Với sự phát triển của công nghệ, quá trình tìm việc, ứng tuyển việc làm trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn bao giờ hết. Thay vì phải đến tận công ty, nộp bộ hồ sơ giấy dày cộp; ngày nay, ứng viên chỉ cần ngồi nhà, soạn email online gửi tới Nhà tuyển dụng. Đơn giản, nhanh gọn nhà thế, nhưng không phải ai cũng biết cách viết email gửi CV. Điều đó khiến họ mất đi cơ hội được trở thành một thành viên của công ty mà họ mơ ước.
Thời đại kỹ thuật số bùng nổ, mọi nhu cầu và hoạt động của con người dường như đều có thể thực hiện qua Internet. Điều này đã giúp ích rất nhiều cho quy trình tuyển dụng cũng như tìm kiếm việc làm. Người tìm việc có thể nhanh chóng và dễ dàng tiếp cận cơ hội việc làm cũng như nhân sự công ty hơn. Đồng thời, quá trình chọn lọc chọn hồ sơ và chiêu mộ nhân tài cũng trở nên đơn giản hơn với các nhà tuyển dụng. Hầu hết các công ty đều áp dụng hình thức nhận CV qua thư điện tử thay vì cách truyền thống là nhận tay bản cứng bởi:
Gửi CV qua email được đánh giá là hiệu quả vì giúp tối thiểu hóa thời gian, công sức và chi phí cho cả ứng viên lẫn doanh nghiệp.
Nhà tuyển dụng cũng có thể kiểm tra phần nào kỹ năng tin học văn phòng – một trong những kỹ năng cứng thiết yếu của ứng viên.
Nộp CV qua email giúp nhà tuyển dụng đánh giá được kỹ năng, giao tiếp cơ bản, sự chỉn chu, tỉ mỉ và cẩn thận của ứng viên.
2. Trước Khi Gửi CV Qua Email Cần Chuẩn Bị Những Gì?
Trước khi nộp CV qua email, bạn cần kiểm tra địa chỉ, tên hiển thị email; chữ ký; các file đính kèm và sửa thông tin khi cần. Chỉ một chút bất cẩn cũng có thể khiến bạn bị mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.
2.1 Địa Chỉ Email
Trước đây, bạn có thể lập những địa chỉ email đậm chất “teen” theo sở thích cá nhân. Nhưng một khi đã bước vào môi trường công việc, hãy lập những địa chỉ email nghiêm túc và lịch sự.
Tên email tốt nhất nên là tên thật của chúng ta chẳng hạn như “tranngocanh@gmail.com”. Trong trường hợp email đã có người sử dụng, bạn có thể thêm số ngày sinh, năm sinh vào địa chỉ email, chẳng như “ngocanhtran1997@gmail.com” hay “ngocanh1206@gmail.com”. Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm vào địa chỉ email một số từ thể hiện công việc của mình, ví dụ: “digital-ngocanh@gmail.com”, “ngocanh.work@gmail.com”,…
Ngoài địa chỉ email, bạn cũng nên chú ý đến tên hiển thị trên email. Bạn nên dùng tên thật của mình viết hoa nhưng tránh capslock toàn bộ, cũng đừng nên chỉ ghi những chữ cái viết tắt họ tên. Với các nhà tuyển dụng khó tính, các lỗi trên có thể là một điểm trừ lớn.
Để đổi tên hiển thị email, bạn thực hiện theo các bước sau:
Chọn Cài đặt (biểu tượng hình răng cưa bên góc phải giao diện ứng dụng email), chọn Xem tất cả chế độ cài đặt, sau đó chọn Tài khoản và nhập, click vào chỉnh sửa thông tin.
Sau đó, một cửa sổ mới sẽ được mở ra.
Bạn hãy điền tên bạn muốn hiển thị ở ô trống phía dưới và chọn Lưu thay đổi.
