Customs Clearance Là Gì? 3 Điều Kiện Bắt Buộc Để Hàng Hóa Được Thông Quan

Sự phát triển của thương mại quốc tế đã tạo ra một chuỗi cung ứng toàn cầu phức tạp, nơi thông quan hải quan đóng vai trò là rào chắn giữa hàng hóa và những quy định pháp lý nghiêm ngặt. Trong quá trình xuất nhập khẩu, một trong những yếu tố không thể thiếu là thủ tục thông quan hải quan hay Customs Clearance. Bài viết này của JobsGO sẽ giúp các bạn giải đáp chi tiết Customs Clearance là gì cùng với quy trình thông quan hải quan, giúp người làm công tác logistics và những ai quan tâm đến lĩnh vực xuất nhập khẩu có thêm kiến thức nền tảng cũng như cơ hội phát triển nghề nghiệp thông qua các vị trí liên quan.

1. Customs Clearance Là Gì?

Customs Clearance Là Gì?

Customs Clearance hay thông quan hải quan là một thủ tục pháp lý bắt buộc đối với hàng hóa xuất nhập khẩu, giúp xác minh tính hợp pháp của giao dịch thương mại. Thủ tục này bao gồm việc khai báo đúng đắn thông tin về lô hàng, kiểm tra chứng từ, nộp thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật. Trong thực tế, thao tác này không chỉ đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả của giao dịch mà còn giúp hạn chế nhập khẩu hàng cấm, giấy tờ không hợp lệ và các hành vi gian lận thương mại.

2. Mục Đích Cốt Lõi Của Thủ Tục Thông Quan

Mục đích cốt lõi của thủ tục thông quan là kiểm soát chặt chẽ hàng hóa xuất nhập khẩu nhằm đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành, đồng thời ngăn chặn hành vi buôn lậu, gian lận thương mại và nhập khẩu hàng cấm, hàng kém chất lượng. Thủ tục này còn giúp bảo đảm an toàn cho người tiêu dùng và môi trường thông qua việc kiểm tra các tiêu chuẩn kỹ thuật, vệ sinh an toàn thực phẩm và các quy định về kiểm dịch.

Ngoài ra, thủ tục thông quan đóng vai trò quan trọng trong việc thu đúng, thu đủ các khoản thuế, phí liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu, góp phần tăng nguồn thu ngân sách nhà nước. Việc thực hiện thủ tục này còn hỗ trợ công tác thống kê, quản lý hoạt động thương mại quốc tế, từ đó giúp cơ quan chức năng có dữ liệu chính xác để xây dựng chính sách kinh tế phù hợp. Cuối cùng, thủ tục thông quan góp phần bảo vệ an ninh kinh tế và trật tự xã hội bằng cách ngăn chặn các hoạt động tội phạm như buôn bán ma túy, vũ khí và các sản phẩm nguy hiểm khác.

3. Các Bên Liên Quan Tham Gia Quá Trình Customs Clearance

Quá trình Customs Clearance (thông quan) liên quan đến nhiều bên, mỗi bên có vai trò và trách nhiệm riêng nhưng đồng thời phải phối hợp chặt chẽ để đảm bảo thủ tục diễn ra thuận lợi và chính xác.

• Cơ quan Hải quan là cơ quan pháp lý chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát và xử lý thủ tục thông quan. Họ đảm bảo hàng hóa tuân thủ các quy định pháp luật, thu thuế và bảo vệ an ninh quốc gia.
• Doanh nghiệp/Chủ hàng là người sở hữu hoặc quản lý hàng hóa, chịu trách nhiệm cung cấp chứng từ đầy đủ và chính xác. Họ phải phối hợp kịp thời khi cơ quan Hải quan yêu cầu bổ sung hoặc kiểm tra hồ sơ.
• Đại lý Hải quan hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hải quan theo quy định, giúp chuẩn bị hồ sơ, khai báo và làm việc với cơ quan Hải quan nhằm rút ngắn thời gian và giảm thiểu sai sót.

Mối liên hệ giữa các bên là sự phối hợp liên tục và minh bạch: doanh nghiệp cung cấp thông tin cho đại lý Hải quan, đại lý Hải quan đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan Hải quan, trong khi cơ quan Hải quan kiểm tra và xử lý hồ sơ dựa trên các tài liệu do doanh nghiệp và đại lý cung cấp. Sự hợp tác này giúp quy trình thông quan diễn ra hiệu quả, giảm thiểu rủi ro vi phạm pháp luật và tranh chấp trong hoạt động xuất nhập khẩu.

