Thư Từ Chối Ứng Viên: 5 Mẫu Thư Từ Chối Phổ Biến Cho Nhà Tuyển Dụng

Nếu như thư trúng tuyển là lá thư chúc mừng ứng viên đã được chọn vào giai đoạn tuyển dụng tiếp theo thì ngược lại thư từ chối ứng viên như một lời thông báo rằng họ không phù hợp với vị trí của công ty. Nói “không” với bất kì điều gì cũng thật khó khăn. Hãy tham khảo những cách dưới đây để ít “xát muối vào lòng” ứng viên của bạn nhé!

1. Thư Từ Chối Ứng Viên Là Gì?

Thư từ chối ứng viên là một văn bản chính thức được gửi từ nhà tuyển dụng đến ứng viên, thông báo rằng họ không được chọn cho vị trí đã ứng tuyển. Đây là một phần quan trọng trong quy trình tuyển dụng, thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp của doanh nghiệp đối với những người đã dành thời gian, công sức để ứng tuyển.

Tầm quan trọng của thư từ chối ứng viên vượt xa việc đơn thuần thông báo kết quả. Một bức thư từ chối được viết tốt có thể biến trải nghiệm tiêu cực thành tích cực. Ứng viên, dù không được nhận, vẫn có thể cảm thấy được tôn trọng, đánh giá cao. Điều này có thể khuyến khích họ ứng tuyển lại trong tương lai hoặc giới thiệu công ty cho người khác.

Ngược lại, việc không gửi thư từ chối hay gửi một thư từ chối thiếu chuyên nghiệp có thể gây tổn hại đến danh tiếng của công ty. Trong thời đại mạng xã hội, một trải nghiệm tuyển dụng tiêu cực có thể nhanh chóng lan truyền, ảnh hưởng đến khả năng thu hút nhân tài trong tương lai.

Thư từ chối ứng viên cũng là một công cụ quản lý kỳ vọng. Nó giúp ứng viên hiểu rõ tình trạng ứng tuyển của họ, tránh tình trạng chờ đợi vô ích cũng như hiểu lầm về cơ hội việc làm. Điều này thể hiện sự minh bạch, tôn trọng thời gian của ứng viên.

Cuối cùng, thư từ chối có thể là nguồn thông tin quý giá cho ứng viên. Nếu được viết một cách có cân nhắc, nó có thể cung cấp phản hồi xây dựng, giúp ứng viên hiểu được điểm mạnh và điểm cần cải thiện, từ đó phát triển nghề nghiệp trong tương lai.

2. Tại Sao Cần Viết Thư Từ Chối Ứng Viên?

Trong quy trình tuyển dụng tiêu chuẩn, bên cạnh việc thông báo ứng viên trúng tuyển, gửi thư từ chối cũng là nghiệp vụ quan trọng với các HR. Bởi dù có năng lực, kinh nghiệm ra sao, mọi ứng viên đều có quyền được thông báo, phản hồi kết quả khi đã dành thời gian cho buổi phỏng vấn. Trên thực tế, không một ứng viên nào mong muốn đi phỏng vấn, nhận sự im lặng của nhà tuyển dụng sau khi ra về.

Không những vậy, gửi thư từ chối ứng viên là cách thể hiện sự trân trọng đơn giản nhưng tạo ấn tượng tốt về doanh nghiệp cũng như chuyên viên tuyển dụng. Từ đó, họ có thể phản hồi tích cực, chia sẻ thông tin giúp công ty bạn tìm kiếm ứng viên phù hợp hơn.

Viết thư từ chối tạo điều kiện cho ứng viên học hỏi, nắm bắt được những điểm thiếu sót để tìm kiếm những cơ hội phát triển tốt hơn trong tương lai.

Với những nhà tuyển dụng tâm huyết, chia sẻ chân thật, đưa ra kinh nghiệm quý báu, ứng viên còn học được kỹ năng, thái độ sống, tác phong chuyên nghiệp cho chặng đường tìm kiếm công việc phù hợp hơn trong tương lai.

Hơn hết, soạn thư từ chối gửi ứng viên là cách doanh nghiệp tạo cơ hội mới, tiếp thêm động lực giúp họ chủ động tìm kiếm công việc mới, không phải nuối tiếc, băn khoăn vì chưa biết kết quả phỏng vấn.

>> Tham khảo thêm: Mẫu thư mời phỏng vấn qua email

3. Thư Từ Chối Ứng Viên Gồm Những Gì?

Khi viết thư từ chối ứng viên, nội dung cần được truyền tải một cách ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn đầy đủ các yếu tố chính để giữ sự tôn trọng với ứng viên. Một bức thư từ chối chuyên nghiệp thường gồm các phần chính sau đây:

• Lời chào mở đầu cá nhân hóa: Bắt đầu thư bằng cách gọi tên ứng viên một cách chính xác.
• Lời cảm ơn chân thành: Bày tỏ lòng biết ơn đối với thời gian, công sức mà ứng viên đã bỏ ra trong quá trình ứng tuyển.
• Phản hồi tích cực về ứng viên: Đề cập đến một, hai điểm mạnh cụ thể của ứng viên mà bạn đã nhận thấy trong quá trình tuyển dụng.
• Thông báo kết quả một cách trực tiếp nhưng tế nhị: Nêu rõ quyết định không tiếp tục với ứng viên một cách thẳng thắn nhưng nhẹ nhàng.
• Lý do từ chối (nếu thích hợp): Cung cấp một lý do ngắn gọn cho quyết định, nếu có thể.
• Khuyến khích ứng tuyển trong tương lai (nếu phù hợp): Nếu ứng viên có tiềm năng, hãy mời họ theo dõi, ứng tuyển cho các vị trí khác trong tương lai.
• Lời chúc tốt đẹp: Kết thúc thư bằng những lời chúc chân thành cho sự nghiệp, tương lai của ứng viên.
• Chữ ký, thông tin liên hệ của người gửi: Kết thúc thư bằng chữ ký cá nhân, tên, chức danh của người gửi, cùng với thông tin liên hệ nếu cần.

4. Các Bước Để Viết Một Bức Thư Từ Chối Ứng Viên Ít “Đau Thương”

Viết một bức thư từ chối ứng viên vừa chuyên nghiệp vừa tế nhị là một kỹ năng quan trọng trong quản lý nhân sự. Dưới đây là các bước chi tiết để tạo ra một bức thư từ chối hiệu quả, kèm theo ví dụ cụ thể cho từng phần:

4.1 Thông Tin Cá Nhân Của Ứng Viên

Trong lời chào đầu thư, hãy nhắc lại tên của ứng viên, vị trí mà họ ứng tuyển. Điều này ngoài việc thể hiện sự chuyên nghiệp trong quá trình làm việc còn thể hiện rằng bên tuyển dụng đã dành thời gian để quan sát , đánh giá kỹ càng, đưa ra quyết định đúng đắn.

Ví dụ:

Kính gửi bạn Nguyễn Văn A, Chức danh: Chuyên viên Marketing Vị trí ứng tuyển: Trưởng phòng Marketing

4.2 Cảm Ơn

Một câu cảm ơn trong trường hợp này là một yếu tố rất quan trọng. Tuy không có duyên trong đợt tuyển dụng này, nhưng dù sao đi chăng nữa, ứng viên cũng đã dành thời gian tìm hiểu, lựa chọn công ty của bạn. Không chỉ là phép lịch sự, lời cảm ơn còn thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với cố gắng của các ứng viên. Điều này cũng thể hiện sự chuyên nghiệp trong quá trình tuyển dụng của công ty. Thêm vào đó, ứng viên sẽ có một cái nhìn thiện cảm mặc dù bị từ chối.

Ví dụ:

Chúng tôi chân thành cảm ơn bạn đã dành thời gian và công sức để tham gia quá trình tuyển dụng vị trí Trưởng phòng Marketing tại công ty ABC. Chúng tôi đánh giá cao sự quan tâm của bạn đối với cơ hội này, nỗ lực bạn đã bỏ ra trong suốt quá trình phỏng vấn.

