Định biên nhân sự là hoạt động quan trọng và cần thiết với hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. Vậy định biên nhân sự là gì? Tại sao hoạt động lại quan trọng với các doanh nghiệp? Lập mẫu báo cáo định biên nhân sự như thế nào? Tất cả sẽ có trong bài viết dưới đây của chúng tôi.
Định biên nhân sự là hoạt động nghiên cứu, đánh giá để cắt giảm các chi phí không cần thiết gây ảnh hưởng đến hệ thống nhân sự của doanh nghiệp. Báo cáo định biên nhân sự giúp quản lý hiểu rõ thông tin nhân sự, đánh giá và cắt giảm chi phí không cần thiết. Doanh nghiệp có thể cân bằng thu chi, xây dựng kế hoạch đào tạo, tăng cường năng lực và cắt giảm nhân sự không hiệu quả.
Định biên nhân sự là gì?
Báo cáo này yêu cầu sự hợp tác giữa phòng kế toán và nhân sự. Kế toán báo cáo chi phí nhân sự và đề xuất cân đối lương thưởng, tạo lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. Trong khi đó, bộ phận nhân sự theo dõi công việc của nhân viên và đảm bảo phù hợp với doanh nghiệp.
Xem thêm: L&D là gì? Vai trò của L&D trong doanh nghiệp như thế nào?
1.2 Ví dụ về định biên nhân sự
Giả sử bạn mở một cửa hàng bánh mì với 2 quầy phục vụ và 4 nhân viên phục vụ (2 nhân viên cho mỗi quầy). Ban đầu, bạn quyết định sử dụng 2 nhân viên phục vụ vào giờ cao điểm và ngày cuối tuần, khi số lượng khách hàng tăng cao. Nhưng bạn nhận thấy rằng vào các ngày trong tuần thường, số lượng khách hàng không nhiều đến mức cần 2 nhân viên cho mỗi quầy.
Sau khi theo dõi và phân tích, bạn quyết định điều chỉnh định biên nhân sự. Trong các ngày trong tuần thường, bạn chỉ sử dụng 1 nhân viên phục vụ cho mỗi quầy, tổng cộng 2 nhân viên. Còn vào giờ cao điểm và ngày cuối tuần, bạn tăng số lượng nhân viên phục vụ lên 3 nhân viên cho mỗi quầy, tổng cộng 6 nhân viên. Điều này giúp đảm bảo rằng cửa hàng có đủ nhân viên để phục vụ khách hàng đông đúc trong những thời điểm bận rộn, trong khi vẫn giảm thiểu chi phí nhân sự không cần thiết vào các ngày thường.
2. Mẫu báo cáo định biên nhân sự
2.1 Báo cáo định biên nhân sự gồm những gì?
Trong một mẫu báo cáo định biên nhân sự sẽ cần các yếu tố sau:
Tham số định biên: Đây là các giá trị số phát sinh trong quá trình hoạt động, chẳng hạn như số lượng món, số lần di chuyển, số lượng đơn hàng và các yếu tố tương tự.
Bảng mô tả công việc cho từng vị trí cụ thể: Bảng này trình bày chi tiết các công việc mà nhân viên thực hiện tại mỗi vị trí. Ví dụ, viết nội dung trên website, nhập liệu vào máy, thiết kế hình ảnh và các công việc tương tự. Bảng này sẽ phân tích chi phí phát sinh từ các công việc.
Chi phí: Sau khi áp dụng định biên, doanh nghiệp sẽ xem xét xem chi phí có vượt quá mức quỹ lương cho phép hay không.
Công thức tính định biên nhân sự như sau:
Định biên = Tổng thời gian cần làm / Thời gian làm tối đa của nhân viên
2.2 Tham khảo mẫu báo cáo định biên nhân sự
Để giúp bạn có thể triển khai hiệu quả định biên nhân sự trên thực tế, chúng tôi đem đến một vài mẫu định biên nhân sự để bản có thể tham khảo.
Thông thường, người phụ trách định biên nhân sự chính là Trưởng phòng nhân sự cùng trưởng phòng của bộ phận đó. Còn Giám đốc chỉ tham gia với với tư cách chỉ đạo.
4. Vai trò của định biên nhân sự
Vai trò của định biên nhân sự
Định biên nhân sự là hoạt động quan trọng trong mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Và dưới đây là một số lợi ích mà quy trình này mang lại:
4.1 Đối với cơ quan, tổ chức
Giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và giải quyết được các vấn đề trong nhân sự như: Xác định nguồn nhân lực cần thiết ở hiện tại và trong tương lai, chắt lọc ra nguồn nhân lực chất lượng và mang lại năng suất tối đa cho công việc.
