Hiện nay, không ít người lao động khi nghỉ việc, chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) mới biết mình đóng trùng BHXH cho 2 công ty trong một khoảng thời gian. Vậy điều này sẽ có ảnh hưởng như thế nào? Doanh nghiệp cần làm gì khi đóng trùng BHXH cho người lao động? Để có câu trả lời cho những vấn đề trên, mời các bạn theo dõi bài viết dưới đây của JobsGO.
Đóng trùng BHXH là vấn đề không quá phổ biến, song vẫn có trường hợp hy hữu xảy ra. Do đó, người lao động cũng như các doanh nghiệp cần phải hiểu, nắm rõ được các quy định liên quan đến việc này để có cách xử lý kịp thời, không ảnh hưởng đến quyền lợi của các bên. Vậy bạn biết thế nào là đóng trùng BHXH chưa?
Hiểu đơn giản nhất thì đóng trùng BHXH chính là tình trạng doanh nghiệp, người lao động kê khai, thực hiện đóng các khoản bảo hiểm nhiều hơn 1 lần trong cùng 1 tháng.
Việc đóng trùng BHXH có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Phía doanh nghiệp cũng như người lao động cần phải nắm rõ vấn đề này để có cách xử lý, giải quyết sao cho phù hợp. Cụ thể, một số lý do dẫn đến việc đóng trùng BHXH là:
Nguyên nhân dẫn đến tình trạng đóng trùng BHXH
Người lao động làm việc, tham gia đóng BHXH tại 2 công ty cùng 1 khoảng thời gian. Điều này có nghĩa là đồng thời có 2 hợp đồng lao động, 2 sổ bảo hiểm.
Việc đóng trùng BHXH có thể do người lao động đã nghỉ việc ở công ty cũ nhưng chưa chốt, lấy sổ rồi lại làm sổ mới, đóng bảo hiểm ở công ty mới.
Một trường hợp khác cũng dẫn đến đóng trùng BHXH chính là người lao động A mượn thông tin của người lao động B để làm hợp đồng, tham gia BHXH tại công ty C nào đó (điều này là vi phạm luật). Trong khi đó, người lao động B cũng sử dụng thông tin của mình để đăng ký hợp đồng, đóng bảo hiểm cho bản thân ở công ty D.
Do nhân viên kế toán của doanh nghiệp đóng nhầm, tuy nhiên trường hợp này là rất hiếm khi xảy ra.
Việc đóng trùng BHXH sẽ gây ra ảnh hưởng, thiệt hại nhất định cho người lao động. Cụ thể, người lao động sẽ bị mất đi 1 khoản tiền tương ứng 10,5% trích từ lương cơ bản đăng ký đóng BHXH trong các tháng bị trùng. Họ sẽ chỉ được giải quyết các chế độ bảo hiểm cho 1 lần đóng khi có nhu cầu và đủ điều kiện. Điều này có nghĩa là, người lao động sẽ bị mất tiền lương 2 lần nhưng quyền lợi thì không được nhân đôi trong cùng khoảng thời gian bị trùng.
Đóng trùng BHXH gây ra thiệt hại như thế nào?
Bên cạnh đó, nếu có phát sinh các sự cố liên quan đến BHXH hàng tháng như nợ đóng, đóng trùng,… thì phía cơ quan bảo hiểm sẽ không thể nào xác nhận cũng như chốt được sổ cho người lao động. Theo đó, họ sẽ không giải quyết chi trả các chế độ liên quan.
Xử lý ra sao khi đóng trùng BHXH cho người lao động?
Nhiều người lao động cho biết, họ bị cơ quan bảo hiểm từ chối chốt sổ do bị đóng trùng BHXH. Vậy doanh nghiệp/người lao động sẽ phải làm như thế nào với trường hợp này?
Thực tế, cách duy nhất để giải quyết chính là làm thủ tục thoái trùng hay giảm trùng. Người lao động cần phải trao đổi, làm việc để đề nghị 1 trong 2 công ty đang đóng BHXH cho mình làm các thủ tục giảm trùng quá trình đóng bảo hiểm. Cụ thể, các thủ tục mà phía doanh nghiệp cần chuẩn bị bao gồm:
Chuẩn bị 1 tờ khai tham gia và thực hiện điều chỉnh thông tin về đóng BHXH, BHYT theo đúng mẫu quy định.
Danh sách người lao động tham gia các loại bảo hiểm theo mẫu dành cho các trường hợp bị đóng trùng bảo hiểm.
Sổ bảo hiểm của người lao động có thời gian đóng trùng.
Bảng kê khai thông tin theo mẫu.
Khi đã chuẩn bị được đầy đủ, chính xác hồ sơ theo yêu cầu, phía doanh nghiệp sẽ cần nộp lên cơ quan bảo hiểm. Lúc này, họ sẽ kiểm tra, xem xét các thông tin rồi thực hiện hoàn trả lại cho người lao động số tiền đã được trích ra đóng vào quỹ BHXH trong các tháng bị trùng (không bao gồm tiền lãi).
Vấn đề đóng trùng BHXH cho người lao động vẫn sẽ vẫn có thể xử lý được nếu người lao động, doanh nghiệp cung cấp đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu. Tuy nhiên, điều này sẽ khiến doanh nghiệp mất khá nhiều thời gian để giải quyết việc đôi khi không phải do họ gây ra. Vậy làm sao để có thể giảm được tình trạng đóng trùng BHXH này?
Cách giảm tình trạng đóng trùng BHXH?
Người lao động cần phải tìm hiểu, cập nhật các kiến thức luật liên quan đến tham gia BHXH, các chế độ đãi ngộ, phúc lợi của doanh nghiệp để từ đó phát hiện ra những sai sót, kịp thời điều chỉnh. Điều này cũng giúp người lao động tránh mất quyền lợi nếu như không thỏa thuận được với doanh nghiệp về giảm trùng BHXH.
Mỗi người lao động chỉ sở hữu 1 sổ BHXH hợp lệ. Trong trường hợp nghỉ việc, người lao động cần phải yêu cầu phía công ty chốt, trả lại sổ. Người lao động có thể tự bảo quản hoặc gửi lên công ty mới để tham gia đóng bảo hiểm trong tương lai.
Người lao động cần thường xuyên tự kiểm tra quá trình đóng BHXH của mình (qua app hoặc tin nhắn điện thoại, website) để biết mình có bị đóng trùng hay không.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về việc đóng BHXH, người lao động cần liên hệ với công ty tham gia hoặc cơ quan bảo hiểm để được hỗ trợ, giải đáp.
Như vậy, bài viết trên đây của JobsGO đã giúp bạn đọc giải đáp thắc mắc “làm gì khi đóng trùng BHXH cho người lao động?”. Mong rằng đây sẽ là những thông tin cần thiết, hữu ích, giúp người lao động cũng như doanh nghiệp có thể thực hiện được đúng quy trình tham gia BHXH nhé.
Hồng Nguyễn
