Trợ lý Giám đốc là bước khởi đầu hoàn hảo cho những bạn trẻ muốn chinh phục nghề quản lý và khao khát thể hiện năng lực của bản thân. Những công việc mà một trợ lý giám đốc thường xuyên phụ trách sẽ giúp bạn nhanh chóng đạt tới đỉnh cao của sự nghiệp. Hãy cùng JobsGO tìm hiểu cụ thể trợ lý giám đốc là gì nhé.
Mục lục
1. Trợ Lý Giám Đốc Là Gì?
Trợ lý Giám đốc (Assistant Manager) là người trực tiếp làm việc với ban lãnh đạo, hỗ trợ hành chính cho Giám đốc để đảm bảo mọi công việc của giám đốc được diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm thời gian và hiệu quả nhất. Trợ lý đóng vai trò là một nhân vật thay thế khi Giám đốc không có mặt tại công ty.
Chính vì vậy, những người ngồi trên chiếc ghế này thường được đào tạo trực tiếp bởi Giám đốc. Và họ thường có cơ hội thăng tiến lên những vị trí cao hơn trong công ty.
Trợ lý Giám đốc là trợ thủ đắc lực cho Giám đốc; do đó họ cần có cái nhìn bao quát và nắm bắt được tình hình hiện tại trong công ty. Công việc của họ không chỉ dừng lại ở mức độ nhẹ nhàng như xử lý sổ sách, lên lịch họp, sắp xếp các buổi gặp gỡ với đối tác. Trong một vài trường hợp bất khả thi, Trợ lý Giám thay mặt Giám đốc đưa ra quyết định, ký kết hợp đồng.
>>Tìm việc làm Trợ lý Giám đốc
2. Vai Trò, Nhiệm Vụ & Chức Năng Của Trợ Lý Giám Đốc
Trong phần này, JobsGO sẽ cùng bạn tìm hiểu về vai trò, nhiệm vụ và chức năng của Trợ lý Giám đốc.
2.1 Vai Trò
Trợ lý giám đốc thuộc bộ phận Quản lý nhân sự hành chính. Đây là nhân sự cấp cao, bao quát toàn bộ công việc của đơn vị. Họ có đóng góp công sức không nhỏ giúp Giám đốc hoàn thành tốt công việc của mình.
Nếu coi CEO là tướng quân thì có thể gọi Trợ lý là quân sư. Họ tiếp nhận kế hoạch từ CEO, sau đó đánh giá, tham mưu và tiến hành thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Trợ lý làm việc trực tiếp dưới quyền quản lý của Giám đốc; nhờ đó họ nhận được rất nhiều lời khuyên, hướng dẫn từ cấp trên. Công việc này đem đến cho họ rất nhiều bài học kinh nghiệm vô giá. Làm việc dưới vai trò Trợ lý Giám đốc cũng chính là con đường nhanh nhất để trở thành Giám đốc.
2.2 Nhiệm Vụ
Trong một vài trường hợp, Trợ lý Giám đốc có thể thay mặt Giám đốc ra quyết định Trợ lý Giám đốc. Hãy theo dõi bên dưới để biết nhiệm vụ, công việc của trợ lý giám đốc là gì nhé.
- Thực hiện các công việc hỗ trợ CEO, giám sát, quản lý mọi việc trong công ty theo yêu cầu của ban giám đốc, họ thường thuộc nhóm mbti người nuôi dưỡng.
- Sắp xếp các buổi phỏng vấn tuyển chọn nhân sự, các buổi họp trong nội bộ công ty và với đối tác.
- Book phòng nghỉ, máy bay cho giám đốc và các đối tác.
- Xác định mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty để lập kế hoạch hoạt động cho mỗi phòng ban và báo cáo tình hình thực hiện cho giám đốc.
- Lập báo cáo định kỳ cho giám đốc và các phòng ban khác.
- Theo dõi tiến độ thực hiện công việc của các phòng ban và đưa ra hướng xử lý kịp thời cần thiết.
- Lập ngân sách và theo dõi nguồn ngân sách này.
- Thay mặt giám đốc đưa ra các quyết định cần thiết, giám sát tiến độ công việc.
Khi mới ra trường, được làm việc ở vị trí Trợ lý Giám đốc là lợi thế rất lớn so với các bạn đồng trang lứa. Vì bạn có thể được tiếp cận với nhiều thứ mà ở tầm nhân viên bình thường sẽ ko được tiếp cận, được rèn luyện rất nhiều kỹ năng mềm trong công việc và cuộc sống.
Xem thêm: Giám đốc điều hành là gì?
2.3 Chức Năng
Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, chuyên môn của Giám đốc mà chức năng của Trợ lý sẽ thay đổi từ việc quản lý hành chính đơn giản đến điều phối, tổ chức công việc cho các nhân viên khác. Dưới đây là các chức năng thường thấy ở vị trí Trợ lý Giám đốc.