Là căn cứ để tuyển dụng và đào tạo nhân sự đi đúng hướng.
Giúp người quản lý dễ dàng đánh giá và bổ nhiệm vị trí nhân sự mới.
Là cơ sở để xây dựng chế độ phúc lợi cho nhân viên như: tiền lương, bảo hiểm và các chi phí xã hội khác có liên quan đến con người.
4.2 Đối với người lao động
Quá trình định biên nhân sự giúp cho người lao động hiểu rõ về năng lực của bản thân. Từ đó, giúp nhân viên làm đúng người đúng việc, tối đa hóa hiệu quả chất lượng công việc của cả bộ máy tổ chức.
5. Điều kiện thực hiện định biên nhân sự
Để thực hiện định biên nhân sự, mỗi doanh nghiệp, tổ chức cần đáp ứng những điều kiện sau:
5.1 Cấp công ty
Mỗi doanh nghiệp đều cần có định hướng chiến lược phát triển rõ ràng
Có kế hoạch kinh doanh cụ thể (kèm ngân sách chi tiết) cũng như các kịch bản dự trù phòng trường hợp thay đổi chiến lược.
5.2 Cấp bộ phận
Mỗi bộ phận cần xác định được hệ thống vị trí, nhiệm vụ và quyền hạn công việc ở phòng ban mình.
Xác định mục tiêu về chất lượng công việc của mỗi nhân viên cần đạt được khi đảm nhận vị trí đó
Nắm rõ về mức độ ứng dụng tự động hóa trong thực thi công việc và hệ thống dữ liệu quản lý.
6. Ý nghĩa của việc định biên nhân sự
Ý nghĩa của việc định biên nhân sự
Triển khai định biên nhân sự theo một quy trình chặt chẽ sẽ đem đến những hiệu quả bất ngờ cho doanh nghiệp. Có thể điểm qua một vài ý nghĩa tiêu biểu như sau:
Định biên nhân lực giúp doanh nghiệp quản trị và điều phối nguồn nhân lực.
Giúp doanh nghiệp lựa chọn được phương án tối ưu nhất trong sử dụng và phân công lao động.
Tạo lộ trình đúng đắn cho hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao năng lực của đội ngũ nhân sự.
Giúp doanh nghiệp luôn sát sao được số lượng, năng lực của từng thành viên trong hệ thống nhân sự.
Theo dõi tiến độ công việc nhanh chóng, dễ dàng và thuận lợi điều chỉnh khi có sai sót từ cá nhân, phòng ban bất kỳ.
Dễ dàng nghiên cứu, định hướng phát triển trong tương lai phù hợp với cả người lao động và công ty.
Sử dụng hiệu quả nguồn kinh phí cho hoạt động nhân sự.
Bất kỳ kế hoạch, công việc nào muốn đạt hiệu quả tuyệt đối trên thực tế cũng cần tuân theo những nguyên tắc nhất định. Và định biên nhân sự cũng không phải ngoại lệ. Để thu được hiệu quả lâu dài, doanh nghiệp cần lưu ý 3 nguyên tắc cực kỳ quan trọng dưới đây:
7.1 Tỷ lệ tương quan
Tỷ lệ tương quan là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng trong định biên nhân sự. Trong điều phối nhân sự, tỷ lệ tương quan thường được xem xét dưới góc độ tăng giảm nhân sự giữa các năm. Theo đó, doanh nghiệp không thể chỉ tập trung vào các số liệu hiện tại để phân tích đánh giá mà còn cả các số liệu trong quá khứ để nắm chính xác tình hình. Tỷ lệ tăng giảm nhân sự có thể so sánh với doanh thu doanh nghiệp, mức chi trả, chi phí đội ngũ nhân sự trực tiếp – gián tiếp,…
Một công thức tính định biên nhân sự phổ biến hiện nay là xem xét giữa tỷ lệ tương quan giữa doanh số và định biên nhân sự. Cụ thể, doanh số tăng bao nhiêu thì định biên nhân sự cũng sẽ tăng số lần tương đối như vậy. Ví dụ, doanh số tập đoàn trong 2022 tăng 50% thì định biên nhân sự trong 2023 dự đoán tăng từ 25 – 35%.
7.2 Định mức lao động
Định mức lao động là nguyên tắc định biên lao động dựa trên số lượng và chất lượng công việc. Theo đó, để triển khai tốt nhất trên thực tế, mọi nhân sự trong doanh nghiệp cần nắm chắc các hệ số định biên như sau:
Định mức lao động theo số lượng, khối lượng công việc.
Định mức lao động theo chỉ tiêu hiệu suất.
Định mức lao động theo đối tượng phục vụ.
Định mức lao động theo tần suất công việc.
7.3 Tần suất và thời lượng
Tần suất và thời lượng cũng là yếu tố quan trọng không thể bỏ qua khi tiến hành hoạt động định biên nhân sự. Với nguyên tắc này, doanh nghiệp cần hệ thống được từng chức danh, vị trí cũng như khối lượng công việc đảm nhận của từng nhân sự. Từ đó, xem xét, đối chiếu và đánh giá thời lượng hoàn thành công việc so với kế hoạch, tần suất hoàn thành, không hoàn thành,… của tất cả đội ngũ nhân viên. Sau khi có số liệu cụ thể, doanh nghiệp cần tiến hành điều chỉnh lại cho phù hợp để vừa phát huy năng lực nhân viên vừa không ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung.
Để định biên nhân sự, doanh nghiệp cần phải có các bước xây dựng kế hoạch cụ thể. Dưới đây là 5 bước xây dựng định biên nhân sự hiệu quả. Cùng JobsGO tìm hiểu ngay nhé!
8.1 Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực
Để dự báo nhu cầu của nguồn nhân lực một cách chính xác bạn cần nắm rõ khối lượng công việc, mục tiêu cần đạt trong tương lai,… Từ đó, bộ phận nhân sự mới xác định được:
Số lượng nhân sự doanh nghiệp cần cho từng vị trí cụ thể trong thời gian tới, họ cần phải có những kỹ năng gì?
Trình độ và phẩm chất như thế nào?
Thời gian cần bổ sung/cắt giảm nguồn nhân lực ra sao?
8.2 Phân tích thực trạng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp
Phân tích thực trạng nguồn nhân lực rất quan trọng để xây dựng định biên nhân sự hiệu quả. Điều này giúp doanh nghiệp xác định được các ưu, nhược điểm nguồn nhân lực đang có trong thời điểm hiện tại. Dưới đây là những yếu tố bạn cần quan tâm khi phân tích thực trạng nguồn nhân lực là yếu tố về mặt hệ thống và yếu tố về quá trình.
Yếu tố hệ thống bao gồm:
Số lượng, trình độ, kinh nghiệm, cơ cấu, thái độ làm việc.
Mối quan hệ, trách nhiệm, quyền hạn công việc.
Chính sách quản lý nhân sự như kỷ luật, khen thưởng, tuyển dụng, đào tạo…
Yếu tố quá trình bao gồm:
Mức độ nhân viên hài lòng, yêu thích công việc
Môi trường văn hóa của công ty, doanh nghiệp.
Phong cách doanh nghiệp quản lý nhân viên.
Những khó khăn hoặc những điều còn tồn đọng trong doanh nghiệp.
Quá trình cải tiến hoạt động quản trị nguồn nhân lực.
8.3 Đưa ra quyết định tăng/giảm nhân lực phù hợp
Muốn đưa ra quyết định tăng/giảm nhân lực phù hợp, doanh nghiệp phải so sánh nhu cầu nguồn nhân lực với thực trạng nhân sự hiện tại. Thông qua kết quả đánh giá đó mới có thể xác định được doanh nghiệp đang thừa hay thiếu nguồn nhân lực, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp để khắc phục.
8.4 Lên kế hoạch thực hiện quyết định
Sau khi có quyết định nên tăng hay cắt giảm nhân sự, doanh nghiệp cần lên kế hoạch thực hiện định biên nhân sự. Thực hiện đúng cách doanh nghiệp có thể đáp ứng được nhu cầu trong thời gian cho phép, tiết kiệm chi phí tuyển dụng.
Để lên kế hoạch thực hiện quyết định bạn cần xây dựng các nội dung như: kế hoạch tuyển dụng/cắt giảm nhân sự; cơ cấu nhân viên các phòng ban; tinh giảm lao động năng lực kém; đề bạt lao động tạo nhiều giá trị cho công ty.
8.5 Đánh giá hiệu quả của kế hoạch
Đây là bước đánh giá tổng kết cho cả quá trình định biên nguồn nhân lực cho công ty. Đánh giá hiệu quả của kế hoạch giúp bạn xác định rõ những thiếu sót trong hoạt động định biên nhân sự. Qua đó, giúp bộ phận nhân sự tìm ra nguyên nhân, rút kinh nghiệm để những lần thực hiện kế hoạch sau đạt hiệu quả hơn.
Hy vọng các thông tin chia sẻ trong bài viết có thể hữu ích và giúp bạn trả lời câu hỏi: “Định biên nhân sự là gì?” cũng như nắm được mẫu định biên nhân sự. Đừng quên chia sẻ bài viết cũng như theo dõi chúng tôi để không bỏ lỡ bài viết bổ ích tiếp theo nhé.
Hồng Nguyễn
