Gộp sổ BHXH trở thành nhu cầu cấp thiết khi nhiều lao động sở hữu mã số khác nhau trong quá trình làm việc. Khái niệm này không đơn thuần là thao tác hành chính mà còn mở ra sự liền mạch cho quá trình tích lũy quyền lợi. Hướng dẫn đi kèm dưới đây mang đến góc nhìn rõ ràng, giúp người đọc hình dung từng bước xử lý hồ sơ, hạn chế rủi ro sai lệch và tạo sự an tâm trong giai đoạn chuẩn bị giấy tờ.

1. Gộp sổ BHXH là gì?

Gộp sổ bảo hiểm xã hội là thủ tục hợp nhất nhiều sổ BHXH của một người đang sở hữu thành một sổ duy nhất, nhằm tuân thủ đúng quy định của Luật Bảo hiểm xã hội.

Theo khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH: “Trường hợp một người có từ hai sổ BHXH trở lên với thời gian đóng không trùng nhau, cơ quan BHXH sẽ thu hồi toàn bộ các sổ, chuẩn hóa lại dữ liệu và in toàn bộ quá trình đóng – hưởng BHXH và bảo hiểm thất nghiệp vào một sổ mới.”

Về nguyên tắc, mỗi người lao động chỉ được cấp và sử dụng một sổ BHXH duy nhất. Vì vậy, đối tượng phải gộp sổ là những người có từ hai sổ BHXH trở lên. Việc gộp là bắt buộc để tránh phát sinh vướng mắc khi giải quyết các chế độ BHXH sau này.

gộp sổ bhxh - image 1

Tìm hiểu về gộp sổ BHXH là gì? Cách gộp 2 sổ bảo hiểm xã hội

2. Thủ tục gộp sổ BHXH

Vậy cách gộp sổ BHXH cần những giấy tờ gì? Trước khi tiến hành gộp sổ, người lao động nên rà soát lại toàn bộ thông tin cá nhân và dữ liệu được ghi trên từng sổ. Những thông tin cụ thể như sau.

2.1. Hồ sơ cần chuẩn bị khi thực hiện gộp sổ bảo hiểm xã hội

Theo Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH, hồ sơ mà mọi người cần chuẩn bị khi thực hiện thủ tục gộp sổ BHXH mới nhất gồm:

  • Mẫu TK1-TS: Tờ khai tham gia và điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (áp dụng cho người lao động);
  • Mẫu D01-TS: Bảng kê thông tin (áp dụng cho đơn vị sử dụng lao động);
  • Toàn bộ các sổ BHXH mà người lao động đang sở hữu;
  • Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (đối với người lao động).
gộp sổ bhxh - image 2

Gộp 2 sổ bảo hiểm xã hội như thế nào? Những giấy tờ cần chuẩn bị khi thực hiện gộp sổ

2.2. Địa điểm làm thủ tục gộp sổ BHXH

Nếu đang làm việc tại một doanh nghiệp hoặc tổ chức, hồ sơ sẽ được nộp cho người sử dụng lao động để đơn vị tổng hợp và chuyển tiếp đến cơ quan BHXH.

Trường hợp không còn làm việc tại đơn vị cũ hoặc muốn tự thực hiện, người lao động có thể nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH quận/huyện nơi mình tham gia bảo hiểm. Cả hai phương thức đều được chấp nhận và đảm bảo quyền lợi trong quá trình xử lý hồ sơ.

2.3. Thời gian để gộp sổ BHXH là bao lâu?

Thời gian giải quyết hồ sơ gộp sổ BHXH tối đa là 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời gian này, cơ quan BHXH sẽ kiểm tra thông tin, đối chiếu dữ liệu và chuẩn hóa các sổ BHXH để đảm bảo quyền lợi của người lao động.

Trường hợp hồ sơ cần được xác minh thêm, ví dụ như quá trình tham gia BHXH diễn ra tại nhiều tỉnh hoặc nhiều đơn vị khác nhau nơi người lao động từng làm việc, cơ quan BHXH sẽ gửi văn bản thông báo tới người lao động về tình trạng xác minh. Khi đó, thời gian xử lý hồ sơ có thể kéo dài nhưng không vượt quá 45 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ.

Theo Điểm e, Điều 43 Quyết định 595, nếu người lao động có từ hai sổ BHXH trở lên và phát hiện có thời gian đóng BHXH hoặc BHTN bị trùng nhau, cơ quan BHXH sẽ hoàn trả số tiền đã đóng vào quỹ hưu trí – tử tuất và quỹ bảo hiểm thất nghiệp.

