Bạn có biết rằng: Nói lời từ chối bao giờ cũng khó hơn câu cảm ơn rất nhiều. Đặc biệt đây lại là từ chối một công việc mà bạn đã từng đặt rất nhiều tâm tư và thời gian mới có được. Vậy làm thế nào để có thể viết thư từ chối nhận việc một cách thông minh và khéo léo mà vẫn giữ được thiện cảm với nhà tuyển dụng?
Mục lục
1. Tại Sao Cần Viết Thư Từ Chối Nhận Việc?
Chúng ta thường cảm thấy không mấy thiện cảm với các công ty không phản hồi với ứng viên sau khi phỏng vấn. Doanh nghiệp cũng sẽ có cảm nhận tương tự khi bạn trúng tuyển, không muốn nhận việc mà lại im lặng. Theo đó, nếu bạn trúng tuyển mà muốn từ chối offer, hãy dành thời viết thư từ chối nhận việc để:
- Thể hiện sự tôn trọng với nhà tuyển dụng: Khi doanh nghiệp đã đánh giá cao và dành cho bạn cơ hội, hãy thể hiện cư xử đúng mực bằng cách từ chối khéo léo qua thư. Việc làm này không mất nhiều thời gian nhưng có thể giúp bạn để lại ấn tượng tốt đẹp trong mắt nhà tuyển dụng.
- Tiết kiệm thời gian cho nhà tuyển dụng: Công tác tuyển dụng thường tốn khá nhiều thời gian của doanh nghiệp. Vì vậy, nếu không muốn nhận việc, bạn hãy viết thư từ chối offer để họ có sự chuẩn bị và thực hiện kế hoạch tuyển dụng, tránh gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
2. Cách Viết Thư Từ Chối Nhận Việc Chuyên Nghiệp, Lịch Sự
2.1. Từ Chối Qua Điện Thoại
Khi nhà tuyển dụng gọi điện để tìm hiểu sơ lược về bạn trước buổi phỏng vấn, nếu bạn cảm thấy môi trường không phù hợp, hãy trả lời một cách nhẹ nhàng và tôn trọng. Lưu ý bạn không tắt máy ngang hoặc đưa ra lý do thẳng thừng, hãy lắng nghe và biểu đạt lý do của bạn, đồng thời cảm ơn vì họ đã gọi cho bạn. Nếu sau buổi phỏng vấn, bạn quyết định từ chối, hãy gọi lại người liên lạc trực tiếp khi phỏng vấn và áp dụng cách từ chối nhận việc một cách lịch sự như đã trình bày trước đó.
Vì cuộc trò chuyện diễn ra qua điện thoại nên bạn hãy tìm một nơi yên tĩnh, kiềm chế cảm xúc và sử dụng giọng nói dễ nghe. Lưu ý bạn không được cười giỡn hoặc tỏ thái độ thiếu tôn trọng với người gọi. Dù bạn từ chối công việc hiện tại, nhưng trong tương lai, có thể bạn sẽ gặp lại công ty đó.
2.2. Từ Chối Qua Email
Từ chối nhận việc qua email là cách từ chối nhận việc phổ biến được nhiều ứng viên lựa chọn. Với cách này, bạn có thể trình bày đầy đủ các thông tin quan trọng, đồng thời tránh được cảm giác hồi hộp, ngại ngùng như khi nói chuyện điện thoại. Một email từ chối nhận việc chuẩn bao gồm đầy đủ các yếu tố sau:
Tiêu Đề Mail
Để tránh việc nhà tuyển dụng bỏ lỡ thư từ chối nhận việc, bạn hãy viết tiêu đề email theo cấu trúc:
“THƯ TỪ CHỐI NHẬN VIỆC – HỌ TÊN – VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN”
Nội Dung Email
Nội dung thư từ chối nhận việc cần có đầy đủ các thông tin sau đây:
- Lời chào nhà tuyển dụng: Mở đầu thư, bạn hãy đưa ra lời chào với nhà tuyển dụng tương tự như khi ứng tuyển. Chẳng hạn như “Thân chào Bộ phận tuyển dụng công ty …”; “Dear Mr/Mrs/Ms … – Trưởng phòng tuyển dụng Công ty …”;…
- Giới thiệu bản thân: Sau phần chào mở đầu, chúng ta tiếp tục giới thiệu sơ qua về bản thân. Vì là thư từ chối nhận việc nên bạn chỉ cần viết ngắn gọn, không cần quá chi tiết như khi tham gia ứng tuyển.
