Kế toán tiền lương là vị trí công việc quan trọng trong cơ cấu tổ chức bộ phận kế toán của doanh nghiệp. Vậy, kế toán tiền lương là gì? Công việc và những thông tin cần biết liên quan đến vị trí này như thế nào? Cùng tìm hiểu qua những thông tin được chia sẻ trong bài viết dưới đây nhé!
Kế toán tiền lương là vị trí kế toán đảm nhận việc hạch toán tiền lương cho nhân viên, cán bộ trong doanh nghiệp. Hạch toán tiền lương dựa vào các yếu tố như: Bảng chấm công, phụ cấp, tăng ca, hợp đồng khoán,… Từ đó, kế toán sẽ lên bảng lương để thanh toán tiền lương và bảo hiểm cho nhân viên, cán bộ trong doanh nghiệp của mình.
Kế toán tiền lương là gì?
2. Vai trò của kế toán tiền lương trong doanh nghiệp
Kế toán tiền lương là vị trí quan trọng của phòng kế toán nói riêng và toàn doanh nghiệp nói chung. Họ có vai trò trong việc đảm bảo bình đẳng quyền hưởng lương cho tất cả mọi người. Do đó, người làm kế toán tiền lương phải là người cẩn thận, nhanh nhạy, tỉ mỉ, luôn kiểm tra lại mọi việc để hạn chế tối đa sai sót và thất thoát thu nhập của nhân viên, cán bộ trong công ty.
Một kế toán tiền lương trong doanh nghiệp sẽ cần thực hiện các công việc sau:
3.1 Quản lý kỳ lương chính
Nhiệm vụ quan trọng nhất mà kế toán tiền lương cần đảm nhận đó là quản lý kỳ lương chính của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Cụ thể sẽ bao gồm các công việc sau:
Thực hiện việc ghi chép để phản ánh đầy đủ và kịp thời về sự biến động của số lượng lao động với chất lượng người lao động, đồng thời làm rõ tình hình sử dụng thời gian lao động với kết quả hoạt động.
Tính toán chính xác và chuẩn về các chế độ chính sách liên quan đến tiền thưởng, tiền lương, trợ cấp cho toàn bộ nhân viên, người lao động trong doanh nghiệp.
Xây dựng kỳ tính lương với các thông số chi tiết như: Loại lương, cách tính giờ làm, ngày bắt đầu kỳ lương và kết thúc, giá trị cơ bản,…
Tính toán và phân bổ chuẩn xác các khoản tiền lương, tiền trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, chi phí công đoàn,… cho các đối tượng lao động, nhân viên.
Tính các khoản giảm trừ lương, các khoản thu nhập cuối kỳ để áp dụng cho từng nhóm nhân viên cụ thể trong doanh nghiệp.
Áp dụng các cập nhật các tỷ giá hối đoái mới nhất hỗ trợ việc tính tiền lương cho nhân viên toàn bộ công ty được chính xác nhất.
Lập bảng tính các đợt tạm ứng với các thông tin về lương nhân viên, kỳ lương, dữ liệu chấm công.
Tính các khoản chi tiêu nghĩa vụ đối với nhà nước theo lương như: Thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế chuẩn xác theo quy định.
Lập báo cáo thể hiện đầy đủ các yếu tố: Nhân viên, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. Đưa ra các phân tích cụ thể trong báo cáo.
Thực hiện việc theo dõi và quản lý đối với các khoản quỹ của nhân viên, tự động thực hiện trừ lương vào quy và các chi tiêu quỹ.
Quản lý các khoản thu nhập khác ngoài lương của nhân viên để thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cuối năm cho cơ quan thuế.
Các chứng từ cần sử dụng khi làm kế toán tiền lương
5. Tài khoản sử dụng khi làm công việc kế toán tiền lương
Kế toán tiền lương sẽ sử dụng tài khoản chính là 334. Có kết cấu như sau:
Phát sinh bên nợ: Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động (các khoản trích bảo hiểm, tạm ứng, thuế thu nhập cá nhân), số tiền lương đã được thanh toán.
Số dư bên nợ: Tạm ứng trước lương cho nhân viên trong doanh nghiệp.
Số dư bên có: Tiền công, tiền lương và các khoản phải cho cho công nhân viên trong doanh nghiệp.
6. Những nghiệp vụ chủ yếu của kế toán tiền lương
Nghiệp vụ của kế toán tiền lương chủ yếu gồm có:
6.1 Tiền lương phải trả trong tháng cho nhân viên
Tổng số lương cho nhân viên trong tháng sẽ bao gồm cả thuế phải trả và bảo hiểm. Ghi tài khoản kế toán như sau:
Nợ các tài khoản 154, 622, 642 (nhân viên bán hàng), 6422 (nhân viên quản lý doanh nghiệp).
