Cách Tính Lương Hiệu Quả Nhất 2025 Cho HR và Người Lao Động

Tính lương như thế nào để chuẩn xác và minh bạch nhất? Bài viết sau đây của JobsGO sẽ giúp bạn khám phá cụ thể các phương pháp tính lương phổ biến như lương thời gian, lương khoán, lương sản phẩm, cùng với cách tính lương làm thêm giờ và các khoản khấu trừ bắt buộc. Việc nắm vững kiến thức này sẽ giúp cả người lao động và bộ phận nhân sự (HR) đảm bảo quyền lợi, quản lý tài chính hiệu quả, tuân thủ đúng các quy định mới nhất của pháp luật và nhà nước.

1. Tiền Lương Là Gì?

Tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác (Theo Khoản 1, Điều 90, Bộ luật Lao động 2019).

Như vậy, tiền lương không chỉ là mức lương cơ bản ban đầu mà còn cấu thành từ nhiều yếu tố:

• Mức lương cơ bản: Khoản tiền cố định cho vị trí và công việc của bạn.
• Phụ cấp: Các khoản bổ sung để bù đắp những yếu tố đặc thù của công việc, như phụ cấp đi lại, phụ cấp ăn trưa, phụ cấp trách nhiệm.
• Các khoản bổ sung khác: Thưởng hiệu suất, thưởng chuyên cần hoặc các khoản hỗ trợ không cố định khác.

Điều quan trọng là mức lương không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định. Nguyên tắc trả lương phải đảm bảo sự công bằng, minh bạch, dựa trên năng lực, khối lượng và chất lượng công việc của người lao động.

Sự minh bạch trong tính toán lương thưởng củng cố niềm tin và tạo động lực làm việc cho nhân viên

2. Tầm Quan Trọng Của Việc Tính Lương Chính Xác Và Minh Bạch

Việc tính tiền lương chính xác, minh bạch mang lại ý nghĩa sâu sắc cho cả người lao động và doanh nghiệp.

• Đối với Người lao động: Tiền lương là nguồn thu nhập chính, giúp đảm bảo cuộc sống và thể hiện giá trị công sức. Khi được trả công xứng đáng và minh bạch, người lao động sẽ cảm thấy được công nhận, từ đó có thêm động lực để cống hiến, nâng cao hiệu suất làm việc. Một chính sách lương thưởng rõ ràng cũng xây dựng niềm tin vững chắc, giúp họ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp, giảm thiểu tâm lý nghi ngờ hay bất mãn.
• Đối với Doanh nghiệp (HR/Tuyển dụng): Tiền lương không chỉ là một khoản chi phí, mà còn là công cụ quan trọng để thu hút và giữ chân nhân tài. Một chính sách lương hấp dẫn và công bằng giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, nâng cao uy tín trên thị trường lao động. Đồng thời, việc tính lương đúng quy định giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh được các rủi ro và tranh chấp không đáng có, từ đó tạo dựng được hình ảnh là một “nhà tuyển dụng trong mơ”.

3. Các Phương Pháp Tính Lương Phổ Biến

Trong thực tế và theo quy định pháp luật, có nhiều công thức tính lương được các doanh nghiệp áp dụng, tùy thuộc vào đặc thù ngành nghề và tính chất công việc. Dưới đây là các phương pháp phổ biến nhất.

Hướng dẫn cách tính lương cơ bản cho cả HR và người lao động

3.1. Tính Lương Theo Thời Gian

Đây là phương pháp phổ biến nhất, trong đó lương được trả dựa trên thời gian làm việc (giờ, ngày, tháng). Phương pháp này dễ áp dụng, thu nhập ổn định và phù hợp với các công việc văn phòng, hành chính.

3.1.1. Cách Tính Lương Tháng

Đây là hình thức phổ biến nhất khi tính lương cơ bản cho người làm công ăn lương.

• Công thức chung (tính theo ngày công chuẩn thực tế của tháng): Lấy lương thỏa thuận chia cho số ngày làm việc thực tế của tháng đó (ví dụ: tháng 3 có 23 ngày công, tháng 4 có 22 ngày công). Cách này được xem là minh bạch và công bằng hơn cho người lao động.