4.3 Dành Cho Ứng Viên Những Lời Khen Ngợi

Lời khen ngợi trong trường hợp này tưởng không cần mà cần không tưởng. Ai cũng đều chuẩn bị rất kỹ những điểm mạnh của bản thân khi tham gia ứng tuyển, vì vậy hãy công nhận, dành lời khen cho những kỹ năng, những trải nghiệm của họ. Bạn có thể giúp ứng viên xác định rõ được những giá trị bản thân đang có hay tìm được một vị trí phù hợp hơn để ứng tuyển.

Ví dụ:

Chúng tôi đặc biệt ấn tượng với kinh nghiệm của bạn trong việc phát triển chiến lược content marketing, khả năng lãnh đạo đội ngũ sáng tạo. Bài thuyết trình của bạn về kế hoạch marketing cho sản phẩm mới rất sáng tạo, chi tiết.

4.4 Phản Hồi

Bạn sẽ cho ứng viên biết kết quả “trúng hay rớt” ở phần này. Thay vì nói “bạn bị loại ở vòng này” nhà tuyển dụng nên sử dụng một cách nhẹ nhàng hơn “chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng chúng tôi đã tìm được ứng viên phù hợp cho công việc này“. Bạn hãy giải thích đơn giản, ngắn gọn, cụ thể, hợp lý tại sao ứng viên phải dừng chân ở vòng này.

Lý do không nên mang tính chê bai năng lực, kỹ năng hay chuyên môn. Hãy đưa ra những ý kiến theo chiều hướng đóng góp, xây dựng mang lại cái nhìn tích cực của việc “từ chối”. Điều đó giúp ứng viên có thêm định hướng để phát triển, hoàn thiện bản thân, phần nào giảm bớt nỗi buồn.

Ví dụ:

Sau quá trình cân nhắc kỹ lưỡng, chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng hồ sơ của bạn hiện chưa phù hợp cho vị trí này. Quyết định này không hề dễ dàng, đặc biệt là khi chúng tôi đã có cơ hội tìm hiểu về kinh nghiệm, kỹ năng ấn tượng của bạn. Hãy hiểu rằng quyết định này không phản ánh năng lực chuyên môn của bạn, mà chủ yếu dựa trên sự phù hợp với yêu cầu đặc thù của dự án sắp tới và văn hóa đội ngũ hiện tại của chúng tôi.

4.5 Mời Ứng Tuyển Lại

Song hành cùng việc từ chối bạn có thể tạo một cái kết mở cho “bộ phim tuyển dụng” này. Nếu cảm thấy ứng viên phù hợp với một trống khác của công ty, bạn có thể đề cập đến vấn đề này để ứng viên tìm hiểu, xem xét. Hiện tại ứng viên không phù hợp với vị trí trống nhưng trong tương lai biết đâu công ty lại có vị trí phù hợp.

Trong trường hợp ứng viên phù hợp với văn phong của công ty, nhà tuyển dụng có thể hẹn ứng viên trong lần tuyển dụng sau. Hãy nói với ứng viên rằng phòng nhân sự sẽ lưu lại hồ sơ và “nếu trong tương lai có công việc phù hợp, hy vọng bạn không phiền khi công ty liên lạc lại”. Cách này vừa mở ra một cách cửa mới cho ứng viên, vừa có nguồn nhân lực dự phòng cho nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, nếu ứng viên không phù hợp, ban tuyển dụng có thể bỏ qua phần này.

Ví dụ:

Chúng tôi luôn đánh giá cao những ứng viên tài năng như bạn, rất mong có cơ hội làm việc cùng anh trong tương lai. Nếu bạn không phiền, chúng tôi muốn giữ thông tin liên lạc của bạn và sẽ chủ động liên hệ khi có vị trí phù hợp hơn. Hãy theo dõi trang tuyển dụng của công ty để cập nhật những thông tin mới nhất. Với kinh nghiệm phong phú trong lĩnh vực digital marketing, chúng tôi tin rằng sẽ có những vị trí phù hợp hơn với bạn trong thời gian tới.