Khoản hoàn trả bao gồm cả phần trách nhiệm đóng của người sử dụng lao động, nhưng không bao gồm lãi phát sinh. Việc này giúp đảm bảo người lao động không bị thiệt thòi và quá trình gộp sổ diễn ra chính xác, minh bạch.

gộp sổ bhxh - image 3

Khoảng thời gian để gộp sổ BHXH

2.4. Quy trình cấp gộp sổ bảo hiểm xã hội

Với cách gộp sổ BHXH bị mất một sổ được xử lý nhanh chóng và hạn chế tối đa các vướng mắc phát sinh, người lao động cần chủ động kiểm tra và đối chiếu thông tin trước khi nộp hồ sơ. Quy trình kiểm tra bao gồm các bước sau:

Bước 1: Đối chiếu thông tin cá nhân trên sổ BHXH

Trước hết, cần kiểm tra các thông tin nhân thân như họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch… trên hai sổ BHXH. Từ đó xác định:

  • Trường hợp 1: Thông tin cá nhân trên hai sổ trùng khớp ⇒ Chuyển sang bước kiểm tra quá trình tham gia BHXH.
  • Trường hợp 2: Thông tin cá nhân không đồng nhất ⇒ Cần lập hồ sơ điều chỉnh thông tin để thống nhất dữ liệu trước khi gộp sổ.

Bước 2: Kiểm tra quá trình đóng và nội dung ghi nhận trên sổ

Quá trình đóng BHXH trên từng sổ có thể xảy ra sai sót như thiếu thời gian tham gia, ghi nhầm chức danh hoặc sai thông tin về mức lương. Vì vậy, cần xác định:

  • Trường hợp 1: Thông tin được ghi nhận đầy đủ, chính xác ⇒ Có thể tiếp tục thực hiện thủ tục gộp sổ.
  • Trường hợp 2: Phát hiện thiếu hoặc sai nội dung (thời gian đóng, chức danh, mức lương…) ⇒ Người lao động phải bổ sung hồ sơ điều chỉnh để cập nhật đúng dữ liệu trên hệ thống.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH

Sau khi kiểm tra và hoàn thiện thông tin, người lao động nộp bộ hồ sơ gộp sổ tại cơ quan BHXH cấp huyện nơi mình tham gia BHXH.

Thời gian giải quyết thủ tục theo hướng dẫn gộp sổ BHXH được quy định tại Khoản 2 Điều 29 Quyết định số 2525/VBHN-BHXH, tối đa 10 ngày kể từ khi cơ quan BHXH nhận được hồ sơ hợp lệ.

Trong những trường hợp đặc biệt cần xác minh lại quá trình đóng BHXH, thời gian xử lý có thể kéo dài đến 45 ngày. Cơ quan BHXH sẽ chủ động thông báo cho người lao động khi phát sinh trường hợp này.

3. Làm thế nào để gộp BHXH khác tỉnh?

Nhiều người thắc mắc có gộp được sổ bảo hiểm không? Trong quá trình làm việc, người lao động có thể thay đổi công việc hoặc làm việc tại hai công ty ở hai tỉnh khác nhau, dẫn đến việc sở hữu hai sổ BHXH tại hai tỉnh. Với trường hợp này, người lao động bắt buộc phải thực hiện thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội khác tỉnh theo đúng quy định pháp luật.

Căn cứ khoản b, Điều 27, Văn bản hợp nhất số 2089/VBHN-BHXH ngày 26/6/2020 của BHXH Việt Nam, để gộp sổ BHXH tại hai tỉnh khác nhau, người lao động cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

  • Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);
  • Toàn bộ các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có).

Nếu đang làm việc, bạn cần nộp hồ sơ cho đơn vị nơi bạn làm việc. Đơn vị sẽ thay bạn nộp cho cơ quan BHXH. Nếu đang bảo lưu thời gian đóng BHXH: Nộp hồ sơ trực tiếp cho cơ quan BHXH cấp huyện nơi bạn cư trú.

gộp sổ bhxh - image 4

Giải đáp thắc mắc làm sao để gộp sổ BHXH khác tỉnh?

Những nội dung trên đã tóm lược quy trình gộp sổ BHXH trong các trường hợp thường gặp mà người lao động có thể tham khảo tại JobsGO.

Câu hỏi thường gặp

1. Gộp sổ bảo hiểm xã hội có mất phí không?

Câu trả lời hoàn toàn miễn phí.

2. Có 2 sổ BHXH nhưng bị mất 1 sổ có gộp sổ BHXH được không?

Người lao động vẫn có thể thực hiện thủ tục gộp sổ BHXH bị mất. Khi kê khai tờ khai Mẫu TK1-TS, sẽ khai đồng thời hai nội dung: vừa cấp lại sổ BHXH bị mất, vừa gộp các sổ BHXH còn lại thành một sổ duy nhất.

3. Có cách gộp sổ bảo hiểm xã hội online không?

Hiện tại, bạn có thể nộp hồ sơ yêu cầu gộp sổ BHXH online qua ứng dụng VssID hoặc Cổng Dịch vụ công, nhưng sau đó vẫn bắt buộc phải gửi các sổ BHXH gốc qua đường bưu điện đến cơ quan BHXH để họ xác thực và hoàn tất thủ tục.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)