Cách viết mail từ chối công việc tinh tế và lịch sự nhất

Bạn đã bao giờ rơi vào tình huống nhận được lời đồng ý cho một vị trí ứng tuyển nhưng lại không thể tiếp nhận vì một lý do nào đó. Từ chối công việc là một việc khá tế nhị và bạn cần khéo léo để tránh gây mất lòng nhà tuyển dụng. Cùng JobsGO tìm hiểu cách viết mail từ chối công việc chuyên nghiệp nhất.

Vì sao cần viết mail từ chối nhận việc?

Nhiều người sẽ lựa chọn im lặng khi muốn từ chối một lời đề nghị. Cách làm này rất thiếu lịch sự và tinh tế vì nhà tuyển dụng sẽ mất thời gian chờ đợi bạn đến buổi phỏng vấn. Như vậy, bạn đã để lại ấn tượng không tốt và có thể rơi vào “blacklist” của nhà tuyển dụng. Một email từ chối nhận việc sẽ thể hiện phong cách chuyên nghiệp cùng sự tôn trọng của bạn dành cho công ty. Biết đâu trong tương lai, bạn lại cần liên hệ hay hợp tác với họ vì một mục đích nào đó. Hơn nữa, khả năng bạn ứng tuyển lại vào công ty này ở một thời điểm khác có thể xảy ra. Dù không tiếp nhận vị trí, hãy từ chối công việc khéo léo để giữ mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng. Bên cạnh đó khi tuyển dụng, công ty đã phải mất thời gian, đầu tư tiền bạc để tìm kiếm ứng viên. Việc ứng viên từ chối nhận việc nhìn chung sẽ gây rắc rối cũng như mất tiền của doanh nghiệp. Khi viết một bức thư từ chối sẽ khéo léo bày tỏ sự tôn trọng của bạn đối với công ty cũng như thể hiện thái độ chuyên nghiệp trong công việc. 

👉 Xem thêm: Cách từ chối lời mời làm việc thông minh và khéo léo

Nên gửi mail từ chối nhận việc vào thời điểm nào?

Trong quá trình tìm hiểu về công ty và đặc biệt sau vòng phỏng vấn, hẳn các ứng viên đều đã hiểu được mức độ phù hợp với công việc cũng như doanh nghiệp. Vì thế, việc cân nhắc công việc sẽ không quá khó khăn và không mất quá nhiều thời gian. Bạn nên cố gắng phản hồi với nhà tuyển dụng nhanh nhất có thể. Bạn nên gửi email từ chối nhận việc ngay trong 24h đầu để nhà tuyển dụng kịp thời tìm kiếm ứng viên thay thế. Bạn càng để lâu thì quá trình tuyển dụng của công ty càng bị đình trệ. 

Nội dung mail từ chối nhận việc

Tiêu đề email

Trong tiêu đề của email từ chối nhận việc, bạn chỉ nên viết ngắn gọn họ tên và vị trí ứng tuyển. Bạn là một người mới và nhà tuyển dụng chắc hẳn không nhớ rõ được thông tin của bạn, vậy nên đừng ghi thiếu công việc ứng tuyển. Đặc biệt, tuyệt đối không đưa cụm từ “từ chối nhận việc” lên tiêu đề. Cách viết thiếu tinh tế này có thể làm nhà tuyển dụng mất lòng ngay từ cái nhìn đầu tiên.  Bạn cần chú ý ghi đầy đủ họ tên người đã phỏng vấn và gửi thư mời đến bạn nếu có thể. Sau đó,  bạn giới thiệu ngắn gọn bản thân lại một lần nữa. 

Bạn có thể đặt tiêu đề theo mẫu sau: [Họ tên] – [Vị trí công việc trúng tuyển] 

Ví dụ: Nguyễn Hoàng Minh Châu – Nhân viên kinh doanh

Giới thiệu bản thân

Đầu tiên, bạn vẫn nên giới thiệu lại bản thân một lần nữa ngắn gọn để nhà tuyển dụng nhận ra bạn là ai. Việc này để tránh việc nhà tuyển dụng bị nhầm lẫn giữa bạn và các ứng viên khác.

Lời cảm ơn

Không cần viết quá dài dòng, hoa mỹ, bạn chỉ cần viết những lời cảm ơn chân thành nhất vì nhà tuyển dụng đã trao cơ hội cho bạn. Bạn hãy khẳng định rằng cảm kích đánh giá cao thời gian, công sức từ phía nhà tuyển dụng. Việc này giống như một cách để xoa dịu tâm lý nhà tuyển dụng. 

Ví dụ: Lời đầu tiên, tôi chân thành cảm ơn quý công ty đã ghi nhận năng lực của tôi và gửi lời mời nhận việc đến tôi. 

