Quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác. Vậy những nhà quản trị có vai trò, nhiệm vụ và những kỹ năng gì để đạt được mục đích đó. Cùng tìm hiểu xem nhà quản trị là ai và một nhà quản trị giỏi cần những gì với JobsGO nhé!

1. Nhà quản trị là ai?

Theo bạn, nhà quản trị là ai?

Họ là những người điều khiển công việc của người khác.  Nhà quản trị là người tổ chức và thực hiện hoạt động quản trị. Nhà quản trị là những người thực hiện việc ra các kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và giám sát việc phân bố nguồn lực con người, tài chính. Từ đó, nhà quản trị giúp tổ chức đạt được mục tiêu đề ra. Nhà quản trị là người hoàn thành mục tiêu thông qua những người khác.

Nhà quản trị cần hoàn thành nhiệm vụ mà sử dụng ít nguồn lực nhất có thể. Những nguồn lực mà nhà quản trị có thể sử dụng bao gồm: con người, tài chính, thông tin, cơ sở vật chất.

Vị trí của họ ở trong công ty rất đa dạng, tùy vào phạm vi và trách nhiệm phụ trách. Họ là tổng giám đốc điều hành, trưởng phòng, quản đốc…

Nhà quản trị là ai

2. Nhà quản trị có 3 cấp bậc

Khi tìm hiểu xem nhà quản trị là ai thì bạn sẽ biết đến mô hình cấp bậc của các nhà quản trị:

Mô hình cấp bậc của nhà quản trị

Mô hình cấp bậc của nhà quản trị

Quản trị viên cấp cao

Đây là các nhà quản trị nằm ở đỉnh quyền lực. Họ có cấp bậc cao nhất trong các nhà quản trị. Quản trị viên cấp cao là người chịu trách nhiệm cuối cùng trước kết quả của tổ chức.

Quản trị viên cấp cao là người hoạch định, tổ chức, lãnh đạo nhân viên. Họ sẽ tạo ra các mục tiêu, phương hướng, chiến lược cho tổ chức.

Vị trí của các quản trị viên cấp cao là: chủ tịch hội đồng quản trị, ủy viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc…

Quản trị viên cấp trung gian

Họ là người nhận chỉ huy từ các quản trị viên cao cấp và đứng ra chỉ huy các quản trị viên cấp cơ sở. Công việc của quản trị viên cấp trung gian là nhận chiến lược, kế hoạch từ các quản trị viên cấp cao. Sau đó, họ sẽ triển khai thành các mục tiêu cụ thể cho các quản trị viên cơ sở thi hành.

Quản trị viên cấp trung gian cần xác định rõ hàng hóa, dịch vụ cần được sản xuất, đưa hàng hóa, dịch vụ đến người tiêu dùng bằng cách nào… Họ sẽ là người phân bổ nguồn lực một cách hợp lý nhất để tổ chức vừa tiết kiệm nguồn lực, vừa đạt hiệu quả cao.

Vị trí của các quản trị viên cấp trung gian: Quản đốc, trưởng phòng, trưởng khoa…

Quản trị viên cấp cơ sở

Đây là những nhà quản trị có vị trí thấp nhất về quyền lực. Nhà quản trị cấp cơ sở là người trực tiếp làm việc với hàng hóa, dịch vụ của công ty. Họ nhận lệnh từ các quản trị viên cấp trung gian. Họ cần trực tiếp hướng dẫn, đốc thúc các nhân viên trong tổ chức để hoàn thành mục tiêu chung.

Vị trí thường thấy: tổ trưởng, trưởng bộ phận, đốc công…

3. Vai trò của nhà quản trị

Theo Henry Mentzberg, vai trò của nhà quản trị được chia thành 3 nhóm lớn.