2.3 Ảnh Đại Diện
Một email được đặt ảnh đại diện cẩn thận sẽ tạo thiện cảm tốt hơn. Rất nhiều bạn thường để trống ảnh đại diện hay sử dụng những hình ảnh không liên quan. Nếu bạn cũng đang ở trường hợp như vậy, hãy thay thế ngay bằng một chiếc ảnh bản thân bạn phù hợp. Ảnh đại diện nên tương đối rõ mặt với phông nền đằng sau đơn giản. Bạn có thể sử dụng chính ảnh trong CV của bạn nếu không có nhiều sự lựa chọn khác.
Để thêm ảnh đại diện, bạn hãy click vào biểu tượng ngoài cùng góc phải, chọn biểu tượng hình máy ảnh và click Thêm ảnh hồ sơ.
2.4 Chữ Ký
Đây là phần phải có trong một thư điện tử chuyên nghiệp, đặc biệt là trong cách gửi CV qua email. Chữ ký nên các thông tin liên hệ cá nhân như họ tên, email, số điện thoại và tên trường nếu bạn đang theo học. Bạn cũng có thể thêm tài khoản nổi bật như LinkedIn nếu muốn. Để thiết lập chữ ký email, các bạn vào Cài đặt, chọn Xem tất cả chế độ cài đặt, ở phần Chung, bạn kéo xuống tìm Chữ ký và chọn Tạo chữ ký.</b
Sau đó hãy đặt tên chữ ký và điền chữ ký của bạn vào ô như hình dưới đây nhé.
Tại đây, bạn có thể tạo nhiều loại chữ ký cho nhiều mục đích khác nhau.
2.5 File Đính Kèm
Chúng ta đang tìm hiểu cách viết email gửi CV vì vậy trước khi gửi email, chắc chắn chúng ta phải chuẩn bị CV đính kèm. JobsGO đã có một chuỗi bài viết hướng dẫn cụ thể về cách tạo CV, bạn hãy truy cập, đọc kỹ để tự làm cho mình mẫu CV hiệu quả nhất nhé.
Đối với một số ngành nghề như Content Marketing, Designer, Video Editor,… ngoài CV, bạn cần chuẩn bị thêm Portfolio (bản tổng hợp toàn bộ dự án mà ứng viên đã từng thực hiện) để chứng minh năng lực của bản thân.
File CV và Portfolio đính kèm nên ở định dạng file PDF thay vì word, tránh trường hợp tài liệu bị lỗi font khi gửi qua máy tính khác.
3. Hướng Dẫn Cách Viết Email Gửi CV Xin Việc
Dưới đây là 3 bước để bạn có được một email gửi CV chuẩn, tạo ấn tượng tốt trong lòng Nhà tuyển dụng.
3.1 Tiêu Đề Email
Đối với tiêu email, sẽ có 2 trường hợp có thể xảy ra:
Trường hợp 1: Nhà tuyển dụng có yêu cầu cụ thể về tiêu đề mail. Trong trường hợp này, bạn hãy thực hiện theo đúng những gì được yêu cầu, đừng tự làm theo ý của riêng mình.
Trường hợp 2: Nhà tuyển dụng không có yêu cầu cụ thể về tiêu đề mail. Với trường hợp này, bạn hãy đặt tiêu đề theo 1 trong số những cấu trúc sau: “[Họ và tên] – [Vị trí ứng tuyển] – [Công ty]”, “[Họ và tên] – [Vị trí ứng tuyển]”, “[Họ và tên] – [Vị trí ứng tuyển] – [Ngày tháng ứng tuyển]”, “Ứng tuyển [vị trí ứng tuyển] – Họ tên”,… Đây là những cách đặt tiêu đề email gửi CV thường được các công ty yêu cầu.
Với nội dung email, bạn cần thể hiện được bạn là ai; ứng tuyển vào vị trí gì; kinh nghiệm, năng lực của bạn như thế nào. Riêng phần kinh nghiệm, bạn chỉ cần viết ngắn gọn 1 – 2 câu, không cần trình bày quá nhiều. Vì thông tin về năng lực của bạn đã được trình bày chi tiết trong CV.
Mở đầu: Bạn hãy bắt đầu bằng chào hỏi. Nếu biết chính xác ai là người nhận email của bạn, hãy mở đầu với “Kính gửi Anh/Chị [Tên người nhận]”. Trường hợp bạn không biết người nhận email là ai, hãy bắt đầu với “Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng – Công ty [Tên công ty]”.