👉 Xem thêm: Bí quyết giới thiệu bản thân chinh phục nhà tuyển dụng

Lời từ chối nhận việc

Đây là phần quan trọng và bạn cần để tâm nhất trong bức thư. Trước tiên, bạn nhất định phải thẳng thắn thông báo rằng bạn không thể tiếp nhận công việc này. Bạn nên đưa ra một lý do từ chối thông minh và trình bày ngắn gọn. Nếu lý do ấy không tiện chia sẻ, bạn có thể ghi đơn giản là cảm thấy bản thân không phù hợp với công việc. Đặc biệt, ứng viên tránh đề cập đến việc đã nhận một công việc khác.  Thay vào đó, bạn có thể lịch sự bày tỏ sự tiếc nuối là một cách tạo thiện cảm tốt đẹp với nhà tuyển dụng. Ngoài ra, bạn có thể đề xuất một ứng viên khác có năng lực phù hợp với công việc này trong các mối quan hệ của bạn nếu có. Việc này không chỉ cho thấy bạn là người có trách nhiệm mà còn giúp giảm thiểu gián đoạn trong quá trình tuyển dụng của công ty. 

Ví dụ: Sau khi xem xét kỹ càng yêu cầu công việc, tôi nhận thấy công việc chưa phù hợp với mục tiêu định hướng nghề nghiệp của tôi trong thời điểm hiện tại. Vì vậy, tôi không thể tiếp nhận vị trí công việc này.

Lời chào cuối thư

Ở phần này, hãy lặp lại lời cảm ơn cũng như sự trân trọng vì nhận được cơ hội việc làm tuyệt vời này một lần nữa. Bạn cũng nên gửi một lời chúc tốt đẹp đến công ty và bày tỏ hy vọng có thể hợp tác trong tương lai. Hãy để lại thông tin liên hệ nhằm giữ liên lạc với nhà tuyển dụng nhé.

Mẫu mail từ chối nhận việc

Từ các gợi ý phía trên của JobsGO, chắc hẳn bạn đã nắm rõ cách viết email từ chối công việc. Bạn có thể tham khảo thêm mẫu email dưới đây bên cạnh email của bạn. 

👉 Xem thêm: Hướng dẫn viết CV từ A-Z với công cụ CV GO

Lưu ý khi viết mail từ chối công việc

Nội dung thư ngắn gọn, rõ ràng

Các nhà tuyển dụng đều rất bận rộn vậy nên họ không có thời gian cho việc đọc những email có nội dung dài dòng hay vòng vo. Bạn cần thẳng thắn đề cập trực tiếp vào vấn đề chính của email. Lối viết ngắn gọn và hàm xúc luôn được đánh giá cao

Thái độ khiêm tốn

Mối quan hệ giữa bạn và nhà tuyển dụng là một mối quan hệ ngang bằng. Vì vậy, bạn cần thể hiện sự tôn trọng, lịch sự với nhà tuyển dụng bằng một thái độ khiêm tốn, nhã nhặn khi viết email từ chối nhận việc. Điều này giúp loại bỏ những hiểu nhầm không đáng có và giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng. Ngược lại, bạn cũng đừng cảm thấy bản thân có lỗi khi từ chối. Công việc là mối quan hệ “win-win” vì vậy hãy đưa ra sự lựa chọn tốt nhất. 

Thể hiện thiện chí bằng cách giới thiệu ứng viên khác phù hợp

Nếu bạn biết người phù hợp với vị trí ứng tuyển, bạn hoàn toàn có thể tiến cử với nhà tuyển dụng. Việc này không chỉ tạo cơ hội cho các mối quan hệ của bạn mà còn thể hiện bạn là người có trách nhiệm. Từ đó, bạn có thể tạo mối quan hệ tốt với các nhà tuyển dụng. Lưu ý khi giới thiệu nhớ viết rõ về người đó là ai, học vấn như thế nào và điều quan trọng là kinh nghiệm làm việc ra sao. Sau đó liên hệ trước với người đó để họ biết bạn đã giới thiệu họ với nhà tuyển dụng. Tránh trường hợp nhà tuyển dụng gọi điện hoặc gửi email tới người bạn giới thiệu mà họ không hề chuẩn bị trước. 

Sau khi viết mail từ chối công việc thì làm gì?

Nếu bạn chưa có một công việc khác để lựa chọn, hãy bắt tay luôn vào tìm kiếm một cơ hội việc làm tốt hơn. Bạn đã nắm được lý do khiến bạn từ chối công việc, vì vậy hãy chú ý đến điểm bạn muốn có ở công việc mới. Hiện nay, có rất nhiều kênh để bạn có thể nhanh chóng tiếp cận được các thông tin tuyển dụng như qua người quen, qua các trang mạng xã hội hay qua các website tuyển dụng uy tín. JobsGO là một trong những website cung cấp cơ hội việc làm uy tín, chất lượng nhất. Truy cập ngay website tìm việc JobsGO để tạo và đăng tải CV dễ dàng, miễn phí cũng như ứng tuyển các công việc phù hợp ngay bạn nhé. 

Viết mail từ chối công việc tưởng chừng là một việc khó xử nhưng nếu khéo léo, bạn có thể giữ được mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng. Hãy nhớ rằng, mỗi hành động chuyên nghiệp của bạn hôm nay đều giúp ích cho con đường sự nghiệp sau này. 

👉 Xem thêm: Làm thế nào để thỏa thuận mức lương của bạn qua Email?

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)

Chia sẻ bài viết này trên: