Gửi thư thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên là một trong những bước cần thiết đối với nhà tuyển dụng. Điều này sẽ giúp ứng viên nắm bắt được thông tin dù được nhận việc hay không? Vậy cách viết mẫu thư này như thế nào, các HR đã biết chưa? Nếu bạn mới vào nghề và còn lúng túng trong quá trình thực hiện thì cùng tham khảo ngay bài viết dưới đây nhé!
Mục lục
1. Tại sao nhà tuyển dụng cần gửi thư thông báo kết quả phỏng vấn?
Phỏng vấn là bước quan trọng giúp nhà tuyển dụng có thể đánh giá một cách chính xác, khách quan hơn về năng lực, sự phù hợp của các ứng viên. Và sau mỗi cuộc trao đổi này, nhà tuyển dụng sẽ phản hồi cho ứng viên về kết quả phỏng vấn. Tuy nhiên, cũng rất nhiều trường hợp ứng viên phàn nàn về việc không nhận được bất kỳ thông báo nào và không biết mình có được nhận hay không?
Thực tế, theo quy trình tuyển dụng, việc gửi thư thông báo kết quả phỏng vấn là điều rất cần thiết bởi:
- Thư này được xem là một lời thông báo cũng như khẳng định năng lực, tiềm năng của ứng viên.
- Thư thông báo kết quả phỏng vấn cung cấp các thông tin về việc ứng viên có được tuyển vào làm việc hay không?
- Gửi thư thông báo kết quả sau buổi phỏng vấn thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp của công ty. Điều này sẽ tạo cho ứng viên thiện cảm và dù không được tuyển họ cũng sẽ có sự tôn trọng đối với công ty.
- Một lá thư thông báo cùng với những phản hồi, nhận xét, đánh giá từ nhà tuyển dụng về năng lực cũng sẽ giúp ứng viên có thể nắm bắt tình hình, cải thiện bản thân tốt hơn.
- Nếu công ty từ chối tuyển dụng ứng viên thì cần thông báo để họ có thể cố gắng với những cơ hội khác, không còn lăn tăn, vướng mắc về vị trí việc làm mà họ không được chọn.
2. Phỏng vấn bao lâu thì gửi thư thông báo kết quả?
Hầu hết các ứng viên sau khi tham gia phỏng vấn cũng sẽ đặt câu hỏi là khi nào có kết quả? Thực tế, tùy thuộc vào mức độ quan trọng của vị trí hay quy định của các công ty mà thời gian này sẽ có sự khác nhau. Theo nghiên cứu chỉ ra rằng, thời gian trung bình để các bạn nhận được thư thông báo kết quả phỏng vấn sẽ là:
- Có khoảng 44% ứng viên tiếp nhận được phản hồi từ phía nhà tuyển dụng về kết quả phỏng vấn trong vài tuần sau đó.
- Khoảng 37% ứng viên nhận được phản hồi trong 1 tuần kể từ khi tham gia phỏng vấn.
- Còn lại là dưới 4% ứng viên sẽ nhận được phản hồi ngay chỉ trong 1 ngày.
Như vậy, có thể thấy thời gian trung bình mà nhà tuyển dụng trả lời ứng viên sẽ là khoảng 20 ngày. Tuy nhiên, thời gian này có sự khác nhau giữa các ngành. Ví dụ ngành điện tử, sản xuất thì sẽ chỉ khoảng 15 ngày là có kết quả. Còn một số ngành hot khác như giải trí, khách sạn thì ứng viên có thể sẽ phải đợi đến 30 ngày mới nhận được kết quả phỏng vấn.
👉 Xem thêm: Bí kíp giúp tôi mang về hàng chục nhân sự tài năng mỗi tháng
3. Hướng dẫn cách viết thư thông báo kết quả phỏng vấn đúng chuẩn
Việc thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên không đơn giản chỉ là gọi điện thoại trao đổi mà các HR sẽ cần phải gửi email. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp cũng như xác nhận chắc chắn về kết quả dành cho ứng viên. Vậy cụ thể cách viết mẫu thư này như thế nào?
Hiện nay, sẽ có 2 trường hợp mà nhà tuyển dụng cần gửi thư thông báo đến cho ứng viên. Một là ứng viên đã trúng tuyển vào vị trí việc làm và hai là ứng viên trượt phỏng vấn. Mỗi trường hợp này sẽ có cách viết thư khác nhau. Dưới đây là một số thông tin chia sẻ về cách viết thư phản hồi kết quả phỏng vấn đến ứng viên, mời các bạn cùng tham khảo nhé.
3.1. Thư thông báo trúng tuyển
3.1.1. Nội dung cần có trong thư thông báo trúng tuyển
Đối với một mẫu thư thông báo trúng tuyển gửi đến ứng viên, nhà tuyển dụng sẽ cần thể hiện được đầy đủ các thông tin cần thiết như sau:
- Gửi đến một thông điệp để cảm ơn ứng viên vì đã quan tâm đến vị trí việc làm và dành thời gian tham gia phỏng vấn.
