Offboarding Là Gì? Xây Dựng Quy Trình Offboarding Như Thế Nào?

Offboarding là gì? Offboarding là quá trình quản lý nhân sự liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng và giải quyết yêu cầu nghỉ việc của một nhân viên. Trong giai đoạn này, công ty thực hiện các bước quan trọng để đảm bảo việc chấm dứt hợp đồng diễn ra thuận lợi và an toàn thông tin của doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về quy trình này, mời các bạn đọc bài viết dưới đây nhé.

1. Offboarding Là Gì?

Offboarding là quá trình hoàn tất, kết thúc mối quan hệ lao động giữa một nhân viên với tổ chức hoặc công ty mà người đó đã làm việc. Đây là giai đoạn cuối cùng của vòng đời một nhân viên trong tổ chức và thường diễn ra khi người đó nghỉ việc, hết hạn hợp đồng lao động hay bị sa thải.

Quy trình offboarding hiệu quả thường bao gồm việc thu thập phản hồi từ nhân viên thông qua các cuộc phỏng vấn khi nghỉ việc, giúp công ty hiểu rõ hơn về lý do họ ra đi và những điều có thể cải thiện. Nó cũng bao gồm việc chuyển giao công việc và kiến thức cho người kế nhiệm hoặc đồng nghiệp, đảm bảo rằng các dự án và trách nhiệm không bị gián đoạn.

Offboarding còn liên quan đến các vấn đề hành chính như xử lý các giấy tờ liên quan đến bảo hiểm, lương bổng cuối cùng và các quyền lợi khác. Đồng thời, nó cũng là cơ hội để duy trì mối quan hệ tích cực với nhân viên cũ, có thể dẫn đến việc họ giới thiệu ứng viên tiềm năng trong tương lai hoặc thậm chí quay trở lại làm việc cho công ty.

Một quy trình offboarding được thực hiện tốt không chỉ bảo vệ lợi ích của công ty mà còn góp phần xây dựng danh tiếng tốt cho tổ chức, tạo ấn tượng cuối cùng tích cực cho nhân viên rời đi và duy trì mối quan hệ có lợi cho cả hai bên trong tương lai.

Xem thêm: Sa thải là gì?

2. Vai Trò Của Quy Trình Offboarding

Quy trình offboarding đóng vai trò quan trọng và mang tính chiến lược trong hoạt động quản lý nhân sự của một tổ chức. Nó giúp:

2.1 Tạo Ấn Tượng Tích Cực Với Nhân Sự

Khi một tổ chức đầu tư thời gian, nguồn lực để đảm bảo quá trình chuyển giao suôn sẻ và tôn trọng, điều đó thể hiện sự chuyên nghiệp, quan tâm đến nhân viên. Việc này có thể bao gồm tổ chức buổi chia tay, ghi nhận những đóng góp của nhân viên, hỗ trợ trong quá trình chuyển tiếp,… Một quy trình offboarding được thực hiện tốt có thể để lại ấn tượng cuối cùng tích cực, khiến nhân viên cảm thấy được đánh giá cao và tôn trọng, ngay cả khi họ rời khỏi tổ chức. Điều đó không chỉ quan trọng đối với mối quan hệ tương lai với nhân viên đó, mà còn có thể ảnh hưởng đến cách họ nói về công ty với người khác, góp phần xây dựng danh tiếng tích cực cho tổ chức trên thị trường lao động.

2.2 Đảm Bảo Danh Tiếng, Uy Tín Của Công Ty

Cách một tổ chức đối xử với nhân viên khi họ rời đi có thể ảnh hưởng đến cách công ty được nhìn nhận bởi cả nhân viên hiện tại và tiềm năng. Một quy trình offboarding được thực hiện tốt thể hiện rằng công ty coi trọng nhân viên của mình trong suốt quá trình làm việc, kể cả khi họ quyết định rời đi. Điều này có thể là cung cấp các thư giới thiệu, hỗ trợ trong việc tìm kiếm cơ hội mới, duy trì mối quan hệ tích cực sau khi nhân viên rời đi. Ngược lại, một quy trình offboarding kém có thể dẫn đến những đánh giá tiêu cực trên các nền tảng đánh giá công ty, ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng thu hút nhân tài trong tương lai. Bằng cách duy trì một quy trình offboarding chuyên nghiệp và tôn trọng, công ty có thể xây dựng danh tiếng là một nơi làm việc tốt, ngay cả khi nhân viên quyết định theo đuổi cơ hội khác.

