Onboarding là gì? Onboarding là quá trình quan trọng trong tổ chức, doanh nghiệp để đón nhận và giới thiệu nhân viên mới vào làm việc. Nó không chỉ giúp họ làm quen với công việc mới, mà còn xây dựng sự cam kết cũng như hiệu suất làm việc trong tương lai. Vậy quy trình Onboarding gồm những gì? Khám phá ngay với JobsGO nhé.
Onboarding là quá trình giúp nhân viên mới hiểu và thích nghi với môi trường làm việc cũng như vai trò của họ trong tổ chức. Quá trình này bao gồm việc giới thiệu thông tin, quy trình, chính sách, văn hóa doanh nghiệp,… cho nhân viên mới.
Onboarding là gì?
Mục tiêu của onboarding là giúp nhân viên mới thích nghi nhanh chóng, nắm bắt kiến thức, kỹ năng cần thiết, cảm thấy hài lòng và hòa nhập vào môi trường làm việc, từ đó đóng góp hiệu quả cho tổ chức.
Onboarding được xem là một trong những hoạt động nền tảng trong quy trình đào tạo nhân sự và mang lại cho các tổ chức, doanh nghiệp rất nhiều lợi ích thực tế như:
2.1 Giảm thiểu chi phí đào tạo
Thông thường để quen việc, một nhân viên mới sẽ phải trải qua 2 tháng thử việc đầu tiên. Tuy nhiên, với quy trình onboarding, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian và chi phí đào tạo hiệu quả. Một quy trình onboarding hợp lý sẽ giúp nhân viên quen việc nhanh hơn, từ đó có những đóng góp tích cực cho sự phát triển của tổ chức, doanh nghiệp.
2.2 Thúc đẩy tinh thần và giảm căng thẳng cho nhân viên
Một người dù tự tin đến đâu cũng không thể tránh khỏi những bỡ ngỡ, lo lắng khi bước chân vào một môi trường mới. Để giúp nhân viên hòa nhập nhanh với vị trí công việc thì quy trình onboarding là điều không thể thiếu. Nó sẽ giúp thúc đẩy tinh thần và động lực làm việc cho mỗi nhân viên, giúp họ không bị stress, lạ lẫm với môi trường mới, con người mới.
2.3 Hạn chế tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên
Ấn tượng đầu tiên của nhân viên đối doanh nghiệp vô cùng quan trọng. Bởi lẽ, đây là một trong những yếu tố quyết định liệu họ nên ở lại hay đi tìm cơ hội khác hay không. Chỉ khi doanh nghiệp tạo cho nhân viên được sự tin tưởng nhất định về tương lai cũng như định hướng phát triển trong công việc sau này thì mới có thể giữ chân nhân sự lâu dài.
3. Quy trình onboarding nhân viên mới trong doanh nghiệp
Quy trình onboarding nhân viên mới trong một doanh nghiệp thường bao gồm nhiều bước để đảm bảo rằng nhân viên mới có thể thích nghi nhanh chóng và hiệu quả. Tùy vào từng doanh nghiệp, tổ chức mà quy trình này sẽ có sự khác nhau. Dưới đây là một ví dụ về quy trình onboarding thông thường:
3.1 Chuẩn bị onboarding
Chuẩn bị onboarding cho nhân viên mới là một phần quan trọng để đảm bảo rằng quá trình này diễn ra một cách mượt mà và hiệu quả. Cụ thể, những thứ quan trọng bạn cần chuẩn bị trước khi bắt đầu quá trình onboarding gồm:
Tài liệu và hồ sơ nhân sự: Chuẩn bị tất cả các tài liệu và biểu mẫu cần thiết để thực hiện các thủ tục hành chính, bao gồm hợp đồng lao động, biểu mẫu thuế, thông tin y tế,…
Trang thiết bị làm việc: Đảm bảo rằng nhân viên mới có tất cả các trang thiết bị cần thiết để làm việc, bao gồm máy tính, điện thoại di động, thiết bị văn phòng và phần mềm liên quan đến công việc.
Môi trường làm việc: Chuẩn bị không gian làm việc, bàn làm việc, thiết bị văn phòng,… để tạo ra môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên mới.
Tài liệu hướng dẫn: Chuẩn bị tài liệu hướng dẫn cho nhân viên mới, bao gồm tài liệu về quy trình làm việc, chính sách và quy định của tổ chức.