4. Cơ Sở Pháp Lý Và Các Quy Định Liên Quan Đến Customs Clearance

Để quá trình thông quan hàng hóa diễn ra hợp pháp, minh bạch và hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm rõ các cơ sở pháp lý cũng như những quy định hiện hành liên quan đến thủ tục hải quan. Việc hiểu rõ khung pháp lý không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro mà còn đảm bảo quyền lợi trong quá trình xuất nhập khẩu.

4.1. Các Văn Bản Pháp Luật Quan Trọng

Các thủ tục hải quan hiện nay được điều chỉnh dựa trên Điều 37 Luật Hải quan 2014 cùng với hơn 20 văn bản hướng dẫn, sửa đổi bổ sung mới nhất, bao gồm Nghị định số 08/2015/NĐ-CP và Thông tư 39/2018/TT-BTC.

4.2. Các Yêu Cầu Chung Đối Với Hàng Hóa Xuất Nhập Khẩu

Để đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi, các yêu cầu về chứng từ, nhãn mác và tiêu chuẩn kỹ thuật cần được tuân thủ nghiêm ngặt. Cụ thể:

• Hợp đồng mua bán và hóa đơn thương mại phải chính xác và đầy đủ.
• Phiếu đóng gói, vận đơn và các giấy tờ kèm theo cần được kiểm tra kỹ lưỡng.
• Hàng hóa phải có chứng nhận xuất xứ (C/O) và giấy phép xuất nhập khẩu (nếu có).
• Các chứng từ nộp thuế và phê duyệt của cơ quan chức năng cần được nộp theo đúng quy định.

4.3. Các Trường Hợp Đặc Biệt Miễn Thông Quan

Có những trường hợp đặc biệt cho phép hàng hóa được thông quan dù chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế toàn bộ, ví dụ như hàng có bảo lãnh, hàng khẩn cấp, vật phẩm liên quan đến an ninh quốc phòng, túi ngoại giao và hành lý ưu đãi. Việc miễn thông quan này giúp tạo điều kiện thuận lợi trong các trường hợp khẩn cấp và các giao dịch đặc thù.

5. Các Điều Kiện Bắt Buộc Để Hàng Hóa Được Thông Quan

Trước khi hàng hóa được phép lưu thông hợp pháp trên thị trường, chúng phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cần thiết theo quy định của cơ quan hải quan. Việc nắm rõ các điều kiện này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong chuẩn bị hồ sơ, kiểm tra chất lượng, và xử lý nhanh gọn các thủ tục thông quan.

5.1. Hồ Sơ Giấy Tờ Đầy Đủ Và Chính Xác

Một trong những yếu tố then chốt của quá trình Customs Clearance là việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác. Các tài liệu như hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy phép xuất nhập khẩu và các chứng từ nộp thuế cần được chuẩn bị cẩn thận. Sự chính xác của các giấy tờ này không chỉ giúp rút ngắn thời gian thông quan mà còn tránh phát sinh chi phí không cần thiết như phí lưu cont hoặc lưu kho.

5.2. Luôn Tuân Thủ Quy Định Pháp Luật

Chủ hàng và người khai hải quan cần cập nhật thường xuyên các quy định mới nhất về chính sách mặt hàng, thuế và phí. Việc nắm rõ và tuân thủ các quy định của pháp luật giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và đảm bảo rằng quá trình thông quan được thực hiện suôn sẻ, tránh bị phạt vi phạm hoặc trì hoãn không cần thiết.

5.3. Hàng Hóa Đáp Ứng Điều Kiện Kiểm Tra

Để được thông quan, hàng hóa phải đáp ứng đủ các điều kiện kiểm tra của cơ quan hải quan. Điều này bao gồm không thuộc danh mục hàng cấm, hạn chế, có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng và đáp ứng các yêu cầu về kiểm tra thực tế nếu luồng tờ khai yêu cầu. Chính sự chuẩn bị kỹ lưỡng và minh bạch của các chứng từ sẽ giúp hàng hóa nhanh chóng vượt qua các vòng kiểm tra.

6. Quy Trình Chi Tiết Thực Hiện Thủ Tục Customs Clearance

Để hàng hóa được phép lưu thông qua cửa khẩu quốc tế một cách hợp pháp, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt quy trình thủ tục hải quan. Việc nắm rõ từng bước trong quy trình Customs Clearance không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn tránh được các rủi ro pháp lý và phạt hành chính. Dưới đây là các bước chi tiết mà doanh nghiệp cần thực hiện để thông quan hàng hóa thành công.