  • Nhóm vai trò quan hệ với con người:
  • Nhà quản trị có vai trò đại diện cho tổ chức. Họ là người đối thoại, giao dịch với các tổ chức khác. Họ chịu trách nhiệm cho tổ chức và điều hành các hoạt động.
  • Nhà quản trị có vai trò lãnh đạo. Nhà quản trị cần đưa ra phương hướng, mục tiêu cho nhân viên. Từ đó giám sát, đánh giá và kiểm tra cấp dưới của mình.
  • Nhà quản trị có vai trò liên lạc. Họ là người liên hệ với các cá nhân, tổ chức bên ngoài. Ngoài ra, họ còn là sợi dây kết nối các cá nhân trong tổ chức.
  • Nhóm vai trò thông tin:
  • Vai trò tiếp nhận và thu thập thông tin liên quan đến tổ chức. Nhà quản trị cần thường xuyên cập nhật các yếu tố liên quan đến tổ chức. Từ đó, họ xác định được những rủi ro, đe dọa để có thể giải quyết một cách nhanh chóng.
  • Vai trò phổ biến thông tin. Nhà quản trị cần phổ biến những thông tin cần thiết đến các nhân viên về tổ chức. Điều đó giúp nhân viên có thể hoàn thành mục tiêu và xác định đúng về tổ chức.
  • Vai trò cung cấp thông tin cho bên ngoài. Nhà quản trị là người đại diện cho tổ chức nên họ có vai trò cung cấp, giải thích và bảo vệ tổ chức trước các tổ chức khác.

  • Nhóm vai trò quyết định:
  • Vai trò doanh nhân. Nhà quản trị cần tìm ra phương pháp cải thiện giúp tổ chức tiến bộ và làm việc hiệu quả.
  • Vai trò giải quyết xáo trộn. Rủi ro là thứ khó đoán. Tổ chức nào cũng có thể gặp rắc rối, rủi ro. Nhà quản trị cần quyết đoán để giải quyết, ứng phó kịp thời. Từ đó, họ giúp tổ chức đi vào ổn định và tiếp tục hoạt động.
  • Vai trò phân phối các nguồn lực. Nhà quản trị cần tiến hành phân phối các nguồn lực một cách tối ưu. Đó là các nguồn lực về tài chính, cơ sở sản xuất, thông tin và cả con người. Phân phối hợp lý để các bộ phận hoạt động năng suất và hiệu quả nhất.
  • Vai trò thương thuyết. Nhà quản trị là người trực tiếp đàm phán, giao dịch với các cá nhân, tổ chức khác. Làm sao để tổ chức của mình có lợi nhất là là điều một nhà quản trị cần làm.

4. Một nhà quản trị giỏi cần những gì?

4.1  Các kỹ năng cơ bản của nhà quản trị giỏi

Để thực hiện tốt các chức năng, vai trò của quản trị thì các nhà quản trị cần có 3 kỹ năng cơ bản sau.

  • Kỹ năng nhân sự

Đây là khả năng làm việc với các nhân viên ở trong tổ chức của các nhà quản trị. Thông qua các nhân viên, các nhà quản trị có thể đạt được mục tiêu cho tổ chức. Kỹ năng nhân sự cần thiết nhất với quản trị viên cấp trung gian.

Kỹ năng này bao gồm:

  • Khả năng động viên, thúc đẩy nhân viên
  • Khả năng tạo điều kiện thuận lợi, phương tiện tối ưu cho nhân viên
  • Khả năng điều phối, sắp xếp, lãnh đạo nhân viên
  • Khả năng giải quyết mâu thuẫn, truyền thông cho tổ chức

Quản lý nhân sự chưa bao giờ là chuyện dễ dàng. Nhà quản trị là người biết dụng nhân đúng lúc, đúng chỗ. Một nguyên tắc mà nhà quản trị nhất thiết phải có là: đừng gửi con vịt tới trường học của đại bàng. Đặt đúng người, đúng việc để bại bàng có thể tung cánh và vịt có thể thỏa sức bơi lội.

  • Kỹ năng nhận thức

Đây là khả năng cần có sự hiểu biết của nhà quản trị. Họ cần nhận thức được mọi góc độ của tổ chức và quan hệ, liên kết giữa các nhân viên, các bộ phận. Kỹ năng nhận thức cần thiết nhất với quản trị viên cấp cao.

Kỹ năng nhận thức bao gồm:

  • Khả năng tư duy chiến lược, có tầm nhìn dài hạn và tổng thể
  • Xử lý thông tin rõ ràng
  • Hoạch định kế hoạch chi tiết
  • Nắm rõ hoàn cảnh, giảm thiểu rủi ro

Kỹ năng nhận thức là khả năng dựa trên sự hiểu biết để nhìn nhận tổ chức ở góc độ tổng thể và mối quan hệ giữa các bộ phận.

  • Kỹ năng chuyên môn – kỹ năng kỹ thuật

Đây là trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của các nhà quản trị. Kỹ năng này có thể học tập và rèn luyện để có được. Kỹ năng chuyên môn cần thiết nhất đối với quản trị viên cấp cơ sở.

Kỹ năng kỹ thuật bao gồm:

  • Khả năng tinh thông về các phương pháp, kỹ thuật, thiết bị
  • Khả năng hiểu biết chuyên môn
  • Khả năng phân tích, sử dụng kỹ thuật để giải quyết vấn đề

4.2  Các yếu tố tạo nên nhà quản trị giỏi

Nhà quản trị hỏi: “Đâu là những việc cần hoàn thành? Điều gì tốt cho tổ chức?””

Theo nhà quản trị nổi tiếng Peter Drucker, một nhà quản trị giỏi cần đặt ra các câu hỏi cho riêng mình.

Để đạt được mục tiêu, nhà quản trị cần liệt kê danh sách các công việc cần phải làm. Từ đó, nhà quản trị xác định ra phương hướng, chính sách ưu tiên cho công việc của tổ chức.

Lợi nhuận, doanh thu hay thương hiệu là điều vô cùng quan trọng đối với một tổ chức. Làm thế nào để tổ chức phát triển, thu được lợi nhuận tối đa là điều nhà quản trị cần làm. Đặt ra câu hỏi giúp nhà quản trị xác định đúng đắn và tránh xảy ra sai lầm không đáng có.

Nhà quản trị cần quyết đoán

Khi đã làm nhà quản trị thì điều tất yếu phải biết đó là quyết đoán . Đa số nhà quản trị đều phải quyết đoán trong mọi việc của họ. Quyết đoán giúp họ không bỏ lỡ cơ hội và giúp tiến độ công việc trở lên nhanh chóng.

Nhà quản trị giỏi cần gì

Nhà quản trị cần hiểu biết kiến thức

Một lĩnh vực mà bạn không hề hiểu biết thì sao có thể làm việc? Một nhà quản trị thành công có thể không cần quá chú trọng kiến thức chuyên môn. Tuy vậy, những nền tảng kiến thức cơ bản là thứ không thể bỏ qua. Kiến thức giúp nhà quản trị không bị mất phương hướng trong công việc, quản lý tổ chức.

Nhà quản trị cần chịu trách nhiệm cho các quyết định của mình

Nhà quản trị cần ra quyết định một cách nhanh chóng để không bỏ lỡ cơ hội của tổ chức. Nhưng họ cũng phải chịu trách nhiệm trước các quyết định của mình. Điều này giúp nhà quản trị nhận ra điểm mạnh, điểm yếu để bổ sung và hoàn thiện bản thân.

Quản lý thời gian

Một nhà quản trị cần xử lý rất nhiều công việc trong vòng một ngày. Bạn không thể trở thành một nhà quản trị giỏi nếu không biết quản lý thời gian. Sắp xếp thời gian một cách hiệu quả giúp họ tiến hành công việc một cách tối ưu.

Nhà quản trị giỏi biết biến trở ngại thành cơ hội

Đừng coi mọi vấn đề là những đe dọa hay trở ngại cho tổ chức. Nhà quản trị cần nhìn thấy mặt tích cực, tiềm năng và cơ hội từ các sự kiện xảy ra. Hãy tìm ra cách giải quyết thay vì than thở vì trở ngại. Từ đó tìm được hướng phát triển cho tổ chức của mình.

Kỹ năng quản trị tổ chức, đội nhóm

Nhà quản trị cần nghĩ và nói trên vị thế “chúng ta” thay vì “tôi”. Họ cần chia sẻ, học cách trao quyền cho người khác. Một nhà quản trị giỏi không chỉ giỏi việc cá nhân. Hãy học cách làm việc với mọi người trong tổ chức. Vì “muốn đi nhanh hãy đi một mình, muốn đi xa hãy đi cùng đồng đội”.

Qua bài viết trên, hy vọng bạn đã nắm được rằng nhà quản trị là ai và một nhà quản trị giỏi cần những gì.

JobsGO

Đã băng bởi Thu Hằng