HR là gì? Các chức năng của bộ phận HR trong doanh nghiệp

5/5 - (1 vote)
Job ngon - Lương 16Tr + Hoa hồng không giới hạn - Mời bạn ứng tuyển

HR là gì? HR là một bộ phận đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, phát triển nhân viên và đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về bộ phận HR, mời các bạn đọc ngay bài viết dưới đây.

1. HR là gì?

HR là viết tắt của từ Tiếng Anh “Human Resources”, còn được biết đến với tên gọi “Human Capital Management” (quản lý vốn con người, quản lý nguồn nhân lực). Trách nhiệm của HR là sử dụng, khai thác hiệu quả nhất về nguồn nhân lực để phục vụ phát triển doanh nghiệp và xã hội.

HR là gì
HR là gì?

Cụ thể, các HR sẽ đảm nhiệm công việc tuyển dụng , chọn lọc nhân viên phù hợp với yêu cầu công việc, triển khai các chính sách, quy định liên quan đến lao động, cung cấp đào tạo và phát triển cho nhân sự.

HR cũng có trách nhiệm xây dựng môi trường làm việc tích cực, đáng tin cậy bằng cách thực hiện các chính sách phúc lợi, chăm sóc và giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân viên. Họ cũng đóng vai trò quan trọng trong quản lý hiệu suất, đánh giá nhân viên, đảm bảo sự phù hợp, công bằng trong việc đánh giá và thưởng cho thành tích làm việc của nhân viên.

2. Vai trò của HR trong doanh nghiệp

Hiện nay, HR đã trở thành một bộ phận quan trọng và không thể thiếu trong doanh nghiệp. Vai trò của HR là đảm bảo sự ổn định và phát triển liên tục của nguồn nhân lực, tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp.

Ngoài việc quản lý nguồn nhân lực, HR còn chịu trách nhiệm đảm bảo việc tuân thủ nghiêm túc các nội quy và quy tắc của doanh nghiệp, cùng với thái độ tích cực và hòa đồng trong công việc.

Chưa dừng lại ở đó, vai trò của HR còn mở rộng hơn và hướng tới các công việc chiến lược để thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. HR cần đảm bảo rằng các chiến lược được đề ra có tính rõ ràng và có thể đo lường được hiệu quả.

Để đáp ứng thành công sự chuyển đổi và mở rộng vai trò của HR trong doanh nghiệp, việc học hỏi và nắm bắt kiến thức về kinh doanh là rất quan trọng với những ai theo đuổi nghề này. Nếu chỉ tập trung vào kiến thức về nhân sự, HR sẽ khó có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả. Do đó, việc tự chủ động học hỏi và nâng cao kiến thức về kinh doanh là điều cần thiết đối với HR.

3. HR làm công việc gì trong doanh nghiệp?

HR là viết tắt của chữ gì
HR làm công việc gì trong doanh nghiệp?

Trong khuôn khổ 1 doanh nghiệp, HR đảm nhận rất nhiều công việc, chức năng khác nhau như:

3.1 Tuyển dụng

Tuyển dụng là hoạt động cơ bản của tổ chức. Từ tiêu chuẩn đã đặt ra, HR sẽ phải xây dựng bản mô tả công việc, tìm nguồn ứng viên, đăng tin tuyển dụng. Sau khi nhận hồ sơ, HR sẽ sàng lọc hồ sơ và liên hệ với ứng viên, mời tham gia phỏng vấn. Tuỳ vào quy mô, chính sách nhân sự của từng tổ chức sẽ có quy trình tuyển dụng khác nhau. Sau khi trải qua tất các các giai đoạn, ứng viên sẽ chính thức trở thành nhân viên của công ty.

3.2 Quản lý tiền lương, phúc lợi, hợp đồng, bảo hiểm

HR sẽ là người quản lý tiền lương, phúc lợi, hợp đồng và bảo hiểm. Họ tính toán và xử lý lương, triển khai chính sách phúc lợi, quản lý hợp đồng lao động và chế độ bảo hiểm cho nhân viên. Điều này đảm bảo rằng nhân viên được hưởng quyền lợi và có trải nghiệm làm việc tốt nhất trong doanh nghiệp.