4.6 Gửi Lời Chúc

Một mở đầu tốt luôn cần đi kèm một lời chào đẹp phải không nào? Cuối cùng, sau khi đưa ra cuối định từ chối, đóng góp cho ứng viên một vài ý kiến tích cực, hãy gửi tới ứng viên một lời chúc trong con đường sự nghiệp sắp tới.

Ví dụ:

Chúng tôi chân thành cảm ơn bạn đã quan tâm đến cơ hội làm việc tại công ty ABC. ABC tin rằng với năng lực và kinh nghiệm của mình, bạn sẽ sớm tìm được một vị trí phù hợp. Chúc bạn may mắn, thành công trên con đường sự nghiệp. Trân trọng, [Tên người ký] [Chức danh]

5. 4 Nguyên Tắc Cần Nắm Khi Gửi Thư Từ Chối

Thư từ chối ứng viên có nhiều form, mẫu sẵn giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm nhiều thời gian trong việc gửi thư từ chối ứng viên. Tuy nhiên, việc áp dụng máy móc các mẫu thư từ chối có thể khiến ứng viên chạnh lòng, mất động lực tìm kiếm công việc. Vì vậy, ở trong cương vị chuyên viên tuyển dụng, bạn có thể viết thư từ chối ứng viên khéo léo, cảm xúc, để lại ấn tượng dựa trên 4 nguyên tắc sau:

5.1 Không Từ Chối Ứng Viên Ngay Sau Buổi Phỏng Vấn

Việc gửi thư từ chối ngay sau buổi phỏng vấn có thể nhân gấp đôi “sát thương” khiến ứng viên rơi vào trạng thái buồn chán, thất vọng về bản thân. Bởi trong trường hợp này, họ cảm thấy bản thân không có năng lực cũng như không có ưu điểm nào để doanh nghiệp cân nhắc suy xét. Vì vậy, dù ứng viên không thực sự phù hợp, hãy dành ra khoảng 1 – 2 ngày rồi mới gửi thư từ chối. Trong thư, bạn nên đưa ra một vài lý do công ty không lựa chọn ứng viên để họ không suy nghĩ, chìm sâu vào các suy nghĩ tiêu cực.

5.2 Thể Hiện Thái Độ Lịch Sự, Nhã Nhặn

Không có cơ hội hợp tác cùng nhau không có nghĩa bạn dành những lời lẽ nặng nề, không có chừng mực cho ứng viên. Bởi phải thực sự trân trọng vị trí ứng tuyển, họ mới dành thời gian tham gia buổi phỏng vấn. Theo đó, luôn thể hiện thái độ lịch sự, nhã nhặn trong thư từ chối ứng viên là cách nhà tuyển dụng có tâm, có tầm lựa chọn.

5.3 Tuyệt Đối Không Giữ Im Lặng

Sự im lặng từ nhà tuyển dụng sau các buổi phỏng vấn là điều đáng sợ nhất với mọi ứng viên. Việc nhà tuyển dụng không phản hồi kết quả vô tình đẩy họ vào tình thế “tiến thoái lưỡng nan” đợi chờ thì lo lắng trong khi tìm việc mới lại nuối tiếc. Doanh nghiệp cần ứng viên phù hợp để phát triển, ứng viên cũng cần phản hồi để tìm kiếm cơ hội mới. Vì vậy, đừng vì lợi ích doanh nghiệp mà bỏ qua quyền lợi của ứng viên.

Một bức thư từ chối không mất nhiều thời gian của bạn nhưng lại mở ra hướng đi mới cho người khác. Trường hợp không có thời gian phản hồi do số lượng ứng tuyển quá lớn, hãy nêu rõ thông tin chỉ phản hồi khi trúng tuyển để ứng viên chuẩn bị tinh thần.

