Kỹ năng quản lý thời gian là gì? Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Kỹ năng quản lý thời gian là gì? Đây là một khía cạnh quan trọng của thành công cá nhân và sự phát triển chuyên môn, định hình cách chúng ta tận dụng thời gian hàng ngày. Nắm vững khả năng này không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc mà còn tạo nền tảng cho sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Và để hiểu rõ hơn về kỹ năng này, mời các bạn theo dõi bài viết dưới đây.

1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian là khả năng hiệu quả hóa việc sử dụng thời gian của bạn để hoàn thành công việc một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu cá nhân hoặc chuyên môn. Đây là một kỹ năng quan trọng trong cuộc sống cũng như công việc, giúp bạn tổ chức thời gian, ưu tiên công việc và duy trì cân bằng giữa các nhiệm vụ khác nhau.

2. Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian có vai trò rất quan trọng đối với cuộc sống cá nhân và công việc của mỗi người. Cụ thể nó giúp:

2.1. Tăng năng suất làm việc

Kỹ năng quản lý thời gian giúp tối ưu hóa việc sử dụng thời gian. Bạn sẽ học cách ưu tiên nhiệm vụ quan trọng, tránh lãng phí thời gian vào công việc không cần thiết và tập trung vào những gì thực sự cần hoàn thành. Kết quả là bạn có khả năng hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn, tăng hiệu suất làm việc một cách đáng kể.

Xem thêm: 6 cách hiệu quả để nâng cao năng suất làm việc của bạn

2.2. Đạt được mục tiêu

Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn xác định rõ mục tiêu của mình và tạo ra kế hoạch cụ thể để đạt được chúng. Thay vì mải mê trong những công việc không quan trọng, bạn sẽ biết cách định rõ ưu tiên và dành thời gian cho những nhiệm vụ thúc đẩy bạn tiến tới mục tiêu lớn hơn.

2.3. Tránh trì hoãn

Bằng cách tạo lịch làm việc cụ thể, đặt hạn chót và sử dụng kỹ thuật như Pomodoro để duy trì tập trung, bạn sẽ tránh được trì hoãn. Với kỹ năng này, bạn chia nhỏ nhiệm vụ, tạo sự thú vị, loại bỏ xao lãng, từ đó bạn có khả năng tối ưu hóa hiệu suất làm việc và tránh căng thẳng do trì hoãn.

2.4. Giảm căng thẳng, áp lực

Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn tránh căng thẳng do áp lực công việc và thời gian. Bằng cách lập kế hoạch cụ thể, bạn có thể dự trù thời gian cho mỗi nhiệm vụ, tránh cảm giác bị áp đặt bởi các công việc đột xuất và tăng khả năng ứng phó với những tình huống không mong muốn.

Xem thêm: Cách giảm stress hiệu quả

2.5. Rèn luyện khả năng quyết định

Phát triển kỹ năng quản lý thời gian không chỉ giúp bạn tổ chức công việc một cách hiệu quả mà còn ảnh hưởng đến khả năng quyết định của bạn.

Khi bạn học cách lập kế hoạch, ưu tiên nhiệm vụ, phân chia thời gian cho từng hoạt động quan trọng, bạn đang thực hiện các quyết định có tính chiến lược và tối ưu hóa. Điều này dần dần rèn luyện khả năng đánh giá tình huống, hiểu rõ hơn về ưu tiên và hậu quả của mỗi quyết định. Từ đó tạo ra một sự thấu hiểu sâu hơn về cách quyết định một cách hiệu quả trong cuộc sống và công việc.

2.6. Cân bằng công việc và cuộc sống

Một khía cạnh quan trọng của quản lý thời gian là giúp bạn duy trì sự cân bằng giữa cuộc sống cá nhân và công việc. Thay vì để công việc chiếm hết thời gian của bạn, bạn sẽ có khả năng dành thời gian cho gia đình, bạn bè và sở thích riêng, tạo ra một cuộc sống đa dạng, hạnh phúc hơn.

2.7. Hạn chế những thói quen xấu

Kỹ năng quản lý thời gian có vai trò quan trọng trong việc hạn chế những thói quen xấu. Bằng cách tập trung vào việc lập kế hoạch và ưu tiên công việc, bạn có thể tạo môi trường thích hợp để loại bỏ hoặc thay thế những thói quen không tốt.

