Thư mời phỏng vấn là thước đo đánh giá sự chuyên nghiệp của công ty, cũng như tạo được thiện cảm cho ứng viên. Trong bài viết này, JobsGO sẽ chia sẻ cho các bạn nhưng lưu ý khi viết thư mời phỏng vấn sao cho thật hiệu quả nhé.
Mục lục
- 1. Thư Mời Phỏng Vấn Là Gì?
- 2. Vai Trò Của Thư Mời Phỏng Vấn?
- 3. Nội Dung Của Thư Mời Phỏng Vấn
- 4. Cần Lưu Ý Điều Gì Khi Viết Email Mời Phỏng Vấn?
- 5. Tham Khảo Mẫu Email Mời Phỏng Vấn
- 5.1 Mẫu Thư Mời Phỏng Vấn 1
- 5.2 Mẫu Email Mời Phỏng Vấn 2
- 5.3 Mẫu Email Hẹn Lịch Phỏng Vấn 3
- 5.4 Mẫu Email Hẹn Lịch Phỏng Vấn 4
- 5.5 Mẫu Email Hẹn Lịch Phỏng Vấn 5
- 5.6 Mẫu Email Hẹn Lịch Phỏng Vấn 6
- 5.7 Mẫu Email Hẹn Lịch Phỏng Vấn 7
- 5.8 Mẫu Email Hẹn Lịch Phỏng Vấn 8
- 5.9 Mẫu Email Hẹn Lịch Phỏng Vấn 9
- 5.10 Mẫu Email Hẹn Lịch Phỏng Vấn 10
- Câu hỏi thường gặp
- 1. Khi Nào Nên Gửi Thư Mời Phỏng Vấn?
- 2. Thư Mời Phỏng Vấn Nên Dài Bao Nhiêu?
- 3. Làm Thế Nào Để Đảm Bảo Ứng Viên Nhận Được Thư Mời Phỏng Vấn?
- 4. Có Cần Phải Gửi Thư Nhắc Nhở Trước Buổi Phỏng Vấn Không?
- 5. Cách Phản Hồi Email Mời Phỏng Vấn Như Thế Nào?
- 6. Sau Buổi Phỏng Vấn, Có Cần Gửi Kết Quả Phỏng Vấn Cho Ứng Viên?
1. Thư Mời Phỏng Vấn Là Gì?
Thư mời phỏng vấn là thư mà các doanh nghiệp sử dụng để hẹn lịch với ứng viên tham gia gặp gỡ, trao đổi. Thông qua email mời phỏng vấn này ứng viên sẽ biết chính xác về địa chỉ, thời gian diễn ra phỏng vấn.
Thông thường thư sẽ được viết bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt, tùy thuộc vào đối tượng cũng như vị trí việc làm đảm nhận.
Chú ý: Có sự khác nhau giữa thư mời phỏng vấn, thư từ chối ứng viên và thư mời nhận việc. Nên phân biệt để không bị nhầm lẫn trong quy trình gửi thử tới ứng viên.
2. Vai Trò Của Thư Mời Phỏng Vấn?
Thư mời phỏng vấn đóng một vai trò quan trọng trong quy trình tuyển dụng, đảm bảo sự chuẩn bị và tổ chức tốt hơn cho cả nhà tuyển dụng và ứng viên. Dưới đây là các vai trò chính của thư mời phỏng vấn:
2.1 Thể Hiện Sự Quan Tâm Đến Ứng Viên
Thư mời phỏng vấn là cách để nhà tuyển dụng thể hiện sự quan tâm, đánh giá cao đối với hồ sơ của ứng viên. Việc nhận được thư mời phỏng vấn giúp ứng viên biết rằng họ đã vượt qua vòng sàng lọc hồ sơ và được coi là ứng viên tiềm năng cho vị trí tuyển dụng.