Nội dung: Câu đầu tiên, bạn cần giới thiệu mình là ai. Tiếp đó bạn nên đề cập đến nơi bạn thấy tin tuyển dụng của công ty và thể hiện rằng bạn cảm thấy có thể đáp ứng được các yêu cầu của công ty nên gửi mail ứng tuyển. Sau câu này, hãy cho nhà tuyển dụng biết bạn có điều gì nổi bật để kích thích họ tìm hiểu về bạn nhiều hơn bằng cách xem CV và mời bạn đến phỏng vấn.
Kết thúc: Cuối cùng, đừng quên chào trước khi rời đi nhé. Bạn có thể thêm một vài câu chúc tốt lành gửi tới nhà tuyển dụng.
3.3 Đừng Quên Đính Kèm File
Vì đây là email gửi CV nên bạn đừng quên đính kèm file CV (và Portfolio nếu cần) nhé. Nếu không email của bạn dù hay đến đâu cũng sẽ không có giá trị.
Dưới đây là các mẫu email gửi CV xin việc được viết bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh để bạn tham khảo.
4.1 Mẫu Email Gửi CV Tiếng Việt
Mẫu 1:
Tiêu đề mail: Trần Ngọc Ánh – Ứng tuyển Content Marketing – Công ty AAA
Dear Ms. Nhung,
Em xin tự giới thiệu, em là Ngọc Ánh, sinh năm 1996, hiện đã có 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực content.
Gần đây, trong khi tìm kiếm môi trường làm việc mới, em đã tình cờ đọc được tin tuyển dụng của AAA đăng tải trên Fb. Chính vì thế, em xin phép gửi CV ứng tuyển vị trí Content Marketing. Trong email này, em xin gửi kèm một số bài viết em đã từng thực hiện để đơn vị đánh giá nếu cần.
Hy vọng, với kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm của mình, em có thể đáp ứng được yêu cầu công việc mà AAA đặt ra cho vị trí Content Marketing.
Rất mong có cơ hội hợp tác với công ty.
Chúc AAA phát triển và đạt được nhiều thành tựu lớn trong tương lai!
Chúc chị có một ngày làm việc vui vẻ và hiệu quả.
Trân trọng,
Mẫu 2:
Tiêu đề mail: Trần Linh – Thư ứng tuyển vị trí chuyên viên Marketing – Công ty AAA
Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng Công ty AAA,
Em là Trần Linh – cử nhân tốt nghiệp trường Đại học Kinh tế – Đại học Quốc gia Hà Nội. Em xin nộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí Chuyên viên Marketing theo thông tin đăng tuyển tại website tuyển dụng AAA.
Theo như mô tả công việc, em thực sự tin rằng mình có thể đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu công việc cho vị trí này, cũng như có đủ tiềm năng để trở thành một nhân viên ưu tú mà AAA đang tìm kiếm.
Hồ sơ ứng tuyển của em được đính kèm trong email này bao gồm: CV, bảng điểm, các bằng cấp theo yêu cầu của AAA đưa ra.
Rất mong Anh/Chị dành thời gian xem xét.
Em xin chân thành cảm ơn và mong sớm nhận được hồi âm của AAA.
Trân trọng,
4.2 Mẫu Email Gửi CV Tiếng Anh
Mẫu 1:
Subject Line: [Position Title] – [Company Name]
Dear [Recipient Name],
I am writing to express my interest in the [Position Title] with [Company Name], which I learned about through [source name].
Based on my experience as [insert relevant experience(s) here], I believe that I would be a strong contributor to your team.
In particular, I am interested in joining [Company Name] because [insert reason related to role responsibilities, transferable skills, growth opportunity, etc.].
Please see my attached CV for more detail regarding my background and let me know if you have any questions.
Thank you for your consideration, and I look forward to hearing from you regarding potential next steps.
It was nice speaking with you [yesterday / at the networking event / etc.]!
As we discussed, I am interested in being considered for the [Position Title] position with [Company Name].
I attached my CV for your review, and feel free to forward it along as needed.