5.4 Không Từ Chối Ứng Viên Qua Điện Thoại

Dù chuẩn bị kỹ đến đâu nhưng khi gọi điện trực tiếp, nhà tuyển dụng có thể bị chi phối, ảnh hưởng bởi cảm xúc của ứng viên. Khi đó, ít người có thể giữ được bình tĩnh, trình bày đủ thông tin cần thiết. Vì vậy, viết thư từ chối vẫn là cách làm tốt hơn khi bạn có thời gian để chuẩn bị nội dung, trau chuốt câu từ, truyền tải đến ứng viên một cách nhẹ nhàng, thân thiện nhất.

>> Tham khảo thêm: Mẫu thư mời làm việc thu hút ứng viên

6. 5 Mẫu Thư Từ Chối Ứng Viên Ai Nhận Cũng Hài Lòng

Nắm được các yếu tố quan trọng tạo nên thư từ chối ứng viên, bạn có thể bắt tay ngay vào thực hiện với những mẫu của riêng mình. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo 5 mẫu email từ chối ứng viên mà JobsGO chuẩn bị trong từng trường hợp cụ thể dưới đây trước khi bắt đầu.

6.1 Trường Hợp Các Ứng Viên Không Được Chọn Để Phỏng Vấn

Thông thường, rất ít doanh nghiệp từ chối ứng viên có CV không phù hợp để phỏng vấn. Bởi họ cho rằng việc viết thư từ chối trong trường hợp này là không cần thiết. Tuy vậy, đây là việc làm không mất nhiều thời gian, thể hiện được pháp lịch sự, giúp ứng viên chủ động tìm kiếm cơ hội mới.

THƯ CẢM ƠN Thân gửi: … (tên ứng viên), Chúng tôi thuộc bộ phận nhân sự thuộc công ty… đã nhận được hồ sơ ứng tuyển của bạn. Trước hết, chúng tôi chân thành cảm ơn bạn vì sự quan tâm của bạn đối với vị trí… của công ty chúng tôi. Chúng tôi đánh giá cao những kiến thức, kinh nghiệm bạn đã tích lũy được trong các vị trí công việc trước đây. Tuy nhiên, sau khi xem xét các hồ sơ, chúng tôi nhận thấy bạn chưa thực sự phù hợp để tiếp tục với vòng phỏng vấn tiếp theo.. Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc sau đó, hy vọng sẽ có cơ hội được hợp tác với bạn trong tương lai. Trân trọng, Ký tên (Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng)

6.2 Trường Hợp Ứng Viên Đã Vượt Qua Ít Nhất Một Vòng Phỏng Vấn

Quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp bao gồm nhiều bước như chọn lọc CV, xem xét hồ sơ, phỏng vấn lần 1, thực hiện bài test vòng 1, phỏng vấn vòng 2,… Trường hợp ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng trong quy trình tuyển dụng, doanh nghiệp nên gửi thư từ chối để động viên những nỗ lực họ đã bỏ ra.

THƯ CẢM ƠN THAM GIA PHỎNG VẤN Thân gửi/ Mến gửi: … (tên ứng viên), Chúng tôi cảm ơn và ghi nhận những nỗ lực, cố gắng của bạn giúp buổi phỏng vấn thành công tốt đẹp. Sự nhiệt huyết, đam mê, quyết tâm là những gì đội ngũ công ty nhận thấy, đánh giá cao ở bạn. Nhưng trong toàn bộ quá trình tuyển chọn, chúng tôi nhận thấy tiềm năng, sự phù hợp của các ứng viên khác. Vì vậy, rất tiếc vì bạn và … (tên công ty) không có cơ hội hợp tác với vị trí… Chúng tôi sẽ giữ lại hồ sơ của bạn để có thể tiếp tục liên hệ lại với bạn nếu công ty có nhu cầu tuyển dụng mới, phù hợp trong thời gian tới. Chân thành cảm ơn và chúc bạn luôn gặp nhiều may mắn, thành công trong tương lai. Trân trọng, Ký tên (Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng)

6.3 Trường Hợp Ứng Viên Có Khả Năng Được Chọn Nhưng Không Nằm Trong Danh Sách Trúng Tuyển

Đây là trường hợp đặc biệt gây nhiều tiếc nuối cho nhà tuyển dụng. Bởi có quá nhiều ứng viên tiềm năng tham gia ứng tuyển cho cùng một vị trí. Vì vậy, doanh nghiệp buộc phải loại đi những ứng viên có khả năng. Với tính chất đặc biệt, thư từ chối ứng viên này cần được trình bày tâm huyết kèm theo mong muốn kết nối, liên hệ khi có vị trí công việc phù hợp trong tương lai.