2.3 Thu Hút Nhân Sự Mới

Khi nhân viên cũ rời đi với những ấn tượng tích cực về công ty, họ có khả năng cao hơn trong việc giới thiệu và khuyến khích những người khác ứng tuyển vào vị trí của họ hoặc các vị trí khác trong tổ chức. Từ đó tạo ra một mạng lưới giới thiệu ứng viên tiềm năng, giúp công ty tiếp cận được những nhân tài có kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp.

Ngoài ra, một quy trình offboarding chuyên nghiệp cũng góp phần xây dựng hình ảnh tích cực của công ty trên thị trường lao động. Ứng viên tiềm năng thường tìm hiểu về văn hóa và cách đối xử của công ty đối với nhân viên, bao gồm cả cách họ xử lý quá trình offboarding. Khi họ nhận thấy công ty có một quy trình offboarding tốt, điều này có thể tăng sự hấp dẫn của công ty đối với họ, khiến họ cảm thấy an tâm hơn khi cân nhắc gia nhập tổ chức.

2.4 Kết Thúc Mối Quan Hệ Lao Động Một Cách Trơn Tru

Quy trình offboarding đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo mối quan hệ lao động kết thúc một cách suôn sẻ và chuyên nghiệp. Điều này bao gồm việc xử lý các vấn đề pháp lý và hành chính một cách kỹ lưỡng, như hoàn tất các giấy tờ cần thiết, thanh toán lương & các khoản phúc lợi còn lại, đảm bảo tuân thủ các quy định về lao động.

Một quy trình offboarding hiệu quả bao gồm việc tổ chức các cuộc họp cuối cùng để giải quyết bất kỳ vấn đề nào còn tồn đọng, đảm bảo rằng cả nhân viên và công ty đều hiểu rõ về các điều khoản, điều kiện của việc chấm dứt hợp đồng. Nó giúp giảm thiểu nguy cơ xảy ra tranh chấp hoặc hiểu lầm trong tương lai.

Bên cạnh đó, một quá trình kết thúc trơn tru cũng tạo cơ hội để duy trì mối quan hệ tích cực với nhân viên cũ, có thể mang lại lợi ích cho cả hai bên trong tương lai, chẳng hạn như cơ hội hợp tác hoặc giới thiệu công việc.

2.5 Bảo Vệ Thông Tin Và Tài Sản Của Công Ty

Việc đảm bảo rằng tất cả thông tin nhạy cảm và tài sản của công ty được bảo vệ và thu hồi là cực kỳ quan trọng khi có nhân sự rời khỏi công ty. Các hoạt động cần thiết gồm thu hồi tất cả các thiết bị công nghệ như laptop, điện thoại, thẻ truy cập, các tài sản vật lý khác. Đồng thời, quy trình offboarding cần đảm bảo rằng tất cả quyền truy cập vào hệ thống, tài khoản email, cơ sở dữ liệu và các tài nguyên số khác của công ty được vô hiệu hóa kịp thời. Làm như vậy không chỉ bảo vệ thông tin nhạy cảm của công ty mà còn ngăn chặn việc truy cập trái phép có thể xảy ra sau khi nhân viên đã rời đi.

Quy trình offboarding cũng nên bao gồm việc nhắc nhở nhân viên về các nghĩa vụ bảo mật, không cạnh tranh mà họ có thể đã ký kết trong hợp đồng lao động, đảm bảo rằng họ hiểu rõ trách nhiệm của mình trong việc bảo vệ thông tin và lợi ích của công ty sau khi rời đi.

2.6 Hỗ Trợ Nhân Viên Trong Việc Chuyển Tiếp

Quy trình offboarding chuyên nghiệp không chỉ thể hiện sự quan tâm của công ty đối với phúc lợi của nhân viên mà còn giúp duy trì mối quan hệ tích cực sau khi họ rời đi. Hỗ trợ chuyển tiếp có thể bao gồm việc cung cấp thư giới thiệu, tư vấn nghề nghiệp,… để giúp nhân viên tìm kiếm cơ hội mới.

Công ty cũng có thể tổ chức các buổi chia sẻ kinh nghiệm về cách xây dựng hồ sơ xin việc hiệu quả hoặc chuẩn bị cho các cuộc phỏng vấn. Bằng cách hỗ trợ nhân viên trong giai đoạn chuyển tiếp này, công ty vừa thể hiện sự tôn trọng và đánh giá cao đối với những đóng góp của họ, vừa tạo ra một mạng lưới cựu nhân viên tích cực, có thể mang lại lợi ích cho công ty trong tương lai thông qua các cơ hội hợp tác kinh doanh hoặc giới thiệu nhân tài mới.

2.7 Thu Thập Thông Tin Phản Hồi Và Cải Thiện Quy Trình Tuyển Dụng

Thông qua các cuộc phỏng vấn khi nghỉ việc, công ty có thể thu thập những thông tin chi tiết và chân thực về trải nghiệm làm việc của nhân viên, bao gồm những điểm mạnh và điểm yếu trong văn hóa công ty, chính sách quản lý, cơ hội phát triển nghề nghiệp cũng như các yếu tố khác ảnh hưởng đến quyết định rời đi của họ. Những phản hồi này có thể được sử dụng để xác định các vấn đề tiềm ẩn trong tổ chức, từ đó đưa ra các biện pháp cải thiện để giữ chân nhân tài hiện có và thu hút nhân sự mới trong tương lai.

Ngoài ra, thông tin thu thập được trong quá trình offboarding cũng có thể giúp công ty điều chỉnh chiến lược tuyển dụng, cải thiện quy trình onboarding, phát triển các chương trình đào tạo và phát triển nhân viên hiệu quả hơn. Bằng cách này, quy trình offboarding không chỉ là một bước kết thúc mà còn là một công cụ quan trọng để thúc đẩy sự phát triển liên tục của tổ chức.

3. Quy Trình Offboarding Chuyên Nghiệp

Offboarding là phần quan trọng của quản lý nhân sự và khi được thực hiện một cách chuyên nghiệp, nó giúp tạo ra một trải nghiệm tích cực cho nhân viên, đảm bảo rằng công ty vẫn duy trì uy tín tốt với cộng đồng làm việc và thị trường. Chi tiết quy trình offboarding sẽ như sau:

3.1 Tiếp Nhận, Xử Lý Các Thông Tin Nghỉ Việc

Bước đầu tiên trong quy trình offboarding là tiếp nhận, xử lý thông tin nghỉ việc. Các việc cần làm bao gồm:

• Tiếp nhận yêu cầu nghỉ việc từ nhân viên: Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng họ đã nhận được yêu cầu nghỉ việc từ phía nhân viên.
• Tạo hồ sơ chấm dứt hợp đồng: Doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu cần thiết để chấm dứt hợp đồng lao động. Hồ sơ này sẽ được trình cho nhân viên yêu cầu nghỉ việc để ký xác nhận.
• Kế hoạch phỏng vấn sau nghỉ việc: Doanh nghiệp cần chuẩn bị một kế hoạch cho buổi phỏng vấn sau nghỉ việc. Điều này có thể bao gồm cuộc gặp mặt hoặc buổi liên hoan chia tay để tôn vinh nhân viên và chia sẻ lời cảm ơn với họ về đóng góp trong thời gian làm việc tại công ty.
• Thông báo cho các bộ phận liên quan: Sau khi yêu cầu nghỉ việc đã được chấp nhận và xử lý, doanh nghiệp cần thông báo cho các bộ phận liên quan, đặc biệt là bộ phận nhân sự. Thông báo này giúp họ lên kế hoạch đăng tuyển hoặc điều động nhân sự mới để đảm bảo sự ổn định và tiếp tục hoạt động của doanh nghiệp.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên xem xét quy trình xin nghỉ phép tiêu chuẩn để đảm bảo rằng các quy trình nghỉ việc và nghỉ phép được thực hiện một cách nhất quán và công bằng.”

3.2 Chuẩn Bị Các Giấy Tờ Cần Thiết

Bộ phận nhân sự và bộ phận quản lý có trách nhiệm chuẩn bị các tài liệu quan trọng liên quan đến quá trình offboarding. Các văn bản và giấy tờ cần chuẩn bị bao gồm:

• Cam kết bảo mật thông tin: Để đảm bảo an ninh thông tin, nhân viên nghỉ việc cần ký cam kết bảo mật thông tin của doanh nghiệp mà họ đã được tiếp cận trong quá trình làm việc.
• Biên bản bàn giao công việc, tài liệu và dữ liệu: Đây là văn bản ghi lại quá trình bàn giao công việc, tài liệu và dữ liệu từ nhân viên nghỉ việc cho người thay thế hoặc đồng nghiệp còn lại.
• Biên bản trả lại trang thiết bị công ty: Để đảm bảo các trang thiết bị công ty được trả lại một cách đầy đủ, nhân viên nghỉ việc cần ký biên bản xác nhận việc trả lại các trang thiết bị công ty họ đã sử dụng trong quá trình làm việc.
• Giấy tờ liên quan đến công nợ, thuế, bảo hiểm: Điều này bao gồm việc chuẩn bị giấy tờ liên quan đến lương còn lại, thuế và bảo hiểm cho nhân viên nghỉ việc.
• Thư mời tham dự buổi tiệc chia tay: Cuối cùng, để tôn vinh nhân viên nghỉ việc và cùng nhau chia tay trong không khí ấm cúng, doanh nghiệp có thể gửi thư mời đến nhân viên tham gia buổi tiệc liên hoan chia tay.

Xem thêm: Nghỉ việc cần lấy những giấy tờ gì để không mất quyền lợi?

3.3 Bàn Giao Công Việc

Để đảm bảo sự liên tục và không ảnh hưởng đến hoạt động của bộ phận hoặc vị trí công việc mà nhân viên đang đảm nhiệm, doanh nghiệp cần thiết lập một kế hoạch cụ thể về nhân sự thay thế khi có nhân viên nghỉ việc.

Trước khi nhân viên rời đi, công ty cần đưa ra quyết định về việc tuyển dụng người thay thế hoặc phân công nhân viên hiện tại để tiếp quản vị trí cụ thể. Việc này giúp chuẩn bị và bàn giao công việc kịp thời cho người mới hoặc người được giao nhiệm vụ mới, tránh tình trạng hỗn loạn và sự gián đoạn trong công việc.

Với việc lựa chọn người thay thế nội bộ, công ty có thể xem xét các nhân viên có thể phù hợp với vị trí cần thay thế dựa trên năng lực, kỹ năng và kinh nghiệm của họ. Điều này giúp tận dụng các nguồn lực có sẵn trong công ty và giảm thiểu thời gian dành cho quá trình đào tạo mới.

Nếu công ty quyết định tuyển dụng người mới từ bên ngoài, cần lên kế hoạch cụ thể cho quá trình tuyển dụng, đào tạo mới, để đảm bảo người mới có thời gian để hòa nhập và làm quen với môi trường làm việc.

Xem thêm: Quy định về bàn giao công việc khi nghỉ việc

3.4 Phỏng Vấn Thôi Việc

Trong buổi phỏng vấn thôi việc này, nhân viên có cơ hội bày tỏ những suy nghĩ và cảm xúc về trải nghiệm làm việc tại công ty. Nhân viên có thể chia sẻ về những điểm mạnh và điểm yếu của công ty, đề xuất các cải tiến trong quá trình quản lý, phát triển nhân sự hoặc đưa ra gợi ý về cách cải thiện chính sách phúc lợi và sự hỗ trợ tăng cường cho nhân viên.

Đối với doanh nghiệp, việc lắng nghe ý kiến của nhân viên giúp tạo ra một môi trường làm việc đáng tin cậy và khuyến khích sự tham gia tích cực. Điều này thể hiện tôn trọng và quan tâm đến ý kiến của từng cá nhân, đồng thời giúp tạo ra sự đồng thuận, sự đồng lòng trong tổ chức. Các thông tin từ buổi phỏng vấn này cũng là nguồn thông tin quan trọng để phân tích, đánh giá hiệu quả các chính sách, quy trình trong công ty, nhằm thúc đẩy sự cải tiến và tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của nhân viên cũng như doanh nghiệp. Ngoài ra, việc quản lý các mẫu đề nghị thanh toán một cách hiệu quả cũng góp phần đảm bảo rằng mọi quyền lợi của nhân viên được thực hiện đầy đủ và kịp thời.

