Trưởng Phòng Hành Chính Vận Hành Tại Hồ Chí Minh

1. Quản lý hành chính – vận hành chi nhánh

• Điều phối, giám sát toàn bộ hoạt động hành chính – vận hành hằng ngày: cơ sở vật chất, trang thiết bị, an ninh, vệ sinh, hậu cần, lễ tân, tài sản,...

• Đảm bảo chi nhánh vận hành trơn tru, đáp ứng yêu cầu của các phòng ban kinh doanh online, kho, marketing

• Kiểm soát ngân sách chi nhánh (chi phí văn phòng, điện nước, vận chuyển, sửa chữa, mua sắm, bảo trì...) theo định mức được duyệt.

• Tổ chức và giám sát công tác bảo trì, kiểm kê, quản lý tài sản, công cụ dụng cụ.

• Phối hợp bộ phận kế toán để theo dõi chi phí vận hành và lập báo cáo định kỳ.

• Quản lý nhà cung cấp dịch vụ (vệ sinh, bảo vệ, vận chuyển, in ấn, văn phòng phẩm...) và đề xuất lựa chọn, ký hợp đồng khi cần.

2. Công tác nhân sự tại chi nhánh

• Phối hợp với Phòng Nhân sự Tập đoàn để triển khai các nghiệp vụ nhân sự tại chi nhánh:

  • Tuyển dụng và sàng lọc ứng viên theo nhu cầu chi nhánh.

  • Hỗ trợ công tác đào tạo, đánh giá thử việc, đánh giá hiệu suất nhân viên.

  • Theo dõi chấm công, nghỉ phép, kỷ luật, khen thưởng, hồ sơ nhân sự của chi nhánh.

  • Giải quyết các vấn đề quan hệ lao động, đảm bảo môi trường làm việc tích cực, kỷ luật và đoàn kết.

• Nắm rõ cơ cấu tổ chức, nhân sự, điều phối nhân lực giữa các bộ phận theo tình hình thực tế.

• Phối hợp tổ chức các chương trình nội bộ, hoạt động phong trào, gắn kết nhân viên tại chi nhánh.

3. Quản trị vận hành và hỗ trợ kinh doanh

• Giám sát hoạt động showroom, cửa hàng, kho, bộ phận bán hàng, đảm bảo tuân thủ quy trình vận hành chuẩn.

• Theo dõi và cải tiến quy trình làm việc nội bộ, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu suất vận hành.

• Phối hợp các phòng ban (Marketing, Kinh doanh, Trade, Kho vận, CSKH…) trong các chiến dịch bán hàng, sự kiện, khai trương, trưng bày.

• Theo dõi và tổng hợp báo cáo hoạt động chi nhánh định kỳ (doanh thu, chi phí, nhân sự, tài sản, vận hành).

4. Báo cáo và kiểm soát nội bộ

• Thực hiện báo cáo định kỳ/đột xuất về:

  • Tình hình nhân sự (biến động, hiệu suất, kỷ luật).

  • Hiệu quả vận hành chi nhánh.

  • Tình trạng cơ sở vật chất, chi phí, tài sản, công cụ dụng cụ.

• Đảm bảo chi nhánh tuân thủ quy định nội bộ, chính sách Tập đoàn, quy định pháp luật về lao động – hành chính – an toàn – PCCC.

• Hỗ trợ đoàn kiểm tra nội bộ, kiểm toán, và khắc phục khi có yêu cầu.

• Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Hành chính, Nhân sự, hoặc các ngành liên quan.

• Kinh nghiệm:

  • Tối thiểu 05 năm kinh nghiệm ở vị trí Trưởng/Phó phòng Hành chính – Nhân sự/Vận hành.

  • Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm quản lý vận hành chi nhánh, showroom, hệ thống bán lẻ, chuỗi cửa hàng hoặc ngành thời trang/nội thất.

• Kỹ năng:

  • Kỹ năng tổ chức, quản lý, điều phối công việc và nhân sự tốt.

  • Am hiểu vận hành chi nhánh, quản trị chi phí, kiểm soát rủi ro.

  • Thành thạo tin học văn phòng

  • Kỹ năng giao tiếp, thuyết phục, xử lý tình huống linh hoạt.

• Tác phong & phẩm chất:

  • Trung thực, trách nhiệm, kỷ luật và tinh thần phục vụ cao.

  • Tư duy hệ thống, chủ động, có khả năng ra quyết định.

  • Sẵn sàng đi công tác, làm việc ngoài giờ khi cần thiết.