Chậm deadline, không hoàn thành công việc là tình trạng diễn ra khá phổ biến tại môi trường công sở hiện nay. Điều này gây ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ, kế hoạch của các dự án và các nhà quản lý sẽ cần có biện pháp xử lý. Vậy nếu nhân viên liên tục trễ deadline, nên ứng xử như thế nào cho phù hợp? JobsGO sẽ bật mí cho các bạn qua bài viết sau đây.
Tại sao cần xử lý tình trạng trễ deadline của nhân viên?
Có thể thấy, việc nhân viên chậm trễ sẽ gây nên những hậu quả khôn lường cho các dự án, hoạt động của doanh nghiệp. Để cải thiện tình hình, họ cần học cách tổ chức thời gian và áp dụng cách chạy deadline hiệu quả. Hầu hết các nhà quản lý sẽ đều không thể chấp nhận, đồng thời cần xử lý tình trạng trễ deadline vì những lý do sau:
Tại sao cần xử lý tình trạng trễ deadline của nhân viên?
Thứ nhất, với một nhân viên mắc sai lầm quá nhiều lần, nếu tiếp tục cho qua, họ sẽ cảm thấy đây là vấn đề không quá lớn, từ đó họ trở nên coi thường deadline và không quan tâm nhiều đến yêu cầu phải đáp ứng thời hạn công việc.
Thứ hai, nếu các nhà quản lý chấp nhận sự chậm trễ của nhân viên quá nhiều lần sẽ khiến họ trở nên thoải mái hơn với các chính sách, quy định công ty đặt ra. Điều này cũng là lý do khiến cho chất lượng, hiệu quả công việc bị sụt giảm đi rất nhiều.
Thứ ba, việc một thành viên trong nhóm thường xuyên trễ deadline cũng có thể gây ra căng thẳng, mệt mỏi, chán nản cho các đồng nghiệp khác. Bởi họ phải làm việc nhiều hơn để bù đắp cho sự thiếu sót của người kia, từ đó gây ra cảm giác khó chịu, bực bội và mâu thuẫn nơi công sở.
Như vậy, với những lý do trên, việc nhà quản lý đưa ra biện pháp xử lý, giải quyết tình trạng trễ deadline của nhân viên là điều rất quan trọng, cần thiết.
Sếp cần làm gì khi nhân viên liên tục trễ deadline?
Gặp phải nhân viên trễ deadline liên tục, quá nhiều lần, người làm sếp, quản lý nên ứng xử như thế nào cho phù hợp? Đây có lẽ là vấn đề khiến không ít người phải đau đầu. Vậy thì trong bài viết này, JobsGO sẽ chia sẻ đến bạn đọc một số bí quyết hiệu quả, đọc và tham khảo nhé!
Sếp cần làm gì khi nhân viên liên tục trễ deadline?
Tìm hiểu rõ nguyên nhân
Trước khi đưa ra biện pháp để xử lý nhân viên, người quản lý cần phải tìm hiểu rõ nguyên nhân từ đâu mà nhân viên này lại liên tục chậm trễ như vậy. Thực tế, có rất nhiều lý do khiến cho họ không thể hoàn thành công việc đúng hạn như:
Kỹ năng quản lý thời gian của họ quá kém
Họ chưa nhận thức được mức độ quan trọng của deadline
Không có khả năng dự đoán tiến độ công việc
Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc không tốt
Công ty không có cơ chế thưởng – phạt xứng đáng
…
Trao đổi với nhân viên về vấn đề trễ deadline
Sau khi tìm hiểu được nguyên nhân chậm deadline của nhân viên, người quản lý nên có buổi gặp mặt trực tiếp để trao đổi, chia sẻ những vấn đề của cả 2 bên. Nếu nguyên nhân là do nhân viên, hãy đưa ra giải pháp để hỗ trợ, giúp đỡ họ vượt qua, thực hiện công việc tốt, hiệu quả hơn. Đồng thời, người quản lý cũng cần phải nói về hậu quả, ảnh hưởng xấu của việc chậm deadline đối với dự án, hoạt động của doanh nghiệp như thế nào hay kỳ vọng đối với nhân viên trong tương lai ra sao?
Trao đổi với nhân viên về vấn đề trễ deadline
Ngược lại, nếu vấn đề nằm ở chính sách thưởng phạt chưa thỏa đáng, công ty chưa thực sự công nhận sự cố gắng, nỗ lực của nhân viên thì người quản lý sẽ cần xem xét lại và có cách xử lý sao cho phù hợp.
Trong một số trường hợp, do khối lượng công việc quá nhiều, deadline quá sát nên nhân viên khó có thể hoàn thành đúng hạn. Do đó, dưới cương vị là người sếp, bạn hãy chia nhỏ công việc theo từng giai đoạn để nhân viên có động lực bắt tay vào thực hiện ngay. Bạn nên có sự tinh tế, khéo léo và giao việc cho nhân viên kèm deadline từ đầu, tránh trường hợp gần đến hạn mới thông báo, điều này sẽ khiến nhân viên bị áp lực và không thể hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả.
Ngoài ra, bạn cũng cần tìm hiểu xem nhân viên thực sự muốn gì, sở trường, chuyên môn của họ như thế nào và giao việc theo thế mạnh của họ. Đây là phương pháp đơn giản mà tinh tế để bạn tìm ra hạn chế, từ đó khắc phục tình trạng một cách tốt nhất.
Thay đổi cách đưa ra thời hạn deadline
Cách đưa ra thời hạn deadline không rõ ràng cũng có thể là nguyên nhân khiến nhân viên không hiểu và không thể hoàn thành đúng hạn. Do đó, là sếp, bạn sẽ cần có sự thay đổi sao cho phù hợp.
Thay đổi cách đưa ra thời hạn deadline
Cụ thể, thay vì chỉ sếp có quyền ấn định deadline, giờ đây, bạn hãy cho nhân viên cơ hội được tự đặt thời hạn cho công việc của họ. Bởi hơn ai hết, họ là người hiểu, nắm rõ khả năng, điều kiện cũng như tiến độ công việc mình thực hiện. Tiếp đó, bạn cũng có thể căn cứ vào thời hạn nhân viên đưa ra, trao đổi về tính cấp thiết và thống nhất thời gian phù hợp cho 2 bên.
Đặt thứ tự ưu tiên công việc cho nhân viên
Một giải pháp khác cho các nhà quản lý khi giao việc cho nhân viên đó chính là nêu rõ thứ tự ưu tiên cho công việc. Điều này sẽ giúp nhân viên biết được đâu là nhiệm vụ quan trọng, cần thực hiện trước, đâu là nhiệm vụ có thể lùi lại phía sau. Việc đặt ra thời gian cụ thể, thứ tự công việc sẽ giúp nhân viên làm việc hiệu quả, không xảy ra tình trạng vội vàng, ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả công việc.
Một nhân viên liên tục trễ deadline không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ công việc mà còn gây áp lực cho cả đội nhóm. Tuy nhiên, thay vì tìm hiểu nguyên nhân và hỗ trợ giải quyết, nếu sếp không bảo vệ nhân viên mà chỉ trách móc, thì vấn đề sẽ trở nên nghiêm trọng hơn. Một môi trường làm việc thiếu sự đồng cảm và hỗ trợ sẽ không khuyến khích nhân viên cải thiện hiệu suất. Vì vậy, việc cân nhắc cách tiếp cận phù hợp của cấp trên là rất quan trọng để tạo động lực và xây dựng tinh thần trách nhiệm.
Như vậy, việc nhân viên trễ deadline có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau. Điều quan trọng là các nhà quản lý biết cách để khắc phục tình trạng này như thế nào? Hy vọng rằng những thông tin JobsGO chia sẻ trên đây sẽ hữu ích và giúp các bạn biết cách quản lý nhân viên, công việc một cách hiệu quả nhất nhé.
Hồng Nguyễn
