Xây dựng kế hoạch là một trong những bước đệm vô cùng quan trọng giúp chúng ta có thể phát triển và thành công. Vậy bạn đã biết cách để xây dựng kế hoạch thật tốt cho công việc, sự nghiệp của mình chưa? Nếu còn khó khăn trong vấn đề này thì hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây của JobsGO nhé.
Mục lục
1. Hiểu về xây dựng kế hoạch là gì?
“Kế hoạch” là từ được nhắc đến rất nhiều trong học tập, công việc, trong phát triển sự nghiệp của mỗi người. Vậy bạn đã biết xây dựng kế hoạch là gì chưa?
Hiểu một cách đơn giản nhất thì xây dựng kế hoạch chính là việc chúng ta đặt ra cho mình một mục tiêu cụ thể, xác định. Trong kế hoạch đó, toàn bộ những việc cần thực hiện sẽ được liệt kê ra theo trình tự thời gian, mức độ quan trọng kèm theo định hướng hoàn thành mục tiêu.
Vậy cụ thể vai trò của việc lập kế hoạch đối với mỗi người là gì? Đừng rời mắt khỏi bài viết, hãy cùng tiếp tục theo dõi phần 2 để giải đáp thắc mắc này nhé.
2. Vai trò của việc xây dựng kế hoạch
Xây dựng kế hoạch là điều cần thiết và mang đến rất nhiều lợi ích, ý nghĩa cho công việc, cuộc sống của mỗi người. Cụ thể, khi xây dựng được kế hoạch, chúng ta có thể:
2.1. Xác định mục tiêu, phương hướng
Khi bạn đã có được cho mình một danh sách liệt kê các công việc cụ thể cần phải làm thì nó sẽ giúp hướng đến mục tiêu nhất định. Và khi có mục tiêu thì việc đi đến đích sẽ đơn giản hơn so với việc bạn tự bơi mà không có phương hướng. Bạn sẽ cần biết mình đang đứng ở đâu, cần phải làm gì, bằng những phương thức nào để đạt được thành công mình đang mong muốn.
2.2. Gắn mục tiêu với thời gian nhất định
Mỗi người sẽ có mục tiêu nhất định, có thể là 1 hay nhiều mục tiêu phụ thuộc vào khát vọng, ý chí của họ. Tuy nhiên, bạn sẽ không thể thực hiện cùng 1 lúc hết các mục tiêu đó.
Ví dụ, bạn là sinh viên, mục tiêu trước mắt là tốt nghiệp với tấm bằng xuất sắc, mục tiêu dài hạn trong sự nghiệp là trở thành một giám đốc Marketing. Như vậy, bạn không thể cùng 1 lúc làm 2 cả điều này mà sẽ cần thực hiện dần dần, học tập trước và sau này ra trường, phấn đấu để thăng tiến lên vị trí mong muốn.
Chính vì vậy, việc xây dựng cho mình một kế hoạch cụ thể sẽ giúp các bạn biết phân bổ thời gian thực hiện các mục tiêu đặt ra. Nếu không có kế hoạch, rất có thể mọi thứ sẽ bị chồng chéo lên nhau. Bạn có thể sẽ vội vàng hơn và không mang lại được hiệu quả tốt cho quá trình học tập, làm việc.
2.3. Xây dựng kế hoạch giúp hình thành các tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả thực hiện
Khi bạn làm bất kỳ điều gì, sau cùng chắc chắn sẽ cần đánh giá xem hiệu quả đến đâu. Và khi xây dựng nên kế hoạch rõ ràng, bạn sẽ có cơ sở để kiểm tra về tiến độ, kết quả xem đã đảm bảo như mong muốn, mục tiêu đề ra hay không? Từ đó có thể đưa ra phương pháp điều chỉnh quá trình học tập, làm việc cho hiệu quả.
Nếu như cứ làm mà không có kế hoạch, bạn sẽ không thể định hướng được tương lai cần làm gì, không biết như thế nào là tốt. Điều này sẽ khiến bạn mãi dậm chân tại chỗ, không thể đạt được thành tích hay vị trí cao trong sự nghiệp.
Như vậy, việc xây dựng kế hoạch là vô cùng quan trọng đối với mỗi chúng ta. Để bắt đầu một công việc nào đó, các bạn hãy hướng đến một mục tiêu, đích đến cụ thể, rõ ràng. Lập ra kế hoạch sẽ giúp dẫn dắt, đưa bạn đến với sự thành công một cách nhanh chóng.
👉 Xem thêm: Mục tiêu dài hạn là gì? Đặt mục tiêu dài hạn hiệu quả
3. Nắm bắt cách xây dựng kế hoạch trong trường hợp cụ thể
Đối với việc xây dựng kế hoạch, tùy vào từng trường hợp, giai đoạn nhất định mà có sự khác nhau. Kế hoạch cho nghề nghiệp trong tương lai sẽ khác với công việc hàng ngày. Trong bài viết hôm nay, JobsGO sẽ chia sẻ đến bạn đọc cách để xây dựng kế hoạch cho 2 trường hợp phổ biến nhất, hãy cùng theo dõi nhé.
3.1. Xây dựng kế hoạch nghề nghiệp như thế nào?
Nghề nghiệp tốt, có cơ hội phát triển cao chắc chắn là điều mà bất kỳ ai cũng mong muốn. Tuy nhiên, chưa phải ai cũng biết cách để xây dựng kế hoạch, đặt mục tiêu cho sự nghiệp của mình.
Dưới đây là 5 bước xây dựng kế hoạch nghề nghiệp hiệu quả, mời các bạn tham khảo!
3.1.1. Lựa chọn nghề nghiệp phù hợp
Đây là bước quan trọng để bạn có thể nhìn nhận cũng như đưa ra những đánh giá bản thân mình. Dựa vào kết quả đó, bạn sẽ đưa ra một danh sách các nghề nghiệp phù hợp nhất với mình. Các bạn có thể tự đặt ra các câu hỏi dạng như là:
- Công việc của bạn có thực sự ý nghĩa hay không? Điều gì khiến nó trở nên đặc biệt?
- Bạn có coi trọng vấn đề lương thưởng khi đi làm hay không?
- Bạn tự nhận xét, đánh giá bản thân mình trong công việc như thế nào?
- Bạn đã từng trải qua các khóa đào tạo nào chưa? Hay bạn đang mong muốn, dự định đi học những gì?
Ngoài ra, các bạn cũng có thể tham khảo một số cách làm trắc nghiệm nghề nghiệp khác như là MBTI để xác định được chính xác hơn nghề phù hợp với mình.
3.1.2. Xem xét lại các sự lựa chọn
Bạn đã liệt kê được rất nhiều công việc, nghề nghiệp mà mình cảm thấy phù hợp. Tuy nhiên, để đưa ra quyết định cuối cùng thì sẽ cần trải phải xem xét lại kỹ lưỡng. Các bạn có thể tiếp tục đưa ra một vài câu hỏi để chắc chắn hơn cho sự lựa chọn của mình như:
- Bạn có những điểm mạnh nào và bạn tự tin với điểm nào nhất?
- Hiện tại bạn đang quan tâm đến công việc nào nhất?
- Đối với mỗi công việc, bạn đang tìm kiếm những gì?
Khi đã trả lời được những câu hỏi trên, các bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc đưa ra lựa chọn cuối cùng về nghề nghiệp mình sẽ theo đuổi trong tương lai.
3.1.3. Đưa ra quyết định trong xây dựng kế hoạch nghề nghiệp
Sau quá trình làm trắc nghiệm, chọn lọc và xem xét thật kỹ, bạn hãy mạnh dạn chọn ra con đường sự nghiệp phù hợp nhất với bản thân mình. Tùy thuộc vào năng lực của mình mà các bạn có thể định hướng theo 1 hay nhiều con đường khác nhau. Tuy nhiên, việc tập trung vào một con đường sẽ giúp bạn có sự an toàn hơn trong việc tìm kiếm việc làm. Còn nếu ai thích có nhiều cơ hội thì có thể mạo hiểm theo đuổi cùng lúc 2 – 3 nghề nghiệp.
Với những bạn còn băn khoăn về nghề nghiệp thì có thể tham khảo, hỏi ý kiến từ người thân, bạn bè, nhờ sự tư vấn của họ để đưa ra quyết định đúng đắn nhất. Đặc biệt, một câu hỏi quan trọng là làm thế nào để trở thành nhân viên không thể thay thế trong tổ chức của bạn?
👉 Xem thêm: 9 câu hỏi cần trả lời dịp cuối năm để phát triển sự nghiệp trong năm mới
3.1.4. Thiết lập ra các mục tiêu nghề nghiệp
Định hướng, xác định được nghề nghiệp của mình thì các bạn sẽ cần tiếp tục đưa ra các mục tiêu trong tương lai. Đây được xem là bước đệm quan trọng để bạn phát triển nghề của mình theo đúng hướng.
Một điều các bạn cần hết sức lưu ý đó là nên chia mục tiêu của mình thành 2 phần rõ ràng: ngắn hạn – dài hạn. Điều này sẽ giúp các bạn dễ dàng thực hiện những điều mình đặt ra. Hơn nữa, các mục tiêu ngắn hạn còn được xem là vũ khí đắc lực, hỗ trợ bạn thực hiện tốt các mục tiêu dài hạn.
3.1.5. Thực hiện hóa các mục tiêu đặt ra
Cuối cùng, các bạn sẽ bắt đầu viết các kế hoạch nghề nghiệp của mình ra giấy. Hãy thể hiện thật chi tiết, cụ thể các đầu việc mình cần làm, thường xuyên theo dõi, đánh dấu khi thực hiện xong nhiệm vụ nào đó.
Trường hợp kế hoạch của bạn bị ảnh hưởng, có tác động từ các yếu tố khác thì đừng ngần ngại thay đổi. Đôi khi sự thay đổi phù hợp sẽ giúp bạn đạt được hiệu quả tốt hơn, mang đến thành công nhanh chóng hơn.
3.2. Xây dựng kế hoạch làm việc sao cho đạt hiệu quả?
Đối với công việc hàng ngày, các bạn cũng cần đặt ra mục tiêu và xây dựng kế hoạch rõ ràng, cụ thể. Điều này sẽ giúp cho các bạn làm việc hiệu quả, dễ dàng đạt thành tích tốt cũng như thăng tiến trong sự nghiệp của mình.
Các bước xây dựng kế hoạch làm việc hàng ngày để đạt hiệu quả bao gồm:
3.2.1. Liệt kê các công việc cần làm theo các mốc thời gian
Đây là bước đầu tiên và có vai trò quyết định đến sự thành công của bạn. Việc xây dựng danh sách sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất về trình tự làm việc, số lượng các công việc cần thực hiện.
Đối với bước này, các bạn sẽ cần suy nghĩ thật kỹ, ghi lại chi tiết các đầu việc theo các mốc thời gian. Bạn càng chủ động bao nhiêu thì quá trình làm việc sẽ dễ dàng bấy nhiêu. Tuy nhiên, tùy thuộc vào tính chất công việc mà kế hoạch cũng có thể thay đổi phù hợp.
3.2.2. Thiết lập ra các mục tiêu tương ứng
Khi đã có danh sách công việc thì các bạn sẽ cần hướng đến mục tiêu cụ thể. Mục tiêu này có thể là thời gian thực hiện trong bao lâu, kết quả như thế nào?,…
Một điều các bạn cần lưu ý đó là mục tiêu đưa ra cũng cần phù hợp, bám sát vào công việc, mong muốn hay khả năng của mình. Nếu năng lực của bạn ở mức vừa nhưng lại đưa ra mục tiêu quá cao và ở thời điểm hiện tại chưa đạt được thì sẽ khiến bản thân chán nản, bỏ cuộc.
3.2.3. Sắp xếp công việc theo thứ tự
Đến bước này, các bạn cần có sự cân nhắc để sắp xếp công việc đưa ra trong kế hoạch theo thứ tự. Ở đây, các bạn sẽ sắp xếp theo thứ tự quan trọng, sự cấp bách hay theo thời gian, đối tượng thực hiện,… Bước này sẽ giúp cho các bạn có thể loại bỏ được những hoạt động không phù hợp cũng như các nguồn lực không cần thiết.
3.2.4. Luôn tập trung làm việc
Mặc dù xây dựng kế hoạch là điều rất quan trọng nhưng nếu bạn thiếu tập trung, không làm việc nghiêm chỉnh thì cũng sẽ không đạt được hiệu quả tốt. Khi bắt đầu bất cứ việc gì, hãy luôn đặt hết tâm huyết của mình, hoàn thành trong thời gian càng sớm càng tốt.
Tuy nhiên, nói như vậy không phải bạn chỉ quan tâm mỗi việc mình làm. Đôi khi bạn cũng cần phải quan tâm đến những việc liên quan khác, kết hợp vì công việc chung của bộ phận, công ty. Một khía cạnh cần lưu ý là performance nghĩa là gì trong môi trường làm việc, vì nó có thể ảnh hưởng đến sự đánh giá và thăng tiến của bạn.
3.2.5. Linh hoạt trong quá trình thực hiện kế hoạch
Kế hoạch đặt ra để giúp chúng ta dễ dàng làm việc hơn nhưng lại không phải là “bất di bất dịch”. Do đó, trong quá trình thực hiện, nếu có bất kỳ vấn đề, sự cố, phát sinh nào thì cũng cần có sự linh hoạt, thay đổi kịp thời. Đây là điều cần thiết để chúng ta có thể giải quyết nhanh chóng các hậu quả xảy ra.
Với những người chưa có kinh nghiệm thì chắc chắn ban đầu sẽ rất khó khăn, thậm chí còn phải sử dụng quỹ thời gian của mình để xử lý công việc. Tuy nhiên, khi đã có kinh nghiệm, các bạn sẽ dễ dàng hơn và biết dành khoảng thời gian hợp lý cho công việc. Từ đây thì một kinh nghiệm khi xây dựng kế hoạch đó là hãy tạo sự linh hoạt, đặt ra cả những khó khăn, thách thức cùng phương án dự phòng cho kế hoạch của mình.
👉 Xem thêm: Chọn nghề nghiệp với thuyết con nhím: đừng là cáo, hãy là nhím
3.2.6. Kiểm tra tiến độ thực hiện kế hoạch
Thực hiện kế hoạch thì chắc chắn sẽ cần kiểm tra, đo lường hiệu quả của chúng như thế nào? Đây là bước quan trọng để bạn nhận thấy được mình đã làm được những gì? Bạn có đang thiếu sót mục tiêu nào không?,…
Thông qua việc kiểm tra này bạn sẽ có sự điều chỉnh phù hợp để hoàn thành mục tiêu mình đã đặt ra.
3.2.7. Tự tạo động lực cho bản thân
Thường thì khi làm việc tại công ty, các bạn sẽ có những mức thưởng KPI, thưởng hoàn thành xuất sắc công việc,… Đây đều là nguồn động lực giúp các bạn cố gắng, nỗ lực mỗi ngày. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng sẽ có chế độ đãi ngộ như vậy. Nếu bạn chỉ trông chờ điều đó thì sẽ mãi không có động lực làm việc.
Chính vì vậy, thay vì phụ thuộc vào công ty, bạn có thể tự cho mình động lực, tự đặt ra mức thưởng khi mình hoàn thành công việc. Ví dụ, nếu đạt thành tích xuất sắc tháng 6, bạn sẽ tự thưởng cho mình một bộ mỹ phẩm “xịn sò” chẳng hạn.
Với việc xây dựng kế hoạch chi tiết, rõ ràng, các bạn sẽ có thể đẩy nhanh được quá trình thực hiện, tạo bước đệm để đến gần hơn với thành công. Hy vọng bài viết trên đây của JobsGO sẽ hữu ích với tất cả các bạn nhé.
👉 Xem thêm: 7 việc làm đơn giản giúp bạn thiết lập và chinh phục mục tiêu
Tìm việc làm ngay!(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)