Quản lý thời gian cũng giúp bạn tập trung vào mục tiêu và ưu tiên, từ đó tạo ra một cơ hội tốt hơn để phát triển những thói quen tích cực trong cuộc sống và công việc.

2.8. Tăng khả năng tự điều chỉnh

Quản lý thời gian giúp bạn trở nên tự chủ hơn trong việc quản lý lịch làm việc và thời gian cá nhân. Bạn sẽ có khả năng điều chỉnh lịch làm việc để phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của bạn, tạo sự linh hoạt trong cuộc sống hàng ngày.
Xem thêm: tuyển dụng Quản lý

2.9. Tối ưu hóa sự sáng tạo

Thời gian dành cho việc nghĩ suy và sáng tạo là cực kỳ quan trọng để tìm ra giải pháp mới, tạo ra những ý tưởng độc đáo. Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn có thời gian để thư giãn, nghỉ ngơi và tìm kiếm cảm hứng, tạo ra môi trường tốt để phát triển sự sáng tạo.

3. Những nguyên tắc cần nhớ để quản lý thời gian hiệu quả

Để quản lý thời gian hiệu quả, có một số nguyên tắc quan trọng mà bạn cần nhớ đó là:

3.1. Xác định mục tiêu

Khi bạn biết rõ mục tiêu của mình, bạn có thể tập trung vào những nhiệm vụ thực sự quan trọng và loại bỏ những việc không cần thiết. Mục tiêu giúp bạn ưu tiên công việc một cách khoa học, tránh bị phân tán và lãng phí thời gian vào những hoạt động không mang lại giá trị. Bằng cách định rõ mục tiêu, bạn tạo nên hướng dẫn cho việc sử dụng thời gian, giúp bạn tiến gần hơn đến thành công và đạt được những gì bạn muốn trong cuộc sống, công việc.

3.2. Xây Dựng Kế Hoạch

Bạn cần xây dựng kế hoạch hàng ngày, hàng tuần hoặc thậm chí là hàng tháng, hàng năm thật khoa học, logic. Đồng thời bạn cũng có thể sử dụng lịch hoặc các công cụ quản lý thời gian để ghi chú và theo dõi công việc cần hoàn thành. Cách này sẽ giúp bạn không bỏ sót nhiệm vụ quan trọng nào.

3.3. Sắp Xếp Đầu Việc Theo Thứ Tự Ưu Tiên

Nếu bạn chỉ lên một bản kế hoạch thôi thì chưa đủ. Điều quan trọng là bạn biết cách sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên. Nó hướng dẫn bạn phải làm những công việc gì trước, tránh việc cần hoàn thành ngay thì bỏ lỡ, làm những việc chưa thật sự cần thiết. Như vậy thì việc quản lý thời gian không thực sự mang lại hiệu quả.

Trong bảng kế hoạch cần phải chia thành 4 loại công việc:

• Khẩn cấp và quan trọng: Đây là công việc cần phải hoàn thành ngay trong ngày và chắc chắn bạn phải làm trước tiên.
• Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp: Đây là những việc làm quan trọng nhưng chưa cần ngay. Bạn có thể làm sau nhưng cần làm một cách cẩn thận.
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Đây là những việc làm cần ngay nhưng không quá quan trọng, vì thế bạn có thể làm việc này trước nhưng không cần dành nhiều thời gian.
• Không khẩn cấp cũng không quan trọng: Đây là những việc làm không cần ngay lập tức và cũng không quá quan trọng, nên được làm cuối cùng.

3.4. Tập Trung Vào Khung Giờ Vàng

Bạn hãy xác định và sử dụng “khung giờ vàng” của mình, nó chính là thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày. Tuy nhiên bạn cần đảm bảo dành những thời gian này cho công việc quan trọng và đòi hỏi sự tập trung cao nhất.

3.5. Đặt Thời Gian Cho Mọi Công Việc

Bạn hãy xác định thời gian cụ thể cho mỗi công việc để đảm bảo rằng bạn có đủ thời gian để hoàn thành chúng mà không cảm thấy áp lực, chán nản.

3.6. Không Ôm Quá Nhiều Việc

Hãy biết giới hạn của mình và chỉ nhận những công việc mà bạn có thể hoàn thành. Tránh ôm quá nhiều việc, nó có thể dẫn đến cảm giác bị quá tải và giảm hiệu suất làm việc của bạn.

3.7. Sắp Xếp Không Gian Làm Việc Khoa Học

Bạn hãy tạo một không gian làm việc sạch sẽ, gọn gàng và thoải mái để tăng cường tinh thần làm việc. Có thể sắp xếp các vật dụng và tài liệu một cách khoa học để tiết kiệm thời gian tìm kiếm.

3.8. Tập Thể Dục, Thư Giãn

Không nhất thiết dành 100% thời gian cho công việc mà bạn hãy cắt 1 phần thời gian cho việc tập thể dục và thư giãn hàng ngày để tăng cường sức khỏe, tinh thần. Các hoạt động này giúp làm mới tinh thần và tăng cường khả năng tập trung,  đem lại hiệu suất làm việc cao.

3.9. Rèn Luyện Tính Kỷ Luật Và Thói Quen

Phát triển thói quen và tính kỷ luật khi tuân thủ kế hoạch và lịch trình làm việc là rất quan trọng. Bạn nên bắt đầu từ những cái nhỏ như thực hiện đúng các mục tiêu hàng ngày một cách đều đặn và có kế hoạch.

3.10. Ổn định tâm lý

Đảm bảo thoải mái cho bản thân là một trong những cách để tăng hiệu suất trong công việc. Cơ thể, não bộ thư giãn và không căng thẳng giúp bạn đưa ra những quyết định chính xác và hợp lý hơn. Dưới đây là các biện pháp để điều chỉnh tâm trạng:

• Mỉm cười: Hành động đơn giản này giúp giảm bớt hormone căng thẳng và tạo thêm niềm vui.
• Thiền: Tắt máy ít nhất 10 phút để thiền mỗi ngày có thể giải tỏa áp lực và loại bỏ căng thẳng.
• Socola đen: Ăn socola đen giúp giảm thiểu căng thẳng và mệt mỏi.
• Âm nhạc: Lắng nghe bản nhạc yêu thích có thể tạo cảm giác thư thái và dễ chịu.
• Nhảy múa: Khiêu vũ không chỉ là cách thú vị để cải thiện tinh thần mà còn tốt cho sức khỏe.

3.11. Tránh yếu tố gây sao nhãng

Thực tế, trong cuộc sống hằng ngày, có nhiều thứ khiến ta bị phân tâm, không thể tập trung thời gian một cách tốt nhất. Nhiệm vụ của bạn là quản lý sự phân tâm, không để thói quen trì hoãn làm ảnh hưởng đến kế hoạch đặt ra.

Một số thủ phạm nguy hiểm nhất chính là chiếc điện thoại, máy tính mà bạn dùng hằng ngay. Xác định được nguồn cơn không khó nhưng việc kiểm soát bản thân để không bị phân tâm là phải dựa vào ý chí, sự quyết tâm của bạn.

Xem thêm: Top 15+ lý do khiến bạn sao nhãng và cách khắc phục

4. Một số phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Hiện nay, có rất nhiều phương pháp giúp bạn có thể quản lý thời gian hiệu quả hơn. Trong đó, một số phương pháp được áp dụng phổ biến là:

4.1. Phương pháp Pomodoro

Phương pháp Pomodoro là một kỹ thuật quản lý thời gian tập trung vào làm việc trong khoảng thời gian ngắn, thường là 25 phút (được gọi là một Pomodoro), sau đó nghỉ 5 phút. Sau mỗi 4 Pomodoro, bạn nghỉ dài hơn, khoảng 15-30 phút.

Kỹ thuật này giúp tách thời gian làm việc thành các đợt tập trung, ngăn ngừa mệt mỏi và trì hoãn. Việc chia nhỏ thời gian giúp tập trung cao độ trong mỗi chu kỳ, tối ưu hóa hiệu suất và tạo sự cân bằng giữa công việc với thư giãn.

4.2. Ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower là một công cụ quản lý thời gian và ưu tiên được đặt tên theo Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower. Ma trận này sử dụng 4 ô để phân loại công việc dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp.

Các ô bao gồm: “Quan trọng và Khẩn cấp”, “Quan trọng nhưng Không khẩn cấp”, “Không quan trọng nhưng Khẩn cấp” và “Không quan trọng và Không khẩn cấp”. Bằng cách sắp xếp công việc vào các ô tương ứng, người sử dụng Ma trận Eisenhower có thể ưu tiên và quản lý thời gian hiệu quả hơn dựa trên tầm quan trọng, mức độ khẩn cấp của mỗi nhiệm vụ.

