9 mẫu quản lý hồ sơ nhân sự Excel – Click tải miễn phí ngay

Mẫu quản lý hồ sơ nhân sự là công cụ quan trọng giúp tổ chức quản lý thông tin và dữ liệu liên quan đến nhân viên một cách hiệu quả. Trong bài viết này, JobsGO sẽ gửi tới bạn 9 mẫu quản lý hồ sơ nhân sự phổ biến, giúp tăng cường khả năng quản lý và tối ưu hóa hoạt động của tổ chức.

1. Mẫu quản lý hồ sơ nhân sự là gì?

Mẫu quản lý hồ sơ nhân sự là một biểu mẫu hoặc một tài liệu chuẩn được sử dụng để lưu trữ và quản lý thông tin liên quan đến nhân viên trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp.

Mẫu này thường bao gồm thông tin về mục tiêu, đồng thời hướng dẫn cụ thể về cách thu thập, lưu trữ và sắp xếp thông tin nhân sự. Nội dung trong các mẫu bao gồm các tài liệu như hồ sơ cá nhân, thông tin liên lạc, lịch sử làm việc, bằng cấp và các thông tin khác liên quan đến quá trình quản lý nhân sự.

Xem thêm: Tuyển dụng Trưởng Phòng Nhân Sự

2. Tại sao cần mẫu quản lý hồ sơ nhân sự?

Mẫu quản lý hồ sơ nhân sự rất quan trọng trong quá trình quản lý nhân sự vì các lợi ích sau:

• Dễ dàng sắp xếp, tìm kiếm thông tin: Mẫu quản lý hồ sơ nhân sự giúp sắp xếp, lưu trữ thông tin một cách khoa học; cho phép người sử dụng dễ dàng tìm kiếm và truy xuất thông tin.
• Dễ dàng cập nhật: Khi có các thay đổi về thông tin nhân viên, mẫu quản lý hồ sơ nhân sự giúp dễ dàng cập nhật và điều chỉnh thông tin mới một cách nhanh chóng. Điều này đảm bảo rằng hồ sơ nhân sự luôn được cập nhật và chính xác.
• Hỗ trợ quyết định chiến lược: Mẫu quản lý hồ sơ nhân sự cung cấp thông tin cần thiết để đánh giá và phân tích các dữ liệu nhân sự. Điều này giúp các nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về nhân sự. Đồng thời, tài liệu này cũng hỗ trợ nhà quản lý đưa ra các quyết định chiến lược liên quan đến phát triển nhân lực, đánh giá hiệu suất, đào tạo và phát triển nhân viên.
• Đảm bảo tuân thủ quy trình làm việc: Mẫu quản lý hồ sơ nhân sự quy định rõ các quy trình và tiêu chuẩn quản lý thông tin nhân sự. Điều này giúp đảm bảo tính nhất quán và công bằng trong việc quản lý nhân sự, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và đáng tin cậy.
• Hỗ trợ quá trình tuyển dụng: Thông qua việc lưu trữ thông tin và tài liệu liên quan đến ứng viên, tài liệu này giúp quản lý một cách hiệu quả quá trình tuyển dụng và tạo ra hồ sơ nhân sự đầy đủ cho nhân viên mới.

Xem thêm: Tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự

3. Các nội dung cơ bản trong mẫu quản lý hồ sơ nhân viên

Các nội dung cơ bản thường xuất hiện trong các mẫu quản lý hồ sơ nhân sự có thể bao gồm:

• Thông tin cá nhân: Bao gồm tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, địa chỉ, số điện thoại, email, mã số nhân viên và các thông tin cá nhân khác của nhân viên.
• Lý lịch công việc: Ghi chú về vị trí công việc, bộ phận, chức vụ hiện tại của nhân viên trong tổ chức.
• Hồ sơ học vấn: Ghi lại thông tin về bằng cấp, chứng chỉ, văn bằng, khóa học hoặc bất kỳ thành tích học tập nào khác mà nhân viên đã đạt được.
• Lịch sử làm việc: Ghi lại thông tin về các vị trí công việc trước đây, thời gian làm việc và công ty mà nhân viên đã từng làm việc.
• Thông tin về lương và phúc lợi: Ghi chú về mức lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm, kế hoạch hưu trí và các phúc lợi khác mà nhân viên đang nhận.
• Đánh giá hiệu suất: Ghi chú về các đánh giá hiệu suất, khen thưởng, kỷ luật và các thông tin liên quan khác về hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Thông tin về ngày nghỉ phép: Ghi lại số ngày nghỉ phép đã sử dụng và còn lại của nhân viên, cũng như các thông tin về nghỉ ốm, thai sản hoặc các loại nghỉ phép khác.
• Hợp đồng lao động: Bao gồm thông tin về hợp đồng lao động của nhân viên, thời hạn hợp đồng, các điều khoản và điều kiện, ngày ký kết và thông tin về các sửa đổi hợp đồng (nếu có).
• Thông tin khác: Có thể bao gồm các tài liệu liên quan như giấy tờ tuân thủ pháp luật, giấy phép làm việc, thông tin về gia đình, khả năng giao tiếp, kỹ năng đặc biệt hoặc bất kỳ thông tin bổ sung nào khác có liên quan đến nhân viên.

Cần lưu ý rằng: Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên có thể được tùy chỉnh để phù hợp với yêu cầu và quy trình quản lý nhân sự của mỗi tổ chức cụ thể.

Xem thêm: Gợi ý 4 mẫu báo cáo nhân sự thông dụng, mới nhất 2023

4. Tải miễn phí 9 mẫu quản lý hồ sơ nhân sự file Excel

4.1. Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên hiện tại của doanh nghiệp

Tài liệu này lưu trữ thông tin chi tiết về nhân viên hiện tại trong doanh nghiệp, bao gồm thông tin cá nhân, công việc, học vấn, lương và phúc lợi,… Nó giúp quản lý thông tin nhân viên một cách hiệu quả, tạo ra một cơ sở dữ liệu toàn diện và dễ dàng truy cập.

4.2. Mẫu quản lý hợp đồng

Mẫu quản lý hợp đồng giúp theo dõi thông tin về hợp đồng lao động của nhân viên, bao gồm điều khoản, thời hạn, lương, nghỉ phép,… Tài liệu này giúp quản lý hợp đồng một cách chính xác, đảm bảo tuân thủ quy trình làm việc và giúp tổ chức có cái nhìn tổng quan về các hợp đồng lao động hiện tại.

4.3. Mẫu quản lý nhân sự mới

Mẫu quản lý nhân sự mới cho phép quản lý thông tin của nhân viên mới, bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, các tài liệu liên quan đến tuyển dụng và đào tạo. Tài liệu này giúp quản lý quá trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới một cách hiệu quả, đảm bảo rằng thông tin cần thiết được lưu trữ đúng cách.

4.4. Mẫu quản lý nhân sự nghỉ việc

Tài liệu này ghi lại thông tin về nhân viên nghỉ việc, bao gồm ngày nghỉ, lý do nghỉ và công việc còn lại. Mẫu quản lý hồ sơ nhân sự nghỉ việc giúp doanh nghiệp tiến hành các bước cần thiết sau khi nhân viên nghỉ việc một cách thuận tiện và chính xác.

4.5. Mẫu theo dõi biến động lương thưởng

Mẫu theo dõi biến động lương thưởng là một công cụ quản lý hồ sơ nhân viên giúp ghi lại và theo dõi các biến động về lương, thưởng của từng nhân sự theo thời gian. Mẫu này ghi lại mức lương cơ bản, các biến động lương và các khoản thưởng/phạt,…

Lợi ích của mẫu này là giúp nhà quản lý theo dõi sự thay đổi lương, thưởng và đưa ra quyết định về chính sách đãi ngộ trong tương lai.

4.6. Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên tổng hợp chi tiết

Mẫu này tổng hợp thông tin chi tiết về hồ sơ nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, lý lịch công việc, học vấn, lương, hiệu suất làm việc,… Đây là một bảng tổng hợp chi tiết và toàn diện về nhân viên, giúp quản lý nhân sự có cái nhìn tổng quan về các khía cạnh quan trọng của từng nhân viên.

4.7. Mẫu quản lý lịch làm việc

Mẫu quản lý lịch làm việc lưu trữ thông tin liên quan đến thời gian vào/ra, ca làm việc, ngày nghỉ và các thông tin khác liên quan đến lịch làm việc. Tài liệu này hỗ trợ quản lý thời gian làm việc của nhân viên, giúp theo dõi chấm công và quản lý lịch trình làm việc một cách chính xác, hiệu quả.

4.8. Mẫu bảng tính lương

Bảng tính lương cung cấp thông tin về mức lương, các khoản phụ cấp, thuế và các khoản khấu trừ khác của nhân viên. Tài liệu này giúp quản lý lương một cách chính xác, tối ưu hóa quy trình tính lương; đảm bảo sự minh bạch và tính công bằng trong việc tính toán lương.

4.9. Mẫu quản lý đánh giá nhân viên (KPIs)

Mẫu quản lý đánh giá nhân viên ghi lại và theo dõi các chỉ số hiệu suất (KPIs) của nhân viên. Mẫu báo cáo định biên nhân sự là tài liệu hỗ trợ quản lý đánh giá hiệu suất của nhân viên, giúp xác định kết quả công việc, đưa ra phản hồi và xây dựng kế hoạch phát triển cá nhân cho từng nhân viên.

5. Lợi ích và hạn chế khi sử dụng mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel

5.1. Lợi ích khi sử dụng mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel

• Dễ sử dụng: Excel là một công cụ phổ biến, giúp người dùng dễ dàng tạo, chỉnh sửa, tìm kiếm thông tin trong các mẫu quản lý hồ sơ nhân sự.
• Tính linh hoạt: Excel cho phép tùy chỉnh mẫu theo nhu cầu cụ thể của tổ chức, đảm bảo phù hợp với các quy trình và yêu cầu riêng.
• Lưu trữ và truy cập dữ liệu dễ dàng: Mẫu quản lý hồ sơ nhân sự file Excel cho phép lưu trữ dữ liệu có cấu trúc và cho phép truy cập dễ dàng bất cứ khi nào cần thiết.
• Sắp xếp thông tin khoa học: Mẫu Excel giúp tổ chức và sắp xếp thông tin nhân viên một cách rõ ràng, dễ quản lý; từ thông tin cá nhân, công việc, lương, đến các khía cạnh khác của hồ sơ nhân viên.
• Tính toàn diện: Mẫu quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel có thể lưu trữ nhiều thông tin quan trọng như hợp đồng, hiệu suất làm việc, lịch làm việc, quy trình đào tạo, lương và thưởng,…

5.2 Hạn chế khi sử dụng mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel

• Giới hạn quy mô: Khó có thể sử dụng Excel để tạo mẫu quản lý hồ sơ nhân sự cho các công ty với quy mô nhân sự lớn và nhu cầu quản lý phức tạp.
• Rủi ro sai sót: Các tài liệu file Excel có nguy cơ sai sót cao do nhập liệu thủ công, đặc biệt khi có sự can thiệp của nhiều người dùng.
• Khó khăn trong chia sẻ và cập nhật đồng thời: Khi nhiều người cùng sử dụng và cập nhật mẫu Excel; việc đồng bộ và theo dõi thay đổi có thể trở nên khó khăn và gây ra sự không nhất quán trong dữ liệu.
• Khó khăn trong tự động hóa: Quá trình quản lý hồ sơ nhân viên trong file Excel có thể mất nhiều thời gian và công sức khi cần thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại.
• Thiếu tính tương tác và truyền thông: Excel không phải là một công cụ truyền thông hoặc tương tác, do đó, việc chia sẻ thông tin hoặc tương tác với nhân viên có thể gặp khó khăn.
• Độ phức tạp của công thức và tính toán: Excel sử dụng các công thức và tính toán để xử lý dữ liệu. Với số lượng lớn nhân viên và dữ liệu phức tạp, việc tạo, quản lý các công thức phức tạp có thể trở nên khó khăn và dễ xảy ra lỗi.

Xem thêm: Top mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới nhất cho doanh nghiệp

Bằng cách sử dụng các mẫu quản lý hồ sơ nhân sự mà JobsGO cung cấp trên đây, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian, tăng cường khả năng theo dõi và truy xuất thông tin nhân viên một cách dễ dàng. Với các tài liệu này, tổ chức có thể xây dựng một nền tảng vững chắc cho quá trình quản lý nhân sự hiệu quả.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)

Chia sẻ bài viết này trên: