Thực Tập Sinh Hành Chính Văn Phòng

I. Quản lý hồ sơ và nhập liệu hệ thống (50%)

• Rà soát, sắp xếp và cập nhật hồ sơ nhân sự đầy đủ, đúng biểu mẫu.

• Nhập liệu hồ sơ nhân sự lên hệ thống công ty chính xác, đúng thời hạn.

• Phối hợp phân quyền tài khoản và cập nhật dữ liệu cơ bản trên Zoho theo hướng dẫn.

• Kiểm tra tính đầy đủ, logic và bảo mật của hồ sơ trước khi lưu trữ hoặc bàn giao.

II. Hành chính vận hành và thủ tục nội bộ (35%)

• Hỗ trợ quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị và các nhu cầu hậu cần văn phòng.

• Thực hiện các thủ tục nội bộ theo quy trình của phòng HCNS và Hành chính Văn phòng.

• Hỗ trợ công tác chuẩn bị chỗ ngồi, công cụ làm việc và hồ sơ tiếp nhận cho nhân sự mới.

• Phối hợp với Admin chuỗi nhà thuốc, Quản lý khu vực, Trợ lý Giám đốc, Phòng Kế toán và IT khi có yêu cầu liên quan.

III. Hỗ trợ hội nhập và cải tiến vận hành (15%)

• Hỗ trợ hướng dẫn thủ tục hành chính cơ bản cho nhân sự mới theo checklist được giao.

• Ghi nhận lỗi phát sinh trong quá trình nhập liệu hoặc vận hành để đề xuất cách giảm lỗi.

• Báo cáo kịp thời các vướng mắc ảnh hưởng đến deadline, tính chính xác hoặc bảo mật dữ liệu.

• Sinh viên năm cuối hoặc mới tốt nghiệp các ngành Hành chính, Nhân sự, Quản trị văn phòng hoặc lĩnh vực liên quan.

• Có thể tham gia thực tập và phối hợp công việc đúng tiến độ theo lịch của phòng ban.

• Sử dụng tốt tin học văn phòng; ưu tiên biết thao tác trên các hệ thống quản trị hoặc sẵn sàng học nhanh.

• Tư duy cẩn thận, tỉ mỉ, có ý thức bảo mật thông tin và tuân thủ quy trình.

• Giao tiếp lịch sự, phối hợp tốt với nhiều bộ phận nội bộ.