Biên bản cuộc họp là một trong những tài liệu rất quan trọng đối với các công ty, đơn vị, tổ chức hiện nay. Vậy bạn đã hiểu biên bản cuộc họp là gì chưa? Vai trò cũng như yêu cầu đặt ra đối với biên bản này như thế nào? Nếu còn băn khoăn về những câu hỏi này, đừng bỏ qua bài viết dưới đây bạn nhé.
Mục lục
- 1. Biên bản cuộc họp là gì?
- 2. Vai trò của biên bản cuộc họp
- 3. Yêu cầu khi viết biên bản cuộc họp
- 4. 6 mẫu biên bản cuộc họp & link download miễn phí
- 4.1 Mẫu biên bản cuộc họp 1 – Mẫu biên bản cuộc họp công ty
- 4.2 Mẫu biên bản cuộc họp 2 – Mẫu biên bản cuộc họp giao ban
- 4.3 Mẫu biên bản cuộc họp 3 – Mẫu biên bản cuộc họp công đoàn
- 4.4 Mẫu biên bản cuộc họp 4 – Mẫu biên bản cuộc họp chi bộ
- 4.5 Mẫu biên bản cuộc họp mới nhất 5 – Mẫu biên bản cuộc họp giữa 2 công ty
- 4.6 Mẫu biên bản cuộc họp 6 – Mẫu biên bản cuộc họp Hội đồng
1. Biên bản cuộc họp là gì?
Biên bản cuộc họp là một loại văn dùng để ghi lại các nội dung diễn ra trong một cuộc họp tại công ty, đơn vị, tổ chức,… Nó gồm rất nhiều thông tin liên quan đến dự án, kế hoạch doanh nghiệp, ý kiến, tranh luận của những người tham gia, bầu cử, đề cử cá nhân,…
Trong mỗi cuộc họp, thư ký sẽ là người có trách nhiệm lập biên bản, điểm danh các thành viên tham gia, vắng mặt cũng như ghi lại thông tin quan trọng diễn ra.
2. Vai trò của biên bản cuộc họp
Như đã đề cập ở trên, biên bản cuộc họp đóng vai trò rất quan trọng đối với các công ty, tổ chức, đơn vị. Nó ghi chép lại những sự việc đã hoặc đang xảy ra trong các cuộc họp. Đây có thể xem là tài liệu lịch sử, dù không có hiệu lực về pháp lý nhưng vẫn trở thành căn cứ để chứng minh cho các sự kiện đã diễn ra.
Nội dung trong cuộc họp có thể là yêu cầu chỉ đạo từ cấp trên, các ý kiến đóng góp, xây dựng dự án, kế hoạch từ nhân viên, cổ đông, kết quả đề cử, khen thưởng,… Thông qua việc ghi chép lại những thông tin này, đội ngũ quản lý của công ty có thể đưa ra điều chỉnh, sắp xếp công việc phù hợp, giải quyết được các vấn đề tồn đọng một cách hiệu quả hơn.
Bên cạnh đó, biên bản cuộc họp cũng như một lời nhắc nhở các cá nhân, tổ chức đã ký xác nhận trong biên bản cần phải thực hiện đúng những gì đã cam kết.
3. Yêu cầu khi viết biên bản cuộc họp
Sự thành công hay thất bại của cuộc họp còn phụ thuộc 1 phần vào việc ghi chép biên bản và chuyển tới các cá nhân, tổ chức có liên quan. Do đó, các thư ký khi viết biên bản này sẽ cần lưu ý một số yêu cầu sau:
3.1 Luôn chuẩn bị sẵn mẫu biên bản
Thực tế, không phải ai cũng có khả năng nắm bắt, ghi nhớ thông tin nhanh chóng, chính xác. Chính vì vậy, việc chuẩn bị sẵn mẫu biên bản là điều cần thiết, giúp quá trình ghi chép, cập nhật thông tin hiệu quả.
Dù bạn đang tham gia cuộc họp như thế nào thì biên bản cũng cần đảm bảo một số nội dung cơ bản như sau:
- Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp.
- Các thành phần tham gia.
- Nội dung của cuộc họp.
- Kết luận của cuộc họp.
3.2 Ghi chép nhanh chóng & đầy đủ
Mọi người trong cuộc họp sẽ không nói chậm, ngắt nghỉ để chờ đợi thư ký ghi chép. Điều đó đồng nghĩa với việc bạn sẽ luôn phải “tai nghe tay viết”. Với vai trò là người ghi biên bản cuộc họp, bạn cần phải có tốc độ viết nhanh nhưng vẫn phải đảm bảo đầy đủ, chính xác thông tin đã được mọi người đề cập.
Bạn nên chuẩn bị bút, sổ ghi chép hay máy tính để có thể lưu lại thông tin trong trường hợp không được dùng máy ghi âm.
3.3 Nội dung biên bản cần đúng trọng tâm
Ngoài việc ghi chép nhanh, đầy đủ thì bạn còn cần đảm bảo các nội dung đi đúng trọng tâm của cuộc họp. Điều này giúp cho những người không tham gia vẫn hiểu được vấn đề và thực hiện đúng theo yêu cầu.
Đặc biệt, bạn cần tránh trình bày dài dòng, lan man, những gì không cần thiết, bạn hãy loại bỏ ra khỏi biên bản cuộc họp.
3.4 Thông tin luôn phải chính xác
Vì là một bản mô tả lại các sự việc, thông tin trao đổi trong cuộc họp nên để đảm bảo tính khách quan, độ trung thực, bạn tuyệt đối không được thêm bớt hay bình luận vào các ý kiến.
Bên cạnh đó, để độ tin cậy được cao, khi kết thúc cuộc họp, bạn cần đọc lại để mọi người cùng nghe, sửa chữa (nếu có). Những người có thẩm quyền trong cuộc họp như là chủ tịch, giám đốc,… và người lập biên bản sẽ cần ký để xác nhận vào biên bản.
4. 6 mẫu biên bản cuộc họp & link download miễn phí
Hiện nay, có rất nhiều mẫu biên bản cuộc họp được sử dụng trong các đơn vị, tổ chức. Dưới đây là 6 mẫu phổ biến nhất, các bạn có thể tải về và tham khảo nhé!
4.1 Mẫu biên bản cuộc họp 1 – Mẫu biên bản cuộc họp công ty
4.2 Mẫu biên bản cuộc họp 2 – Mẫu biên bản cuộc họp giao ban
4.3 Mẫu biên bản cuộc họp 3 – Mẫu biên bản cuộc họp công đoàn
4.4 Mẫu biên bản cuộc họp 4 – Mẫu biên bản cuộc họp chi bộ
4.5 Mẫu biên bản cuộc họp mới nhất 5 – Mẫu biên bản cuộc họp giữa 2 công ty
4.6 Mẫu biên bản cuộc họp 6 – Mẫu biên bản cuộc họp Hội đồng
Trên đây là tổng hợp của JobsGO về các mẫu biên bản cuộc họp mới nhất được sử dụng phổ biến hiện nay. Hãy click tải ngay về và áp dụng cho đơn vị, tổ chức của mình bạn nhé.
Tìm việc làm ngay!(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)