Chuyên Viên Hành Chính Tổng Hợp

I. VAI TRÒ & MỤC TIÊU

Thực hiện công tác hành chính – quản trị nhằm đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị và các dịch vụ hành chính được vận hành thông suốt, đáp ứng nhu cầu hoạt động của Công ty; đồng thời thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và các nhiệm vụ hành chính khác theo quy định.

II. TRÁCH NHIỆM

• Thực hiện công tác mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị, công cụ dụng cụ và các tài sản phục vụ hoạt động của Công ty theo quy trình được phê duyệt.
• Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ của Công ty; thực hiện cấp phát, điều chuyển, thu hồi, kiểm kê, theo dõi tình trạng sử dụng và đề xuất sửa chữa, thay thế, thanh lý theo quy định.
• Theo dõi, quản lý và thực hiện các thủ tục liên quan đến hợp đồng dịch vụ; làm việc với nhà cung cấp trong quá trình ký kết, gia hạn, thanh lý và đánh giá chất lượng dịch vụ.
• Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; quản lý văn bản đến, văn bản đi, hồ sơ tài liệu và việc sử dụng con dấu theo quy định của Công ty.
• Theo dõi, kiểm tra và thực hiện thanh toán các chi phí hành chính định kỳ như: thuê văn phòng, điện, nước, internet, điện thoại, máy in, chuyển phát, bảo trì và các chi phí vận hành khác.
• Phối hợp với Ban Quản lý tòa nhà và các đơn vị cung cấp dịch vụ để đảm bảo hoạt động vận hành văn phòng; xử lý các vấn đề về kỹ thuật, an ninh, vệ sinh, phòng cháy chữa cháy và các tiện ích khác.
• Quản lý văn phòng phẩm, đồng phục, trang thiết bị và các vật tư hành chính; đảm bảo đáp ứng nhu cầu sử dụng của các đơn vị.
• Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, hội nghị, sự kiện nội bộ và các hoạt động hậu cần của Công ty.
• Thực hiện tổng hợp, lập các báo cáo hành chính định kỳ hoặc theo yêu cầu của cấp quản lý.
• Phối hợp với các đơn vị trong Công ty nhằm đảm bảo môi trường làm việc an toàn, chuyên nghiệp và hiệu quả.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp quản lý hoặc Ban Lãnh đạo.

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị văn phòng, Hành chính, Văn thư - Lưu trữ, Quản trị kinh doanh hoặc các chuyên ngành có liên quan.
• Thành thạo tin học văn phòng (Microsoft Word, Excel, PowerPoint).
• Có tối thiểu 02 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính, Hành chính tổng hợp hoặc vị trí tương đương.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại công ty chứng khoán, ngân hàng, tổ chức tài chính hoặc doanh nghiệp có quy mô từ 50 nhân sự trở lên.
• Có kỹ năng giao tiếp, phối hợp với các phòng/ban, đối tác, nhà cung cấp và Ban Quản lý tòa nhà.
• Có khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm.
• Có kỹ năng xử lý tình huống, giải quyết vấn đề và quản lý nhiều đầu việc cùng lúc.
• Thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt là Word, Excel và PowerPoint.
• Trung thực, cẩn trọng, trách nhiệm và chủ động trong công việc.
• Có tinh thần hợp tác, thái độ phục vụ và hỗ trợ tốt.
• Chịu được áp lực công việc, có ý thức tuân thủ quy trình và bảo mật thông tin.