4.3. Phương pháp quản lý thời gian M.I.T

Phương pháp quản lý thời gian M.I.T (Most Important Tasks) là một phương pháp tập trung vào việc xác định và hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày.

Người sử dụng phương pháp này sẽ lựa chọn ra 2 – 3 nhiệm vụ quan trọng nhất và đặt chúng làm ưu tiên để hoàn thành trước. Bằng cách tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng này trước tiên, người dùng có khả năng đảm bảo rằng những công việc quan trọng không bị lơ là và hoàn thành đúng hạn, tạo sự hiệu quả và thành công trong quản lý thời gian.

Xem thêm: 10 thói quen tốt ai cũng cần thực hiện để thành công

4.4. Phương pháp The 2 – Minute Rule

Phương pháp này đề cập đến một nguyên tắc quản lý thời gian đơn giản: nếu một nhiệm vụ có thể hoàn thành trong vòng 2 phút hoặc ít hơn, bạn nên làm ngay lập tức thay vì để lại hoặc trì hoãn.

Nguyên tắc này giúp ngăn chặn việc tích tụ những nhiệm vụ nhỏ thành một chất xám và tối ưu hóa hiệu suất bằng cách xử lý chúng ngay khi chúng xuất hiện. Điều đó giúp giảm tình trạng bị áp đặt và cảm giác bị áp lực về công việc hàng ngày.

4.5. Phương pháp Batching

Phương pháp Batching là một chiến lược quản lý thời gian, trong đó bạn tổ chức các nhiệm vụ tương tự hoặc liên quan vào cùng một khoảng thời gian. Thay vì thực hiện các nhiệm vụ theo thứ tự xuất hiện, bạn sẽ tập trung vào một loạt nhiệm vụ cùng loại để tận dụng sự tập trung và hiệu suất.

Việc này giúp bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng so với việc chuyển đổi giữa các nhiệm vụ không liên quan. Batching thường áp dụng cho việc trả lời email, xử lý cuộc gọi, viết bài hoặc thậm chí là nấu ăn.

Xem thêm: 12 tác phong làm việc quan trọng giúp bạn gặt hái thành công

4.6. Mô Hình Quản Lý Thời Gian SMART

Mô hình quản lý thời gian SMART là một công cụ đơn giản, hiệu quả giúp đặt và quản lý mục tiêu một cách thông minh. SMART là viết tắt của:

• S – Specific (Cụ thể): Mục tiêu cần phải rõ ràng, cụ thể.
• M – Measurable (Đo lường được): Mục tiêu cần phải có thể đo lường được bằng số liệu cụ thể.
• A – Achievable (Khả thi): Mục tiêu cần đặt ra trong khả năng thực hiện của bạn.
• R – Relevant (Liên quan): Mục tiêu cần phải liên quan đến mục tiêu chung của bạn.
• T – Time-bound (Có thời hạn): Mục tiêu cần phải có thời hạn cụ thể để hoàn thành.

4.7. Mô Hình Quản Lý Thời Gian PDCA

Mô hình quản lý thời gian PDCA là một phương pháp quản lý và cải tiến quy trình công việc được nhiều người áp dụng. PDCA viết tắt của 4 bước chính trong vòng lặp quản lý:

• P – Plan (Lập kế hoạch): Xác định mục tiêu và lập kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đó.
• D – Do (Thực hiện): Thực hiện kế hoạch đã đề ra và ghi chép lại các vấn đề gặp phải.
• C – Check (Kiểm tra): So sánh kết quả thực tế với mục tiêu đề ra, phân tích các vấn đề gặp phải và xác định nguyên nhân.
• A – Action (Hành động): Thực hiện các biện pháp cải tiến để khắc phục các vấn đề và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.

5. Phương Pháp Quản Lý Thời Gian Trong Doanh Nghiệp

5.1. Quy Tắc 4D

Quy tắc 4D là một phương pháp đơn giản giúp bạn phân loại và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. 4D là viết tắt của:

• Do: Hoàn thành nhiệm vụ.
• Dump: Loại bỏ nhiệm vụ không cần thiết.
• Delegate: Ủy quyền nhiệm vụ cho người khác.
• Defer: Trì hoãn nhiệm vụ không quan trọng.

5.2. Nguyên Tắc 80/20

Nguyên tắc 80/20 cho rằng 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân. Áp dụng nguyên tắc này vào quản lý thời gian, bạn cần tập trung vào 20% hoạt động mang lại hiệu quả cao nhất.

5.3. Quy Tắc 40 – 30 – 20 – 10

Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10 là một phương pháp phân chia thời gian cho các hoạt động khác nhau trong ngày.

• 40% thời gian dành cho những công việc quan trọng và khẩn cấp.
• 30% thời gian dành cho những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp.
• 20% thời gian dành cho những công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp.
• 10% thời gian dành cho những công việc không quan trọng và không khẩn cấp.

6. Phương pháp quản lý thời gian của những người thành công

6.1. Cách quản lý thời gian của Richard Branson

Bạn đã biết đến Richard Branson – chủ tịch của Virgin Group nhưng có lẽ bạn không biết, một trong những điều khiến ông thành công là nhờ vào quản lý thời gian hiệu quả. Theo ông, mọi thứ đều cần có sự sắp xếp theo kế hoạch bao gồm: dự án (ủy quyền), sức khỏe của bạn (tập thể dục), giao tiếp của bạn (gọi điện, email và nói chuyện với mọi người) và trí nhớ của bạn (sử dụng ghi chú).

6.2. Cách quản lý thời gian của Dwight Eisenhower

Đánh giá mức độ khẩn cấp và quan trọng của từng công việc là phương pháp mà Dwight Eisenhower – cựu tổng thống Hoa Kỳ đã chia sẻ. Theo ông, tất cả các nhiệm vụ cần phải được được đánh giá bằng các tiêu chí: quan trọng/không quan trọng và khẩn cấp/không khẩn cấp. Hiện nay, phương pháp này được mọi người gọi với cái tên quen thuộc là phương pháp góc phần tư.

Xem thêm: Làm chủ bản thân: 8 bí quyết để bạn thay đổi cuộc sống

6.3. Cách quản lý thời gian của Steve Jobs

Steve Jobs – người sáng lập và Giám đốc điều hành của Apple được biết là một người đơn giản hóa mọi thứ. Ông thích một cuộc sống đơn giản. Như ông đã chia sẻ, tủ quần áo của ông chỉ có một màu quần áo duy nhất để không phải mất thời gian suy nghĩ, lựa chọn trang phục mỗi khi đi làm.

Kết Luận

Bài viết trên đây JobsGO đã giúp bạn tìm hiểu xong cách quản lý thời gian hiệu quả. Hy vọng nội dung này sẽ hữu ích với bạn!

Câu hỏi thường gặp

1. Làm Thế Nào Để Xác Định Và Ưu Tiên Các Công Việc Quan Trọng Khi Quản Lý Thời Gian?

Để xác định và ưu tiên các công việc quan trọng khi quản lý thời gian, bạn có thể sử dụng phương pháp "phân biệt cấp độ quan trọng và khẩn cấp". Đầu tiên, xác định những công việc có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu hoặc kết quả cuối cùng của bạn. Sau đó, ưu tiên các công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng, và bắt đầu làm việc từ những công việc có mức độ cao nhất.

2. Có Những Phương Pháp Nào Giúp Tăng Cường Sự Tập Trung Và Hiệu Suất Trong Quản Lý Thời Gian?

Để tăng cường sự tập trung và hiệu suất trong quản lý thời gian, bạn có thể thử áp dụng phương pháp Pomodoro. Phương pháp này yêu cầu bạn làm việc trong khoảng thời gian ngắn (thường là 25 phút) mà không có sự gián đoạn, sau đó nghỉ ngơi trong 5 phút. Quá trình này được lặp lại nhiều lần và giúp tăng cường tập trung và hiệu suất làm việc.

3. Những Yếu Tố Nào Cần Được Xem Xét Khi Áp Dụng Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian Trong Môi Trường Làm Việc?

Khi áp dụng kỹ năng quản lý thời gian trong môi trường làm việc, bạn cần xem xét yếu tố như sự ưu tiên của các công việc, mức độ khẩn cấp, và thời hạn hoàn thành. Ngoài ra, bạn cần phải đảm bảo rằng bạn có thời gian đủ để tập trung vào công việc chiến lược và phát triển bản thân, cũng như thường xuyên đánh giá và điều chỉnh kế hoạch làm việc để đảm bảo sự linh hoạt và hiệu quả.

Tìm việc làm ngay!

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)

Chia sẻ bài viết này trên: