Nhân Viên IT Admin

1. Quản lý tài liệu Khối CNTT và CĐS

• Quản lý kho tài liệu CNTT/DX: SOP, Quy trình ITIL, ITSM, tài liệu kỹ thuật server, mạng, bảo mật, mô hình hệ thống, tài liệu dự án SAP/HRM/E-Proc, guideline triển khai.
• Kiểm tra phiên bản tài liệu (version control), cập nhật và tái bản theo chu kỳ.
• Tiếp nhận – lưu trữ – phân loại tài liệu từ các team: IT Infra, IT Security, IT Software, ERP/SAP Team.
• Chuẩn hoá format tài liệu theo chuẩn Tập đoàn.
• Quản lý hệ thống tài liệu nội bộ: quy trình, quy định, biểu mẫu, hướng dẫn làm việc, SOP.
• Hỗ trợ rà soát, ban hành các Bộ Quy trình CNTT:

• SOP cấp tài khoản
• SOP cấp phát tài sản
• SOP quản lý sự cố ITIL
• Quy trình Change Management, Problem Management
• Quy định sử dụng thiết bị, email, dữ liệu, bảo mật

• Viết tài liệu hướng dẫn, SOP, và tiêu chuẩn tác nghiệp cho các phòng ban khi được yêu cầu.
• Phối hợp với các phòng ban để đảm bảo văn bản ban hành đúng chuẩn: ngôn từ, format, luồng phê duyệt.
• Lưu trữ tài liệu trên hệ thống SharePoint / Document Portal của Tập đoàn.

2. Quản lý công văn – giấy tờ – hồ sơ dự án CNTT

• Quản lý các hồ sơ dự án CNTT & DX: SAP, HRM, E-Proc, Camera AI, Data Center, ITSM…
• Lưu trữ hợp đồng CNTT, biên bản nghiệm thu, PO, báo giá, hồ sơ vendor, hợp đồng bảo trì.
• Theo dõi tiến độ ký duyệt hồ sơ, nhắc deadline cho các bên liên quan.
• Soạn thảo các công văn, tờ trình, thông báo của Khối CNTT & CDS.

3. Quản lý tài sản CNTT

• Ghi nhận, lưu trữ, theo dõi cấp phát tài sản IT: Laptop, PC, màn hình, Switch, AP, Server, Camera…
• Làm việc trực tiếp với IT Infrastructure để cập nhật dữ liệu lên phần mềm quản lý tài sản.
• Lập biên bản bàn giao/trả/thu hồi/điều chuyển/ thanh lý thiết bị IT
• Phối hợp kiểm kê định kỳ tại: HO – Nhà máy – Farm – Văn phòng.
• Lập danh mục tài sản, ghi nhận, theo dõi vòng đời tài sản và đề xuất mua sắm.

4. Hỗ trợ quản lý ngân sách CNTT

• Theo dõi ngân sách CNTT theo từng nhóm: Hạ tầng, Bảo mật, ERP, Application phân bổ ngân sách theo tháng/quý/năm theo định biên.
• Tổng hợp dự toán mua sắm thiết bị – phần mềm – dịch vụ.
• Làm báo cáo ngân sách theo từng tháng/quý/năm.
• Kiểm soát chi phí IT so với kế hoạch (Budget vs Actual).
• Theo dõi hợp đồng, gia hạn: Microsoft 365, SAP/HRM, domain, hosting, SSL, firewall, đường truyền internet…
• Kiểm soát chi phí văn phòng phẩm, vật tư tiêu hao, chi phí hành chính khác.
• Chuẩn bị hồ sơ trình duyệt, so sánh báo giá, làm việc với nhà cung cấp.
• Lập báo cáo ngân sách thực tế, kế hoạch và tổng hợp nhu cầu mua sắm định kỳ từ các bộ phận.

5. Hỗ trợ vận hành các dự án Chuyển đổi số

• Theo dõi timeline, tiến độ, tài liệu họp cho các dự án SAP, HRM, E-Proc, AI…
• Chuẩn bị biên bản cuộc họp (Meeting Minutes).
• Chuẩn bị tài liệu training cho end-user theo yêu cầu của Team Infras/Software/ERP/ Seurity
• Hỗ trợ nhập liệu, quản lý form, checklist của dự án.

6. Hỗ trợ tổ chức sự kiện & hoạt động nội bộ

• Hỗ trợ truyền thông nội bộ, event, đào tạo, họp ban lãnh đạo…
• Chuẩn bị phòng họp, lịch họp, biên bản cuộc họp (MoM).
• Hỗ trợ công tác nhân sự: hồ sơ nhân viên, đồng phục, thẻ nhân viên (nếu được phân công).

7. Phối hợp nội bộ – Báo cáo

8. Các công việc khác theo sự phân công của TBP

1. Kiến thức & kỹ năng

• Tốt nghiệp từ Trung cấp trở lên chuyên ngành CNTT Phần cứng, Phần mềm, Hành chính, Quản trị Văn phòng, Văn thư Lưu trữ.
• Thành thạo Word, Excel, PowerPoint; biết sử dụngSharePoint/Drive là lợi thế.
• Khả năng soạn thảo văn bản tốt, hành văn chuẩn mực.
• Tỉ mỉ, cẩn thận, logic trong quản lý tài liệu và số liệu.
• Biết quản lý tài sản, lập biên bản, theo dõi ngân sách.
• Kỹ năng giao tiếp tốt và quản lý công việc khoa học.

2. Thái độ – Phẩm chất

• Ngăn nắp, kỷ luật, bảo mật thông tin tốt.
• Chủ động, hỗ trợ tốt cho các bộ phận.
• Có trách nhiệm và tinh thần phục vụ cao.

3. Các tố chất cần thiết khác:

• Trung thực, nhanh nhẹn
• Có tinh thần trách nhiệm cao, tâm huyết, tận tụy gắn bó với công việc
• Quan tâm đến chi tiết
• Có khả năng làm việc nhóm
• Khả năng thích ứng và linh hoạt với công việc áp lực cao.