Lương tháng thực nhận = (Lương thỏa thuận / Số ngày công chuẩn của tháng) × Số ngày làm việc thực tế

• Tính theo quy ước 26 ngày công: Lấy lương thỏa thuận chia cho 26 ngày công bất kể tháng đó có bao nhiêu ngày làm việc thực tế. Cách này có thể gây thiệt thòi cho người lao động nếu số ngày công thực tế lớn hơn 26. Đồng thời, nó cũng gây khó khăn cho việc quản lý tài chính cá nhân của người lao động vì lương thực nhận có thể chênh lệch đáng kể giữa các tháng mà không có lý do rõ ràng.

Lương tháng thực nhận = (Lương thỏa thuận / 26) × Số ngày công thực tế

Dưới đây là ví dụ minh họa chi tiết cho hai cách tính lương tháng phổ biến. Giả sử mức lương thỏa thuận (Gross) của một nhân viên là 8.000.000 VNĐ.

Tháng	Số ngày trong tháng	Số ngày nghỉ hàng tuần (cuối tuần)	Số ngày công chuẩn thực tế (Cách 1)	Số ngày công thực tế nhân viên đi làm	Lương thực nhận (Cách 1)	Lương thực nhận (Cách 2 – 26 ngày công)
Tháng 2 (2025)	28 ngày	8 ngày (4 Chủ nhật + 4 Thứ Bảy)	20 ngày	20 ngày	(8.000.000 / 20) * 20 = 8.000.000	(8.000.000 / 26) * 20 = 6.153.846
Tháng 3 (2025)	31 ngày	8 ngày (4 Chủ nhật + 4 Thứ Bảy)	23 ngày	23 ngày	(8.000.000 / 23) * 23 = 8.000.000	(8.000.000 / 26) * 23 = 7.076.923
Tháng 4 (2025)	30 ngày	8 ngày (4 Chủ nhật + 4 Thứ Bảy)	22 ngày	22 ngày	(8.000.000 / 22) * 22 = 8.000.000	(8.000.000 / 26) * 22 = 6.769.231

3.1.2. Cách Quy Đổi Lương Theo Giờ, Ngày, Tuần

Từ mức lương tháng, doanh nghiệp và người lao động có thể quy đổi để xác định bảng tính lương theo giờ, bảng tính lương theo ngày công hoặc bảng tính lương theo tuần.

• Lương giờ: Được tính bằng cách lấy lương tháng chia cho tổng số giờ làm việc chuẩn trong tháng. Ví dụ, nếu lương tháng là 8.000.000 VNĐ và một tháng có 176 giờ làm việc, lương giờ của bạn là 45.454 VNĐ/giờ.
• Lương ngày: Lấy lương tháng chia cho số ngày làm việc chuẩn trong tháng. Ví dụ, với lương 8.000.000 VNĐ và 22 ngày công chuẩn, lương ngày của bạn là 363.636 VNĐ/ngày.
• Lương tuần: Lấy lương tháng nhân với 12 rồi chia cho 52. Ví dụ, lương tháng 8.000.000 VNĐ sẽ tương đương 1.846.153 VNĐ/tuần.

3.2. Tính lương theo sản phẩm

Cách tính lương theo sản phẩm là hình thức trả lương dựa trên số lượng và chất lượng sản phẩm mà người lao động hoàn thành, thường được áp dụng trong các ngành sản xuất, gia công, hoặc các công việc có thể định lượng rõ ràng đầu ra. Quy định tại Điều 97 Bộ luật Lao động 2019, người lao động nhận lương dựa trên mức độ hoàn thành công việc cụ thể hoặc số lượng sản phẩm tạo ra.

Lương sản phẩm = Số lượng sản phẩm hoàn thành × Đơn giá lương/sản phẩm

Phương pháp này gắn liền thu nhập với năng suất, khuyến khích người lao động làm việc hiệu quả và chủ động. Tuy nhiên, nó cũng dễ gây áp lực về số lượng, tiềm ẩn rủi ro về chất lượng sản phẩm nếu không có hệ thống kiểm soát chặt chẽ.