6.1. Bước 1: Khai Báo Hải Quan Và Truyền Tờ Khai

Bước 1: Khai Báo Hải Quan và Truyền Tờ Khai

Quá trình thông quan bắt đầu với việc khai báo đầy đủ thông tin của lô hàng lên hệ thống hải quan điện tử như VNACCS/VCIS. Các thông tin cần khai báo chủ yếu bao gồm: thông tin người gửi/nhận, số lượng, trọng lượng, mã HS và giá trị hàng hóa. Sau khi khai báo, tờ khai sẽ được phân luồng theo hệ thống:

• Luồng Xanh: Không cần kiểm tra thêm hồ sơ.
• Luồng Vàng: Yêu cầu nộp hồ sơ giấy bổ sung.
• Luồng Đỏ: Yêu cầu kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa.

Việc phân luồng tờ khai giúp cơ quan hải quan tập trung nguồn lực vào các lô hàng có rủi ro cao, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp tuân thủ pháp luật.

6.2. Bước 2: Nộp Hồ Sơ Và Kiểm Tra (Đối với luồng Vàng, Đỏ)

Đối với các tờ khai thuộc luồng Vàng, doanh nghiệp cần nộp một bộ hồ sơ giấy đầy đủ để cơ quan hải quan đối chiếu với thông tin khai báo. Trong trường hợp luồng Đỏ, ngoài hồ sơ giấy, hàng hóa còn phải được kiểm tra thực tế nhằm xác định tính chính xác và hợp lệ của thông tin khai báo. Việc kiểm tra này giúp tránh sai sót và trì hoãn quá trình thông quan.

6.3. Bước 3: Nộp Thuế Và Các Nghĩa Vụ Tài Chính Khác

Sau khi hồ sơ và thông tin được xác nhận, người khai hải quan sẽ tiến hành nộp các loại thuế liên quan, bao gồm thuế nhập khẩu (từ 0% đến 30% tùy mặt hàng), thuế giá trị gia tăng (VAT) 10% và thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có). Ngoài ra, các loại phí khác như phí xử lý tờ khai (khoảng 200.000 VNĐ) và phí kiểm tra chuyên ngành cũng có thể được áp dụng theo từng trường hợp cụ thể.

6.4. Bước 4: Thông Quan Và Nhận Hàng

Sau khi tất cả các thủ tục hoàn tất và hệ thống cũng như cán bộ hải quan xác nhận việc nộp thuế, tờ khai sẽ được thông quan và hàng hóa chính thức được giải phóng khỏi khu vực giám sát hải quan. Bước cuối cùng này đánh dấu sự hoàn tất của quy trình Customs Clearance, cho phép hàng hóa tiếp tục vận chuyển đến đích cuối cùng.

7. Vai Trò Và Trách Nhiệm Của Các Vị Trí Liên Quan Đến Customs Clearance

Quá trình thông quan hàng hóa không thể vận hành hiệu quả nếu thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận chuyên trách. Mỗi vị trí từ nhân viên khai báo hải quan, chuyên viên chứng từ, đến bộ phận kiểm tra hàng đều đảm nhận những vai trò và trách nhiệm riêng biệt nhưng liên kết chặt chẽ để đảm bảo hàng hóa được thông quan đúng luật, đúng tiến độ và tiết kiệm chi phí.

7.1. Trách Nhiệm Của Cơ Quan/Cán Bộ Hải Quan

Cơ quan Hải quan có vai trò quan trọng trong việc kiểm tra và quyết định việc thông quan hàng hóa theo quy định của pháp luật. Các cán bộ hải quan chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát và xử lý các vi phạm trong quá trình khai báo thông tin. Họ cần đảm bảo sự minh bạch, nghiệp vụ và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật, từ đó bảo vệ an ninh kinh tế quốc gia và trật tự xã hội.

7.2. Trách Nhiệm Của Chủ Hàng/Người Khai Hải Quan

Chủ hàng hoặc người khai hải quan cần cam kết kê khai trung thực, chính xác và đầy đủ các chứng từ liên quan. Việc này không chỉ giúp đảm bảo quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng mà còn giúp tránh phát sinh các vấn đề pháp lý sau này. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng và nhận thức rõ ràng về quy trình thông quan sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch xuất nhập khẩu, từ đó tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh.