- Trong thư sẽ cần cập nhật đầy đủ thông tin về họ tên ứng viên, vị trí trúng tuyển.
- Nội dung của thư thông báo trúng tuyển gửi đến ứng viên sẽ gồm thông tin cụ thể về nơi mà các bạn sẽ làm việc, thời gian mà ứng viên có thể nhận việc chính thức (theo thỏa thuận của 2 bên trong buổi phỏng vấn), thời gian tham gia thử việc là bao lâu, thời gian làm việc như thế nào?,…
- Những thông tin về mức lương cơ bản, lương thử việc, chế độ phụ cấp, thưởng,… cũng cần nêu rõ ràng, cụ thể trong thư thông báo kết quả phỏng vấn.
- Trong thư, nhà tuyển dụng cần có lời cảm ơn, thể hiện sự vui mừng, hoan nghênh ứng viên đã gia nhập vào đội ngũ nhân sự của công ty. Điều này sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp, thiện cảm đối với ứng viên.
- Trong thư cũng cần đưa ra thời gian phản hồi lại của ứng viên để chắc chắn hơn về vấn đề nhận việc.
- Ngoài ra, trong thư thông báo kết quả phỏng vấn cũng nên có xác nhận của công ty qua chữ ký, con dấu.
Như vậy, một mẫu thư thông báo kết quả phỏng vấn sẽ cần cung cấp đầy đủ thông tin trên, đảm bảo người nhận nắm bắt được và tạo sự thuận lợi cho quá trình nhận việc.
👉 Xem thêm: Để buổi phỏng vấn thành công, đừng quên 5 điều cơ bản sau
3.1.2. Tham khảo mẫu thư thông báo trúng tuyển
Hiện nay, tùy vào từng công ty, cách viết của người đại diện tuyển dụng mà có các mẫu thư khác nhau. Dưới đây là một trong các mẫu đơn giản, đầy đủ mà các bạn có thể tham khảo.
“Dear Ms. Hiền,
Trước tiên, cảm ơn bạn đã dành thời gian tìm hiểu vị trí Nhân Viên Content Marketing tại Công ty Cổ phần JobsGO.
Qua buổi phỏng vấn, Ban lãnh đạo công ty đánh giá tốt sự phù hợp cũng như tiềm năng của bạn ở vị trí này. Vì vậy, phòng nhân sự trân trọng gửi bạn thư mời nhận việc với thông tin chi tiết như sau:
Vị trí: Nhân Viên Content Marketing.
Địa điểm: Tầng 3, Nhà G1, Tòa nhà Five Star Garden – Số 2 Kim Giang, Thanh Xuân, Hà Nội.
Thời gian nhận việc: 8h00 – Thứ 5, ngày 1/7/2021.
Thời gian thử việc: 02 tháng
Lương và các chế độ liên quan khác như sau:
+ Mức lương thử việc: … + Bonus hoàn thành KPI (dự kiến sẽ thực hiện trong tháng).
+ Thu nhập chính thức: … + Bonus hoàn thành KPI (dự kiến sẽ thực hiện trong tháng).
(Trong đó: Lương cứng … + phụ cấp ăn trưa … + phụ cấp máy tính cá nhân …).
(Vui lòng mang theo máy tính cá nhân khi đến nhận việc, nếu bạn không tự túc được máy tính, thông báo với chúng tôi tối thiểu trước ngày nhận việc).
Thời gian làm việc: Thứ 2 đến Thứ 6.
Xét tăng lương, thưởng: 02 lần/năm
Tham gia các hoạt động vui chơi, giải trí du lịch 02 lần/năm.
Bảo hiểm xã hội đóng đầy đủ theo quy định của pháp luật
Chế độ thưởng các ngày Lễ, Tết: Thưởng theo chế độ phúc lợi của công ty
Xét thưởng cuối năm từ 01 – 03 Tháng lương
Nếu trong quá trình thử việc, bạn hoàn thành xuất sắc công việc, thời gian thử việc sẽ rút ngắn còn 01 tháng, thời gian review lương cũng sẽ được rút ngắn tương ứng.
Khi đến nhận việc, bạn vui lòng mang đầy đủ hồ sơ có dấu công chứng: Sơ yếu lý lịch, CMND, sổ hộ khẩu…. và các bằng cấp có liên quan. (Hồ sơ có thể bổ sung hoàn thành trong vòng 1 tuần đầu tiên nhận việc).
Rất mong sẽ sớm nhận được phản hồi của bạn!
Trân trọng!
(Ký tên)”
3.2. Thư thông báo không trúng tuyển cho ứng viên
3.2.1. Nội dung cần đề cập trong thư thông báo không trúng tuyển
Đối với mỗi vị trí tuyển dụng, doanh nghiệp thường sẽ nhận được khá nhiều hồ sơ. Do đó, họ sẽ không chỉ có duy nhất 1 sự lựa chọn và việc có ứng viên bị loại cũng là điều dễ hiểu. Vậy làm sao để gửi thông báo từ chối cho các ứng viên này một cách đúng chuẩn, tinh tế và vẫn thể hiện được ý đồ từ nhà tuyển dụng?
Trước hết, để một có được một mẫu thư thông báo không trúng tuyển đúng chuẩn, các HR cần đề cập đến các thông tin sau:
- Thông tin cá nhân chính xác của ứng viên bao gồm họ tên, vị trí ứng tuyển.
- Đưa ra lời cảm ơn đến ứng viên vì đã dành thời gian tham gia phỏng vấn, thể hiện sự trân trọng, ghi nhận sự cố gắng của ứng viên.
- Gửi đến ứng viên thông báo về việc không trúng tuyển vị trí việc làm đã ứng tuyển. Những lý do mà HR đưa ra cần rõ ràng, ngắn gọn và cố gắng thể hiện sự tích cực, đưa ra lời khuyên, kinh nghiệm cho ứng viên.
- Có thể mời ứng viên ứng tuyển lại ở vị trí khác nếu thấy phù hợp hơn.
3.2.2. Mẫu thư thông báo không trúng tuyển tới ứng viên
Khác với mẫu thư thông báo trúng tuyển, trường hợp từ chối ứng viên, các HR sẽ cần thể hiện ngắn gọn nhất có thể. Ví dụ bạn sẽ gửi thư đến ứng viên như sau:
“Dear Ms.Hoa,
Công ty Cổ phần Hoàng Anh xin chân thành cảm ơn bạn đã rất nhiệt tình và dành thời gian tham gia buổi phỏng vấn với chúng tôi cho vị trí nhân viên Kế toán. Tuy nhiên, sau quá trình đánh giá, chúng tôi nhận thấy kinh nghiệm, kỹ năng của bạn chưa thực sự phù hợp đối với vị trí tuyển dụng của công ty.
Chúng tôi trân trọng và đánh giá cao về sự quan tâm của bạn. Chúc bạn sẽ may mắn trong quá trình tìm việc. Rất hy vọng có cơ hội được làm việc, hợp tác với bạn ở vị trí khác phù hợp hơn của công ty trong tương lai.
Trân trọng!
(Ký tên)”
👉 Xem thêm: Các dạng câu hỏi phỏng vấn chuẩn nhất dành cho nhà tuyển dụng
4. Một số điều cần lưu ý khi viết thư thông báo kết quả phỏng vấn
Khi viết thư thông báo kết quả phỏng vấn gửi đến ứng viên, để đảm bảo sự chuyên nghiệp, các HR cần lưu ý một số vấn đề quan trọng sau đây:
4.1. Thông tin cần ngắn gọn, súc tích
Thư thông báo kết quả phỏng vấn nhằm mục đích báo cho ứng viên biết họ có được nhận việc hay không? Do đó, các bạn tuyệt đối không trình bày quá dài dòng, kể lể hay lan man về thông tin không cần thiết.. Trong thư có thể đề cập đến các vấn đề như cảm ơn ứng viên, thông tin nhận việc hay gửi lời chúc,… Tuy nhiên, hãy làm sao để khi đọc, ứng viên nhanh chóng tiếp nhận được thông tin cần thiết một cách nhanh nhất.
4.2. Cần có các từ khóa liên quan trong thư
Trong thư thông báo, các bạn nên đưa các từ khóa liên quan để truyền tải một cách chính xác nhất các cảm nhận, thông tin cần thiết. Điều đặc biệt, các bạn nên chú ý giữa 2 cụm từ là “trúng tuyển” – “không trúng tuyển” để tránh việc gây nhầm lẫn đối với ứng viên.
4.3. Trong thư nên bày tỏ sự biết ơn đối với ứng viên
Sau khi đánh giá, dù là ứng viên có được nhận việc hay không thì nhà tuyển dụng vẫn cần có lời cảm ơn đến họ. Điều này thể hiện công ty rất chuyên nghiệp, coi trọng các ứng viên. Đây cũng là tiêu chí để ứng viên đưa ra đánh giá, nhận xét về một công ty và biết đâu họ sẽ giới thiệu những người bạn, người quen khác phù hợp hơn cho vị trí tuyển dụng của công ty thì sao?
Với những chia sẻ trên đây của JobsGO, hy vọng các bạn sẽ biết cách để viết, gửi thư thông báo kết quả phỏng vấn đến ứng viên một cách tinh tế và chuẩn xác. Để biết thêm thông tin về tuyển dụng, phỏng vấn, các bạn có thể truy cập vào website jobsgo.vn để tham khảo nhé.
Tìm việc làm ngay!(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)