- Chức năng cung cấp thông tin: Trợ lý là người tiếp nhận, sàng lọc và cung cấp cho Giám đốc những thông tin quan trọng nhất về hoạt động của phòng ban, khách hàng, đối tác,… Nhờ đó, Giám đốc có thể hiểu rõ về tình hình hoạt động của công ty một cách nhanh chóng, hiệu quả.
- Chức năng quản lý: Trợ lý cũng chính là người hỗ trợ cấp trên xây dựng uy tín, danh tiếng bằng cách giúp đỡ đối phương khắc phục các điểm yếu trong công tác.
- Chức năng lập kế hoạch: Trợ lý tham mưu, tư vấn cho cấp trên để xây dựng kế hoạch, chiến lược hoạt động đúng đắn.
- Chức năng tổ chức: Trợ lý giúp cấp trên sắp xếp thời gian làm việc khoa học, hiệu quả. Đồng thời, Trợ lý còn phối hợp với các phòng ban, đồng nghiệp trong nhóm để thực hiện tốt nhiệm vụ cấp trên giao phó.
- Chức năng chỉ huy, lãnh đạo: Trong một số trường hợp, Trợ lý được phép chỉ huy, lãnh đạo các thành viên trong công ty nhằm mục đích thực hiện công việc hiệu quả.
- Chức năng kiểm soát: Giám đốc có thể ủy quyền cho Trợ lý trong việc tiến hành theo dõi, giám sát công việc để đạt được mục tiêu đề ra.
3. Mức Lương Của Trợ Lý Giám Đốc Như Thế Nào?
Dựa trên dữ liệu do các ứng viên cung cấp, JobsGO nhận thấy Trợ lý Giám đốc có thể nhận được mức lương dao động từ 10 – 15 triệu đồng/ tháng khi có từ 1 – 3 năm kinh nghiệm. Khi làm việc tại các công ty nước ngoài, mức lương cho vị trí này có thể lên tới 11 – 33 triệu đồng/ tháng (theo Salaryexplorer). Tuy nhiên, quá trình trở thành Trợ lý Giám đốc không hề dễ dàng.
Xem thêm: Mức lương Trợ lý Giám đốc
4. Yêu Cầu Đối Với Trợ Lý Giám Đốc
Bạn muốn trở thành Trợ lý Giám đốc? Dưới đây là những kiến thức, kỹ năng mà bạn cần có.
4.1 Kiến Thức Chuyên Môn
Yêu cầu về kiến thức chuyên môn đối với vị trí Trợ lý Giám đốc tại các công ty là khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động của công ty.
Chẳng hạn, bạn muốn trở thành Trợ lý của các công ty xuất nhập khẩu; như vậy, bạn cần am hiểu các thủ tục xuất nhập khẩu, nắm rõ luật kinh doanh. Chỉ như thế bạn mới không mắc phải các sai sót trong việc ký hợp đồng; qua đó tránh những tổn thất dù nhỏ nhất cho công ty.
Trợ lý cho các tổ chức nước ngoài cần có kiến thức về các thủ tục ngoại giao; hiểu biết quy trình làm việc và tiếp nhận giấy tờ theo chuẩn quốc tế.
Xem thêm: Tuyển dụng Trợ Lý Giám Đốc
4.2 Kỹ Năng Mềm
Bên cạnh kiến thức chuyên môn thì trợ lý giám đốc cần kỹ năng gì? Hãy cùng JobsGO đi tìm hiểu ở phần bên dưới nhé.
4.2.1 Kỹ Năng Giao Tiếp Hiệu Quả
Giao tiếp là một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày của trợ lý giám đốc. Họ phải liên lạc với đồng nghiệp, khách hàng và cấp trên thường xuyên qua điện thoại, email hoặc trực tiếp. Vì vậy, khả năng diễn đạt rõ ràng, lắng nghe tích cực và thể hiện lịch sự, tôn giáo trong mọi tương tác là rất quan trọng. Giao tiếp hiệu quả giúp giám đốc truyền đạt thông tin chính xác, tránh hiểu lầm và xây dựng mối quan hệ tốt với những người xung quanh.
4.2.2 Tổ Chức Và Quản Lý Thời Gian
Trợ lý giám đốc thường phải đảm nhiệm nhiều công việc cùng một lúc. Họ cần có khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên, phân chia công việc và quản lý hiệu quả thời gian. Điều này đòi hỏi họ phải thiết lập kế hoạch, theo dõi tiến trình và đánh giá lại các mức độ ưu tiên khi cần thiết. Ngoài ra, họ cũng cần phải hoạt động để điều chỉnh kế hoạch khi có những công việc đột ngột hoặc thay đổi mức độ ưu tiên.
4.2.3 Kỹ Năng Giải Quyết Vấn Đề
Trong môi trường làm việc, giám đốc hỗ trợ thường phải đối mặt với các vấn đề và các công thức bất ngờ. Vì vậy, họ cần có khả năng phân tích và giải quyết vấn đề một cách logic và sáng tạo. Điều này bao gồm các vấn đề xác định, đánh giá các phương án khác nhau và đưa ra giải pháp phù hợp. Kỹ năng này giúp họ xử lý các vấn đề phức tạp và đưa ra giải pháp đáp ứng kịp thời, góp phần vào sự thành công của công ty.
Xem thêm: Kịch bản là gì?
4.2.4 Đa Nhiệm Vụ
Công việc của trợ lý giám đốc thường yêu cầu phải xử lý nhiều nhiệm vụ đồng thời. Họ có thể phải sắp xếp lịch làm việc, trả lời email, chuẩn bị tài liệu và hỗ trợ cuộc họp cùng một lúc. Vì vậy, khả năng đa nhiệm là rất cần thiết để đảm bảo hoàn thành công việc một cách hiệu quả và kịp thời. Giám đốc lý thuyết cần phải có khả năng chuyển đổi giữa các nhiệm vụ một cách hoạt động và duy trì mức độ trung bình của tập tin.
4.2.5 Kỹ Năng Làm Việc Nhóm
Trợ lý Giám đốc phải làm việc chặt chẽ với đồng nghiệp và các bộ phận khác trong công ty để đạt được mục tiêu chung. Vì vậy, kỹ năng làm việc nhóm là rất cần thiết. Họ cần phải biết lắng nghe ý kiến của người khác, chia sẻ thông tin và hiệu quả. Ngoài ra, họ cũng cần có khả năng giải quyết xung đột và cung cấp tinh thần đồng đội để tạo ra môi trường làm việc tích cực.
5. Học Ngành Gì Để Trở Thành Trợ Lý Giám Đốc?
Tại Việt Nam chưa có ngành học nào chuyên đào tạo Trợ lý, Thư ký,.. Vì vậy, tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp mà Nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu ứng viên tốt nghiệp các ngành như:
- Quản trị văn phòng
- Quản trị kinh doanh
- Marketing
- Cử nhân ngoại ngữ
- Cử nhân quản trị du lịch lữ hành
Nhưng điều đó không đồng nghĩa với việc bạn không có cơ hội trở thành Trợ lý khi theo học các ngành khác. Chỉ cần có sự cố gắng, nỗ lực, dù học ngành nào bạn cũng có cơ hội làm việc trong lĩnh vực này.
6. Trợ Lý Giám Đốc Khác Gì Với Thư Ký Giám Đốc?
Do có nhiều điểm tương đồng nên nhiều người cho rằng Trợ lý Giám đốc và Thư ký Giám đốc là một. Tuy nhiên, đây là hai vị trí độc lập, tách biệt hoàn toàn. Dưới đây là bảng so sánh sự khác nhau giữa hai vị trí này.
| Đặc điểm | Trợ lý Giám đốc | Thư ký Giám đốc |
| Vai trò | Hỗ trợ giám đốc trong các hoạt động chuyên môn và quản lý. | Hỗ trợ giám đốc trong các hoạt động hành chính và văn phòng. |
| Phạm vi trách nhiệm | Bao gồm các nhiệm vụ chuyên môn, quản lý và hỗ trợ hành chính. | Chủ yếu là các nhiệm vụ hỗ trợ hành chính. |
| Yêu cầu kỹ năng | Bao gồm kỹ năng chuyên môn, kỹ năng quản lý, kỹ năng mềm. | Chủ yếu là kỹ năng mềm và kỹ năng văn phòng. |
| Mức độ tự chủ | Có thể tự quyết định và thực hiện một số công việc mà không cần sự giám sát của giám đốc. | Thường phải tuân theo hướng dẫn của giám đốc. |
Xem thêm: Thư ký là gì?
Bài viết trên đã cung cấp cho bạn những thông tin xung quanh câu hỏi “trợ lý giám đốc là gì?”. Hy vọng những thông tin trên của JobsGO sẽ giúp bạn có thêm định hướng công việc trong tương lai.
Câu hỏi thường gặp
1. Có Thể Tìm Việc Làm Trợ Lý Giám Đốc Ở Đâu?
Có rất nhiều kênh để bạn có thể tìm việc làm trợ lý giám đốc như các trang tuyển dụng, mạng xã hội, trang web của công ty…. Nếu vẫn phân vân chưa biết tìm việc làm trợ lý giám đốc ở đâu bạn có thể truy cập trang web JobsGO để tìm hiểu nhé.
2. Những Câu Hỏi Thường Được Hỏi Khi Phỏng Vấn Trợ Lý Giám Đốc Là Gì?
Khi phỏng vấn vị trí trợ giám đốc, ứng viên thường được hỏi những câu hỏi về chuyên môn, kinh nghiệm, kỹ năng và phẩm chất tính cách. Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể tham khảo:
- Hãy chia sẻ về một dự án mà bạn đã tham gia làm việc nhóm và vai trò của bạn trong dự án đó?
- Mục tiêu nghề nghiệp của bạn trong 5 năm tới là gì?
- Bạn mong đợi điều gì ở vị trí này?
- Theo bạn, những phẩm chất nào cần thiết để trở thành một trợ lý giám đốc thành công?
- Bạn có sẵn sàng làm việc ngoài giờ và đi công tác xa khi cần thiết không?
(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)