Mail merge là gì? Nhìn chung, Mail merge là tính năng hỗ trợ người dùng tiết kiệm thời gian gửi thư. Cách sử dụng phần mềm này như thế nào, bạn hãy theo dõi bài viết để có được câu trả lời.
Mục lục
1. Mail Merge Là Gì?
Mail merge là gì? Để hiểu chính xác hơn về khái niệm này, bạn hãy theo dõi khái niệm và ví dụ dưới đây.
1.1 Khái Niệm Mail Merge
Mail merge là gì? Mail merge hay còn được biết đến với tên gọi trộn thư. Đây là tính năng phổ biến trong word, cho phép soạn thư hàng loạt. Với chức năng này, bạn sẽ tiết kiệm nhiều thời gian hơn khi có thể soạn đồng thời nhiều thư để gửi cho các đối tượng khác nhau.
1.2 Ví Dụ Về Mail Merge
Trên thực tế, ai trong chúng ta cũng đã từng gặp trường hợp cần sử đến Mail merge. Nhưng vì không rõ phương pháp nên nhiều người lựa chọn phương pháp thủ công.
Ví dụ, bạn là nhân sự được giao nhiệm vụ gửi thư cho tất cả nhân viên công ty. Cùng một form thư, bạn sẽ điền nhiều lần cho đến khi hoàn thành. Nhưng với Mail merge, mọi việc được tối ưu hơn rất nhiều nhờ thao tác tự động điền thư. Cụ thể, bạn chỉ cần tạo một bức thư duy nhất và thêm danh sách người nhận đi kèm, điền tên từng người gửi trong danh sách vào thư được thực hiện tối ưu bởi Mail merge.
2. Cấu Trúc Của Mail Merge
Cấu trúc của một Mail merge gồm hai phần quan trọng là nguồn dữ liệu và nội dung cơ bản.
2.1 Nguồn Dữ Liệu
Nguồn dữ liệu không có cấu trúc cố định mà tùy biến theo nội dung cơ bản của Mail merge. Mục đích của việc làm này là thể hiện được đúng vị trí và sắp xếp các nội dung giữa các thư sau khi tạo ra hàng loạt từ các khung trong Mail Merge. Nguồn dữ liệu thường được trình bày tuần tự trong các danh sách dữ liệu cố định với các thông tin, chi tiết tùy biến quan trọng như:
- Họ tên
- Địa chỉ người nhận trong Mail Merge
- Tên chính xác của tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp,…
2.2 Nội Dung Cơ Bản
Nội dung cơ bản trong Mail Merge có nhiều điểm tương đồng so với email thông thường với các phần như:
- Họ tên, địa chỉ người gửi thư.
- Họ tên, địa chỉ người nhận thư.
- Nội dung chính của mail.
3. Lợi Ích Của Mail Merge
Mail Merge mang lại nhiều lợi ích cho người dùng, bao gồm:
3.1 Tối Ưu Hóa Thời Gian Và Chi Phí
Mail Merge giúp tự động hóa quá trình tạo và gửi các tài liệu hàng loạt, chẳng hạn như email, thư mời hoặc phiếu khảo sát. Thay vì phải thủ công viết từng bức thư hoặc email, bạn chỉ cần tạo một mẫu chung, sau đó hệ thống sẽ tự động điền các thông tin cụ thể của từng người nhận. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian mà còn giảm thiểu sai sót, chi phí liên quan đến việc quản lý dữ liệu, in ấn.
3.2 Cá Nhân Hóa Trải Nghiệm
Một trong những lợi ích lớn nhất của Mail Merge là khả năng cá nhân hóa thông điệp mà bạn gửi đến người nhận. Bằng cách sử dụng thông tin cụ thể như tên, địa chỉ, các sở thích cá nhân, bạn có thể tạo ra các thông điệp mang tính cá nhân hóa với từng người, khiến người nhận cảm thấy được quan tâm. Thông qua đó, bạn sẽ góp phần nâng cao trải nghiệm của khách hàng, giúp tăng cường tỷ lệ phản hồi, nâng cao sự hài lòng của họ.
4. Quy Trình Thực Hiện Mail Merge Là Gì?
Để thực hiện Mail Merge hiệu quả, bạn có thể tham khảo quy trình sau đây:
4.1 Chuẩn Bị Nguồn Dữ Liệu
Bước đầu tiên trong quy trình Mail Merge là chuẩn bị nguồn dữ liệu, thường là một bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu chứa thông tin cụ thể của từng người nhận, chẳng hạn như tên, địa chỉ, email và các thông tin khác liên quan. Dữ liệu này phải được sắp xếp một cách có hệ thống với mỗi cột đại diện cho một loại thông tin, mỗi hàng đại diện cho một người nhận. Bạn cần đảm bảo rằng dữ liệu được nhập chính xác, đầy đủ, vì chất lượng của nguồn dữ liệu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của Mail Merge.
4.2 Tạo Mẫu Nội Dung
Sau khi đã có nguồn dữ liệu, bước tiếp theo là tạo mẫu nội dung cho email, thư hoặc tài liệu bạn muốn gửi đi. Mẫu này bao gồm các phần cố định và các trường động sẽ được thay thế bằng thông tin từ nguồn dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể viết một mẫu thư với câu chào hỏi chung, sau đó chèn các trường như {Tên} hoặc {Địa chỉ} để hệ thống tự động điền thông tin từ bảng dữ liệu vào những chỗ trống này. Mẫu nội dung nên được thiết kế sao cho chuyên nghiệp, rõ ràng, đồng thời dễ dàng chỉnh sửa nếu cần.
4.3 Ứng Dụng Mail Merge Và Chỉnh Sửa
Cuối cùng, bạn hãy tiến hành thực hiện Mail Merge bằng cách kết hợp mẫu nội dung với nguồn dữ liệu. Phần mềm sẽ tự động tạo ra các tài liệu cá nhân hóa cho từng người nhận dựa trên thông tin từ nguồn dữ liệu. Trước khi gửi đi hoặc in ấn, bạn nên kiểm tra kỹ các tài liệu đã tạo để đảm bảo rằng tất cả thông tin được điền chính xác.
5. Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Mail Merge Để Trộn Thư
Để trộn thư Mail Merge nhanh, bạn có thể lựa chọn thực hiện theo một số cách dưới đây:
5.1 Sử Dụng Mail Merge Trong Word
Sử dụng Mail merge trong word bắt đầu bằng việc mở file word có sẵn. Sau khi mở, bạn thực hiện tuần tự theo các bước như sau:
- Lựa chọn lần lượt từng chỉ mục Mailing/ Start mail merge/ Step by step mail merge wizard.
- Chọn Use the current document và tiếp tục Click Next select recipients.
- Vào ô chứa dữ liệu trong file Excel và mở theo hướng dẫn.
- Hoàn thành đúng thao tác, giao diện màn hình hiện mail merge recipients. Nhấn OK để chuẩn bị chèn dữ liệu.
- Di chuyển con trỏ chuột đến phần cần chèn và thực hiện tuần tự theo các bước được đánh số thứ tự.
- Điền đầy đủ thông tin và đợi kết quả Mail merge sau các thao tác.
- Chú ý chọn Preview your letter để hoàn thiện và lưu kết quả cuối cùng.
5.2 Sử Dụng Mail Merge Trong Excel
Các bước sử dụng Mail merge trong Excel không phức tạp như trong Word. Tuy nhiên, thao tác ở phần mềm này, bạn buộc phải thành thạo phần hàm Text. Tại trang tính, bạn sử dụng hàm text để điều chỉnh các công cụ của Excel. Chú ý đến các thông tin họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ,… khi điều chỉnh hàm Text. Thao tác không quá khó nhưng lại đòi hỏi hiểu biết cơ bản về code định dạng văn bản. Nếu chưa hiểu phần này, bạn có thể tham khảo custom number vì chúng có tính chất tương tự.
Xong các thông tin định dạng văn bản, bạn nên đưa tất cả định dạng các ô tính chứa công thức theo một định dạng khác nhau để cho hệ thống nhận định đây chỉ là định dạng văn bản bình thường. Việc làm này nhằm mục đích đảm bảo khi thao tác Mail merge dữ liệu không bị biến đổi.
5.3 Cách Trộn Thư Từ Excel Sang Word
Trộn thư từ Excel sang Word ở các phiên bản có sự tương đồng. Một số phiên bản có khác biệt nhưng không đáng kể. Vì vậy, chúng tôi sẽ minh họa bằng một trong những phiên bản gần đây nhất và được nhiều người sử dụng nhất là Word 2010. Chú ý soạn sẵn thư và thao tác lần lượt theo các bước.
- Mailings >> Start Mail Merge, tại chọn kiểu trộn thư – thư (Letters), email (E-mail Messages), tem thư (Labels…), bì thư (Envelopes…) hoặc tài liệu (Normal Word Document).
- Trong thẻ Mailings, di chuyển tới Select Recipients, rồi chọn Use Existing List…
- Trong hộp thoại ghi chữ Select Data Source, tìm trang tính Excel và nhấp vào chữ Open. Nếu Word yêu cầu bạn chọn dữ liệu từ bảng, hãy chọn và nhấp vào OK.
- Thêm một số người nhận từ bảng tính mail merge trong Excel, nhấn vào nút Edit Recipient List trong nhóm ghi Start Mail Merge.
- Tại mục Mail Merge Recipients, nhấn thêm hoặc bớt tên người trong danh sách.
- Xác định vị trí điền địa chỉ cụ thể của Address Block và dòng chào hỏi Greeting Line. Hãy di chuyển tới phần Write & Insert Fields trong thẻ Mailings. Tùy theo vị trí cụ thể mà bạn cần điền, hộp thoại sẽ mở ra rất nhiều sự lựa chọn. Chọn tùy chọn quan trọng mà bạn muốn, xác nhận kết quả dưới các phần và nhấn vào chữ OK.
- Hoàn thành thao tác mail merge trong word, vị trí cần điền sẽ xuất hiện trong văn bản của bạn như trong hình.
- Chèn mail từ danh sách tùy chọn.
- Kiểm tra kết quả tại Preview Results.
- Hoàn tất trộn thư từ Excel sang Word, chọn mục Finish & Merge.
6. Tìm Hiểu Một Số Phím Tắt Trên Mail Merge
Các phím tắt trong Mail merge được tổng hợp trong bảng dưới đây, bạn có thể tham khảo:
| Phím tắt | Chức năng |
| Alt + F9 | Mở tất cả vùng cần điền và kết quả trong văn bản trộn thư. |
| Shift + F9 | Hiện ra mã của những chỗ trống. |
| F9 | Cập nhật chỗ trống được chọn, đặt con trỏ vào bất cứ ô trống nào và nhấn F9 để cập nhật. |
| F11 | Đến chỗ trống cần điền sau. |
| Shift + F11 | Đến chỗ trống cần điền trước. |
| Alt + Shift + E | Chỉnh sửa văn bản trộn thư. Chú ý: Điều này sẽ ngắt kết nối giữa tệp Excel và văn bản Word, nguồn trộn thư sẽ không tự động cập nhật nữa. |
| Alt + Shift + F | Chèn vùng trộn thư mới từ nguồn trộn thư. |
| Alt + Shift + M | In văn bản trộn thư. |
| Ctrl + F9 | Chèn thêm 1 chỗ trống. |
| Ctrl + F11 | Khóa chỗ trống cần điền. Kết quả sẽ không được cập nhật khi thông tin nguồn của Excel thay đổi. |
| Ctrl + Shift + F11 | Mở khóa chỗ trống cần điền. Kết quả chỗ trống sẽ được cập nhật lần nữa. |
| Ctrl + Shift + F9 | Bỏ liên kết chỗ trống cần điền. Chỗ trống sẽ được xóa vĩnh viễn khỏi văn bản và thay thế bằng giá trị hiển thị dưới định dạng bình thường. |
| Alt + Shift + D | Chèn ngày tháng hiển thị theo ngày tháng hiện tại. |
| Alt + Shift + P | Chèn số trang. |
| Alt + Shift + T | Chèn thời gian hiển thị theo thời gian hiện tại. |
| Alt + Shift + L | Chèn số thứ tự. |
Bài viết cung cấp thông tin giúp bạn trả lời câu hỏi: “Mail merge là gì?” để có thể sử dụng tính năng này đơn giản và tiết kiệm thời gian. Các bước hướng dẫn chi tiết, bạn có thể tham khảo và bắt đầu ngay với tính năng thú vị này. Đừng quên chia sẻ bài viết để bạn bè cùng tham khảo thông tin bổ ích này.
Câu hỏi thường gặp
1. Mail Merge Được Sử Dụng Trong Những Trường Hợp Nào?
Mail Merge thường được sử dụng để gửi thư mời, thông báo, phiếu khảo sát hoặc email marketing đến nhiều người cùng lúc.
2. Có Thể Chỉnh Sửa Tài Liệu Sau Khi Thực Hiện Mail Merge Không?
Sau khi Mail Merge tạo ra các tài liệu, bạn vẫn có thể chỉnh sửa từng tài liệu trước khi in ấn hoặc gửi đi để đảm bảo nội dung chính xác và phù hợp với từng người nhận.
3. Mail Merge Có Phù Hợp Với Các Hệ Thống CRM Không?
Có, nhiều hệ thống CRM hỗ trợ tích hợp Mail Merge, cho phép bạn sử dụng dữ liệu từ CRM để tạo ra các tài liệu cá nhân hóa một cách nhanh chóng, hiệu quả.
4. Có Những Phần Mềm Nào Hỗ Trợ Mail Merge?
Các phần mềm Mail Merge tương thích là: Microsoft Word, Google Docs, Microsoft Outlook, LibreOffice Writer, Zoho Mail Merge, Mailchimp, Salesforce…
Tìm việc làm ngay!(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)