3.5 Thu Hồi Thông Tin, Thiết Bị Làm Việc

Để đảm bảo an toàn thông tin nội bộ và tài liệu, cũng như bảo vệ nền tảng làm việc hiện tại của công ty, phía doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau đối với nhân viên nghỉ việc:

• Thu hồi thẻ nhân viên: Công ty cần thu hồi thẻ nhân viên, thẻ truy cập và bất kỳ tài sản nào họ sử dụng để di chuyển, truy cập vào các khu vực trong công ty.
• Thay đổi mật khẩu hoặc khóa tài khoản: Để ngăn chặn truy cập trái phép, công ty nên thay đổi mật khẩu hoặc khóa các tài khoản có liên quan đến nhân viên nghỉ việc. Điều này đảm bảo rằng họ không thể tiếp tục truy cập vào các hệ thống và dữ liệu quan trọng.
• Hủy bỏ quyền truy cập: Công ty cần hủy bỏ tất cả quyền truy cập của nhân viên nghỉ việc vào các tài khoản và hệ thống thông tin nội bộ của công ty, đảm bảo rằng họ không thể tiếp cận dữ liệu nhạy cảm.
• Thay đổi mật khẩu các tài khoản khác: Để tăng cường bảo mật, công ty cần thay đổi mật khẩu của tất cả các tài khoản mà nhân viên nghỉ việc có quyền truy cập trong quá trình làm việc.
• Xóa tên nhân viên khỏi ứng dụng quản lý nhân sự: Công ty nên xóa tên của nhân viên nghỉ việc khỏi ứng dụng quản lý nhân sự, đảm bảo rằng họ không còn trong danh sách nhân viên hiện tại của công ty.
• Thông báo với khách hàng và đối tác: Công ty cần thông báo cho khách hàng và đối tác về việc nhân viên nghỉ việc và sự thay đổi trong nhân sự, để đảm bảo không có ảnh hưởng tiêu cực đến sự hợp tác, tương tác giữa các bên.

3.6 Kết Thúc Quy Trình Offboarding

Hoàn tất quy trình offboarding, phía doanh nghiệp có thể tổ chức một buổi tiệc chia tay nhỏ, thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp của công ty đối với nhân viên nghỉ việc.

Với những nhân viên trẻ, tài năng, công ty cũng có thể hỗ trợ tối đa khi họ rời đi bằng cách giới thiệu họ với các đơn vị, doanh nghiệp khác trong cùng lĩnh vực. Gửi thư giới thiệu là một cách giúp nhân viên nghỉ việc dễ dàng tìm kiếm cơ hội việc làm mới và tốt hơn.

4. Phân Biệt Offboarding Và Onboarding

Offboarding và onboarding là hai khái niệm quan trọng liên quan đến quản lý nhân sự trong môi trường doanh nghiệp. Dưới đây là sự phân biệt giữa offboarding và onboarding:

5. Tham Khảo Mẫu Offboarding Checklist Cho Doanh Nghiệp

Nhân viên nghỉ việc là điều không thể tránh khỏi trong hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, thay vì chỉ tập trung vào việc tuyển dụng nhân sự mới, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình offboarding hiệu quả.

Để hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy trình offboarding chuyên nghiệp, JobsGO đã tổng hợp mẫu offboarding checklist chi tiết. Tải ngay để bắt đầu xây dựng quy trình offboarding chuyên nghiệp, góp phần nâng tầm thương hiệu và thu hút nhân tài cho doanh nghiệp của bạn nhé.

TẢI NGAY MẪU OFFBOARDING

Như vậy, qua bài viết trên của JobsGO về “offboarding là gì?”, các bạn đã hiểu rõ rồi đúng không? Offboarding đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nhân sự và bảo vệ an toàn thông tin doanh nghiệp khi nhân viên rời khỏi tổ chức. Việc thực hiện một quy trình offboarding chuyên nghiệp, tỉ mỉ sẽ đảm bảo sự tôn trọng, sự hợp tác tốt đẹp giữa công ty và nhân viên nghỉ việc.

Câu hỏi thường gặp

1. Làm Sao Để Cải Thiện Quy Trình Offboarding?

Công ty nên thường xuyên thu thập phản hồi từ nhân viên rời đi, điều chỉnh quy trình dựa trên phản hồi đó, đảm bảo rằng mọi bước đều được thực hiện nhất quán và chuyên nghiệp.

2. Offboarding Có Ảnh Hưởng Đến Tinh Thần Làm Việc Của Các Nhân Viên Khác Không?

Có thể, đặc biệt nếu không được xử lý khéo léo, offboarding có thể gây lo lắng cho những người ở lại. Vì vậy, minh bạch và chuyên nghiệp là rất quan trọng.

3. Offboarding Có Cần Phải Tuân Theo Quy Định Pháp Luật Nào Không?

Có, quá trình offboarding phải tuân thủ các quy định pháp luật lao động liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội và các quyền lợi khác của nhân viên.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)

Chia sẻ bài viết này trên: