Thư ký là một vị trí việc làm khá phổ biến hiện nay. Tuy nhiên, nhiều bạn còn khá băn khoăn, chưa hiểu rõ về công việc này. Vậy nên, trong bài viết dưới đây, JobsGO sẽ giải đáp cho bạn “Thư ký là gì?” và chia sẻ với bạn những kỹ năng cần thiết để trở thành một thư ký giỏi.
Mục lục
1. Thư Ký Là Gì?
Thư ký là một vị trí đảm nhiệm công tác hỗ trợ quản lý, điều hành trong văn phòng cho cấp trên. Thư ký sẽ phụ trách các công việc liên quan đến sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, lên lịch trình hay lên kế hoạch tổ chức các cuộc họp, hội nghị cho cấp trên của mình, thường là ban lãnh đạo cao cấp như Giám đốc, Tổng Giám đốc hay Chủ tịch công ty.
Thư ký là người có khả năng tổ chức tốt, có kỹ năng giao tiếp và làm việc độc lập. Đôi khi, nhiệm vụ của thư ký cũng bao gồm việc giám sát hoặc chỉ đạo các nhân viên văn phòng khác.
2. Thư Ký Làm Công Việc Gì?
Vậy công việc của thư ký là gì? Trước đây, công việc của nhân viên thư ký chủ yếu thiên về ghi chép biên bản. Tức là trong các cuộc họp, họ sẽ phụ trách tóm tắt lại nội dung trọng tâm cũng như ý kiến của mọi người tham gia. Tuy nhiên, hiện nay, phạm vi công việc của thư ký đã được mở rộng hơn nhiều. Một số đầu việc mà nhân viên thư ký phụ trách là:
2.1 Sắp Xếp Lịch Làm Việc Ở Cơ Quan
Thư ký sẽ sắp xếp lịch trình bao gồm: lịch làm việc, lịch các buổi họp, hội nghị hay lịch công tác… rồi thông báo lại với cấp trên. Ngoài ra, thư ký còn đảm nhiệm việc tổ chức các cuộc họp và ghi chép lại nội dung cũng như ý kiến chỉ đạo của cấp trên rồi chuyển xuống cho các phòng ban dưới để họ nắm được thông tin.
2.2 Tiếp Nhận Và Xử Lý Thông Tin
Một trong những nhiệm vụ khác mà thư ký cần thực hiện là tiếp nhận và xử lý thông tin. Thư ký phải đảm bảo giải quyết nhanh chóng, chính xác các văn bản được gửi đi các cơ quan hoặc các văn bản hành chính gửi đến công ty. Ngoài ra, khi nhận được tài liệu từ các phòng ban, thư ký cũng phải tiếp nhận, phân loại và xử lý kịp thời.
Xem thêm: việc làm Trợ Lý Tổng Giám Đốc
2.3 Đón Tiếp Khách Hàng
Thư ký sẽ là người đại diện cấp trên đón tiếp khách hàng khi họ đến công ty. Đồng thời, bạn cần sắp xếp vị trí khách ngồi đợi và chuẩn bị trà nước mời khách. Trong thời gian chờ cấp trên tới, bạn có thể trò chuyện, hỏi han để tạo sợi dây kết nối với khách hàng.
2.4 Sắp Xếp Các Chuyến Đi Công Tác Cho Cấp Trên
Thư ký phải lên sẵn lịch trình và phác thảo khung cho các chuyến công tác của cấp trên rồi báo lại để lãnh đạo có thể nắm được. Một số nội dung cần xây dựng là: mục đích của chuyến đi, thời gian đi, thời gian đến, các điểm dừng… Ngoài ra, thư ký cũng sẽ cần phụ trách chỗ ăn chỗ ở cho cấp trên trong những ngày công tác.
3. Kỹ Năng Cần Có Của Thư Ký
Nếu muốn trở thành một thư ký giỏi, bạn cần không ngừng trau dồi và rèn luyện những kỹ năng sau:
3.1 Tin Học Văn Phòng
Kỹ năng tin học văn phòng là yếu tố mà bất kỳ nhân viên công sở nào cũng cần phải trau dồi. Và nó lại càng quan trọng với một thư ký. Việc sử dụng thành thạo các công cụ cơ bản như Microsoft Word, Microsoft Excel hay Powerpoint sẽ giúp bạn làm chủ quá trình soạn thảo văn bản, xây dựng hợp đồng, thuyết trình hay lên kế hoạch, lập hồ sơ… Điều này sẽ góp phần khẳng định năng lực cũng như sự nhanh nhạy với công nghệ của bạn.
3.2 Phân Tích & Xử Lý Vấn Đề
Là người đại diện của các lãnh đạo cao cấp, thư ký cần đảm bảo hỗ trợ tối đa công việc cho sếp. Cụ thể, đôi khi bạn sẽ cần thay mặt cấp trên để sắp xếp và giải quyết một vài vấn đề trong công ty hay với khách hàng. Vậy nên, kỹ năng phân tích và xử lý tình huống là điều mà vô cùng cần thiết. Một thư ký giỏi phải là người có khả năng nhìn nhận và phân tích vấn đề một cách nhanh chóng và chính xác. Dựa trên bức tranh tổng thể, bạn cần phải xác định rõ đâu là điểm mấu chốt rồi từ đó đề xuất các hướng giải quyết phù hợp.
3.3 Giao Tiếp Tốt
Ngoài các kiến thức chuyên môn, thư ký giỏi cũng cần sở hữu khả năng giao tiếp tốt. Đây là kỹ năng vô cùng quan trọng.
Bởi bạn được coi là “trợ thủ” đắc lực của cấp trên, thường xuyên gặp gỡ, làm việc với đối tác và khách hàng. Do đó, chỉ khi bạn thể hiện được sự tinh tế, khôn khéo trong cử chỉ, hành động, lời nói…, bạn mới có thể được cấp trên tin tưởng và giao cho những nhiệm vụ quan trọng như đàm phán hợp đồng, dự án với đối tác khách hàng. Hãy luôn giữ một thái độ giao tiếp hòa nhã, lịch sự với người khác trong mọi hoàn cảnh để phấn đấu trở thành một thư ký giỏi toàn diện bạn nhé!
3.4 Khả Năng Về Ngoại Ngữ
Trong thế giới hội nhập như ngày nay, thành thạo ngoại ngữ là một trong những yếu tố bạn cần trau dồi nếu không muốn bị “bỏ lại” phía sau. Ngoài ra, với tính chất công việc phải thường xuyên tiếp khách hàng, đối tác quốc tế và hay đi công tác nước ngoài cùng lãnh đạo nên việc đàm phán giao tiếp bằng ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh là điều cực kỳ cần thiết.
3.5 Kỹ Năng Quản Lý
Là nhân viên thân cận của cấp trên, thư ký cũng sẽ cần phải sở hữu khả năng quản lý tốt để có thể thay mặt lãnh đạo điều hành trong một số trường hợp cần thiết. Tức là, bạn phải đảm bảo biết lên kế hoạch, biết cách phối hợp, làm việc với các phòng ban trong khác, có tư duy logic và khả năng phán đoán, giải quyết vấn đề…
3.6 Kỹ Năng Sắp Xếp Công Việc
Thư ký là người phụ trách lên lịch trình cho cấp trên cũng như các hoạt động chung trong công ty. Vậy nên, kỹ năng sắp xếp công việc là một điều bạn cần phải thành thạo nếu muốn trở thành một thư ký giỏi. Bạn phải đảm bảo phân chia công việc một cách nhanh chóng, khoa học, hợp lý và kịp thời, đảm bảo các lịch trình luôn rõ ràng, không bị vướng hay trùng với nhau.
Xem thêm: Điều phối viên là gì?
4. Yếu Tố Cần Thiết Để Trở Thành Thư Ký
Ngoài những kỹ năng cơ bản trên, một thư ký còn phải đáp ứng một số yếu tố quan trọng sau đây:
4.1 Ngoại Hình Ưa Nhìn
Ngoại hình ưa nhìn là ấn tượng đầu tiên của một thư ký đối với cấp trên, khách hàng và đối tác. Thư ký là người thường xuyên tiếp xúc với bên ngoài, vì vậy, việc giữ gìn hình ảnh chuyên nghiệp, lịch sự là vô cùng quan trọng.
Ngoại hình ưa nhìn không chỉ thể hiện qua trang phục, mà còn thể hiện qua phong thái, cử chỉ và cách giao tiếp. Một thư ký ưa nhìn sẽ tạo được thiện cảm, sự tin tưởng và tôn trọng từ người đối diện.
4.2 Am Hiểu Đa Lĩnh Vực
Công việc thư ký đòi hỏi phải tiếp xúc với nhiều lĩnh vực khác nhau như quản lý, hành chính, văn thư, tài chính, kế toán,… Do vậy, thư ký cần có kiến thức nền tảng về các lĩnh vực này để có thể hỗ trợ tốt nhất cho cấp trên.
Ngoài ra, thư ký cũng cần cập nhật thường xuyên các thông tin về kinh tế, xã hội, chính trị,… để có thể tham gia vào các cuộc trò chuyện với cấp trên, khách hàng một cách tự tin và hiểu biết.
