Nhân Viên Điều Phối

Đảm nhận vai trò trung gian giữa khách hàng và bộ phận kỹ thuật, thực hiện nghiệp vụ giao dịch, quản lý mẫu/hồ sơ, hành chính, và hỗ trợ vận hành hệ thống để đảm bảo dịch vụ kiểm định, chứng nhận hàng hóa diễn ra hiệu quả.

1. Công việc chính

• Giao dịch & Chăm sóc khách hàng:
• Tiếp nhận yêu cầu, tư vấn dịch vụ, giải đáp thắc mắc.
• Thu thập thông tin khách hàng, quản lý cơ sở dữ liệu (CRM).
• Tiếp nhận phản hồi về chất lượng dịch vụ và phối hợp xử lý.
• Quản lý mẫu & hồ sơ.
• Giao nhận mẫu, kiểm tra hồ sơ kỹ thuật đầu vào/đầu ra.
• Phối hợp với phòng thử nghiệm để chuyển giao mẫu đúng quy trình.
• Lưu trữ, bảo mật hồ sơ liên quan đến mẫu và kết quả kiểm định...

1.1. Nghiệp vụ tài chính:

• Lập hóa đơn, thu phí dịch vụ.
• Theo dõi công nợ khách hàng và phối hợp với kế toán.

1.2. Hành chính & Hậu cần:

• Quản lý kho vật tư, mua sắm văn phòng phẩm.
• Quản lý thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ công việc.
• Hỗ trợ công tăc văn thư, lưu trữ hồ sơ.

1.3. Vận hành hệ thống

• Sử dụng phần mềm ERP để nhập liệu, quản lý đơn hàng.
• Vận hành hệ thống LIMS (Hệ thống quản lý phòng thí nghiệm).
• Báo cáo số liệu, hỗ trợ cập nhật dữ liệu kỹ thuật.

1.4. Điều phối nội bộ:

• Kết nối yêu cầu khách hàng với bộ phận kỹ thuật (thử nghiệm viên, quản lý).
• Hỗ trợ truyền đạt thông tin chính xác giữa các bộ phận.

1.5. Quyền hạn:

• Từ chối tiếp nhận mẫu/hồ sơ không đạt yêu cầu.
• Đề xuất cải tiến quy trình dịch vụ khách hàng.
• Phối hợp xử lý sự cố liên quan đến hồ sơ, mẫu vật.

Yêu cầu ứng viên:

• Bằng cấp: Tốt nghiệp Cao đẳng/ Đại học trở lên, chuyên ngành Hóa học, Công nghệ thực phẩm, Môi trường, Quản trị kinh doanh (ưu tiên); Kế toán / Tài chính; hoặc liên quan.
• Trình độ ngoại ngữ: Tiếng Anh Toeic 450 trở lên hoặc tương đương.

Yêu cầu khác:

• Giao tiếp tốt: Khả năng trao đổi rõ ràng với khách hàng và nội bộ.
• Tổ chức công việc: Quản lý đa nhiệm, xử lý hồ sơ/mẫu vật khoa học.
• Tin học văn phòng: Thành thạo Excel (quản lý dữ liệu), Word.
• Cẩn thận, trách nhiệm cao: Vì liên quan đến mẫu vật và hóa đơn tài chính.
• Ngoại ngữ: Đọc hiểu tài liệu cơ bản (nếu có yêu cầu).