Ví dụ: Một công nhân may áo sơ mi có đơn giá 30.000 VNĐ/áo. Nếu một tháng người đó may được 200 áo, lương của họ sẽ là 6.000.000 VNĐ.

3.3. Tính Lương Theo Doanh Thu/ Hoa Hồng

Đây thường là cách tính lương KPI cho nhân viên kinh doanh. Tiền lương sẽ trực tiếp gắn liền với doanh số đạt được hoặc vượt mục tiêu. Công thức này là sự kết hợp giữa một mức lương cứng (cố định) và một phần trăm hoa hồng trên doanh số.

Lương theo doanh thu = Lương cứng (nếu có) + (% hoa hồng × Doanh số đạt được/vượt chỉ tiêu)

Phương pháp này tạo động lực mạnh mẽ, khuyến khích nhân viên tăng doanh số và chủ động tìm kiếm cơ hội. Tuy nhiên, thu nhập của người lao động không ổn định, có thể gây áp lực cao và dễ dẫn đến việc chỉ tập trung vào số lượng mà bỏ qua chất lượng dịch vụ.

Ví dụ: Một nhân viên có lương cứng 5 triệu đồng và nhận hoa hồng 5% trên doanh số vượt mốc 100 triệu đồng. Nếu tháng đó anh ta bán được 150 triệu đồng, tổng lương sẽ là:

• Phần doanh số vượt mốc: 150 triệu – 100 triệu = 50 triệu đồng.
• Hoa hồng: 50 triệu x 5% = 2.5 triệu đồng.
• Tổng lương: 5 triệu (lương cứng) + 2.5 triệu (hoa hồng) = 7.5 triệu đồng.

3.4. Tính Lương Khoán

Lương khoán là hình thức trả lương theo khối lượng công việc hoặc dự án cụ thể. Người lao động được trả tiền sau khi hoàn thành công việc đã thỏa thuận, không phụ thuộc vào thời gian làm việc hàng ngày.

Lương khoán = Mức khoán × Tỷ lệ % hoàn thành công việc (hoặc theo chất lượng công việc

Phương pháp này tạo sự chủ động, linh hoạt và khuyến khích người lao động hoàn thành công việc nhanh chóng, hiệu quả. Doanh nghiệp cũng dễ dàng quản lý chi phí cho từng dự án. Tuy nhiên, hình thức này đòi hỏi phải xác định rõ ràng khối lượng và chất lượng công việc ngay từ đầu để tránh tranh chấp, khó áp dụng cho các công việc không thể định lượng.

Ví dụ: Một freelancer nhận thiết kế một website với mức khoán 15 triệu đồng. Họ sẽ nhận đủ số tiền này khi hoàn thành và bàn giao sản phẩm đạt chất lượng theo thỏa thuận ban đầu.

4. Cách Tính Lương Trong Các Trường Hợp Đặc Biệt

Việc tính lương trong các trường hợp đặc biệt như làm thêm giờ, nghỉ phép, hay khi có sự cố ngừng việc là vô cùng quan trọng để đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động và tránh những tranh chấp không đáng có cho doanh nghiệp.

4.1. Cách Tính Lương Tăng Ca

Tiền lương làm thêm giờ là khoản tiền người lao động nhận được khi làm việc ngoài giờ hành chính quy định.

4.1.1. Lương Làm Thêm Vào Ngày Thường

Người lao động làm thêm giờ vào ngày làm việc bình thường được trả lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả theo công việc đang làm của ngày làm việc bình thường, ít nhất bằng 150%.

Lương làm thêm 1 giờ (ngày thường) = (Tiền lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường × 150%)

Ví dụ: Nếu lương giờ bình thường của bạn là 40.000 VNĐ, thì mỗi giờ làm thêm vào ngày thường, bạn sẽ nhận được 60.000 VNĐ.

4.1.2. Lương làm thêm vào ngày nghỉ hàng tuần

Lương làm thêm vào ngày nghỉ hàng tuần (ví dụ: Chủ nhật) được tính bằng ít nhất 200% so với lương giờ làm việc bình thường.

Lương làm thêm 1 giờ (ngày nghỉ hàng tuần) = (Tiền lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường × 200%

Ví dụ: Với mức lương giờ 40.000 VNĐ, mỗi giờ làm thêm vào cuối tuần, bạn sẽ nhận được 80.000 VNĐ.

4.1.3. Lương Làm Thêm Vào Ngày Lễ, Tết, Ngày Nghỉ Có Hưởng Lương

Lương làm thêm giờ vào ngày lễ, Tết được tính bằng ít nhất 300% so với lương giờ làm việc bình thường (chưa bao gồm tiền lương ngày lễ đã được hưởng).

Lương làm thêm 1 giờ (ngày lễ, Tết) = (Tiền lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường × 300%

Ví dụ: Với mức lương giờ 40.000 VNĐ, mỗi giờ làm thêm vào ngày lễ, bạn sẽ nhận được 120.000 VNĐ.

4.2. Tính Lương Khi Nghỉ

Quy định pháp luật về lao động đảm bảo người lao động có quyền được nghỉ phép và các ngày nghỉ lễ, Tết, việc riêng mà vẫn được hưởng nguyên lương.

4.2.1. Cách Tính Lương Khi Nghỉ Phép Năm

Theo Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động thì được nghỉ hằng năm, hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động như sau:

• 12 ngày làm việc đối với người làm công việc trong điều kiện bình thường.
• 14 ngày làm việc đối với người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc người làm việc ở những nơi có điều kiện sinh sống khắc nghiệt.
• 16 ngày làm việc đối với người làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
• Cứ sau 5 năm làm việc, số ngày nghỉ phép sẽ được tăng thêm 1 ngày. Lương cho những ngày này được tính như ngày làm việc bình thường.

Lương nghỉ phép = (Lương cơ bản tháng / Số ngày công chuẩn của tháng) × Số ngày nghỉ phép có lương

Ví dụ: Nếu bạn có lương 10 triệu đồng/tháng và nghỉ 2 ngày phép năm, bạn vẫn sẽ nhận đủ 10 triệu đồng. Hai ngày nghỉ này được tính lương như ngày làm việc bình thường.

4.2.2. Cách Tính Lương Khi Nghỉ Lễ, Tết Hoặc Có Việc Riêng

Người lao động được nghỉ làm việc, hưởng nguyên lương như ngày làm việc bình thường trong các ngày lễ, Tết sau đây theo Điều 112 Bộ luật Lao động 2019:

• Tết Dương lịch: 01 ngày (ngày 01 tháng 01 dương lịch).
• Tết Âm lịch: 05 ngày.
• Ngày Giải phóng miền Nam: 01 ngày (ngày 30 tháng 4 dương lịch).
• Ngày Quốc tế lao động: 01 ngày (ngày 01 tháng 5 dương lịch).
• Ngày Quốc khánh: 02 ngày (ngày 02 tháng 9 dương lịch và 01 ngày liền kề trước hoặc sau).
• Ngày Giỗ Tổ Hùng Vương: 01 ngày (ngày 10 tháng 3 âm lịch).

Ngoài ra, theo Điều 115 Bộ luật Lao động 2019, người lao động được nghỉ việc riêng mà vẫn hưởng nguyên lương trong các trường hợp:

• Kết hôn: 03 ngày.
• Con kết hôn: 01 ngày.
• Cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi; cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi mất: 03 ngày.

4.3. Cách Tính Lương Khi Người Lao Động Nghỉ Việc

Việc chi trả lương khi người lao động nghỉ việc hoặc ngừng việc cần tuân thủ quy định pháp luật để đảm bảo công bằng và tránh tranh chấp.

4.3.1. Nghỉ Việc Do Lỗi Của Người Lao Động

Nếu người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật, họ có thể không được thanh toán lương cho thời gian vi phạm. Ngoài ra, người lao động có thể phải bồi thường thiệt hại theo quy định.

4.3.2. Nghỉ Việc Do Lỗi Của Doanh Nghiệp

Nếu doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật, họ phải thanh toán đầy đủ lương cho những ngày đã làm việc và bồi thường các khoản khác theo quy định.

4.3.3. Ngừng Việc Do Yếu Tố Khách Quan

Trường hợp người lao động ngừng việc do sự cố điện, nước, thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, địch họa, di dời địa điểm hoạt động theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc vì lý do kinh tế:

• Nếu ngừng việc dưới 14 ngày làm việc: Người lao động được trả lương không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.
• Nếu ngừng việc từ 14 ngày làm việc trở lên: Tiền lương do hai bên thỏa thuận nhưng không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.

4.4. Cách Tính Lương Tháng 13

Lương tháng 13 là một khoản thưởng khuyến khích, không phải là khoản bắt buộc theo quy định của pháp luật. Việc chi trả và cách tính hoàn toàn tùy thuộc vào quy chế nội bộ của doanh nghiệp, thường dựa trên kết quả kinh doanh và thời gian làm việc của bạn. Dưới đây là hai công thức tính lương tháng 13 phổ biến nhất.

4.4.1. Tính Theo Lương Trung Bình Năm

Đây là cách tính dựa trên mức lương trung bình mà bạn đã nhận trong 12 tháng của năm đó:

Lương tháng 13 = Tổng lương số tháng làm việc / số tháng làm việc

Ví dụ:

• Với người làm đủ 12 tháng: Nếu tổng lương bạn nhận được trong 12 tháng là 120.000.000 VNĐ, thì lương tháng 13 của bạn sẽ là: 120.000.000 / 12 = 10.000.000 VNĐ.
• Với người làm chưa đủ 12 tháng (tính theo tỷ lệ): Nếu bạn vào làm từ tháng 7 và đến cuối năm đã làm được 6 tháng với mức lương trung bình là 10.000.000 VNĐ/tháng, lương tháng 13 của bạn sẽ là: (6 / 12) × 10.000.000 = 5.000.000 VNĐ.

4.4.2. Tính Theo Lương Tháng 12 Liền Kề

Tính lương tháng 13 theo lương tháng 12 liền kề là cách tính đơn giản nhất, dựa trên mức lương thực nhận của tháng cuối cùng trong năm.

Lương tháng 13 = Mức lương của tháng 12

Ví dụ: Nếu mức lương Gross (tổng thu nhập hàng tháng) của bạn trong tháng 12 là 15.000.000 VNĐ, thì tiền lương tháng 13 bạn nhận được sẽ là 15.000.000 VNĐ.

5. Các Khoản Khấu Trừ Bắt Buộc Và Nguyên Tắc Trả Lương

Để đảm bảo quyền lợi, bạn cần hiểu rõ các khoản khấu trừ bắt buộc và nguyên tắc trả lương mà mọi doanh nghiệp phải tuân thủ.

5.1. Các Khoản Khấu Trừ Bắt Buộc

Các khoản khấu trừ này là trách nhiệm pháp lý của cả người lao động và doanh nghiệp, được thực hiện để đóng góp vào các quỹ an sinh xã hội và ngân sách nhà nước.

5.1.1. Bảo Hiểm Xã Hội, Y Tế, Thất Nghiệp

Người lao động có nghĩa vụ đóng tổng cộng 10.5% trên mức lương đóng bảo hiểm, bao gồm:

• BHXH: 8%
• BHYT: 1.5%
• BHTN: 1%

Ví dụ: Nếu mức lương đóng BHXH của bạn là 8.000.000 VNĐ, tổng tiền bảo hiểm bạn phải đóng mỗi tháng là 840.000 VNĐ (8.000.000 x 10.5%).

5.1.2. Thuế Thu Nhập Cá Nhân (Thuế TNCN)

Thuế TNCN áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần, nghĩa là thu nhập càng cao thì tỷ lệ thuế càng lớn. Để tính thuế TNCN, cần xác định các yếu tố sau:

• Tổng thu nhập chịu thuế: Bao gồm lương, phụ cấp, thưởng và các khoản thu nhập khác theo quy định.
• Các khoản giảm trừ: Bao gồm giảm trừ gia cảnh cho bản thân (hiện tại 11 triệu VNĐ/tháng), giảm trừ cho người phụ thuộc (hiện tại 4.4 triệu VNĐ/người/tháng), các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc, đóng quỹ hưu trí tự nguyện, các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học.

Thu nhập tính thuế = Tổng thu nhập chịu thuế – Các khoản giảm trừ

Công thức tính thuế TNCN áp dụng biểu thuế lũy tiến, tức là thu nhập càng cao thì tỷ lệ thuế phải nộp càng lớn.

5.2. Nguyên Tắc Trả Lương

Theo Bộ luật Lao động, việc trả lương phải tuân thủ các nguyên tắc nhất định để đảm bảo sự công bằng và minh bạch. Dưới đây là những nguyên tắc quan trọng nhất.

5.2.1. Kỳ Hạn Trả Lương

Kỳ hạn trả lương có thể linh hoạt tùy theo hình thức hợp đồng và thỏa thuận, nhưng phải đảm bảo đúng luật:

• Lương theo giờ, ngày, tuần: Tiền lương có thể được trả sau mỗi giờ/ngày/tuần làm việc hoặc gộp lại để trả, nhưng phải được thanh toán ít nhất 15 ngày một lần.
• Lương theo tháng: Lương phải được trả định kỳ mỗi tháng một lần hoặc nửa tháng một lần. Thời điểm trả lương do hai bên thỏa thuận, nhưng phải trả chậm nhất là vào ngày cuối cùng của tháng mà tiền lương được tính.
• Lương theo sản phẩm/khoán: Lương được trả theo tiến độ hoặc khi công việc hoàn thành. Nếu công việc kéo dài nhiều tháng, doanh nghiệp có thể tạm ứng lương cho người lao động.

5.2.2. Trả Lương Đầy Đủ Và Đúng Hạn

Doanh nghiệp có trách nhiệm phải trả lương trực tiếp, đầy đủ và đúng hạn cho người lao động. Việc tự ý khấu trừ lương là không được phép, trừ những trường hợp theo quy định của pháp luật như đóng bảo hiểm hay thuế TNCN.

Nếu doanh nghiệp chậm trả lương:

• Chậm dưới 15 ngày: Doanh nghiệp không phải bồi thường.
• Chậm từ 15 ngày trở lên: Doanh nghiệp phải trả thêm một khoản tiền lãi trên số tiền lương chậm trả. Khoản lãi này được tính theo lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước.

Nếu doanh nghiệp vi phạm nghiêm trọng, người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động mà không cần báo trước, đồng thời yêu cầu bồi thường theo quy định.

6. Hướng Dẫn Cách Lập Bảng Excel Tính Lương

Việc sử dụng Excel để quản lý bảng lương là một giải pháp hiệu quả và tiết kiệm chi phí, đặc biệt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Để xây dựng một bảng tính lương chuẩn xác, bạn cần thực hiện theo các bước chi tiết sau.

Ứng dụng bảng lương Excel đơn giản hiệu quả giúp tối ưu hóa quy trình tính lương chính xác và minh bạch

6.1. Chuẩn Bị Dữ Liệu

Một bảng tính lương hàng tháng, bảng tính lương theo ngày công, hay bảng tính lương theo giờ thường bao gồm các phần sau:

• Thông tin cơ bản: Đây là các cột đầu tiên, bao gồm Mã nhân viên, Họ và tên, Bộ phận, Chức danh và mức lương cơ bản (lương Gross) đã thỏa thuận.
• Dữ liệu chấm công: Đây là phần trung tâm, ghi nhận tổng ngày công thực tế, số ngày nghỉ có lương (phép năm, lễ Tết) và số giờ làm thêm (tách riêng cho ngày thường, cuối tuần, lễ Tết vào một bảng tính lương tăng ca).
• Các khoản thu nhập khác: Bao gồm tất cả các khoản phụ cấp (điện thoại, ăn trưa, đi lại, trách nhiệm, v.v.) và các loại thưởng (thưởng hiệu suất, thưởng chuyên cần).
• Các khoản khấu trừ: Gồm tạm ứng lương (nếu có), các khoản đóng bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) và Thuế thu nhập cá nhân (Thuế TNCN).
• Số tiền thực nhận: Đây là cột cuối cùng, thể hiện số tiền thực tế mà nhân viên nhận được.

6.2. Xây Dựng Cấu Trúc Bảng

Để tối ưu hóa bảng tính lương hàng tháng trong Excel, thay vì nhập liệu thủ công, bạn nên tham chiếu dữ liệu tự động từ các sheet quản lý dữ liệu riêng biệt như:

• Sheet “Danh sách NV”: Chứa thông tin cá nhân và mức lương cố định của từng nhân viên.
• Sheet “Bảng chấm công”: Chỉ ghi nhận dữ liệu về ngày công và giờ làm thêm.
• Sheet “Bảng lương chính”: Sử dụng các hàm Excel để tự động tham chiếu dữ liệu từ các sheet trên. Bạn có thể dùng hàm VLOOKUP hoặc INDEX + MATCH để lấy lương cơ bản, ngày công và các dữ liệu khác từ các sheet riêng biệt về bảng lương chính. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian đáng kể.

6.3. Áp Dụng Công Thức Tính Toán

Sau khi dữ liệu đầu vào đã được tham chiếu, bạn có thể áp dụng các công thức tính toán vào từng cột:

• Lương theo ngày công:

Lương theo ngày công = (Lương Gross / Ngày công chuẩn của tháng) x Ngày làm việc thực tế

• Lương làm thêm giờ:

Lương làm thêm giờ = (Lương giờ x 150% x Giờ làm thêm ngày thường) + (Lương giờ x 200% x Giờ làm thêm cuối tuần) + (Lương giờ x 300% x Giờ làm thêm lễ, Tết)

• Tổng thu nhập: Dùng hàm SUM để cộng tất cả các khoản lương, phụ cấp, thưởng và lương làm thêm.

6.4. Tính Các Khoản Khấu Trừ

Đây là phần phức tạp nhất và dễ sai sót nếu không cẩn thận.

• Bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN): Bạn dùng công thức đơn giản (Mức lương đóng bảo hiểm * 10.5%) để tính tổng tiền bảo hiểm mà người lao động phải đóng.
• Thuế TNCN: Phần này phức tạp hơn vì áp dụng biểu thuế lũy tiến. Bạn cần tính thu nhập chịu thuế, trừ đi các khoản giảm trừ (bản thân, người phụ thuộc), sau đó áp dụng công thức tính thuế theo từng bậc.

6.5. Xác Định Số Tiền Thực Nhận

Đây là công thức cuối cùng cho cách tính tiền lương thực nhận mà người lao động sẽ nhận được sau khi đã trừ đi tất cả các khoản khấu trừ.

Số tiền thực nhận = Tổng thu nhập (Lương + Phụ cấp + Thưởng + Lương làm thêm) – Tạm ứng – Tổng các khoản khấu trừ (BHXH, BHYT, BHTN, Thuế TNCN)

6.6. Lưu Ý Quan Trọng Khi Sử Dụng Excel Để Tính Lương

Khi sử dụng Excel để tính lương, bạn cần đặc biệt lưu ý một số điểm quan trọng.

• Thứ nhất, hãy luôn cập nhật các quy định về mức lương tối thiểu, tỷ lệ đóng bảo hiểm và biểu thuế thu nhập cá nhân. Những quy định này thường xuyên thay đổi, và việc áp dụng sai có thể dẫn đến rủi ro pháp lý.
• Thứ hai, bạn nên bảo vệ dữ liệu bằng cách sử dụng tính năng Protect Sheet để khóa các ô chứa công thức, giúp ngăn chặn việc vô tình xóa hoặc chỉnh sửa làm sai lệch kết quả.
• Thứ ba, hãy sao lưu bảng tính thường xuyên để phòng tránh mất mát dữ liệu.
• Cuối cùng, đối với các doanh nghiệp lớn hoặc có cấu trúc lương phức tạp, việc sử dụng Excel có thể trở nên không hiệu quả. Khi đó, bạn nên cân nhắc các giải pháp chuyên nghiệp như phần mềm quản lý tiền lương để đảm bảo độ chính xác, an toàn dữ liệu và tối ưu hóa quy trình.

7. Lợi Ích Của Phần Mềm Quản Lý Tiền Lương Hiện Đại

Trong kỷ nguyên số, việc áp dụng công nghệ vào quản lý tiền lương là một bước tiến vượt trội so với các phương pháp thủ công như Excel.

7.1. Tự Động Hóa Và Giảm Thiểu Sai Sót

Với sự hiện đại hóa dần vượt trội hơn hàng ngày, các phần mềm quản lý tiền lương được tự động hóa toàn bộ quy trình từ chấm công, tính toán lương, phụ cấp, thưởng, đến các khoản khấu trừ bảo hiểm và thuế. Điều này giúp loại bỏ hoàn toàn các lỗi do nhập liệu thủ công, đảm bảo độ chính xác tuyệt đối và tiết kiệm thời gian đáng kể cho đội ngũ nhân sự.

7.2. Linh Hoạt Và Minh Bạch

Phần mềm còn có khả năng xử lý nhiều hình thức tính lương phức tạp, từ lương theo giờ, theo sản phẩm, đến lương khoán, phù hợp với mọi quy chế của doanh nghiệp. Hơn nữa, thông tin lương được bảo mật tuyệt đối. Nhân viên có thể dễ dàng tra cứu phiếu lương online, giúp tăng tính minh bạch và xây dựng niềm tin.

7.3. Tuân Thủ Pháp Luật Và Tiết Kiệm Chi Phí

Các phần mềm hiện nay luôn được cập nhật các quy định mới nhất về lương, bảo hiểm và thuế, giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và giảm thiểu rủi ro. Bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp lại, phần mềm giúp giải phóng nguồn lực, cho phép nhân sự tập trung vào các công việc chiến lược hơn, từ đó tối ưu hóa chi phí vận hành.

Qua bài viết này, có lẽ bạn đã nắm được cách tính lương và quản lý tài chính hiệu quả. Dù là người lao động hay doanh nghiệp, việc hiểu rõ các phương pháp tính lương phổ biến, các khoản khấu trừ bắt buộc, nguyên tắc trả lương là rất cần thiết để bảo vệ quyền lợi cá nhân và tối ưu hóa quản lý. Hãy truy cập ngay JobsGO để tìm kiếm cơ hội việc làm tốt nhất hoặc tìm kiếm nhân sự chất lượng cao, giúp xây dựng một hệ thống lương thưởng minh bạch và chuyên nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

1. Người Lao Động Có Được Kiểm Tra Bảng Lương Chi Tiết Không?

Có. Người lao động có quyền yêu cầu và được doanh nghiệp cung cấp phiếu lương chi tiết, bao gồm cách tính và các khoản khấu trừ.

2. Lương Gross Và Lương Net Khác Nhau Như Thế Nào?

Lương Gross là tổng thu nhập trước khi trừ thuế và bảo hiểm. Lương Net là số tiền thực nhận sau khi đã khấu trừ tất cả các khoản này.

3. Doanh Nghiệp Có Được Tùy Ý Giảm Lương Cơ Bản Của Người Lao Động Không?

Không. Doanh nghiệp không được đơn phương giảm lương. Việc giảm lương phải có căn cứ pháp luật hoặc thỏa thuận rõ ràng với người lao động.

4. Làm Gì Khi Doanh Nghiệp Chậm Trả Lương?

Khi doanh nghiệp chậm trả lương, bạn có quyền yêu cầu chi trả và bồi thường lãi suất nếu chậm từ 15 ngày trở lên. Bạn cũng có thể gửi khiếu nại lên cơ quan lao động để được hỗ trợ.

5. Cách Tính Lương Cơ Bản Của Cán Bộ Công Chức Khác Gì So Với Cách Tính Lương Cơ Bản Công Nhân?

Lương của công chức thường được tính dựa trên mức lương cơ sở, còn lương công nhân thường dựa trên thỏa thuận trong hợp đồng theo thời gian hoặc sản phẩm.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)