Nếu bạn đang là sinh viên năm cuối hoặc sắp ra trường thì JD chắc hẳn đã là thuật ngữ quen thuộc với bạn. JD về công việc là tiêu chí đầu tiên giúp bạn tìm việc phù hợp với năng lực của mình. Vậy JD là gì? Cùng tìm hiểu tất tật tần về JD nhé!

Nhân sự là yếu tố nòng cốt để tạo nên sự thành công của một doanh nghiệp. Để chọn lọc và tìm được nhân sự thích hợp cho từng vị trí chưa bao giờ là việc dễ dàng với bộ phận nhân sự. Tránh việc “đúng người, sai việc”, JD ra đời như một công cụ truyền tải, mô tả công việc một cách đơn giản.

1. JD là gì?

JD là viết tắt của từ tiếng Anh Job Description. Thuật ngữ này chỉ bản mô tả công việc cụ thể. JD tóm tắt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, công việc… mà nhà tuyển dụng mong đợi ở ứng viên. Vị trí này đang được tuyển dụng ở doanh nghiệp đó.

Một bản JD thường được viết bằng từ ngữ đơn giản, dễ hiểu để giúp cho ứng viên có thể hiểu và hình dung ra ngay những công việc cần làm.

Một JD hoàn chỉnh sẽ:

  • Giúp bộ phận nhân sự chọn lọc ra được các ứng viên theo mong muốn cho doanh nghiệp.
  • Mô tả chi tiết giúp ứng viên xem xét năng lực, khả năng của bản thân có phù hợp với yêu cầu tuyển dụng hay không.
  • Giúp ứng viên hình dung ra công việc và những câu hỏi trong buổi phỏng vấn.
  • Giúp ứng viên xác định được vai trò, nhiệm vụ, vị trí của mình trong doanh nghiệp.

Dưới góc độ quản trị doanh nghiệp thì việc hệ thống hóa JD sẽ thấy JD là tổng thể chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu của cả tổ chức. JD còn có vai trò và ý nghĩa quan trọng giúp doanh nghiệp trong việc quản trị tổ chức.

JD là gì

JD – bản mô tả công việc chi tiết

>> Tìm việc nhanh tại website tuyển dụng JobsGO

2. JD khác gì so với JP

Nhiều người thường nhầm lẫn hai khái niệm giữa JD và JP. JP là từ viết tắt của Job Profile. Thuật ngữ này tạm được dịch là hồ sơ công việc. Chức năng của JD và JP khá giống nhau.

JD và JP trả lời cho những câu hỏi khác nhau

JD trả lời câu hỏi: “Phải làm gì?”, JP trả lời cho câu hỏi: “Chủ yếu làm gì?; “Phải làm tốt như thế nào?”. JD sẽ mô tả cho ứng viên rằng với vị trí đó thì mình cần làm gì, đúng với bản chất “mô tả công việc”. JP lại giúp ứng viên hiểu được những việc cần làm và các tiêu chí đánh giá công việc đó.

Khác nhau trong việc liệt kê công việc

JD liệt kê chi tiết các công việc mà ứng viên phải làm trong doanh nghiệp. JP lại liệt kê theo lĩnh vực, nhóm công việc chủ yếu của vị trí đó.

Khi thay thế JD bằng JP thì ứng viên sẽ hiểu rõ được những việc mình cần làm. Ngoài ra, ứng viên hiểu thêm được đánh giá hiệu quả của công việc thông qua tiêu chí nào. Điều đó tạo động lực để họ hoàn thành công việc theo các tiêu chí được doanh nghiệp đề ra.

3. Nội dung cơ bản của JD

Mặc dù với mỗi ngành nghề, JD lại là những bản mô tả công việc khác nhau. Song, cấu trúc của JD lại bao gồm một số nội dung cơ bản không thể thiếu.

  • Phần thông tin đơn vị tuyển dụng

Phần này được coi như chiếc card visit mà nhà tuyển dụng đưa cho ứng viên. Chẳng ai muốn làm việc trong một công ty không ai biết đến. Thông tin này giúp ứng viên tìm hiểu thêm về công ty trên Google để định vị được vị trí của doanh nghiệp.

  • Phần thông tin về vị trí

Cơ cấu tổ chức của mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau. Nhà tuyển dụng cần thể hiện rõ được vị trí đó có vai trò, thứ bậc như nào trong doanh nghiệp. Thêm vào đó là một số thông tin về địa điểm, thời gian, công việc…

  • Phần mô tả trách nhiệm

Đây có thể coi là phần nội dung quan trọng nhất mà ứng viên quan tâm. Nó mô tả công viên ở vị trí đang tuyển dụng là gì, cần hoàn thành những việc gì, trong thời gian bao lâu và vì sao cần thực hiện các yêu cầu đó. Ngoài ra còn cần nêu rõ một số quy định, quy trình riêng của từng doanh nghiệp.

  • Phần mô tả quyền hạn, đãi ngộ

Giới thiệu với ứng viên các quy định về quyền và giới hạn trong từng trường hợp cụ thể. Những chính sách đãi ngộ là phần mà bất kỳ ứng viên nào cũng quan tâm. Chế độ đãi ngộ gồm lương, phụ cấp, bảo hiểm, thưởng, chế độ nghỉ, du lịch hàng năm…

  • Phần khái quát các kỹ năng, nền tảng cần thiết

Đáp ứng được công việc của doanh nghiệp đó thì ứng viên cần những kỹ năng gì? Đó bao gồm cả kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm của ứng viên.

  • Phần thời gian để ứng tuyển

Đây là một nội dung khá quan trọng. Phần này giới hạn thời gian để ứng viên ứng tuyển, nộp CV đăng ký với nhà tuyển dụng. Từ đó tìm ra những người phù hợp một cách nhanh nhất.

4. Lợi ích của JD?

  • Lợi ích của JD – bản mô tả công việc với ứng viên:

  • Bản mô tả công việc giúp ứng viên có được cái nhìn rõ nét nhất về công việc phải làm, vị trí, quyền hạn…
  • Bản mô tả công việc giúp ứng viên nắm rõ yêu cầu về vị trí tuyển dụng của doanh nghiệp
  • Bản mô tả công việc giúp ứng viên biết được những đãi ngộ được hưởng tương xứng với kết quả công việc phải làm
  • Bản mô tả công việc tạo ra những mục tiêu rõ ràng để ứng viên để phấn đấu, cố gắng đạt được
  • Bản mô tả công việc tạo ra sự đảm bảo hơn khi có văn bản hóa trên giấy tờ chi tiết.
  • Lợi ích của JD – bản mô tả công việc với doanh nghiệp:

  • Bản mô tả công việc khẳng định tính chuyên nghiệp của tổ chức và giúp khắc họa chân dung nhân viên phù hợp
  • Bản mô tả công việc tạo ra các căn cứ để doanh nghiệp đánh giá các ứng viên và là cơ sở giải quyết nếu có mâu thuẫn với ứng viên.
  • Bản mô tả công việc giúp doanh nghiệp biết sắp xếp người làm việc đã hợp lý hay giải quyết được mục tiêu đề ra chưa. Nếu có sự bất hợp lý thì cần sắp xếp lại khối lượng công việc và bố trí nhân sự hợp lý.
  • Bản mô tả công việc là cơ sở để doanh nghiệp quản lý lương, thưởng. Nó giúp so sánh mức lương, đãi ngộ tại vị trí đó với thị trường. Từ đó có thể xây dựng một hệ thống chính sách đãi ngộ hợp lý.

JD giúp nhà tuyển dụng mô tả về vị trí công việc của ứng viên

5. Hạn chế của JD

Tuy có nhiều lợi ích nhưng JD vẫn có một số hạn chế, trở ngại nhất định trong một số trường hợp. Bản mô tả công việc chưa quá linh hoạt ở trong tổ chức thay đổi nhanh chóng, ví dụ như các công ty IT, Startup…

Bản mô tả công việc có thể chưa phù hợp với một số nhà quản lý cao cấp vì công việc của họ cần sự chủ động, làm việc theo phương hướng mới khác với bản mô tả. Những thay đổi liên tục trong công việc khiến bản mô tả công việc có thể trở nên lỗi thời.

6. Bí quyết để viết JD thu hút

Tìm được một ứng viên xuất sắc là mong muốn của mọi nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, tầm quan trọng của một JD – bản mô tả công việc chưa được nhiều nơi đánh giá cao. Làm sao để viết được một bản mô tả công việc thu hút? Cùng tham khảo một số bí quyết sau đây.

  • Viết một cách cụ thể.

  • JD là bản mô tả công việc chi tiết nên không thể viết thông tin một cách chung chung. Ứng viên sẽ không hiểu rõ cụ thể công việc mà mình cần làm. Nhà tuyển dụng cũng phải mất thời gian để giới thiệu, giải thích lại tại buổi phỏng vấn.
  • JD chung chung khiến ứng viên hiểu lầm về vị trí và gây ra khó khăn cho nhà tuyển dụng.
  • Không lạm dụng những từ ngữ hoa mỹ, sáo rỗng như “tinh thần hợp tác”, “khả năng lãnh đạo”. Hãy đi thẳng, mô tả kỹ năng cần thiết để tìm ra ứng viên thích hợp.

Nên viết JD một cách chi tiết

  • Nêu rõ vị trí cần tuyển dụng

Ứng viên sẽ muốn biết về vị trí, vai trò của họ là gì trong công ty. Nó giúp ứng viên hình dung được rằng liệu họ có thể phát triển sự nghiệp hay không. Khi ứng tuyển vào vị trí này, họ học hỏi được những gì… Hãy thu hút các ứng viên bằng cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn trong tương lai.

  • Giới thiệu về môi trường làm việc, văn hóa doanh nghiệp

Nên dành vài dòng trong bản mô tả công việc để quảng bá công ty, giới thiệu văn hóa đặc trưng của doanh nghiệp. Một môi trường năng động, hòa đồng sẽ dễ dàng thu hút ứng viên ứng tuyển. Bạn có thể tóm tắt sơ lược về những ưu điểm nổi bật của công ty cùng nhiều cơ hội thăng tiếng khác.

Nếu đơn vị của xã hội là gia đình thì đơn vị của tổ chức chính là từng cá nhân riêng lẻ. Một doanh nghiệp thành công nhờ vào sự kết nối, liên kết giữa các vị trí với nhau. Những vị trí này được thể hiện thông qua các JD – bản mô tả công việc chi tiết. Chính vì thế mà JD rất quan trọng và là công cụ cơ bản để bạn tìm được một công việc phù hợp với khả năng của mình.

JobsGO

Đã băng bởi Thu Hằng