4.3 Nhạy Bén, Linh Hoạt
Công việc thư ký thường xuyên xảy ra những tình huống bất ngờ, vì vậy, thư ký cần phải nhạy bén và linh hoạt để có thể xử lý tốt các tình huống này.
Nhạy bén là khả năng nhận biết và dự đoán được những vấn đề có thể xảy ra. Trong khi đó, linh hoạt là khả năng thích ứng và giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.
4.4 Có Tính Độc Lập
Thư ký không chỉ là người thực hiện các công việc theo yêu cầu của cấp trên mà còn là người có thể tự quyết định và giải quyết một số vấn đề trong phạm vi công việc được giao.
Tính độc lập giúp thư ký hoàn thành tốt công việc mà không cần phải phụ thuộc quá nhiều vào cấp trên.
4.5 Có Trí Nhớ Tốt
Một thư ký cần phải có khả năng ghi nhớ và tái tạo thông tin một cách chính xác. Việc này giúp họ xử lý thông tin nhanh chóng và hiệu quả, từ việc quản lý lịch trình đến nhớ các chi tiết quan trọng trong các cuộc họp hoặc cuộc trò chuyện.
5. Làm Thư Ký Học Ngành Nào? Trường Nào?
Hiện nay, chưa có trường học hay ngành học chuyên đào tạo nghề thư ký. Tuy nhiên, bạn có thể lựa chọn một số ngành học sau để có nền tảng kiến thức và kỹ năng phù hợp cho công việc này:
- Quản trị văn phòng: Ngành học này cung cấp cho bạn kiến thức về quản lý công việc văn phòng, tổ chức sự kiện, quản lý tài liệu và các kỹ năng mềm cần thiết như giao tiếp, tin học văn phòng,…
- Ngôn ngữ: Nắm vững ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh, sẽ giúp bạn giao tiếp tốt hơn với khách hàng quốc tế, hỗ trợ cấp trên trong các hoạt động hợp tác quốc tế và mở rộng cơ hội nghề nghiệp.
- Kỹ thuật văn phòng: Ngành học này cung cấp cho bạn kỹ năng sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng như Word, Excel, PowerPoint, Outlook,…, đây là những công cụ cần thiết cho công việc thư ký.
- Hành chính công: Ngành học này cung cấp cho bạn kiến thức về luật hành chính, thủ tục hành chính và các kỹ năng liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ.
- Quản trị kinh doanh: Ngành học này cung cấp cho bạn kiến thức về quản lý, kinh doanh, và các kỹ năng mềm cần thiết như giao tiếp, đàm phán, thuyết trình,…
Ngoài ra, bạn cũng có thể tham gia các khóa học ngắn hạn về nghiệp vụ thư ký, kỹ năng mềm, ngoại ngữ,… để nâng cao năng lực bản thân.
6. Mức Lương Thư Ký Hiện Nay
Hiện nay, mức lương phổ biến của nhân viên thư ký dao động từ 8 – 16 triệu đồng/ tháng (theo JobsGO). Còn mức lương trung bình duy trì khoảng 11,2 triệu đồng/ tháng. Tuy nhiên, mức lương này không cố định mà sẽ được điều chỉnh dựa trên kinh nghiệm cũng như năng lực cá nhân của bạn. Nếu bạn đã có nhiều năm làm việc trong nghề đồng thời năng lực chuyên môn tốt thì bạn hoàn toàn có thể nhận được mức lương lên tới 25 – 30 triệu đồng/ tháng.
Hy vọng, những thông tin trên đây đã giúp bạn hiểu rõ “Thư ký là gì?”. Mong rằng, các bạn sẽ có thể tìm được công việc thư ký đúng với mong ước bản thân.
Câu hỏi thường gặp
1. Kỹ Năng Nào Là Quan Trọng Nhất Đối Với Một Thư Ký?
Kỹ năng giao tiếp, tổ chức công việc, tin học văn phòng và ngoại ngữ là những kỹ năng quan trọng nhất đối với một thư ký.
2. Trình Độ Học Vấn Nào Cần Thiết Để Trở Thành Một Thư Ký?
Thường yêu cầu tối thiểu là tốt nghiệp trung cấp, tuy nhiên, có trình độ đại học, cao đẳng sẽ có nhiều cơ hội hơn.
3. Tìm Việc Làm Thư Ký Ở Đâu?
Bạn có thể tìm trên các website tuyển dụng việc làm uy tín, chẳng hạn như Jobsgo.vn. Tại đây, có rất nhiều tin tuyển dụng việc làm thư ký từ các công ty lớn, bạn có thể tham khảo và ứng tuyển trực tiếp.
Tìm việc làm ngay!(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)