Please let me know if you have any additional questions regarding my background, and I look forward to hearing from you soon.
Best regards,
[Name]
5. Những Lưu Ý Trong Cách Viết Email Gửi CV
Những Lưu Ý Trong Cách Viết Email Gửi CV
Trong cách viết email gửi CV, bạn cần lưu ý những điều sau:
5.1 Chỉ Chọn Một Địa Chỉ Gửi Thư Duy Nhất
Nhà tuyển dụng có thể loại bỏ ngay email của bạn hoặc không đánh giá cao bạn nếu phát hiện việc gửi cùng lúc một email cho nhiều nơi. Chuyển tiếp email từ một địa chỉ khác cũng tương tự vậy. Nếu ứng tuyển ở nhiều công ty khác nhau, bạn nên soạn và gửi các thư điện tử riêng biệt. Không mất quá nhiều thời gian cho việc này mà gửi CV qua email đến một địa chỉ duy nhất thể hiện sự tôn trọng của bạn dành cho nhà tuyển dụng.
5.2 Tìm Hiểu Kỹ Về Bộ Phận Tuyển Dụng Của Doanh Nghiệp
Trước khi gửi email, bạn nên tìm hiểu một chút về bộ phận tuyển dụng của doanh nghiệp tham gia ứng tuyển. Không mất nhiều thời gian nhưng việc làm này lại có thể giúp bạn gây ấn tượng tốt hơn với nhà tuyển dụng. Cụ thể, việc xưng hô đúng ngôi, gọi đúng chức danh nhân viên trong bộ phận tuyển dụng sẽ giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp, nghiêm túc với công việc tham gia ứng tuyển.
Trong tin tức nhà tuyển dụng đăng lên thường có hướng dẫn ở cuối là ứng viên gửi mail đến địa chỉ ‘*****@gmail.com” với một tiêu đề nào đó, thường là “Họ tên – Vị trí ứng tuyển”. Công ty đưa ra quy định chung như vậy để thuận tiện hơn trong việc sàng lọc ứng viên, bạn chỉ cần thực hiện đúng theo là được. Sáng tạo ra những tiêu đề email khác là không cần thiết, thậm chí làm rối nhà tuyển dụng. Nếu không có yêu cầu về tiêu đề email, bạn vẫn nên viết họ tên đi kèm vị trí ứng tuyển để người nhận nắm được thông tin nhanh nhất. Tuyệt đối đừng để trống tiêu đề thư.
5.4 Nội Dung Email Đầy Đủ
Gửi một email trống chỉ đính kèm CV là bạn đã tự làm giảm cơ hội trúng tuyển của mình. Trong cách gửi CV qua email, bạn hãy lưu ý tạo một phần Cover Letter chỉn chu nêu lý do biết đến công việc, giới thiệu qua bản thân và những kỹ năng phù hợp với công việc. Cuối cùng, đừng quên gửi gắm lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng ở cuối thư. Như vậy là đã hoàn chỉnh một email chuyên nghiệp rồi. Đặc biệt, trước khi ấn gửi, bạn phải rà soát kỹ lỗi chính tả, in hoa đầu dòng, ngắt câu, cách dòng,…
5.5 Định Dạng Chuẩn Và Đặt Tên File Đính Kèm
Gửi một email không có nội dung là đã không chấp nhận được nhưng gửi CV qua email mà lại không đính kèm tệp thì khả năng rớt của bạn lên tới một trăm phần trăm. Hãy đảm bảo bạn không bao giờ mắc phải lỗi đáng tiếc này nhé. Nếu không có yêu cầu gì đặc biệt, bạn nên gửisơ yếu lý lịch và CV. Để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng truy cập, tệp nên được định dạng PDF. Kể cả chứng chỉ, bằng cấp hay giấy tờ liên quan được yêu cầu gửi thêm nếu có, định dạng PDF vẫn là tốt nhất. CV hay hay bất cứ tệp nào cũng nên được đặt tên. Bạn có thể lựa chọn những cái tên đơn giản như: “CV Content Marketing – Nguyễn Thị A” hay “Portfolio Graphic Designer – Trần Văn B”.
