Pixar, Spotify, Zara và rất nhiều doanh nghiệp khác đang sử dụng Kanban để quản lý quy trình làm việc với mục tiêu nâng cao năng suất lao động. Vậy Kanban là gì? Nó hoạt động thế nào? Lợi ích của Kanban ra sao?
Trong phần này, JobsGO sẽ cùng bạn tìm hiểu về một số khái niệm liên quan đến Kanban.
1.1 Kanban là gì?
Kanban là gì? Kanban hay Agile KanbanFramework là một trong những phương pháp Agile. Nó có nguồn gốc từ kỹ sư Taiichi Ohno người Nhật từ cuối những năm 1940. Nó tập trung vào việc trực quan hoá tất cả dự án thông qua bảng thông tin. Điều này tạo nên sự minh bạch và kết nối hợp tác hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm khi triển khai một kế hoạch nào đó.
Kanban không nhất thiết cần có tính lặp, người sử dụng hoàn toàn có thể dùng phần mềm để phát triển cả một chu kỳ lớn. Đặc biệt đây là phương pháp mà nó đáp ứng được đầy đủ các 2 nguyên tắc của Agile. Chính vì vậy mà nó tạo nên tính tăng trưởng tốt do không có tính lặp như Scrum đi nữa.
Kanban là gì?
1.2 Bảng Kanban là gì?
Bảng Kanban hay Kanban board là bộ công cụ dùng để trực quan hoá đối với công việc. Bảng được xây dựng phải bao gồm:
Các cột tương ứng với trạng thái của từng công việc.
Các thể đại điện cho các nhiệm vụ cần thực hiện.
Mỗi công việc khi đạt được mức trạng thái nào thì sẽ được đặt vào một cột tương ứng với trạng thái đó. Bạn có thể tạo Kanban Board bằng một phần mềm hỗ trợ hoặc bảng vật lý đều được. Vậy hai quy tắc cốt lõi của bảng công việc kanban là gì? Đó chính là công việc theo trạng thái và thẻ nhiệm vụ.
1.3 Thẻ Kanban là gì?
Thẻ Kanban là sự thể hiện trực quan của một hạng mục công việc trên bảng Kanban. Đây là một yếu tố cốt lõi của hệ thống Kanban. Nó bao gồm các thông tin có giá trị về nhiệm vụ, người chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành, trạng thái nhiệm vụ.
Thẻ Kanban chủ yếu được sử dụng để hình dung tiến độ công việc, từ thời điểm chúng được yêu cầu thực hiện cho đến khi được hoàn thành.
2. Các nguyên lý của Kaban
Khi xây dựng bảng Kanban, các bạn cần áp dụng đúng 4 nguyên lý như sau:
2.1 Trực quan hoá công việc
Xây dựng bảng Kanban cần có sự trực quan hoá công việc. Để làm được điều đó, các bạn cần có các cột tương ứng với từng trạng thái công việc. Sau đó mỗi công việc làm đến mức trạng thái nào sẽ được đặt đúng với cột trạng thái đó.
Bảng Kanban giúp trực quan hóa công việc.
2.2 Giới hạn công việc đang thực hiện
Ở mỗi trạng thái cần có một số lượng giới hạn công việc nhất định. Nó giúp đảm bảo tiến độ cho những công việc chưa hoàn thành đáp ứng đúng thời gian yêu cầu. Mỗi công việc qua hệ thống Kanban sẽ giảm đi phần thời gian, giúp nhóm làm việc hiệu quả và tập trung hơn khi không có sự chuyển việc qua lại giữa các thành viên.
2.3 Tập trung cho các luồng làm việc
Ngoài áp dụng nguồn lý giới hạn công việc cho từng trạng thái thì các bạn cũng cần phát triển các chính sách phù hợp để hướng nhóm tối ưu hoá hệ thống. Thông qua đó nó sẽ cải thiện hiệu quả hơn các luồng làm việc và giúp hệ thống hoạt động một cách trơn tru.
2.4 Liên tục cải tiến
Nhóm dự án sẽ đo hiệu quả thông qua việc theo dõi chất lượng và thời gian để hoàn thành sản phẩm,.. Từ đây sẽ có được những thống kê để phân tích và đưa ra những thay đổi phù hợp cho hệ thống nhằm tăng tính hiệu quả.
3. Lợi ích của Kanban
Kanban được ứng dụng để theo dõi quy trình làm việc của rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức lớn tại Việt Nam và trên thế giới. Lý do là bởi công cụ này mang lại rất nhiều lợi ích, cụ thể như sau:
3.1 Quản lý quy trình làm việc tốt hơn
Một trong những lý do hàng đầu giúp Kanban trở nên phổ biến là nó có thể biểu diễn thông tin một cách trực quan. Nhờ đó, Kanban giúp mọi người hiểu rõ về quy trình làm việc, mối tương quan giữa các nhiệm vụ.
Nhờ đó, bạn có thể lập kế hoạch hiệu quả hơn; các thành viên trong nhóm cộng tác tốt hơn,…
Kanban cho phép quản lý quy trình làm việc tốt hơn.
3.2 Lập kế hoạch linh hoạt
Kanban hoạt động trên nguyên tắc liên tục cải tiến. Điều này giúp nó trở nên linh hoạt để thích ứng với những thay đổi của thị trường. Ngoài ra, nó tập trung vào các nhiệm vụ đang thực hiện và chỉ bổ sung thêm nhiệm vụ vào Backlog (bảng công việc) khi công việc hiện tại hoàn thành. Nhờ đó, người quản lý dự án có thể sắp xếp lại thứ tự ưu tiên cho các hạng mục Backlog mà không làm gián đoạn luồng công việc.
3.3 Rút ngắn chu kỳ thời gian làm việc, tăng năng suất
Trong Kanban, thời gian chu kỳ và thông lượng là các thước đo năng suất chính. Thời gian chu kỳ đo lường khoảng thời gian từ khi bắt đầu công việc cho đến khi hoàn thành công việc. Thông lượng đo lường số lượng nhiệm vụ được giao trong một khoảng thời gian nhất định.
Theo dõi thời gian chu kỳ và thông lượng cho phép bạn biết năng suất làm việc thay đổi như thế nào theo thời gian. Các nhiệm vụ có thể di chuyển càng nhanh, thì điều đó đồng nghĩa với việc càng có nhiều nhiệm vụ có thể được hoàn thành.
3.4 Phân bổ nguồn lực và giảm lãng phí
Đây là một trong những ích đáng chú ý nhất của Kanban. Khi quy trình làm việc được hiển thị trên bản Kanban, bạn sẽ dễ dàng biết được một số thành viên trong nhóm đang có lượng công việc quá ít, quá nhiều hay hợp lý. Ngoài ra, Kanban cũng giúp bạn nhận thấy những nhiệm vụ gây tắc nghẽn hoặc lãng phí.
Khi nhận thấy những vấn đề này, quản lý dự án có thể phân bổ lại nguồn lực và tìm ra giải pháp phù hợp.
3.5 Số liệu trực quan
Số liệu trực quan là lợi ích quan trọng của Kanban. Sử dụng Kanban, mọi người có thể ngay lập tức thấy các nhiệm vụ đang diễn ra như thế nào. Sự đơn giản trong cách trình bày của Kanban cho phép bạn dễ dàng phát hiện ra các điểm nghẽn trong quá trình làm việc.
3.6 Tích hợp và chuyển giao liên tục
Tích hợp liên tục là điều cần thiết để duy trì chất lượng. Và nó đi đôi với chuyển giao liên tục. Trong đó, tích hợp liên tục là nỗ lực liên tục để cải thiện sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình làm việc. Chuyển giao liên tục là việc thường xuyên làm việc với khách hàng về tiến trình phát hành sản phẩm.
Một trong những lợi ích của Kanban là khả năng kết hợp thành công 2 yếu tố này.
Kanban giúp tăng năng suất và tập trung vào nhóm, nhờ đó giúp cải thiện hiệu quả và giảm chi phí. Điều này cho phép nhóm tìm cách liên tục cải tiến công việc và cung cấp sản phẩm/dịch vụ hoàn hảo hơn.
4. Phân biệt Kanban và Scrum
Kanban và Scrum là 2 phương pháp trong Agile. Rất nhiều người bị không thể phân biệt chúng. Vì vậy, JobsGo sẽ chỉ ra 3 điểm khác biệt lớn nhất của chúng như sau:
4.1 Khác trong việc lập kế hoạch và sự lặp lại
Scrum là phương pháp đề cao lịch trình. Nhóm sẽ cung cấp một danh sách các task cần ưu tiên thực hiện trước, chức năng hoàn chỉnh để chuyển giao cho khách hàng. Mỗi một vòng Sprint sẽ có một sản phẩm hoàn thiện và sẵn sàng bàn giao cho khách.
Trong khi đó, Kanban không có khung thời gian và quy trình lặp. Suốt quá trình hoàn thiện sản phẩm sẽ luôn được cải tiến. Và nó sẽ được giới hạn công việc để đem đến hiệu quả tối ưu nhất với các điểm giới hạn và điều kiện để công việc triển khai đều đặn và hiệu suất tốt nhất.
Kanban và Scrum có nhiều điểm khác biệt.
4.2 Khác nhau trong vai trò và trách nhiệm
Trong Scrum sẽ có ít nhất 3 bên được phép xử lý công việc là: Nhóm phát triển, PO và Scrum Master. Họ sẽ bị ràng buộc bởi trách nhiệm riêng và phải làm việc kết hợp với nhau để đạt được sự cân bằng cho sản phẩm cuối cùng.
Còn Kanban không có quy định về vai trò, một người sẽ đảm nhận việc quản lý, giám sát dự án. Nó không nhất thiết phải là nhóm liên cá nhân. Tất cả thành viên nhóm đều tham gia dự án, họ có thể đảm nhận nhiều khía cạnh khác nhau.
4.3 Khác về bảng quản trị
Bảng Scrum, các giai đoạn của dòng chảy công việc sẽ được dán nhãn. Tất cả các công việc sẽ được Sprint trong một vài tuần và chuyển sang trạng thái Done, sau đó sẽ xử lý những sprint đang còn ở trạng thái chờ.
Bảng Kanban, mỗi cột công việc sẽ được dán một nhãn trạng thái tương ứng. Nó sẽ được giới hạn công việc để đảm bảo khả năng hoàn thành của mỗi task. Đồng thời nó không yêu cầu về thời gian nên không cần lặp lại.
👉 Xem thêm:Agile và Scrum là gì? So sánh hai phương pháp Agile và Scrum
5. Ứng dụng Kanban trong các lĩnh vực
Kanban được ứng dụng phổ biến trong lĩnh vực Công nghệ thông tin. Tuy nhiên, càng ngày lợi ích của nó càng được nhiều người biết tới. Vì vậy, bạn có thể thấy sự xuất hiện của công cụ này trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm tuyển dụng.
5.1 Trong IT & Software
Kanban bắt đầu được sử dụng trong hoạt động phát triển phần mềm của Microsoft từ năm 2004. Kể từ đó, nó đã được các nhóm nghề Công nghệ thông tin (CNTT), DevOps, Ops ứng dụng thường xuyên.
Bộ phận CNTT trong các công ty (như lập trình viên) thường gặp vấn đề trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ. Điều này là do khối lượng công việc khổng lồ mà họ phải giải quyết. Do đó, việc sử dụng bảng Kanban để hình dung quy trình công việc mang đến nhiều lợi ích cho các nhóm công nghệ thông tin.
Ngoài việc sử dụng các cột để phân biệt các giai đoạn trong quy trình làm việc, nhóm có thể sử dụng Swimlanes (sơ đồ làn bơi) để tránh xung đột giữa các nhiệm vụ và hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của từng nhiệm vụ. Nhìn chung, bảng Kanban có thể giúp các nhóm CNTT lập kế hoạch tốt hơn, tập trung hơn và tăng hiệu quả làm việc.
Ví dụ về ứng dụng Kanban trong lĩnh vực CNTT.
5.2 Trong quản trị dự án
Trong mô hình quản lý dự án trước đây, mục tiêu trung tâm là tối đa hóa sản lượng và khối lượng công việc của mọi thành viên trong nhóm. Nhưng kiểu quản lý dự án này dễ dẫn đến tắc nghẽn vì quá nhiều nhiệm vụ dừng ở chế độ “đang làm” và không bao giờ hoàn thành. Mỗi thành viên trong nhóm cố gắng hoàn thành nhiệm vụ của họ mà không nhận được bất kỳ sự trợ giúp nào vì mọi người cũng đang nỗ lực tối đa cho nhiệm vụ của riêng họ.
Trong khi đó, Kanban giới hạn công việc đang tiến hành. Điều này có nghĩa là đôi khi các thành viên trong nhóm có khối lượng công việc hiện tại tương đối nhẹ, điều đó cho phép họ có thời gian và tinh lực để hỗ trợ các thành viên khác hoàn thành nhiệm vụ. Sau đó, đến lượt họ nhận được sự giúp đỡ từ các thành viên trong nhóm. Cách hoạt động này hiệu quả và hợp lý hơn. Đồng thời, nó cũng giúp thúc đẩy các thành viên trong nhóm gắn kết hơn.
5.3 Trong tuyển dụng
Không chỉ được sử dụng trong CNTT, Quản lý dự án; Kanban còn thường xuyên được sử dụng trong lĩnh vực tuyển dụng.
Kanban cho phép bạn theo dõi tiến độ của mỗi quy trình tuyển dụng. Bạn có thể dễ dàng xác định vị trí nào đang mở, ai đang phụ trách nhiệm vụ nào,…
Một bảng Kanban trực tuyến đặc biệt hữu ích. Nó cho phép các thành viên trong nhóm dễ dàng theo dõi quy trình làm việc. Nó cũng cho phép bạn dễ dàng đính kèm các tệp và liên kết (chẳng hạn như CV và link LinkedIn).
Ví dụ về ứng dụng Kanban trong lĩnh vực tuyển dụng.
Kết luận:
Kanban đã được chứng minh rằng có hiệu quả trong việc tối ưu quy trình làm việc và nâng cao năng suất lao động. Bạn đang gặp rắc rối trong việc phân bổ công việc và hoàn thành các nhiệm vụ được giao? Vậy thì bạn hãy tìm hiểu “Kanban là gì?” và ứng dụng nó để giải quyết vấn đề khó khăn đang gặp phải nhé!
Hồng Nguyễn
