi trường làm việc tương tác thân thiện, khuyến khích tương tác và phản hồi, góp ý hiệu quả cũng là một lưu ý quan trọng để thúc đẩy OJT. Dưới đây là gợi ý của với 7 bước trong quy trình OJT hiệu quả, phù hợp với môi trường làm việc đang dần quốc tế hóa tại Việt Nam.

6.1. Xác Định Mục Tiêu Và Nhu Cầu Đào Tạo

Trước khi bắt đầu lên kế hoạch đào tạo cụ thể, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá chi tiết kỹ năng và kiến thức cụ thể mà nhân viên cần cải thiện hoặc học hỏi, từ đó rút ra khoảng trống năng lực hiện tại của nhân sự so với yêu cầu công việc. Việc tập trung OJT vào các mục tiêu cụ thể, phù hợp với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp sẽ giúp tối ưu hóa kết quả, tránh lãng phí nguồn lực vào những nội dung không cần thiết.

6.2. Lên Kế Hoạch Đào Tạo Cụ Thể

Sau khi đã xác định được nhu cầu đào tạo, bước tiếp theo là xây dựng một kế hoạch đào tạo chi tiết. Kế hoạch này nên bao gồm:

• Mục tiêu cụ thể có thể đo lường được.
• Nội dung đào tạo được chia nhỏ thành các chủ đề và kỹ năng cụ thể.
• Phương pháp đào tạo sẽ áp dụng.
• Tài liệu hỗ trợ.
• Lịch trình thực hiện chi tiết theo từng giai đoạn.
• Ngân sách dự kiến.

Việc truyền đạt rõ ràng kế hoạch này cho tất cả các bên liên quan, bao gồm cả người hướng dẫn và học viên, sẽ giúp mọi người hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình.

6.3. Lựa Chọn Người Hướng Dẫn Phù Hợp

Doanh nghiệp có thể thiết lập một quy trình phỏng vấn hoặc đánh giá nội bộ để chọn lọc và đào tạo những người hướng dẫn tiềm năng. Ngoài phù hợp với mục tiêu đào tạo, người hướng dẫn nên đáp ứng cả những tiêu chí sau:

• Kinh nghiệm dày dặn và kiến thức chuyên môn sâu trong lĩnh vực.
• Kỹ năng truyền đạt rõ ràng.
• Khả năng sư phạm cơ bản.
• Thái độ tích cực và kiên nhẫn.
• Khả năng tạo dựng mối quan hệ tích cực, hỗ trợ người học.

6.4. Chuẩn Bị Tài Liệu Và Công Cụ Học Tập

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, công cụ và trang thiết bị cần thiết cho nhân viên tham gia OJT. Các tài liệu này có thể bao gồm tiêu chuẩn vận hành (SOP), quy trình làm việc chi tiết, quy định an toàn, tài liệu hướng dẫn sử dụng máy móc/phần mềm, các bài giảng lý thuyết bổ trợ và các công cụ thực hành chuyên dụng. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng này sẽ hỗ trợ ứng viên học tập và áp dụng kiến thức vào thực tế dễ dàng, hiệu quả hơn.

6.5. Thực Hiện Đào Tạo Và Giám Sát Tiến Độ

Khi mọi thứ đã sẵn sàng, người hướng dẫn có thể bắt đầu tiến hành đào tạo theo kế hoạch. Trong quá trình OJT, người hướng dẫn cần chú trọng xây dựng môi trường học tập thoải mái, khuyến khích nhân viên đặt câu hỏi và thảo luận. Hãy sử dụng đa dạng các phương pháp giảng dạy như coaching, job shadowing, giao nhiệm vụ để tối ưu hóa quá trình tiếp thu cho nhân viên. Đồng thời, người hướng dẫn cũng cần giám sát thường xuyên để đảm bảo chương trình đi đúng hướng, phát hiện sớm các vấn đề phát sinh và điều chỉnh, hỗ trợ kịp thời cho người học khi họ gặp khó khăn.

6.6. Đánh Giá Và Cải Tiến Hiệu Quả Đào Tạo

Sau khi kết thúc quá trình OJT, doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá rõ ràng dựa trên hiệu quả công việc thực tế và mức độ phát triển kỹ năng của nhân viên. Tiếp thetheo, doanh nghiệp cần thu thập phản hồi từ cả người học và người hướng dẫn để nhận diện những ưu điểm cũng như hạn chế của chương trình. Trên cơ sở đó, nhà quản trị có thể đề xuất các giải pháp cải tiến để nâng cao chất lượng đào tạo, bảo đảm OJT diễn ra liên tục, hiệu quả và phù hợp với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.

7. Những Ngành Nghề Nào Cần OJT?

OJT đặc biệt hiệu quả trong ngành công nghệ thông tin, giúp phát triển kỹ năng thực chiến

OJT đã và đang được áp dụng rộng rãi trong các ngành nghề yêu cầu kỹ năng cũng như trải nghiệm trực tiếp. Phương pháp này giúp thu gọn khoảng cách giữa lý thuyết và thực hành, mang lại hiệu quả trong thời gian ngắn nên rất được ưa chuộng trong nhiều lĩnh vực đặc thù. JobsGO gợi ý cho bạn một số On-the-job training examples để minh họa cho sự đa dạng lĩnh vực áp dụng của phương pháp này:

• Sản xuất và lắp ráp: OJT giúp nhân viên mới nắm vững quy trình, thao tác, và đảm bảo chất lượng sản phẩm ngay từ đầu. Ví dụ, một công nhân lắp ráp linh kiện điện tử cần được đào tạo OJT để làm quen với từng loại dụng cụ, cách ghép nối chính xác, từ đó cải thiện năng suất và giảm thiểu lỗi.
• Dịch vụ chăm sóc khách hàng: OJT giúp nhân viên học cách giải quyết vấn đề trong tình huống thực tế cũng như phát triển kỹ năng mềm hiệu quả.
• Công nghệ thông tin (IT): OJT mang tới cơ hội tiếp xúc trực tiếp với các hệ thống, công cụ, phần mềm thực tế, giúp chuyên viên IT nâng cao chuyên môn và khả năng xử lý sự cố. Một trong những ví dụ điển hình nhất trong lĩnh vực này là OJT Tester. Vậy OJT Tester là gì? Đây là viết tắt của OJT dành cho nhân viên kiểm thử phần mềm – nhân viên tham gia vào các dự án kiểm thử thực tế, dưới sự hướng dẫn của các tester giàu kinh nghiệm hoặc trưởng nhóm (QA Lead).
• Y tế và chăm sóc sức khỏe: OJT giúp nhân viên y tế thực hành các kỹ thuật chăm sóc và điều trị trong môi trường thực tế, y tá thực hiện tiêm truyền, kỹ thuật viên y tế vận hành thiết bị.
• Xây dựng và kỹ thuật: OJT giúp nhân viên làm quen với công cụ, máy móc, quy trình trên công trường, đảm bảo tiến độ và chất lượng công trình.
• Bán lẻ và quản lý cửa hàng: OJT rất cần thiết để làm quen với quy trình vận hành cửa hàng, quản lý hàng hóa, trưng bày sản phẩm và chăm sóc khách hàng.
• Nhà hàng – khách sạn: Trong ngành này, OJT giúp nhân viên nắm vững quy trình chế biến món ăn, phục vụ khách hàng, quản lý vệ sinh an toàn thực phẩm.
• Marketing/quảng cáo: Nhân viên marketing/quảng cáo học cách triển khai chiến dịch thực tế, phân tích dữ liệu khách hàng, sử dụng công cụ quảng cáo và tương tác với các phòng ban liên quan để mang lại hiệu quả cao nhất.

Tóm lại, OJT là một phương pháp đào tạo vô cùng hữu ích, nhờ nó mà nhân viên có thể nâng cao năng lực và hòa nhập nhanh chóng vào môi trường làm việc thực tế. Đồng thời, OJT cũng mang lại lợi ích kinh tế và đảm bảo phát triển bền vững cho doanh nghiệp. Tìm hiểu thêm những kiến thức ngành quản trị nhân lực và cơ hội việc làm hấp dẫn tại JobsGO!

Câu hỏi thường gặp

1. OJT Có Áp Dụng Được Cho Công Việc Phức Tạp Không?

Hoàn toàn có thể, nhưng cần kết hợp OJT với các hình thức đào tạo bổ sung như lý thuyết, e-learning để đảm bảo nhân viên nắm vững cả nền tảng và kỹ năng chuyên sâu.

2. Làm Thế Nào Để Đảm Bảo OJT Đạt Hiệu Quả Cao Nhất?

Để OJT đạt hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần có kế hoạch cụ thể, lựa chọn người hướng dẫn phù hợp, chuẩn bị đầy đủ tài liệu, công cụ, theo dõi, đánh giá cũng như liên tục cải tiến.

3. OJT Có Thể Thay Thế Hoàn Toàn Đào Tạo Lý Thuyết Không?

OJT không thể thay thế hoàn toàn đào tạo lý thuyết; chúng cần được kết hợp bổ trợ cho nhau để đảm bảo nhân viên có đủ kiến thức nền tảng vững chắc và kỹ năng thực hành thành thạo.

4. Thời Gian OJT Kéo Dài Bao Lâu Là Phù Hợp?

Thời gian OJT không cố định mà phụ thuộc vào tính chất công việc, mức độ phức tạp của kỹ năng cần học và năng lực tiếp thu của từng cá nhân; có thể từ vài ngày đến vài tháng.

5. OJT FPT Là Gì? Người Không Học FPT Có Được Tham Gia Không?

OJT FPT là chương trình đào tạo thực tế do các đơn vị thuộc Tập đoàn FPT tổ chức dành cho sinh viên đang đang học Đại học FPT hoặc FPT Educahoặc. Mặc dù chương trình OJT thường ưu tiên sinh viên trực thuộc, nhưng nhiều đơn vị như FPT Software hoặc FPT Telecom vẫn mở cơ hội thực tập cho sinh viên từ các trường khác, chỉ cần bạn phù hợp với yêu cầu của họ.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)