Bạn có bao giờ cảm thấy bế tắc, chỉ mãi giải quyết “bề nổi” của vấn đề mà bỏ qua nguyên nhân cốt lõi không? Nếu có, đã đến lúc bạn cần đến phương pháp 5 Whys. Đây là một công cụ phân tích đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích, giúp bạn đào sâu và tìm ra nguyên nhân gốc rễ của mọi sự cố. Hãy cùng khám phá 5 Whys là gì và cách ứng dụng nó để tối ưu hóa quy trình làm việc cùng JobsGO nhé.
Xem nhanh nội dung
1. 5 Whys là gì?
5 Whys là gì? Hiểu một cách đơn giản, 5 Whys là kỹ thuật phân tích và giải quyết vấn đề bằng cách lặp đi lặp lại câu hỏi “Tại sao?”. Mục tiêu chính của phương pháp này là đào sâu vào các lớp nguyên nhân, vượt qua các triệu chứng bề mặt để tìm ra “gốc rễ” của vấn đề. Mỗi câu hỏi “Tại sao?” sẽ được đặt dựa trên câu trả lời trước đó, tạo thành một chuỗi logic dẫn dắt chúng ta đến tầng sâu nhất của vấn đề.
Đây là một công cụ có tính trực quan cao, dễ hiểu và dễ áp dụng, nhưng mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc trong việc làm sáng tỏ các mối quan hệ nhân quả phức tạp.
Ví dụ về phương pháp 5 Whys:
Vấn đề: 50% nhân viên mới thuộc phòng Marketing nghỉ việc trong vòng 6 tháng.
- Câu hỏi 1: Tại sao nhân viên lại nghỉ việc sớm? => Vì họ cảm thấy không phù hợp với văn hóa làm việc và kỳ vọng công việc khác xa so với mô tả.
- Câu hỏi 2: Tại sao có sự khác biệt lớn giữa kỳ vọng và thực tế? => Vì người phỏng vấn đã tập trung quá nhiều vào kỹ năng chuyên môn mà bỏ qua việc trao đổi chi tiết về môi trường làm việc áp lực cao và các giá trị cốt lõi.
- Câu hỏi 3: Tại sao người phỏng vấn bỏ qua việc trao đổi về văn hóa và môi trường làm việc? => Vì họ không được đào tạo bài bản về kỹ năng phỏng vấn hành vi và không có bộ câu hỏi tiêu chuẩn để đánh giá sự phù hợp về văn hóa.
- Câu hỏi 4: Tại sao họ không được đào tạo bài bản về kỹ năng phỏng vấn? => Vì bộ phận HR không có quy trình/ngân sách bắt buộc để đào tạo về kỹ năng tuyển dụng hiệu quả.
- Câu hỏi 5: Tại sao bộ phận HR không có quy trình đào tạo bắt buộc này? => Vì quy trình quản lý nhân sự của công ty bị thiếu sót, ưu tiên tốc độ “tuyển đủ số lượng” hơn là chất lượng “tuyển đúng người và giữ chân họ”.
=> Nguyên nhân gốc rễ: Thiếu sót trong quy trình quản lý nhân tài và không có chương trình đào tạo phỏng vấn bắt buộc cho quản lý tuyển dụng.
5 Whys analysis là gì? Phương pháp 5 Whys là gì?
2. Nguồn gốc của phương pháp 5 Whys
Phương pháp 5 Whys có nguồn gốc từ Nhật Bản và được phát triển bởi Sakichi Toyoda, nhà phát minh, người sáng lập Tập đoàn Toyota, vào những năm 1930.
Ban đầu, 5 Whys được áp dụng trong hệ thống sản xuất của Toyota như một phần của triết lý cải tiến liên tục (Kaizen) để giải quyết các vấn đề chất lượng và hiệu suất. Mãi đến những năm 1970, phương pháp này mới được biết đến rộng rãi trên toàn cầu và trở thành một công cụ không thể thiếu trong các khuôn khổ cải tiến chất lượng như Six Sigma, sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing) và quản lý chất lượng toàn diện (TQM).
3. Lợi ích của phương pháp 5 Whys
Phương pháp 5 Whys mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp các tổ chức không chỉ giải quyết vấn đề mà còn cải thiện quy trình hoạt động một cách bền vững:
- Tìm ra nguyên nhân gốc rễ: Lợi ích quan trọng nhất là giúp đội nhóm đào sâu vượt qua các triệu chứng bề mặt để xác định chính xác nguyên nhân cốt lõi gây ra vấn đề, ngăn chặn sự cố tái diễn.
- Dễ áp dụng và không tốn kém: Đây là một công cụ đơn giản, không cần các kỹ thuật thống kê hay công cụ phức tạp. Bất kỳ ai cũng có thể học và áp dụng ngay lập tức mà không cần đào tạo chuyên sâu.
- Thúc đẩy cải tiến liên tục: Bằng cách tập trung vào việc tìm kiếm và loại bỏ các lỗi hệ thống, 5 Whys hỗ trợ mạnh mẽ cho triết lý cải tiến quy trình làm việc thường xuyên, liên tục.
- Tăng cường giao tiếp và làm việc nhóm: Quy trình hỏi đáp liên tục yêu cầu sự hợp tác, đồng thuận từ nhiều bên liên quan, giúp mọi người hiểu rõ hơn về chuỗi nhân quả và trách nhiệm của mình trong hệ thống.
- Chuyển vấn đề kỹ thuật thành vấn đề quy trình: Phương pháp này thường chỉ ra rằng các vấn đề bề ngoài trông có vẻ là lỗi kỹ thuật thực chất lại bắt nguồn từ các lỗ hổng trong quy trình, chính sách hoặc yếu tố con người, từ đó giúp đưa ra các giải pháp mang tính hệ thống hơn.
Phương pháp 5 why dùng để làm gì?
4. Ứng dụng phương pháp 5 Whys như thế nào?
Để áp dụng phương pháp 5 Whys hiệu quả, bạn hãy thực hiện theo các bước dưới đây:
4.1. Thành lập nhóm
Để áp dụng 5 Whys hiệu quả, cần có một nhóm nhỏ gồm những người trực tiếp liên quan đến vấn đề. Nhóm nên bao gồm cả người hiểu rõ quy trình và người có khả năng phân tích khách quan. Sự đa dạng trong góc nhìn sẽ giúp việc tìm ra nguyên nhân gốc rễ chính xác hơn.
4.2. Xác định các vấn đề
Trước khi bắt đầu, nhóm cần xác định rõ ràng và cụ thể vấn đề đang gặp phải. Việc mô tả đúng vấn đề giúp tránh việc đi lạc hướng trong quá trình phân tích. Nhóm nên viết vấn đề ra giấy hoặc bảng để tất cả thành viên cùng nắm rõ.
4.3. Đặt câu hỏi “tại sao” 1
Hãy bắt đầu quá trình bằng việc đặt câu hỏi “Tại sao vấn đề này xảy ra?”. Đây là bước khởi đầu để mở ra chuỗi phân tích. Câu trả lời cho câu hỏi đầu tiên sẽ là nền tảng để tiếp tục đặt thêm những câu hỏi sau.
4.4. Đặt 4 câu hỏi “tại sao” tiếp theo
Sau đó, nhóm hãy tiếp tục đào sâu bằng cách đặt thêm khoảng 4 lần “Tại sao” nữa dựa trên câu trả lời trước đó. Mỗi lần hỏi giúp đi sâu hơn vào bản chất, từ nguyên nhân bề mặt đến nguyên nhân gốc rễ. Quá trình này cần kiên nhẫn và logic để tránh vòng lặp hoặc đi sai hướng.
4.5. Giải pháp và hành động
Khi nguyên nhân gốc rễ được xác định, nhóm cần đưa ra giải pháp cụ thể để xử lý tận gốc. Giải pháp nên khả thi, rõ ràng và có người chịu trách nhiệm thực hiện. Việc này giúp đảm bảo vấn đề không tái diễn trong tương lai.
4.6. Đánh giá
Cuối cùng, cần đánh giá lại hiệu quả của giải pháp đã áp dụng. Nhóm nên theo dõi kết quả, so sánh với mục tiêu ban đầu và phân tích xem liệu vấn đề đã được giải quyết triệt để hay chưa. Đây là bước quan trọng để rút kinh nghiệm và cải tiến quy trình.
Ứng dụng phương pháp 5 Whys
5. Lưu ý khi ứng dụng phương pháp 5 Whys
Để đảm bảo phương pháp 5 Whys mang lại hiệu quả thực sự, người áp dụng cần chú ý một số điểm quan trọng:
- Không giới hạn số lần hỏi: Mặc dù tên là “5 Whys”, nhưng con số này chỉ là ước tính. Đừng dừng lại ở câu hỏi thứ 5 nếu bạn cảm thấy chưa thực sự chạm đến nguyên nhân gốc rễ có thể hành động. Ngược lại, bạn có thể dừng lại sớm hơn nếu đã tìm thấy nguyên nhân cốt lõi.
- Tập trung vào “Tại sao” của quy trình, không phải con người: Luôn hướng sự phân tích vào việc tìm kiếm các lỗi trong hệ thống, quy trình, hay môi trường làm việc, thay vì đổ lỗi cho một cá nhân. Mục tiêu là cải thiện hệ thống để ngăn chặn sự cố tái diễn.
- Câu trả lời phải dựa trên sự kiện và thực tế: Mỗi câu trả lời phải được xác nhận bằng dữ liệu, quan sát, hoặc bằng chứng cụ thể tại hiện trường, tránh dựa vào suy đoán, phỏng đoán, hay ý kiến chủ quan cá nhân.
- Đảm bảo chuỗi nhân quả có tính logic: Kiểm tra ngược lại từng câu trả lời, nếu câu trả lời cho “Tại sao N” là đúng, thì nó phải là nguyên nhân trực tiếp và hợp lý dẫn đến câu trả lời của “Tại sao N−1”.
- Sử dụng nhóm đa chức năng: Kỹ thuật này hoạt động hiệu quả nhất khi được thực hiện bởi một nhóm có kiến thức và góc nhìn đa dạng về quy trình. Điều đó ngăn chặn việc phân tích bị thiên vị bởi kinh nghiệm của một người duy nhất.
- Phân biệt giữa biện pháp đối phó và giải pháp: Mục tiêu là tìm ra biện pháp đối phó, hành động sửa chữa gốc rễ để ngăn chặn tái diễn, chứ không chỉ là giải pháp tạm thời khắc phục triệu chứng.
Lưu ý khi ứng dụng phương pháp 5 Whys
Như vậy, câu hỏi “5 Whys là gì” đã được JobsGO giải đáp chi tiết. 5 Whys tuy đơn giản nhưng lại vô cùng hiệu quả trong việc tìm ra nguyên nhân gốc rễ, giúp tối ưu quy trình, tiết kiệm chi phí và nâng cao tư duy phân tích. Dù có giới hạn với vấn đề phức tạp, nhưng 5 Whys vẫn là công cụ hữu ích cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp. Hãy bắt đầu áp dụng ngay hôm nay để giải quyết vấn đề tận gốc, tạo nền tảng phát triển bền vững cho sự nghiệp và tổ chức của bạn.
Câu hỏi thường gặp
1. Có thể kết hợp 5 Whys với phương pháp khác không?
Hoàn toàn có thể, ví dụ kết hợp với Ishikawa (xương cá), Lean, Six Sigma để phân tích sâu và toàn diện hơn.
2. 5 Whys thường được áp dụng trong lĩnh vực nào?
Chủ yếu trong quản lý chất lượng, sản xuất, dịch vụ, quản trị doanh nghiệp, và cả phát triển bản thân.
3. Thời gian thực hiện 5 Whys có lâu không?
Thông thường khá nhanh, chỉ mất vài phút đến vài chục phút, tùy độ phức tạp của vấn đề.
(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)
