Xét về mặt ngữ pháp, những câu trên không có bất kỳ vấn đề gì. Nhưng các chuyên gia cho biết, để được tăng lương, thăng chức,… bạn nên sử dụng câu chủ động thay vì câu bị động. Việc sử dụng câu bị động khiến lãnh đạo và các nhà tuyển dụng cảm thấy bạn là một người thụ động (rằng mọi việc đã xảy ra thay vì bạn là người thực hiện điều đó).
Ngôn ngữ thụ động trong bối cảnh văn phòng
Nhiều người thường xuyên sử dụng “ngôn ngữ thụ động” mà không thực sự nhận ra điều đó. Vì nó dễ sử dụng và nghe có vẻ trang trọng hơn.
Dưới đây là những câu bạn dễ dàng bắt gặp trong email và các cuộc họp chốn văn phòng.
Báo cáo tuần đã được gửi vào email của anh.
Các chi tiết trong kế hoạch tháng 10 đã được chốt vào cuộc họp lần trước.
Báo giá đã được gửi cho khách hàng.
Việc gửi Email Marketing đã được triển khai vào hôm qua.
Một lần nữa, tôi cần phải nói rằng, cách đặt câu như trên không sai về mặt kỹ thuật. Tuy nhiên, nếu bạn muốn được thăng chức, tăng lương hoặc đang hy vọng gây ấn tượng với sếp, bạn nên sử dụng các câu có dạng chủ động. Điều đó có nghĩa là, bạn phải đưa bạn (hoặc nhóm bạn) vào câu.
Hãy quay lại những ví dụ trên, chúng ta có thể nói/ viết chúng dưới dạng chủ động như sau:
Tôi đã gửi báo cáo tháng vào email của anh.
Chúng tôi đã chốt các chi tiết trong kế hoạch tháng 10 vào cuộc họp lần trước.
Tôi đã gửi báo giá cho khách hàng.
Tôi đã thực hiện việc gửi Email Marketing vào hôm qua.
Việc chỉ định bạn (hoặc nhóm bạn) cho một nhiệm vụ không chỉ giúp thể hiện sự chắc chắn mà còn cho thấy bạn là một người có định hướng hành động và chịu trách nhiệm về công việc của mình.
Hãy thể hiện sự tự tin trong buổi phỏng vấn bằng cách nói câu chủ động
Việc sử dụng ngôn ngữ chủ động cũng nên được áp dụng với các buổi phỏng vấn. Thay vì nói “Ở công ty cũ, lượng khách truy cập website hàng tháng đã tăng lên 10%“, bạn nên khẳng định bạn chính là người mang đến thành công này bằng cách nói “Tôi đã gửi Email Marketing hàng tuần, giúp tăng 10% lượng khách truy cập website mỗi tháng“.
Sử dụng câu chủ động trong trường hợp này không khiến bạn trông giống một người khoe khoang. Thay vào đó, nó giúp bạn giải thích một cách hoàn hảo những gì bạn đã làm để đạt được điều đó.
Bạn có đang thường xuyên nói “Xin lỗi?”, “Giúp tôi”, “Bạn nghĩ sao?”, “Ổn chứ?” tại nơi làm việc? Hãy dừng lại, vì chúng có thể khiến bạn trông thiếu tự tin và có vẻ thụ động.
Nếu có thể nói cảm ơn, đừng nói xin lỗi
Bạn hãy ngừng việc nói xin lỗi vì đã tham gia cuộc họp muộn 1 phút. Nếu bạn đến muộn hơn 5 phút, bạn chắc chắn nên xin lỗi; nhưng nếu 1 – 2 phút thì không.
Trong trường hợp bạn cảm thấy cần phải thừa nhận việc đi trễ của mình, hãy thử nói “cảm ơn vì đã đợi tôi”.
“Ổn chứ?” – Ồ, không ổn chút nào
“Ổn chứ?” là một loại ngôn ngữ thụ động khác khiến bạn trở nên thiếu tự tin. Bạn xứng đáng để người khác dành thời gian, đặc biệt khi bạn là trưởng nhóm. Vì thế, nếu bạn muốn sắp xếp một cuộc họp, hoặc có điều gì muốn nói, hãy chủ động đề cập đến thời gian.
Hãy thử nói “Tôi muốn nói kỹ hơn về vấn đề này, bạn có rảnh lúc 10 giờ sáng thứ 3 không?”.
Ngôn ngữ thụ động nghe có vẻ lịch sự nhưng chúng khiến bạn trở nên thiếu tự tin
“Bạn nghĩ sao?” – Có phải bạn thiếu tự tin về đề xuất của mình
Việc sử dụng ngôn ngữ thụ động như “bạn nghĩ sao?” cho thấy rằng bạn không tự tin vào những gì bạn đang đề xuất. Yêu cầu xác nhận từ người khác khiến bạn trở nên không chắc chắn về bản thân mình. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc cần xác nhận từ những người khác, hãy biến nó thành một yêu cầu hợp tác thay vì là một câu hỏi.
Bạn hãy thử nói “Đây là ý tưởng của tôi, tôi muốn nhận được ý kiến đóng góp của bạn”.
“Giúp tôi nhé!” – Đối phương có quyền không giúp
Tôi đã gửi báo cáo tới email của anh, check giúp tôi nhé!
Anh xem giúp tôi bản kế hoạch tháng tới đã ổn chưa!
Những câu này nghe có vẻ rất lịch sự phải không? Nhưng chúng khiến bạn trở nên yếu thế. Việc kiểm tra báo cáo, duyệt kế hoạch là nhiệm vụ của đối phương và họ nhất định phải làm, vậy tại sao bạn lại “nhờ giúp”.
Thay vì sử dụng những câu trên, bạn hãy thử nói:
Tôi đã gửi báo cáo tới email của anh, nếu còn điều gì thắc mắc, hãy phản hồi lại trong email nhé!
Tôi đã gửi kế hoạch tháng tới cho anh; hãy phản hồi cho tôi qua email nếu có thắc mắc hoặc cần thêm thông tin.
Loại bỏ ngôn ngữ thụ động khi làm việc không hề dễ dàng. Nhưng giá trị nó mang lại xứng đáng để bạn tốn thêm chút thời gian và công sức.
Hồng Nguyễn
