Nhân Viên Hành Chính Lễ Tân - Admin Officer

1. Quản lý vận hành văn phòng hàng ngày

• Đảm bảo văn phòng luôn gọn gàng, đầy đủ vật tư, thiết bị hoạt động ổn định.
• Kiểm tra và xử lý các sự cố kỹ thuật thường gặp: máy in, máy scan, điều hòa, internet,...
• Theo dõi & hỗ trợ các dịch vụ thuê ngoài: bảo vệ, tạp vụ, giao nhận, chuyển phát nhanh.
• Đón tiếp khách, đối tác, kiểm soát người ra vào tòa nhà.
• Tiếp nhận, xử lý thư từ – bưu phẩm, phân loại và chuyển đúng người nhận.

2. Quản lý tài sản, thiết bị và hệ thống văn phòng:

• Theo dõi số lượng và tình trạng tài sản, thiết bị, văn phòng phẩm của toàn bộ văn phòng.
• Cấp phát – thu hồi thiết bị theo tình trạng nhân sự, cập nhật và lưu hồ sơ kiểm kê.
• Đề xuất sửa chữa, thay thế, mua mới khi có hỏng hóc, xuống cấp hoặc mất mát.
• Làm việc với nhà cung cấp để đặt hàng, theo dõi giao – nhận – nghiệm thu.
• Kiểm tra hóa đơn VAT, báo cáo đối soát chi phí, gửi kế toán thanh toán đúng hạn.
• Quản lý tài khoản Grab công ty (book ship, cấp tài khoản, theo dõi sử dụng).

3. Hỗ trợ nhân sự trong công tác quản trị nhân sự, tổng hợp & kiểm soát chi phí hành chính:

• Chuẩn bị chỗ ngồi, cấp phát thiết bị theo yêu cầu từ bộ phận liên quan & cấp trên.
• Thu hồi tài sản, kiểm tra tình trạng, lưu kho khi có nhân sự nghỉ việc.
• Đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện đi lại cho nhân sự đi công tác; theo dõi thanh toán.
• Lập kế hoạch và kiểm soát ngân sách hành chính hàng tháng: chi phí điện nước, internet, vật tư, dịch vụ thuê ngoài…
• Chuẩn bị hồ sơ thanh toán: đề nghị thanh toán, hoá đơn, biên bản nghiệm thu…
• Phối hợp phòng kế toán trong việc kiểm tra – xử lý các khoản phát sinh liên quan đến vận hành văn phòng.

4. Tổ chức sự kiện & hoạt động nội bộ

• Lên kế hoạch, lập ngân sách và triển khai các sự kiện nội bộ: 8/3, 20/10, Trung thu, Noel, Company Trip, YEP…
• Trang trí văn phòng theo các dịp lễ Tết, các chủ đề gắn kết nội bộ.
• Hỗ trợ thực hiện các chương trình truyền thông nội bộ theo kế hoạch chung của HR/Admin.

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các chuyên ngành Hành chính nhân sự, Kinh tế, Quản trị hành chính hoặc các chuyên ngành khác liên quan.
• Tiếng Anh cơ bản, sử dụng tốt các công cụ hỗ trợ làm việc (Google Sheet, Slides, Doc...).
• Yêu cầu kinh nghiệm > 6 tháng ở vị trí tương đương
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm ở Công ty Truyền thông quảng cáo/dịch vụ marketing
• Kỹ năng giao tiếp tốt, tác phong nhanh nhẹn hoạt bát
• Có tinh thần trách nhiệm cao, chủ động linh hoạt thời gian hỗ trợ xử lý công việc khi có phát sinh.
• Kỹ năng giao tiếp, quản lý thời gian, sắp xếp công việc tốt