2.2 Cung Cấp Thông Tin Chi Tiết
Thư mời phỏng vấn cung cấp cho ứng viên các thông tin quan trọng và chi tiết về buổi phỏng vấn, bao gồm:
- Ngày, giờ và địa điểm phỏng vấn
- Tên và chức vụ của người phỏng vấn
- Thông tin liên lạc trong trường hợp cần thiết
- Những tài liệu cần mang theo hoặc chuẩn bị trước buổi phỏng vấn
2.3 Giúp Ứng Viên Chuẩn Bị Tốt Hơn
Nhờ có thông tin chi tiết từ thư mời phỏng vấn, ứng viên có thể chuẩn bị tốt hơn cho buổi phỏng vấn. Họ có thể nghiên cứu về công ty, vị trí ứng tuyển và chuẩn bị câu trả lời cho các câu hỏi phỏng vấn phổ biến. Điều này giúp tăng cơ hội thành công của ứng viên trong buổi phỏng vấn.
2.4 Tạo Ấn Tượng Chuyên Nghiệp Với Ứng Viên
Thư mời phỏng vấn được viết một cách rõ ràng, cẩn thận giúp tạo ấn tượng tốt về công ty trong mắt ứng viên. Nó phản ánh thái độ chuyên nghiệp cùng sự tôn trọng đối với ứng viên, góp phần xây dựng hình ảnh tích cực cho công ty.
2.5 Xác Nhận Tham Gia Của Ứng Viên
Thư mời phỏng vấn thường yêu cầu ứng viên xác nhận sự tham gia của họ. Như vậy, nhà tuyển dụng có thể chuẩn bị kỹ lưỡng cho buổi phỏng vấn hoặc có kế hoạch thay thế trong trường hợp ứng viên không tham gia phỏng vấn.
2.6 Tổ Chức Và Quản Lý Quy Trình Tuyển Dụng
Thư mời phỏng vấn giúp nhà tuyển dụng tổ chức và quản lý quy trình tuyển dụng một cách hiệu quả hơn. Bằng cách xác định rõ thời gian, địa điểm phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể lên kế hoạch và sắp xếp thời gian cho các buổi phỏng vấn khác nhau, đảm bảo quy trình tuyển dụng diễn ra suôn sẻ, không gặp gián đoạn.
3. Nội Dung Của Thư Mời Phỏng Vấn
Để thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp của công ty, thư mời phải vừa ngắn gọn, súc tích mà văn phong vẫn mang phong thái trang trọng, lịch sự. Về căn bản, bạn có thể trình bày nội dung thư mời theo những gợi ý dưới đây.
3.1 Tiêu Đề Email
Tiêu đề email cần đảm bảo ngắn gọn và bắt đúng trọng tâm. Bạn có thể viết theo cú pháp: “Tên công ty_Thư mời phỏng vấn” hoặc “Thư mời phỏng vấn_Tên công ty”.
3.2 Lời Cảm Ơn
Dù đây chỉ là phần mang yếu tố lịch sự nhưng nó cũng rất quan trọng, bởi nó nói lên sự chuyên nghiệp và tinh tế của công ty. Đồng thời qua đó ứng viên cảm thấy rằng họ được coi trọng. Lời cảm ơn không nhất thiết phải viết quá dài. Bạn chỉ cần viết một câu ngắn gọn như: “Cảm ơn bạn quan tâm đến công ty.”, “Cảm ơn bạn đã dành thời gian và công sức cho vị trí ứng tuyển.”,…
3.3 Thông Tin Về Cách Thức Phỏng Vấn
Đối với những công ty dùng hình thức phỏng vấn online, bạn cần cung cấp cho ứng viên ứng dụng mà bạn sẽ sử dụng.
Ví dụ nếu phỏng vấn qua Skype thì bạn cần đưa tài khoản cho ứng viên, nếu phỏng vấn qua phòng họp trực tuyến như Zoom hay Google Meet thì bạn cần cung cấp đường link phòng họp cùng password (nếu có),…
Đối với những công ty phỏng vấn trực tiếp, bạn cần đưa địa chỉ cụ thể của công ty hoặc địa chỉ phỏng vấn cho ứng viên. Bạn có thể kèm theo chỉ đường nếu vị trí công ty khó tìm.
3.4 Thông Tin Về Những Người Liên Hệ Và Các Lưu Ý
Ở phần này, bạn nên đính kèm thông tin liên lạc của người tuyển dụng để trong trường hợp ứng viên gặp sự cố trên đường có thể liên lạc.
3.5 Thông Tin Chính Thức Về Công Ty
Trang web hay fanpage được xem là phương tiện để tăng độ nhận diện cho công ty. Bạn có thể thêm vài dòng đính kèm các đường link dẫn đến các trang thông tin của công ty để ứng viên tìm hiểu trước về những giá trị mà công ty hướng tới.
4. Cần Lưu Ý Điều Gì Khi Viết Email Mời Phỏng Vấn?
Khi viết thư mời phỏng vấn, bạn nên lưu ý tới những điều sau đây:
4.1 Đưa Ra Thời Gian Và Địa Điểm Phỏng Vấn Cụ Thể
Bạn cần lưu ý viết rõ ràng thời gian và địa điểm phỏng vấn, tránh trường hợp viết không rõ ràng khiến ứng viên hiểu nhầm.
Về thời gian, tùy vào việc buổi phỏng vấn diễn ra vào buổi sáng hay buổi chiều mà bạn có thể để định dạng số phù hợp, hoặc sử dụng A.M và P.M để phân biệt.
Với địa điểm phỏng vấn, bạn nên ghi rõ ràng từ chi tiết nhỏ nhất như số nhà, số tầng, ngõ ngách,…
4.2 Ngôn Ngữ Trong Email Mời Phỏng Vấn
Một lá thư tưởng như đơn giản nhưng qua đó có thể giúp ứng viên đánh giá được nhiều điều về công ty. Bạn hãy sử dụng ngôn ngữ lịch sự, trang trọng để cho thấy được sự chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, ngôn ngữ trong thư cũng cần phải thật thân thiện, thoải mái để ứng viên không cảm thấy cứng nhắc, áp lực.
4.3 Có Chỉ Dẫn Cụ Thể Trong Email
Không phải công ty nào cũng dễ tìm kiếm, và không phải ứng viên nào cũng dễ dàng tìm đường đi. Đối với công ty có trụ sở ở trung tâm thương mại, tòa nhà lớn thì việc gửi xe, tìm chính xác địa chỉ là vô cùng khó khăn. Để giúp ứng viên tiết kiệm thời gian, công sức bạn có thể đưa ra chỉ dẫn cụ thể trong thư hơn. Như vậy còn làm cho người nhận thư cảm giác được quan tâm hơn.
4.4 Gọi Điện Lại Sau Khi Gửi Thư Mời
Nhà tuyển dụng nên chủ động gọi điện xác nhận lại với ứng viên sau khi đã gửi thư mời, tránh trường hợp ứng viên không check email hoặc email bị chuyển vào spam,. Ngoài ra, cũng có nhiều ứng viên không đi phỏng vấn và cũng không phản hồi lại thư mời. Vậy việc gọi điện trước cũng có thể tránh mất thời gian của cả hai bên.
Xem thêm: Cách trả lời thư mời phỏng vấn gây ấn tượng
5. Tham Khảo Mẫu Email Mời Phỏng Vấn
Dưới đây là một số mẫu thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp, ấn tượng bạn có thể tham khảo:
5.1 Mẫu Thư Mời Phỏng Vấn 1
| Tiêu đề email: Thư mời tham dự phỏng vấn – [Tên công ty] Kính gửi [Tên ứng viên] Công ty thông báo: Anh/Chị đạt kết quả tốt trong kỳ kiểm tra kiến thức chuyên môn vừa qua. Chúng tôi xin trân trọng kính mời Anh/Chị đến tham gia phỏng vấn tại công ty chúng tôi với nội dung như sau: Vị trí tuyển dụng: ……………………………….. Thời gian: ……………………………….. Địa điểm: ……………………………….. Mọi chi tiết, anh chị vui lòng liên hệ để được biết thêm chi tiết: Số điện thoại: ……………………………….. Email: ……………………………….. Rất mong Anh/Chị thu xếp thời gian tham gia. Trường hợp Anh/Chị không thể thu xếp được thời gian, xin vui lòng liên hệ lại chúng tôi theo số điện thoại địa chỉ trên để xác nhận lại. Trân trọng kính chào! |
5.2 Mẫu Email Mời Phỏng Vấn 2
| Tiêu đề email: Thư mời phỏng vấn qua điện thoại / Skype với [Tên Công ty] cho vị trí [Tên vị trí] [Tên ứng viên] thân mến, Trước hết, chúng tôi rất cảm ơn sự quan tâm bạn đã dành cho công ty của chúng tôi Qua hồ sơ của bạn, chúng tôi nhận thấy bạn có những tiềm năng để trở thành một phần của công ty chúng tôi. Chúng tôi rất hy vọng có thể trao đổi thêm với bạn trong một buổi phỏng vấn ngắn qua điện thoại / Skype. Thời gian: ……………………………….. Đây là một bước cần thiết trong quá trình tuyển dụng để chúng tôi có thể hiểu hơn về bạn cũng như được chia sẻ với bạn nhiều hơn về chúng tôi. Bạn vui lòng trả lời lại email này trước [thời gian] để xác nhận khả năng tham gia buổi phỏng vấn. Nếu có thắc mắc, bạn có thể liên hệ qua: Số điện thoại: ……………………………….. Email: ……………………………….. Chúng tôi rất mong sớm được gặp và trò chuyện với bạn. Trân trọng. |
5.3 Mẫu Email Hẹn Lịch Phỏng Vấn 3
| Tiêu đề email: Thư mời tham dự phỏng vấn – [Tên công ty] Kính gửi: anh/chị [Tên ứng viên] Công ty xin gửi tới anh/chị lời chúc sức khỏe, an khang và thành đạt. Công ty xin thông báo: Hồ sơ của anh/chị đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện và yêu cầu với vị trí Công ty chúng tôi đang tuyển dụng. Chúng tôi xin trân trọng kính mời anh/chị đến tham gia buổi phỏng vấn: – Địa điểm: ……………………………….. – Thời gian: vào lúc …… giờ ……. phút, ngày ……. tháng ….. năm……. Rất mong anh/chị có mặt đúng giờ để tham gia buổi phỏng vấn. Trong trường hợp anh/chị có lý do đột xuất hoặc có bất kỳ yêu cầu/thắc mắc, vui lòng liên hệ với Công ty chúng tôi theo thông tin bên dưới. [BP. NHÂN SỰ/PHÒNG NHÂN SỰ] Số điện thoại: ……………………………….. Email: ……………………………….. Xin chân thành cảm ơn và trân trọng kính chào! |
5.4 Mẫu Email Hẹn Lịch Phỏng Vấn 4
| Tiêu đề email: Thư mời phỏng vấn với [Tên Công ty] cho vị trí [Tên vị trí] Chào bạn [Tên ứng viên], Lời đầu tiên, chúng tôi xin cảm ơn bạn vì đã quan tâm đến vị trí ứng tuyển của công ty [Tên công ty]. Thông qua hồ sơ mà bạn đã gửi về, chúng tôi nhận thấy bạn có kiến thức chuyên môn phù hợp với vị trí mà chúng tôi đang tuyển. Chúng tôi trân trọng kính mời bạn đến tham gia buổi phỏng vấn của công ty chúng tôi tại: Thời gian: [Ngày], [Thời gian] Địa điểm: [Địa chỉ Công ty] Ngôn ngữ phỏng vấn: [Ngôn ngữ] Để buổi phỏng vấn được diễn ra thuận lợi, bạn vui lòng phản hồi lại email này trong 24h kể từ khi nhận được. Mọi thắc mắc khác, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi qua: [Số điện thoại] – [E-mail] [Tên công ty] chúc bạn sẽ có một buổi phỏng vấn thành công. Trân trọng, [Chữ ký công ty] |
5.5 Mẫu Email Hẹn Lịch Phỏng Vấn 5
| Tiêu đề email: Thư mời phỏng vấn vị trí [Tên vị trí] tại công ty [Tên công ty] Dear [Tên ứng viên], Cảm ơn bạn đã dành thời gian tìm hiểu về công ty [Tên công ty] và gửi CV ứng tuyển cho vị trí [Tên vị trí ứng tuyển]. Chúng tôi rất mong muốn được gặp mặt trực tiếp và trao đổi với bạn chi tiết hơn về công việc này, cũng như để hiểu rõ hơn về bạn. Buổi phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] sẽ được bắt đầu vào: Thời gian: [Ngày], [Thời gian] Địa điểm: [Địa chỉ Công ty] Hy vọng rằng bạn sẽ có mặt đúng giờ để buổi phỏng vấn được diễn ra một cách suôn sẻ. Bạn vui lòng phản hồi lại thư này và xác nhận lại thông tin phỏng vấn để chúng tôi chuẩn bị tiếp đón bạn chu đáo nhất. Bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua [Số điện thoại] nếu như có bất cứ thắc mắc gì. Rất mong được gặp bạn trong buổi phỏng vấn sắp tới. Trân trọng, [Chữ ký công ty] |
5.6 Mẫu Email Hẹn Lịch Phỏng Vấn 6
| Tiêu đề email: [Tên Công ty] – Lời mời phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] Kính gửi [Tên Ứng viên], Cảm ơn bạn đã quan tâm tới cơ hội nghề nghiệp tại [Tên công ty] và mong muốn hợp tác cùng công ty. Phòng Nhân sự trân trọng mời bạn đến tham dự buổi phỏng vấn vị trí [Tên vị trí], thông tin cụ thể như sau:
Bạn vui lòng phản hồi qua email này để xác nhận việc tham dự buổi phỏng vấn. Để được hỗ trợ bạn vui lòng liên hệ: [Người liên hệ] – [Số điện thoại] Bạn có thể tham khảo thêm thông tin về [Tên công ty] trước khi tham gia phỏng vấn thông qua các kênh sau:
Trân trọng, [Chữ ký công ty] |
5.7 Mẫu Email Hẹn Lịch Phỏng Vấn 7
| Tiêu đề email: [Tên Công ty] – Đặt lịch phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] Kính gửi [Tên Ứng viên], Cảm ơn bạn đã nộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] tại [Tên Công ty]. Chúng tôi rất ấn tượng với kinh nghiệm và trình độ chuyên môn của bạn. Để đánh giá tổng quát và chính xác nhất về năng lực của bạn, chúng tôi mời bạn tham dự buổi phỏng vấn offline. Chúng tôi đề xuất một số khung giờ sau đây cho buổi phỏng vấn:
Vui lòng cho chúng tôi biết khung giờ phù hợp nhất với bạn bằng cách trả lời e-mail này. Nếu bạn không thể tham gia vào bất kỳ khung giờ nào trên, vui lòng gợi ý một vài lựa chọn khác. Rất mong nhận được phản hồi từ bạn sớm! Trân trọng, [Chữ ký công ty] |
5.8 Mẫu Email Hẹn Lịch Phỏng Vấn 8
| Tiêu đề email: [Tên Công ty] – Đặt lịch phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] Xin chào Anh/Chị [Tên ứng viên], Chúc mừng Anh/Chị đã vượt qua vòng xét tuyển hồ sơ của công ty [Tên công ty] cho vị trí [Tên vị trí ứng tuyển]. Công ty chúng tôi nhận thấy Anh/Chị có những kiến thức chuyên môn phù hợp để đáp ứng những công việc cho vị trí mà chúng tôi đang tuyển. Vì thế, chúng tôi xin gửi thư này để hẹn Anh/Chị một buổi phỏng vấn tại:
Lưu ý (nếu có) Khi đến phỏng vấn, Anh/Chị có thể liên hệ với [Người liên hệ – Số điện thoại] để nhận được hướng dẫn. Anh/Chị vui lòng phản hồi email này trước [Giờ] ngày [Ngày/Tháng/Năm] để xác nhận việc đã nhận được thông tin trên. Để giúp Anh/Chị có sự chuẩn bị tốt nhất cho buổi phỏng vấn, Anh/Chị tham khảo nội dung công việc [Link tài liệu] và tham khảo thêm các dịch vụ mà công ty cung cấp tại [Link website công ty]. Trân trọng, [Chữ ký công ty] |
5.9 Mẫu Email Hẹn Lịch Phỏng Vấn 9
| Subject: [Company Name] – Your Interview Invitation for the [Position Name] Role Dear [Candidate’s Name], Thank you for your application for the [Position Name] position at [Company Name]. We have reviewed your submitted materials and are impressed by your background and experience. We would like to invite you for an interview to further discuss your qualifications and the role. Interview details:
Kindly confirm your attendance by replying to this email. Please get in touch with us if you need to reschedule or if you have any queries. We are looking forward to speaking with you and exploring the possibility of you joining our team. Sincerely, [Company’s Signature] |
5.10 Mẫu Email Hẹn Lịch Phỏng Vấn 10
| Subject: [Company Name] – Interview Request for [Position Name] Opportunity Dear [Candidate’s Name], We hope this email finds you well. We have received and reviewed your application for the [Position Name] position at [Company Name]. Your qualifications and experience have caught our attention, and we would like to invite you to an interview to further explore your suitability for the role. Interview details:
Please confirm your availability for the interview by replying to this email. If you require a different time or have any questions, please feel free to contact us. We look forward to the opportunity to get to know you better and discuss how your skills and expertise can benefit our organization. Kind regards, [Company’s signature] |
Như vậy, JobsGO đã chia sẻ cho bạn cách viết thư mời phỏng vấn. Chính sự chuyên nghiệp và tinh tế trong từng chi tiết nhỏ như này cũng sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt ứng viên đó nhé.
Câu hỏi thường gặp
1. Khi Nào Nên Gửi Thư Mời Phỏng Vấn?
Thư mời phỏng vấn nên được gửi sau khi nhà tuyển dụng đã xem xét và chọn lọc hồ sơ của ứng viên, quyết định rằng ứng viên đó phù hợp để tiến hành phỏng vấn. Thư nên được gửi càng sớm càng tốt để ứng viên có đủ thời gian chuẩn bị.
2. Thư Mời Phỏng Vấn Nên Dài Bao Nhiêu?
Thư mời phỏng vấn nên ngắn gọn, súc tích, cung cấp đủ các thông tin cần thiết mà không quá dài dòng. Thông thường, thư mời phỏng vấn không dài quá một trang.
3. Làm Thế Nào Để Đảm Bảo Ứng Viên Nhận Được Thư Mời Phỏng Vấn?
Để đảm bảo ứng viên nhận được thư mời phỏng vấn, bạn có thể:
- Gửi thư qua email và yêu cầu xác nhận thư mời phỏng vấn.
- Gọi điện hoặc nhắn tin để thông báo, và nhắc nhở ứng viên kiểm tra email hoặc bưu điện.
- Sử dụng dịch vụ bưu điện hoặc chuyển phát nhanh để đảm bảo thư được giao đến đúng người nhận.
4. Có Cần Phải Gửi Thư Nhắc Nhở Trước Buổi Phỏng Vấn Không?
Gửi thư nhắc nhở trước buổi phỏng vấn là cần thiết để đảm bảo ứng viên nhớ về buổi phỏng vấn và chuẩn bị đầy đủ. Thư nhắc nhở nên được gửi 1 - 2 ngày trước buổi phỏng vấn.
5. Cách Phản Hồi Email Mời Phỏng Vấn Như Thế Nào?
Khi nhận được thư mời phỏng vấn, ứng viên nên trả lời nhanh chóng, xác nhận sự tham gia hoặc từ chối thư mời phỏng vấn nếu không thể tham dự. Cách trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp là hãy thể hiện thái độ lịch sự và biết ơn vì đã được mời phỏng vấn.
6. Sau Buổi Phỏng Vấn, Có Cần Gửi Kết Quả Phỏng Vấn Cho Ứng Viên?
Có, nhà tuyển dụng cần gửi thư mời làm việc hoặc thư từ chối sau buổi phỏng vấn để ứng viên biết được kết quả và có sự chuẩn bị cho riêng mình. Điều này cũng thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Tìm việc làm ngay!(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)