Có tài khoản 334.
6.2 Trích các khoản theo lương quy định
Theo quy định kế toán sẽ phải trích 24% lương của nhân viên trong công ty để thực hiện việc đóng bảo hiểm, trong đó: 3% cho bảo hiểm y tế, 18% cho bảo hiểm xã hội, 1% cho bảo hiểm thất nghiệp và 2% cho chi phí công đoàn. Ghi tài khoản kế toán như sau:
Nợ tài khoản 6422 cho phần doanh nghiệp chịu.
Có các tài khoản 3382 (chi phí công đoàn), 3384 (bảo hiểm y tế), 3383 (bảo hiểm xã hội), 3389 (bảo hiểm thất nghiệp).
Những nghiệp vụ chủ yếu của kế toán tiền lương
6.3 Trích bảo hiểm các loại theo quy định và tiền lương của nhân viên
Các khoản trích lương, bảo hiểm theo quy định trong tiền lương của nhân viên gồm có: 8% cho bảo hiểm xã hội, 1.5% cho bảo hiểm y tế, 1% cho bảo hiểm thất nghiệp. Kế toán tiền lương sẽ ghi tài khoản sau:
Nợ tài khoản 334 (10.5% cho các phần người lao động chịu).
Có các tài khoản 3382 (bảo hiểm xã hội), 3389 (bảo hiểm thất nghiệp), 3384 (bảo hiểm y tế).
6.4 Nộp các khoản bảo hiểm theo quy định
Kế toán tiền lương sẽ thực hiện ghi tài khoản như sau:
Nợ các tài khoản 3382 (chi phí công đoàn 2%), 3383 (bảo hiểm xã hội 26%), 3384 (bảo hiểm y tế 4.5%), 3389 (bảo hiểm thất nghiệp 2%).
Có tài khoản 112 (34.5%).
6.5 Tính thuế thu nhập cá nhân
Ghi tài khoản kế toán như sau:
Nợ tài khoản 334.
Có tài khoản 3335 cho thuế thu nhập cá nhân.
6.6 Thanh toán tiền lương cho nhân viên, công nhân
Tiền lương trả cho công nhân viên trong doanh nghiệp sau khi trừ đi thuế, bảo hiểm và các khoản theo quy định. Ghi tài khoản như sau:
Nợ tài khoản 334.
Có các tài khoản 112, 111.
6.7 Nộp thuế thu nhập cá nhân
Tổng tiền thuế đã được khấu trừ cho người lao động trong tháng hoặc quý. Kế toán tiền lương cần tổng hợp giấy nộp tiền, hồ sơ khai thuế để ghi tài khoản sau:
Nợ tài khoản 3335.
Có các tài khoản 112, 111.
6.8 Nộp bảo hiểm cho cơ quan bảo hiểm
Tiến hành ghi tài khoản sau:
Nợ các tài khoản 3389, 3383, 3384.
Có các tài khoản 112, 111.
6.9 Nộp chi phí công đoàn lên sở lao động
Thực hiện ghi tài khoản sau:
Nợ tài khoản 3382.
Có các tài khoản 111, 112.
7. Kinh nghiệm khi làm kế toán tiền lương
Khi làm kế toán tiền lương, trong kinh nghiệm được nhiều “dân chuyên” chia sẻ một số lưu ý như sau:
Kinh nghiệm khi làm kế toán tiền lương
Bạn cần tìm hiểu thật kỹ các thông tín mới nhất và chuẩn xác nhất về tiền lương, phục cấp cho công nhân viên trong doanh nghiệp.
Luôn chú ý đến những đối tượng lao động thử việc, thời vụ để tính lương, mức khấu trừ chuẩn xác và phù hợp trước khi trả lương.
Biết cách tính và thực hiện khai báo các khoản thu nhập, phụ cấp, khấu trừ.
Tìm hiểu kỹ về các khoản thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân và các khoản được giảm trừ,…
Tìm hiểu đầy đủ các thông tin về thủ tục đăng ký tham gia bảo hiểm cho công nhân viên trong doanh nghiệp.
Tìm hiểu về tỷ lệ trích các khoản theo lương theo quy định mới nhất.
Nắm rõ về các yếu tố ảnh hưởng đến nghiệp vụ tính lương và nhân sự trong doanh nghiệp.
Biết cách tính thuế thu nhập cá nhân và thực hiện khai báo thuế.
Như vậy, bài viết trên của JobsGO đã gửi đến bạn đọc đầy đủ các thông tin về kế toán tiền lương. Hy vọng nó hữu ích để phục vụ các bạn trong quá trình làm việc. Đừng quên truy cập vào JobsGO.vn để tìm việc làm kế toán nhanh chóng nhé!
Lê Vy