8. Vị Trí Công Việc Customs Clearance Phổ Biến

Lĩnh vực Customs Clearance mở ra nhiều cơ hội nghề nghiệp trong ngành xuất nhập khẩu và logistics, như:

• Nhân viên Xuất nhập khẩu: Chịu trách nhiệm quản lý các chứng từ, thực hiện khai báo hải quan.
• Chuyên viên Chứng từ Xuất nhập khẩu: Đảm bảo tính chính xác của các chứng từ và giấy tờ liên quan.
• Nhân viên Khai báo Hải quan: Thực hiện khai báo thông tin trên hệ thống hải quan điện tử.
• Nhân viên Logistics/Supply Chain: Lập kế hoạch vận chuyển, quản lý quá trình giao nhận hàng hóa.

Các vị trí này đòi hỏi kiến thức chuyên sâu về luật pháp, kỹ năng quản lý chứng từ và giao tiếp tiếng Anh để làm việc hiệu quả với các đối tác quốc tế.

9. Những Lưu Ý Quan Trọng Và Kinh Nghiệm Thực Tế

Quá trình thông quan hàng hóa thường tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không nắm rõ quy định hoặc thiếu kinh nghiệm xử lý. Việc hiểu được những lưu ý quan trọng và học hỏi từ các tình huống thực tế sẽ giúp doanh nghiệp tránh được sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí trong hoạt động logistics quốc tế.

9.1. Chuẩn Bị Hồ Sơ Từ Sớm Và Đầy Đủ

Lời khuyên đầu tiên dành cho những người làm trong ngành là hãy luôn chuẩn bị đầy đủ chứng từ trước ngày hàng đến cảng hoặc sân bay. Việc này giúp giảm thiểu rủi ro phát sinh chi phí lưu cont, phí lưu kho và tránh bị phạt vì nộp hồ sơ không đầy đủ. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác là yếu tố then chốt để thông quan nhanh chóng.

9.2. Nắm Vững Và Cập Nhật Liên Tục Quy Định Pháp Luật

Các quy định về xuất nhập khẩu, thuế và yêu cầu kiểm tra chuyên ngành thường xuyên có những thay đổi do sự biến động của thị trường và chính sách của Nhà nước. Do đó, cập nhật thông tin từ các văn bản pháp luật, thông tư, nghị định mới trên website của Tổng cục Hải quan hoặc các báo chuyên ngành như Tạp chí Hải quan là điều vô cùng cần thiết để tránh sai sót và mắc lỗi trong quá trình khai báo.

9.3. Phối Hợp Chặt Chẽ Với Các Bên Liên Quan

Phối Hợp Chặt Chẽ Với Các Bên Liên Quan

Customs Clearance không phải là quá trình độc lập mà luôn cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên: chủ hàng, đại lý hải quan, cơ quan hải quan và các đối tác vận chuyển. Sự hợp tác chặt chẽ giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi và xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình kiểm tra, từ đó tạo ra hiệu quả kinh doanh cao hơn.

9.4. Sử Dụng Công Nghệ và Phần Mềm Hỗ Trợ

Việc ứng dụng công nghệ vào quy trình khai báo và quản lý chứng từ, chẳng hạn như phần mềm khai báo hải quan điện tử, giúp tăng tốc độ xử lý và giảm thiểu lỗi do thao tác thủ công. Khi nói đến một số thuật ngữ như “Clearance là gì”, “Clearance Items là gì” hay “Customs Clearance Fee là gì”, bạn cần hiểu rằng phần mềm hỗ trợ không chỉ tối ưu hoá quá trình mà còn đảm bảo độ chính xác trong việc tính toán và nộp các khoản thuế, phí.

10. Các Thách Thức Thường Gặp Khi Làm Thủ Tục Hải Quan và Cách Khắc Phục

Thủ tục hải quan tuy đóng vai trò then chốt trong chuỗi cung ứng quốc tế nhưng lại không hề đơn giản. Doanh nghiệp thường xuyên phải đối mặt với những thách thức như hồ sơ sai sót, chính sách thay đổi, chậm trễ kiểm tra… Việc nhận diện rõ các khó khăn thường gặp và có giải pháp khắc phục phù hợp sẽ giúp quá trình thông quan trở nên hiệu quả, minh bạch và tiết kiệm hơn.

10.1. Chứng Từ Và Thông Tin Khai Báo

Một số lỗi thường gặp trong khai báo hải quan như sai sót thông tin, thiếu chứng từ hoặc không khớp giữa các loại giấy tờ có thể gây trì hoãn nghiêm trọng. Để khắc phục, các doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ, thường xuyên rà soát và đối chiếu thông tin trước khi nộp lên hệ thống.

10.2. Phân Loại Hàng Hóa (Mã HS) Và Xác Định Trị Giá Tính Thuế

Việc xác định mã HS chính xác và tính thuế nhập khẩu dựa trên giá trị hàng hóa luôn là một thách thức. Sai sót trong phân loại hàng hóa có thể dẫn đến việc nộp không đúng số thuế hoặc phát sinh kiểm tra sau thông quan. Để khắc phục, người khai hải quan nên tham khảo biểu thuế cập nhật, tham vấn ý kiến của chuyên gia hoặc cán bộ hải quan, giúp quá trình xác định mã số và trị giá được chính xác hơn.

10.3. Kiểm Tra Chuyên Ngành

Quy định kiểm tra chuyên ngành khá phức tạp và có thể kéo dài thời gian do yêu cầu kỹ thuật cao và kiểm tra thực tế chi tiết. Chính vì vậy, việc chuẩn bị hồ sơ chứng từ, thông báo trước lên các yêu cầu kiểm tra của cơ quan chức năng sẽ giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi và tránh bị gián đoạn quy trình thông quan.

10.4. Chi Phí Phát Sinh Và Thời Gian Chờ Đợi

Việc chậm trễ trong thủ tục thông quan có thể tạo ra nhiều chi phí phát sinh như phí lưu cont hay phí lưu kho. Do đó, lập kế hoạch chi tiết cùng việc theo dõi sát sao quá trình giao nhận và thông quan hàng hóa là giải pháp tối ưu để kiểm soát chi phí và rút ngắn thời gian chờ đợi.

Customs Clearance không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn là yếu tố then chốt giúp bảo đảm an toàn, minh bạch và hiệu quả cho các giao dịch thương mại quốc tế. Quá trình này góp phần tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động xuất nhập khẩu và góp phần vào sự phát triển kinh tế của đất nước. Hiểu rõ Customs Clearance là gì không chỉ giúp quá trình giao dịch xuất nhập khẩu được thông suốt mà còn mở ra nhiều cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn trong lĩnh vực Logistics & Xuất nhập khẩu. Hãy tham khảo các cơ hội tuyển dụng tại JobsGO để nắm bắt được những vị trí phù hợp với năng lực của mình.

Câu hỏi thường gặp

1. Thời Gian Trung Bình Để Hoàn Thành Thủ Tục Customs Clearance Là Bao Lâu?

Thời gian tùy thuộc vào loại hàng hóa và luồng tờ khai nhưng thường từ vài giờ đến vài ngày.

2. Những Loại Chứng Từ Cơ Bản Nào Luôn Cần Thiết Cho Một Lô Hàng Xuất/Nhập Khẩu?

Các loại chứng từ gồm hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn và giấy phép Xuất nhập khẩu (nếu có).

3. Điều Gì Xảy Ra Nếu Hàng Hóa Bị Phân Vào Luồng Đỏ?

Hàng hóa sẽ phải trải qua quá trình kiểm tra thực tế và bổ sung chứng từ, kéo dài thời gian thông quan.

4. Làm Thế Nào Để Tra Cứu Mã HS Code Cho Hàng Hóa Của Tôi?

Bạn có thể tra cứu trên các website chuyên ngành, tham khảo tài liệu của cơ quan hải quan hoặc tư vấn với chuyên gia hải quan.

5. Clearance Trong Bóng Đá Là Gì?

"Clearance" trong bóng đá dùng để chỉ hành động cản phá và loại bỏ bóng ra khỏi vùng nguy hiểm trước khung thành.

6. Import Clearance Là Gì?

Import Clearance là quá trình thông quan đối với hàng nhập khẩu, giống như Customs Clearance nhưng tập trung vào lô hàng nhập vào thị trường nội địa.

7. Customs Clearance Declaration Là Gì?

Đây là bản khai báo chính thức thông tin hàng hóa cần được cơ quan hải quan phê duyệt trước khi thông quan.

8. Clearance Sale Là Gì?

Clearance Sale là hình thức giảm giá mạnh các mặt hàng nhằm thanh lý hàng tồn kho, không liên quan trực tiếp đến thủ tục hải quan.

9. Clear Customs Là Gì?

Thuật ngữ Clear Customs thường được dùng để chỉ việc hoàn tất các thủ tục thông quan, giúp hàng hóa được cấp phép lưu hành theo đúng quy định.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)