Nhân Viên Sales Admin

Mục đích công việc

Đảm bảo tính chính xác và pháp lý của hồ sơ bán hàng (hợp đồng, chứng từ). Kiểm soát chặt chẽ công nợ khách hàng, hạn chế rủi ro tài chính và hỗ trợ tối đa công tác hành chính để bộ phận Kinh doanh (Sales) tập trung phát triển doanh số. Đóng vai trò cầu nối giữa bộ phận Kinh doanh (Sales), Kế toán, Kho vận và Khách hàng, giúp tối ưu hóa hiệu suất bán hàng và sự hài lòng của khách hàng/đối tác nhượng quyền.

NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC

1. Quản lý Hợp đồng & Hồ sơ Pháp lý

• Trực tiếp soạn thảo hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng (PO), biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý dựa trên các điều khoản đã chốt.
• Chuẩn bị trọn bộ hồ sơ cho cửa hàng mới (Hợp đồng nhượng quyền, bảng giá, catalogue, chứng từ setup...). Đảm bảo hồ sơ bàn giao đầy đủ 100% trước khi cửa hàng vận hành.
• Quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ bản cứng (khoa học, dễ tìm) và bản mềm (số hóa trên Google Drive). Đảm bảo hồ sơ luôn sẵn sàng khi cần truy xuất hoặc thanh kiểm tra.
• Hành chính hỗ trợ Sales: Cung cấp bảng giá, tài liệu, thông báo chính sách bán hàng/CTKM mới nhất cho đội ngũ Sales và khách hàng.

2. Quản lý & Thu hồi công nợ

• Theo dõi sát sao hạn mức công nợ của từng đại lý/khách hàng trước khi duyệt đơn hàng xuất kho.
• Gửi bảng đối chiếu công nợ (qua Zalo/Email) cho khách hàng. Phối hợp với Kế toán xử lý các khoản: chiết khấu, hàng trả lại, cấn trừ chi phí vận chuyển... để chốt số liệu cuối cùng.
• Đốc thúc thanh toán: Là đầu mối chính nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn. Cảnh báo kịp thời cho NVKD và Trưởng bộ phận các trường hợp nợ xấu hoặc chậm thanh toán.
• Cam kết KPI: Duy trì tỷ lệ công nợ ở mức an toàn

3. Xử lý Đơn hàng & Dữ liệu hệ thống

• Tiếp nhận đơn hàng, kiểm tra tồn kho trên Eshop và nhập liệu chính xác vào phần mềm kế toán MISA/CRM.
• Xử lý chứng từ hóa đơn: Phối hợp với bộ phận Kế toán để xuất hóa đơn VAT, phiếu xuất kho đúng thời điểm và đúng thông tin pháp nhân.
• Cập nhật liên tục thông tin khách hàng (mới & cũ) lên hệ thống (CRM, Zalo OA, MISA), đảm bảo dữ liệu "sạch" và đồng bộ để NVKD tra cứu.

4. Theo dõi giao hàng & Hỗ trợ sau bán hàng

• Tạo vận đơn trên hệ thống các đơn vị vận chuyển (Viettel Post, GHTK...) hoặc liên hệ chành xe theo thông tin có sẵn.
• Chuyển phiếu xuất cho Kho để đóng gói.
• Cập nhật mã vận đơn/trạng thái giao hàng cho NVKD nắm thông tin để báo khách.
• Tiếp nhận thông tin phản hồi về hàng lỗi/thiếu/bảo hành và chuyển bộ phận liên quan xử lý.

6. Công việc khác: Các công việc khác theo yêu cầu

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Kế toán, Tài chính, Luật kinh tế hoặc Quản trị văn phòng.
  Có từ 1 năm kinh nghiệm ở vị trí Sales Admin, trợ lý kinh doanh, hỗ trợ bán hàng, Kế toán bán hàng - công nợ hoặc các vị trí tương đương khác
• Thành thạo vi tính văn phòng. (word, excel, edit pdf, …)
• Am hiểu trình bày văn bản/hợp đồng chuẩn thể thức.
• Từng sử dụng các phần mềm kế toán (MISA là lợi thế lớn), các công cụ quản lý (Drive, CRM) là điểm cộng
• Tư duy logic, cẩn thận, tỉ mỉ, nhạy bén với các con số.
• Giao tiếp khéo léo nhưng kiên quyết (đặc biệt trong việc nhắc nợ).

Kỹ năng

• Kỹ năng giao tiếp
• Kỹ năng cẩn thận, tỉ mỉ
• Kỹ năng kiểm tra - đối chiếu
• Kỹ năng phân tích - tổng hợp số liệu và trình bày báo cáo
• Kỹ năng sắp xếp, tổ chức hồ sơ lưu trữ khoa học.
• Kỹ năng phối hợp & làm việc nhóm