Các vấn đề HR cần xử lý bao gồm: BHXH, BHYT, BHTN và thuế TNCN.

Tìm hiểu về các loại bảo hiểm tại đây.

3.3 Đào tạo nội bộ

Sau khi xác định được nhu cầu và đối tượng đào tạo, HR sẽ lựa chọn phương pháp và lên kế hoạch đào tạo. Quy trình đào tạo thường gồm các bước: xác định nhu cầu đào tạo, xây dựng kế hoạch, tổ chức triển khai và đánh giá hiệu quả.

Bên cạnh đó, HR cần xây dựng ngân sách cho đào tạo để lựa chọn phương pháp phù hợp, xây dựng lộ trình công danh gắn với đào tạo và đánh giá năng lực.

Làm HR là gì
HR làm công việc đào tạo nội bộ

3.4 Quản lý hiệu suất công việc

HR có trách nhiệm quản lý hiệu suất công việc trong doanh nghiệp. Điều này bao gồm thiết lập tiêu chuẩn, đánh giá hiệu suất, đề xuất cải tiến, phát triển nhân viên và quản lý hiệu suất cốt lõi. HR sẽ là người hỗ trợ để đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả và đạt được mục tiêu của tổ chức. Quản lý hiệu suất là một phần quan trọng trong việc đảm bảo thành công và phát triển của doanh nghiệp.

3.5 Lên kế hoạch dự phòng nguồn nhân lực

Lên kế hoạch dự phòng nguồn nhân lực là một trong những nhiệm vụ quan trọng của HR. Cụ thể, HR sẽ phải dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai, tuyển dụng và phát triển nhân viên để đáp ứng nhu cầu dự phòng. HR cần đảm bảo rằng tổ chức có đủ nhân lực chất lượng, phù hợp để đảm bảo hoạt động suôn sẻ, ổn định cùng với khả năng đáp ứng thay đổi và phát triển của doanh nghiệp.

3.6 Hệ thống thông tin nhân sự

Để đảm bảo quản lý hiệu suất công việc của nhân viên, bộ phận nhân sự cần thu thập và thống kê thông tin đầy đủ về nguồn nhân lực. HR cần sử dụng hệ thống quản lý để điều phối nội dung nội bộ, theo dõi ngân sách và phê duyệt các chương trình đào tạo. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả các thông tin, quy trình quản lý nhân sự được tổ chức và theo dõi một cách hiệu quả, từ việc điều chỉnh nội dung nội bộ đến quản lý ngân sách và đảm bảo rằng các chương trình đào tạo được thực hiện đúng theo kế hoạch.

3.7 Phân tích, đánh giá dữ liệu

HR còn phải thường xuyên thu thập và xử lý các dữ liệu nhân sự để đưa ra những thông tin giá trị, phân tích chi tiết về hiệu suất công việc, chất lượng nhân viên, nhu cầu đào tạo và các yếu tố khác liên quan đến nguồn nhân lực.

Qua quá trình phân tích, đánh giá, HR có thể hiểu rõ hơn về tình hình và xu hướng nhân sự trong tổ chức, từ đó đưa ra các khuyến nghị, chiến lược nhằm tối ưu hóa quản lý nhân sự, cải thiện hiệu suất và đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Việc phân tích, đánh giá dữ liệu giúp HR có cái nhìn toàn diện về nguồn nhân lực và đóng góp quan trọng vào việc đưa ra quyết định thông minh, thúc đẩy sự phát triển bền vững cho tổ chức.

4. Bộ phận HR gồm những vị trí nào?

bộ phận HR là gì
Bộ phận HR gồm những vị trí nào?

Trong bộ phận HR, có nhiều vị trí công việc khác nhau, tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp. Dưới đây là mô tả ngắn gọn về các vị trí này:

  • Chief Human Resources Officer (Giám đốc nhân sự): Đứng đầu bộ phận nhân sự, chịu trách nhiệm lãnh đạo và quản lý toàn bộ hoạt động nhân sự trong doanh nghiệp.
  • HR Manager (Trưởng phòng nhân sự): Đảm nhận vai trò quản lý chiến lược và điều hành các hoạt động nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, phúc lợi và quản lý hiệu suất công việc.
  • HR Admin (Quản trị hành chính – nhân sự): Thực hiện các công việc hành chính, bao gồm quản lý hồ sơ nhân viên, lưu trữ tài liệu, xử lý thủ tục hợp đồng và bảo hiểm.
  • Recruitment Specialist (Chuyên viên tuyển dụng): Chịu trách nhiệm tìm kiếm, thu hút và lựa chọn ứng viên phù hợp với các vị trí công việc trong doanh nghiệp.
  • Training and Development Specialist (Chuyên viên đào tạo và phát triển): Thiết kế, triển khai các chương trình đào tạo, phát triển kỹ năng và nâng cao hiệu suất công việc của nhân viên.
  • Compensations and Benefits Specialist (Chuyên viên tiền lương và phúc lợi): Quản lý chính sách tiền lương, phúc lợi và các chương trình đãi ngộ, đảm bảo công bằng, hấp dẫn cho nhân viên.

5. Thuận lợi và khó khăn khi làm HR

Làm HR có rất nhiều điều kiện thuận lợi để phát triển sự nghiệp. Tuy nhiên, để đạt được đỉnh cao “danh vọng”, các HR cũng sẽ phải trải qua không ít khó khăn.

5.1 Thuận lợi

  • Giao tiếp và tương tác: HR thường có cơ hội làm việc với nhiều người, xây dựng mối quan hệ và giao tiếp hiệu quả. Điều này giúp phát triển kỹ năng giao tiếp, tương tác và xử lý mâu thuẫn.
  • Tầm nhìn chiến lược: HR có thể tham gia vào quá trình lập kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp, đưa ra các chính sách và giải pháp nhân sự phù hợp để đạt được mục tiêu tổ chức.
  • Cơ hội phát triển: Lĩnh vực HR cung cấp nhiều cơ hội phát triển nghề nghiệp, từ việc thăng tiến trong vị trí quản lý nhân sự đến chuyển sang các lĩnh vực khác như đào tạo, phát triển tổ chức hoặc quản lý nhân lực.

5.2 Khó khăn

  • Quản lý mâu thuẫn: HR phải đối mặt với việc giải quyết các mâu thuẫn và xung đột giữa các nhân viên, đồng thời phải đảm bảo sự công bằng, tôn trọng trong quyết định và xử lý tình huống.
  • Áp lực và thời gian: HR thường phải làm việc trong môi trường có áp lực cao và đối mặt với các deadline cứng nhắc. Khối lượng công việc cũng khá nhiều như quản lý các quy trình nhân sự, tuyển dụng và đào tạo, điều này đòi hỏi sự chú ý đến chi tiết và quản lý thời gian hiệu quả.
  • Thay đổi và thích ứng: HR phải thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng trong công nghệ, quy định pháp lý và xu hướng nhân sự. Điều này đòi hỏi sự liên tục học hỏi và cập nhật kiến thức mới để duy trì, nâng cao chất lượng công việc.

6. Kỹ năng cần có để làm HR

chức năng của HR
Kỹ năng cần có để làm HR

Muốn theo đuổi cũng như phát triển trong ngành nhân sự, các HR cần đảm bảo các kỹ năng, tố chất sau:

6.1 Kỹ năng chuyên môn của một quản lý nhân sự

Một người quản trị nhân sự cần phải linh hoạt và có đầy đủ những kỹ năng quản lý nhân sự hiệu quả như:

  • Dự đoán được nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp.
  • Biết cách hoạch định và cơ cấu lại nhân sự doanh nghiệp.
  • Phân tích và vẽ được chân dung nhân sự tiềm năng cần tuyển dụng trong đợt tuyển dụng tới.
  • Xây dựng và triển khai các buổi phỏng vấn nhân sự thành công và hiệu quả.
  • Chuẩn bị được những câu hỏi và trả lời cần thiết cho một buổi phỏng vấn để tìm ra nhân sự tài năng..
  • Phát triển được hệ thống liên lạc và cung cấp thông tin nội bộ hai chiều (quản lý và nhân viên).
  • Xây dựng được các chương trình hội nhập nhân viên mới, và các chương trình đào tạo nhân sự.
  • Chủ doanh nghiệp cũng như cấp quản lý của bộ phận nhân sự luôn phải chú trọng đào tạo quản trị nhân sự cho bộ phận HR. Nó không kém phần quan trọng với đào tạo nhân sự cho các phòng ban khác. Quản lý con người không chỉ dựa vào chủ doanh nghiệp hay cấp quản lý, nó còn phụ thuộc rất nhiều từ những con người ở bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp.

6.2 Kỹ năng quản lý nhân sự hiệu quả

Các kỹ năng quản lý nhân sự hiệu quả cần phải được đào tạo:

  • Xây dựng chiến lược và quản lý nhân sự hiệu quả.
  • Phát triển các kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
  • Xây dựng, thiết lập hoặc cơ cấu hóa bộ máy doanh nghiệp..
  • Biết cách lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và đưa ra các phương án nâng cao chất lượng doanh nghiệp hiệu quả..
  • Xây dựng chính sách và các phúc lợi cho nhân viên (lương bổng, thưởng, phụ cấp,..).

6.3 Kỹ năng giao tiếp trong quản lý nhân sự

Người quản lý nhân sự cần phải có khả năng giao tiếp hiệu quả với một hoặc một nhóm người. Họ cần phải nhạy bén và khéo léo trong lời ăn tiếng nói để tránh xảy ra mâu thuẫn không cần thiết. Họ cũng là một “chuyên gia tâm lý” hiểu rõ tính chất từng công việc cũng như sẵn sàng hỗ trợ nhân viên đưa ra những lời khuyên thích hợp nhất.

  • Xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hoà với mọi người và biết tự kiềm chế mình.
  • Có phong thái và giọng nói phải thật tự tin và thuyết phục.
  • Có hiểu biết rộng về xã hội và biết thích ứng với mọi hoàn cảnh.
  • Tinh ý, thông minh, biết tiếp thu lời khuyên thích hợp trong mọi tình huống.
  • Học cách ăn nói lưu loát và biết lắng nghe, rèn luyện khả năng truyền đạt tốt mệnh lệnh cho mọi người.

6.4 Kỹ năng đàm phán và thuyết phục

Kỹ năng đàm phán và thuyết phục trong doanh nghiệp hỗ trợ người quản lý nhân sự hiệu quả, thay mặt doanh nghiệp:

  • Thương lượng với nhân viên mới, cũ về lương, thưởng.
  • Đứng ra hòa giải giữa nhân sự và doanh nghiệp trong xung đột, tranh chấp,….
  • Thuyết phục cấp trên chấp nhận những kế hoạch do bộ phận HR đề xuất với doanh nghiệp..
  • Sử dụng trong tuyển dụng nhân sự để thương lượng mức lương, vị trí,…

6.5 Kỹ năng giải quyết vấn đề và xử lý tình huống

Khả năng phát hiện, giải quyết vấn đề và chất lượng ra quyết định thể hiện trình độ năng lực của một người quản lý, giúp vượt lên trên các đối thủ cạnh tranh.

Trong quá trình làm việc, bạn sẽ giải quyết rất nhiều tình huống mâu thuẫn giữa người lao động và doanh nghiệp. Bạn phải giải quyết bài toán khó này để không làm mất lòng hai bên. Người làm HR cần có một “cái đầu tỉnh và một trái tim nóng”. Đó là bạn cần phải học kỹ năng xử lý tình huống.

thông tin cần biết về HR
HR cần có kỹ năng giải quyết vấn đề và xử lý tình huống

6.6 Khả năng làm việc chịu được áp lực cao

Chịu áp lực công việc là yêu cầu tối thiểu mà người quản lý nhân sự cần có. Hàng ngày một người quản lý nhân sự cần đối mặt với rất nhiều công việc khác nhau, giải quyết gần như suýt soát nhau. Nếu bạn không luyện tập được kỹ năng trên bạn sẽ dễ căng thẳng, và ngày càng dẫn tới áp lực chịu đựng còn tăng nhiều hơn.

6.7 Kỹ năng làm việc nhóm

Đối với những công ty lớn có chính sách nhân sự bài bản, bạn không thể nào đảm nhận cùng lúc tất cả các công việc trong công ty mà chỉ có thể đảm nhận từng phần (đơn giản vì khối lượng công việc quá nhiều).

Vì thế, trong công việc, bạn cần có sự hỗ trợ của các phòng ban khác và các bộ phận chức năng của phòng Nhân sự để hoàn thành công việc. Bạn là một thành viên của nhóm, thành công hay thất bại của nhóm cũng chính là thành công hay thất bại của bạn. Vì thế, bạn cần hoà đồng với mọi người và phối hợp thật tốt với nhóm của bạn để công việc được tiến hành thuận lợi.

6.8 Kỹ năng lắng nghe

Để trau dồi các kiến thức cũng như nâng cao kỹ năng của mình, người làm nghề nhân sự cần biết “lắng nghe”! Đi sâu đi sát với nhân viên và kịp thời điều chỉnh những quan hệ lao động một cách nhanh kịp thời trong mọi tình huống, biến cố. Thỉnh thoảng, một giám đốc nhân sự giỏi còn phải biến mình thành một thuyết khách, nhà ngoại giao giỏi, giúp động viên, hợp lực toàn công ty để cùng “lái con thuyền doanh nghiệp” đi lên.

6.9 Đọc vị người đối diện

Nắm bắt tâm lý người khác tốt sẽ giúp bạn rất nhiều khi phỏng vấn ứng viên, nhận biết, đánh giá chính xác được tiềm năng của họ. Nếu có khả năng này thì bạn dễ dàng trong việc tiếp cận, chia sẻ và giữ nhân viên giỏi trong công ty tránh tình trạng “nhảy việc”.

Trong bất cứ công ty nào thì bộ phận nhân sự cũng luôn luôn phải là người dung hòa giữa người lao động và người sử dụng lao động. Do đó, người phụ trách nhân sự phải có các nguyên tắc cơ bản để đảm bảo quyền lợi chính đáng cho cả hai bên. Đối với tôi, điều quan trọng nhất là công ty phải tuân thủ theo các yêu cầu về luật pháp. Ngoài ra, người làm nhân sự cũng phải luôn quan tâm đến hoàn cảnh của cá nhân.

Bên cạnh những kinh nghiệm, bạn cũng cần phải trang bị đầy đủ cho mình những kiến thức về ngành. Đó không chỉ là tuyển người như thế nào, quy trình nên tối ưu hoá như thế nào, mà còn là những kiến thức về tâm lý, xã hội và pháp luật. Không nên quá coi trọng kinh nghiệm mà bỏ qua những kiến thức nền tảng – điều mà giúp bạn tiến xa một cách bền vững trong ngành nhân sự.

HR là gì?” – có lẽ các bạn đã có cho mình đáp án rồi phải không? Với vai trò quản lý nhân sự và đóng góp vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, HR không chỉ là một bộ phận chịu trách nhiệm về con người, mà còn là người đồng hành quan trọng trong việc xây dựng và duy trì thành công của tổ chức.

Nếu bạn đang quan tâm, muốn tìm kiếm việc làm nhân sự, hãy truy cập ngay JobsGO.vn nhé.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)

JobsGO Banner