- Lời cảm ơn nhà tuyển dụng: Lời cảm ơn là cách từ chối lịch sự, thể hiện sự tôn trọng của ứng viên ngay cả khi không hợp tác. Thông qua đó, doanh nghiệp phần nào đánh giá được tác phong chuyên nghiệp, đồng thời sẵn sàng mở rộng “vòng tay” nếu bạn có ý định ứng tuyển trong tương lai.
- Lời từ chối offer: Với nội dung này, bạn nên lựa chọn các lý do khéo léo như thay đổi định hướng nghề nghiệp, chuyển địa điểm sinh sống,… thay vì nói rằng lương thấp hay tìm được công việc tốt hơn.
- Lời kết: Ứng viên nên thể hiện một chút nuối tiếc vì bỏ lỡ cơ hội hợp tác với doanh nghiệp. Nếu có thể, hãy bày tỏ mong muốn được hợp tác trong tương lai.
3. Lưu Ý Khi Viết Thư Từ Chối Nhận Việc
Có rất nhiều nguyên nhân để bạn mất công nộp một bản CV đẹp mắt, trải qua vòng phỏng vấn nhưng rồi vẫn quyết định từ chối nhận việc. Chẳng hạn trong quá trình phỏng vấn bạn phát hiện công ty có chính sách đãi ngộ không tốt, không giống như trong tưởng tượng của bạn hay đây công phải là công việc mà bạn mong muốn. Hoặc có thể bạn nhận được một lời mời làm việc với chế độ đãi ngộ hấp dẫn hơn.
Và bạn đang cảm thấy rất bối rối vì không biết nên từ chối lời mời nhận việc này như thế nào để vẫn giữ được mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng. Hãy để JobsGO cung cấp cho bạn một vài lời khuyên hữu ích nhé!
3.1. Thời Gian Từ Chối
Chúng ta ai cũng muốn mình được phép cân đo đong đếm để có một sự lựa chọn tốt nhất cho bản thân. Nhưng bạn có suy nghĩ đến doanh nghiệp vừa gửi lời mời làm việc cho bạn hay những người cùng ứng tuyển vào vị trí giống như bạn không? Điều này là bất công đối với họ khi bạn cứ cố kéo dài thời gian trả lời.
Thời gian hợp lý nhất để trả lời lời mời làm việc này là trong vòng 24 giờ sau khi nhận được thư của nhà tuyển dụng.
Có hai hình thức để trả lời cho nhà tuyển dụng đó là thông qua điện thoại hoặc gửi email. Dù dùng cách nào thì bạn cũng phải thông báo cho nhà tuyển dụng càng sớm càng tốt. Hãy giúp họ tiết kiệm thời gian để có biện pháp thay thế, tránh làm chậm tiến độ hoạt động của công ty. Đừng biến mình thành một người kém chuyên nghiệp trong mắt họ. Biết đâu sau này bạn sẽ còn ứng tuyển lần thứ 2 tại công ty này nữa.
Xem thêm: 7 mẹo viết CV xin việc cho người chưa có kinh nghiệm
3.2. Tỏ Thái Độ Biết Ơn
Nhà tuyển dụng đã phải mất rất nhiều thời gian để sàng lọc hồ sơ, tìm hiểu kỹ về kinh nghiệm làm việc cũng như chuyên môn của bạn trong số rất nhiều hồ sơ khác. Đồng thời họ còn tốn thời gian để sắp xếp một cuộc phỏng vấn với bạn. Chính vì vậy bạn cần phải tỏ thái độ biết ơn với họ vì đã dành thời gian và công sức cho mình, đặc biệt là bạn còn đang muốn từ chối lời mời làm việc này.
Thay vì chỉ đáp lại rằng “Tôi không chấp nhận lời mời cho công việc này”, hãy tỏ ra thật khéo léo với nhà tuyển dụng. Chẳng hạn bạn có thể thông báo với nhà tuyển dụng: “Tôi rất biết ơn quý công ty vì đã dành thời gian xem xét, đánh giá hồ sơ cũng như trả lời mọi thắc mắc của tôi về vị trí ứng tuyển và công ty”; “Cảm ơn anh/chị rất nhiều về buổi phỏng vấn vào cuối tuần vừa rồi. Tôi rất vui vì đã có cơ hội được tham quan công ty và gặp gỡ những vị đồng nghiệp tương lai hòa đồng, tiềm năng”.
3.3. Trình Bày Lý Do Ngắn Gọn
Có thể sau buổi phỏng vấn bạn không cảm thấy công ty này giống với tưởng tượng ban đầu của mình nữa hay bạn thấy môi trường làm việc kém, thiếu chuyên nghiệp, không có cơ hội cho bạn phát triển bản thân. Nhưng bạn không nên đưa ra những lý do như thiếu chuyên nghiệp như vậy.
Bạn không cần phải thông báo cho nhà tuyển dụng biết rằng bạn đã trải qua thời kỳ khủng khiếp như thế nào để đến được với quyết định từ chối này. Chỉ cần một lời giản thích ngắn gọn và rõ ràng là đủ.
Ví dụ bạn có thể nói: “Sau khi xem xét cẩn thận lời mời làm việc của quý công ty, tôi cảm thấy vị trí này chưa thật sự phù hợp với định hướng nghề nghiệp của mình” hay bạn có thể tiến cử một người khác thay cho vị trí mà bạn trúng tuyển này.
Xem thêm: 8 quy tắc ứng xử nơi công sở
3.4. Thể Hiện Mong Muốn Hợp Tác Nếu Có Cơ Hội
Bạn hãy tỏ rõ sự nuối tiếc khi không có cơ hội được hợp tác với nhà tuyển dụng. Ngoài ra bạn có thể giới thiệu cho nhà tuyển dụng ứng viên khác có tiềm năng thông qua các mối quan hệ của mình. Không có lý do gì để nhà tuyển dụng không mỉm cười hài lòng nếu bạn giới thiệu cho họ được một ứng cử viên sáng giá phù hợp với vị trí mà họ đang cần hết.
Hoặc bạn có thể đưa ra một lời chúc tốt đẹp cho họ “Tôi cảm thấy mình thật may mắn khi được trao đổi cùng với anh/chị. Hy vọng chúng ta sẽ có dịp để hợp tác với nhau trong tương lai” hay “Hẹn gặp lại anh/chị vào buổi hội thảo sắp tới của công ty”.
3.5. Giới Thiệu Ứng Viên Tiềm Năng
Trong trường hợp từ chối offer quá gấp mà quen biết ứng viên tiềm năng, bạn có thể giới thiệu cho nhà tuyển dụng. Đây vừa là lời xin lỗi, vừa thể hiện được sự chân thành của bạn khi không thể hợp tác với doanh nghiệp. Khi giới thiệu, bạn có thể đưa thông tin ứng viên tiềm năng vào trong email. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng chỉ giới thiệu khi biết người thực sự phù hợp và đáp ứng các yêu cầu của công ty.
4. Tham Khảo Một Số Mẫu Từ Chối Nhận Việc Qua Email
Dưới đây là một số mẫu từ chối nhận việc lịch sự, khéo léo mà các bạn có thể tham khảo:
Mẫu 1:
Mẫu 2:
Mẫu 3:
Mẫu 4:
Mẫu 5:
Từ chối nhận việc với công việc mà bạn không ưng ý chưa bao giờ là chuyện dễ dàng. Nhưng nếu bạn cư xử một cách thông minh và khéo léo thì sẽ luôn giữ được hình ảnh đẹp trong mắt nhà tuyển dụng. Hãy tỏ ra mình là một người chuyên nghiệp để nếu không làm việc cùng với nhau ở hiện tại thì vẫn có thể hợp tác trong tương lai.
Câu hỏi thường gặp
1. Nên Từ Chối Nhận Việc Qua Thư Hay Qua Điện Thoại?
Bạn có thể chọn bất kỳ cách nào bản thân cảm thấy phù hợp. Tuy nhiên, nên gửi mail từ chối để cung cấp đầy đủ thông tin và không bị chi phối bởi cảm xúc cá nhân.
2. Từ Chối Nhận Việc Để Ứng Tuyển Vào Vị Trí Khác Của Cùng Một Công Ty Được Không?
Về lý thuyết, việc làm này không có vấn đề gì. Tuy nhiên, bạn cần tìm hiểu kỹ về văn hóa doanh nghiệp trước khi tham gia ứng tuyển lại vào vị trí khác. Bởi trên thực tế, có một số công ty sẽ không hợp tác với ứng viên đã từ chối nhận việc.
Tìm việc làm ngay!(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)