Lịch trình và kế hoạch: Xác định lịch trình cụ thể cho quá trình onboarding, bao gồm thời gian và địa điểm của các cuộc họp, hoạt động liên quan đến onboarding. Đảm bảo rằng tất cả mọi người liên quan đã biết về lịch trình này.
Người hướng dẫn và người hỗ trợ: Xác định người hướng dẫn hoặc người liên hệ sẽ giúp nhân viên mới trong quá trình onboarding. Đảm bảo rằng họ đã được đào tạo về vai trò của họ trong quá trình này.
Đào tạo và tài liệu đào tạo: Chuẩn bị các tài liệu và tài liệu đào tạo cho quá trình onboarding, bao gồm video, bài giảng, tài liệu in và các tài liệu học trực tuyến nếu cần.
Kế hoạch giới thiệu đồng nghiệp: Chuẩn bị kế hoạch để giới thiệu nhân viên mới với các đồng nghiệp và các bộ phận khác trong tổ chức.
Hệ thống và tài khoản truy cập: Đảm bảo rằng tài khoản truy cập đến hệ thống, email, các ứng dụng công việc đã được tạo và sẵn sàng cho nhân viên mới.
Kế hoạch đánh giá và theo dõi: Xác định cách đánh giá và theo dõi tiến trình onboarding để đảm bảo rằng nhân viên mới đang thích nghi một cách tốt nhất, có đủ kiến thức để làm việc.
3.2 Ngày đầu tiên đi làm
Quy trình onboarding nhân viên mới trong doanh nghiệp
Bước thứ 2 trong quy trình onboarding là ngày đầu tiên khi nhân viên mới bắt đầu làm việc. Trong ngày này, doanh nghiệp cần thực hiện các hoạt động để chào đón và giúp nhân viên mới có một khởi đầu suôn sẻ.
Chào đón nhiệt tình: Chào đón nhân viên mới bằng sự nhiệt tình và thân thiện. Điều này giúp họ cảm thấy được coi trọng.
Đưa nhân viên mới đến vị trí làm việc: Hướng dẫn nhân viên mới đến vị trí làm việc của họ và cung cấp họ với thông tin về cách tìm kiếm, sử dụng các tiện ích cơ bản như phòng vệ sinh, máy pho to,…
Giới thiệu với đồng nghiệp và người quản lý: Giới thiệu nhân viên mới với đồng nghiệp và người quản lý của họ, giúp họ làm quen và thiết lập mối quan hệ trong tổ chức.
Giới thiệu về môi trường làm việc: Giới thiệu nhân viên mới về các quy tắc và quy định trong nơi làm việc.
Giao việc làm đầu tiên: Cung cấp công việc đầu tiên cho nhân viên mới, giúp họ bắt đầu và cảm thấy rằng họ đóng góp ngay từ ngày đầu.
Cung cấp hướng dẫn cơ bản: Hướng dẫn nhân viên mới về cách sử dụng hệ thống máy tính, email và bất kỳ ứng dụng công nghệ nào liên quan đến công việc của họ.
Đào tạo và giám sát: Nếu có các buổi đào tạo ban đầu hoặc phiên họp chuyên môn, đảm bảo rằng nhân viên mới đã tham gia và hiểu thông tin cơ bản.
Kiểm tra lại quy trình onboarding: Đảm bảo rằng tất cả các yếu tố trong quy trình onboarding đã được thực hiện và nhân viên mới cảm thấy thoải mái trong ngày đầu làm việc.
Thu thập phản hồi: Thu thập ý kiến phản hồi từ nhân viên mới về quá trình onboarding trong ngày đầu tiên để cải thiện quá trình trong tương lai.
3.3 Thời gian sau khi đi làm
Bước cuối cùng trong quy trình onboarding là đánh giá nhân viên sau một khoảng thời gian ngắn sau khi họ đã đi làm, thường là sau 1 tuần hoặc 1 tháng. Mục tiêu của việc đánh giá này là đảm bảo rằng nhân viên mới đã thích nghi và có đủ kiến thức để làm việc hiệu quả trong tổ chức.
Thiết lập cuộc họp đánh giá: Lập kế hoạch cho một cuộc họp đánh giá giữa nhân viên mới và người quản lý của họ.
Xác định mục tiêu: Trước cuộc họp, xác định mục tiêu cụ thể cho cuộc đánh giá. Điều này có thể bao gồm đánh giá hiệu suất, đánh giá mức độ thích nghi của nhân viên mới và xác định các khía cạnh cần cải thiện.
Đánh giá hiệu suất: Trong cuộc họp, người quản lý và nhân viên mới nên thảo luận về hiệu suất làm việc của nhân viên, bao gồm những thành tựu đã đạt được và các vấn đề cần cải thiện.
Đánh giá sự thích nghi: Xem xét cách mà nhân viên mới đã thích nghi với tổ chức, văn hóa làm việc và công việc, có thể thảo luận về các khó khăn hoặc vấn đề họ đã gặp phải.
Cung cấp phản hồi xây dựng: Dựa trên cuộc đánh giá, người quản lý nên cung cấp phản hồi xây dựng và đề xuất cách để cải thiện hiệu suất, sự thích nghi cho nhân viên mới.
Xác định kế hoạch phát triển: Thảo luận về kế hoạch phát triển cá nhân cho nhân viên mới. Điều này có thể bao gồm đào tạo bổ sung, phát triển kỹ năng và các mục tiêu cụ thể cho tương lai.
Thu thập ý kiến: Thu thập ý kiến từ nhân viên mới về quá trình onboarding và cách họ cảm thấy về công việc cũng như tổ chức.
Theo dõi và hỗ trợ: Sau cuộc họp đánh giá, đảm bảo rằng nhân viên mới được hỗ trợ và theo dõi để đảm bảo rằng họ có điều kiện tốt nhất để phát triển trong vai trò của họ.
Để thực hiện quá trình onboarding nhân viên mới một cách hiệu quả, bạn có thể áp dụng các cách sau đây:
4.1 Áp dụng nhiều hình thức onboarding
Muốn có một quá trình onboarding hiệu quả, việc áp dụng nhiều hình thức onboarding là rất quan trọng. Thay vì dựa chỉ vào một phương pháp cụ thể, bạn nên cân nhắc sử dụng nhiều hình thức khác nhau để đảm bảo rằng quá trình onboarding phù hợp với nhiều loại nhân viên. Điều này có thể bao gồm cả onboarding trực tiếp tại văn phòng, onboarding từ xa hoặc kết hợp cả hai phương pháp. Áp dụng nhiều hình thức onboarding giúp đáp ứng nhu cầu và sự ưu tiên của từng nhân viên mới, giúp họ cảm thấy thoải mái và thích nghi một cách nhanh chóng.
4.2 Có chương trình đào tạo bài bản
Một phần quan trọng của quá trình onboarding hiệu quả là có một chương trình đào tạo bài bản. Chương trình này cung cấp cho nhân viên mới kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc của họ. Chương trình đào tạo nên được thiết kế một cách có cơ cấu, bao gồm các phần từ cơ bản đến nâng cao và phù hợp với từng vai trò cụ thể.
Chương trình đào tạo bài bản giúp đảm bảo rằng tất cả nhân viên mới có cơ hội học hỏi và phát triển, đồng thời đảm bảo rằng họ thực hiện công việc một cách hiệu quả, an toàn.
4.3 Xây dựng kế hoạch tương lai
Ngoài việc đào tạo cho công việc hiện tại, tổ chức nên hỗ trợ nhân viên mới trong việc xác định và phát triển sự nghiệp của họ trong tương lai. Điều này có thể bao gồm thảo luận về các cơ hội thăng tiến, các khóa học đào tạo bổ sung và sự phát triển cá nhân. Bằng cách giúp nhân viên mới thấy rằng họ có một tương lai trong tổ chức, có cơ hội phát triển, tổ chức có thể giữ họ lâu dài và đạt được hiệu suất làm việc cao hơn.
Như vậy, “onboarding là gì?”, các bạn chắc hẳn đã có cho mình câu trả lời. Đây là một yếu tố quan trọng trong việc tạo ra môi trường làm việc tích cực và giúp nhân viên mới đóng góp một cách hiệu quả. Hãy luôn đảm bảo rằng quá trình onboarding được thực hiện chuẩn chỉnh để làm tăng sự hài lòng của nhân viên đối với tổ chức.
Hồng Nguyễn