Khi gửi CV qua email, bạn có thể lựa chọn hai hình thức đính kèm CV đó là tải tệp lên hoặc gắn link CV. Hai cách này mỗi cách đều có những ưu và nhược điểm riêng. Ví dụ như khi tải tệp lên, bạn sẽ rất khó khăn trong việc điều chỉnh vị trí CV. Vì vậy, nếu Cover Letter không hấp dẫn thì bạn sẽ có nguy cơ bị bỏ qua cả CV.
Ngược lại, nếu bạn lựa chọn cách đính kèm Link thì lại khác, vị trí CV có thể điều chỉnh dễ dàng để thu hút nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, nếu bạn bất cẩn một chút thì sẽ rất dễ để các link hỏng vào email gây khó chịu cho nhà tuyển dụng. Vì vậy, hãy thật cẩn thận khi lựa chọn cách này. Và nếu có thể, hãy rút gọn link trước khi gửi để tránh việc dẫn đường link dài hàng trang vào email.
5.7 Chú Ý Ngôn Ngữ Trong Email
Khi đọc bản mô tả công việc (JD – Job Description) của doanh nghiệp, bạn nên chú ý yêu cầu ngôn ngữ CV. Theo đó, hãy sử dụng một loại ngôn ngữ cố định theo đúng yêu cầu chứ không nên sử dụng một CV xen kẽ giữa cả Tiếng Việt, Tiếng Anh,…
Việc gửi email có lỗi chính tả không chỉ làm bạn mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng mà còn phản ánh sự thiếu cẩn thận và chuyên nghiệp của bạn. Một email được viết cẩn thận với ngữ pháp và chính tả chính xác sẽ thể hiện sự tỉ mỉ đến chi tiết và tôn trọng đối với nhà tuyển dụng. Do đó, hãy kiểm tra kỹ lưỡng email trước khi gửi đi nhé.
6.2 Email Trẻ Con, Thiếu Chuyên Nghiệp
Nhiều bạn vẫn sử dụng những địa chỉ email từ thời học sinh, trẻ con, thiếu chuyên nghiệp như nhockute@gmail.com hay congchuabongbong@gmail.com,… Đây đều là những email không phù hợp để gửi đi xin việc làm. Bạn cần hết sức lưu ý, sử dụng một email thật chuyên nghiệp, tốt nhất là nên chứa họ tên, vị trí công việc,… như là tranhoanganh.it@gmail.com.
6.3 Sai Tên Công Ty
Gửi email với tên công ty không chính xác là một sai lầm nghiêm trọng có thể khiến bạn mất cơ hội việc làm. Điều này cho thấy bạn không đầu tư đủ thời gian để tìm hiểu về công ty mà bạn đang ứng tuyển và có thể làm mất lòng tin của nhà tuyển dụng.
6.4 Nội Dung Mail Quá Ngắn Hoặc Quá Dài
Nội dung email quá ngắn có thể làm mất đi sự chuyên nghiệp và không đủ thông tin để nhà tuyển dụng đánh giá bạn. Ngược lại, email quá dài có thể làm mất đi sự chú ý của người nhận và khiến họ không muốn đọc hết. Vậy nên, sử dụng một bản tóm tắt súc tích, chính xác về kinh nghiệm và kỹ năng của bạn là lựa chọn tốt nhất khi viết email gửi CV.
6.5 Quên Đính Kèm Tài Liệu Liên Quan
Quên đính kèm tài liệu như CV, bằng cấp, chứng chỉ,… là một sai lầm đáng tiếc và có thể khiến bạn mất cơ hội việc làm. Hãy đảm bảo rằng bạn kiểm tra kỹ trước khi gửi email và tất cả các tài liệu liên quan được đính kèm một cách đầy đủ, chính xác.
Hy vọng các thông tin chia sẻ về cách viết email gửi CV trên có thể hữu ích và giúp bạn tăng thêm cơ hội trúng tuyển. Hãy bắt tay vào áp dụng ngay những cách gửi CV qua email trên để có thể nắm bắt được những cơ hội việc làm tốt nhất bạn nhé.
Hoàn Nguyễn