THƯ CẢM ƠN ỨNG VIÊN … … (tên ứng viên) thân mến! Trước tiên, chúng tôi xin cảm ơn bạn vì đã đồng hành cùng Công ty trong suốt quy trình tuyển dụng, hàng loạt vòng phỏng vấn phía sau. Chúng tôi trân trọng và thực sự đánh giá cao những thành tích, kinh nghiệm bạn đạt được ở độ tuổi tương đối trẻ. Bạn cũng là một trong những ứng viên được chúng tôi kỳ vọng, mong muốn hợp tác, đồng hành trong những dự án mới trong tương lai. Đây là điều không dễ dàng nhưng sau khi cân nhắc, thảo luận kỹ càng, chúng tôi buộc phải đưa ra quyết định “Hẹn gặp lại bạn trong tương lai gần”. Đừng quá lo lắng bởi khi cánh cửa này đóng lại, sẽ có những cánh cửa, hy vọng mới mở ra. Chúng tôi tin với khả năng, kiến thức, kinh nghiệm của bạn, tất cả mọi thứ mới chỉ là khởi đầu cho hành trình hứa hẹn phía trước. Một lần nữa xin cám ơn những ý kiến của bạn đối với doanh nghiệp chúng tôi. Và hãy giữ liên hệ với chúng tôi vì trong tương lai, chúng tôi vẫn còn có nhu cầu tuyển dụng trở lại. Nếu có vấn đề gì thắc mắc bạn liên hệ với chúng tôi qua số… Chúc bạn vững bước trên con đường mình đã chọn! Trân trọng, Ký tên (Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng)

6.4 Trường Hợp Ứng Viên Không Đáp Ứng Yêu Cầu Kinh Nghiệm

Đối mặt với ứng viên thiếu kinh nghiệm là tình huống thường gặp trong tuyển dụng. Mẫu thư từ chối này giúp bạn truyền đạt quyết định một cách tế nhị, đồng thời khích lệ ứng viên tiếp tục phát triển. Bằng cách nhấn mạnh tiềm năng, khuyến khích họ ứng tuyển lại trong tương lai, bạn không chỉ giữ được mối quan hệ tốt mà còn mở ra cơ hội cho sự hợp tác sau này.

THƯ CẢM ƠN ỨNG VIÊN… Kính gửi [Tên ứng viên], Cảm ơn bạn đã quan tâm và nộp đơn ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Chúng tôi đánh giá cao thời gian, công sức bạn đã bỏ ra trong quá trình ứng tuyển. Sau khi xem xét kỹ lưỡng hồ sơ của bạn, chúng tôi nhận thấy rằng kinh nghiệm hiện tại của bạn chưa hoàn toàn phù hợp với yêu cầu của vị trí này. Vị trí này đòi hỏi ít nhất [X] năm kinh nghiệm trong [lĩnh vực cụ thể], trong khi hồ sơ của bạn cho thấy [Y] năm kinh nghiệm. Tuy nhiên, chúng tôi rất ấn tượng với [điểm mạnh cụ thể] của bạn và tin rằng bạn có tiềm năng phát triển trong lĩnh vực này. Chúng tôi khuyến khích bạn tiếp tục tích lũy kinh nghiệm, theo dõi các cơ hội tuyển dụng khác tại công ty chúng tôi trong tương lai. Một lần nữa, cảm ơn bạn đã quan tâm đến [Tên công ty]. Chúc bạn may mắn trong sự nghiệp, hy vọng sẽ có cơ hội hợp tác với bạn trong tương lai. Trân trọng, [Tên người ký] [Chức danh]

6.5 Trường Hợp Công Ty Tạm Dừng Tuyển Dụng

Khi kế hoạch tuyển dụng thay đổi đột ngột, việc thông báo cho ứng viên một cách chuyên nghiệp là cực kỳ quan trọng. Mẫu thư này giúp bạn giải thích tình huống một cách minh bạch, đồng thời bảo vệ danh tiếng của công ty. Bằng cách thể hiện sự trân trọng đối với thời gian, nỗ lực của ứng viên, đồng thời giữ cửa mở cho tương lai, bạn có thể biến một tình huống tiêu cực thành cơ hội xây dựng mối quan hệ lâu dài.

THƯ CẢM ƠN ỨNG VIÊN… Kính gửi [Tên ứng viên], Trước tiên, chúng tôi chân thành cảm ơn bạn đã dành thời gian và công sức để ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Chúng tôi đánh giá cao sự quan tâm, nhiệt huyết của bạn đối với cơ hội này. Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng do những thay đổi không lường trước trong chiến lược kinh doanh, công ty đã quyết định tạm dừng quá trình tuyển dụng cho vị trí này. Quyết định này không liên quan đến chất lượng của hồ sơ ứng tuyển hay năng lực của bạn. Chúng tôi rất ấn tượng với [điểm mạnh cụ thể] của bạn và muốn giữ hồ sơ của bạn trong cơ sở dữ liệu của chúng tôi. Nếu bạn đồng ý, chúng tôi sẽ liên hệ với bạn khi có vị trí phù hợp trong tương lai. Một lần nữa, chúng tôi xin lỗi vì sự bất tiện này, cảm ơn bạn đã dành thời gian quan tâm đến [Tên công ty]. Chúc bạn may mắn trong sự nghiệp, hy vọng sẽ có cơ hội hợp tác với bạn trong tương lai. Trân trọng, [Tên người ký] [Chức danh]

JobsGO hy vọng các thông tin chia sẻ về thư từ chối ứng viên trong bài viết có thể hữu ích với bạn. Là nhà tuyển dụng chuyên nghiệp, bạn hãy lưu ý đến vấn đề này để vừa xây dựng hình ảnh đẹp cho doanh nghiệp, vừa thực hiện đúng nghiệp vụ HR cũng như mở ra những cơ hội mới cho ứng viên.

Câu hỏi thường gặp

1. Khi Nào Nên Gửi Thư Từ Chối Ứng Viên?

Nên gửi thư từ chối càng sớm càng tốt sau khi quyết định được đưa ra, thường trong vòng 1-2 ngày làm việc.

2. Có Nên Cung Cấp Lý Do Cụ Thể Khi Từ Chối Ứng Viên Không?

Nên cung cấp lý do chung nhưng tránh đi vào chi tiết có thể gây tranh cãi, tổn thương.

3. Cách Từ Chối Ứng Viên Mà Vẫn Giữ Được Mối Quan Hệ Tốt?

Hãy chân thành, tôn trọng, cung cấp phản hồi tích cực về điểm mạnh của ứng viên.

4. Có Cần Thiết Phải Gọi Điện Thông Báo Từ Chối Không?

Thông thường, email là đủ. Tuy nhiên, đối với ứng viên đã trải qua nhiều vòng phỏng vấn, một cuộc gọi có thể thể hiện sự tôn trọng hơn.

5. Nên Làm Gì Nếu Ứng Viên Yêu Cầu Phản Hồi Chi Tiết Hơn?

Cân nhắc cung cấp phản hồi xây dựng nếu có thể, nhưng tránh đưa ra những bình luận có thể gây tranh cãi về pháp lý.

6. Có Nên Sử Dụng Mẫu Thư Từ Chối Sẵn Có Không?

Mẫu thư mang lại sự tiện lợi khi sử dụng, nhưng nên cá nhân hóa cho từng ứng viên để thể hiện sự tôn trọng.

7. Có Nên Đề Cập Đến Ứng Viên Được Chọn Trong Thư Từ Chối Không?

Thông thường không nên, vì điều này có thể gây ra so sánh không cần thiết, cảm giác tiêu cực.

Tìm việc làm ngay!

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)

Chia sẻ bài viết này trên: