Sau bao nhiêu cố gắng tìm việc, bạn nhận được email phỏng vấn tới từ nhà tuyển dụng. Việc mà bạn cần phải làm là trả lời thư mời phỏng vấn thật chuyên nghiệp để tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng. Vậy, nguyên tắc khi trả lời email tham gia phỏng vấn thế nào cho “chuẩn”? Tham khảo ngay trong bài viết dưới đây!
Mục lục
1. Tại sao cần chỉn chu khi trả lời email tham gia phỏng vấn?
Khi được trao cơ hội vào vòng phỏng vấn, việc trả lời email từ nhà tuyển dụng là điều vô cùng quan trọng. Thật vậy, nếu email xác nhận phỏng vấn của bạn không được chuẩn bị một cách chỉn chu, nó có thể làm mất đi những ấn tượng tốt ban đầu mà nhà tuyển dụng dành cho bạn. Sẽ chẳng có ai đủ kiên nhẫn để đọc một email dài dòng, lan man với bố cục hời hợt, ngôn từ lủng củng, mắc nhiều lỗi chính tả. Hay nếu bạn để nhà tuyển dụng phải chờ đợi quá lâu mới phản hồi, cơ hội việc làm hấp dẫn có thể vụt mất khỏi tay bạn.
Ngoài ra, việc chỉn chu khi trả lời email tham gia phỏng vấn còn tạo cơ hội cho bạn đặt thêm những câu hỏi với nhà tuyển dụng. Điều này là tiền đề giúp bạn có sự chuẩn bị tốt nhất cho vòng phỏng vấn sắp tới.
Xem thêm: [Bật mí] 3 mẫu thư mời phỏng vấn qua email chuẩn nhất
2. Nguyên tắc trả lời email tham gia phỏng vấn
Khi trả lời email tham gia phỏng vấn, bạn cần chú ý một số nguyên tắc sau đây:
2.1 Gửi email trả lời phỏng vấn càng sớm càng tốt
Ngay khi bạn nhận được email hoặc cuộc gọi mời phỏng vấn bạn nên trả lời email tham gia phỏng vấn trong thời gian càng sớm càng tốt. Nhà tuyển dụng sẽ gửi cho bạn các thông tin chi tiết và lịch trình buổi phỏng vấn thông qua email hoặc tin nhắn. Nếu bạn có câu hỏi hoặc vấn đề gì thì có thể hỏi trực tiếp với họ qua đó.
2.2 Viết tiêu đề cho email xác nhận tham gia phỏng vấn
Tiêu đề là phần quan trọng của mỗi email. Đây là phần hiển thị bên ngoài của email nên nó sẽ quyết định việc người nhận có đọc email hay không. Nếu email của bạn không có tiêu đề thì nhà tuyển dụng rất dễ bỏ qua email vì coi đó là Spam. Phần tiêu đề có thể bao gồm: tên công việc và tên của bạn. Ví dụ như sau “Email xác nhận tham gia phỏng vấn vị trí chuyên viên Marketing – Nguyễn Thị Ngọc Tú”.
Bạn hãy nhớ rằng, nhà tuyển dụng có thể sẽ phải sắp xếp khá nhiều cuộc phỏng vấn cùng lúc. Vì thế việc đề tên ở phần tiêu đề sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng phân biệt loại email và thuận tiện hơn khi sắp xếp lịch phỏng vấn.
Xem thêm: Bí quyết viết thư ứng tuyển “hạ gục” mọi nhà tuyển dụng
2.3 Viết đầy đủ nội dung thư trả lời phỏng vấn
Một email xác nhận phỏng vấn tiêu chuẩn phải đảm bảo có đầy đủ các phần: Lời chào, lý do viết thư, lời cảm ơn, ký tên. Phần nội dung email nên trình bày rõ ràng, mạch lạc, không dài dòng, đúng chính tả để ghi điểm với nhà tuyển dụng.
2.3.1 Lời chào
Trong trường hợp gửi email xác nhận đến nhà tuyển dụng, hãy sử dụng Dear Ms. hoặc Dear Mr. cùng với tên của người đã gửi email cho bạn. Đây là lời chào phù hợp cho những người bạn mới quen và thể hiện được sự chân thật cùng thái độ lịch sự.
2.3.2 Lý do viết thư
Phần mở đầu email, bạn có thể đề cập đến lý do viết thư này. Đây là nội dung không thể thiếu của một email. Với nội dung này, các bạn nên trình bày trực tiếp một cách dễ hiểu và ngắn gọn. Bạn cần xác nhận thời gian tham gia phỏng vấn hoặc từ chối để nhà tuyển dụng nắm được quyết định mà bạn muốn truyền tải.
Một vài gợi ý cho phần này như là “Cảm ơn nhà tuyển dụng tạo cơ hội để tôi tham gia buổi phỏng vấn”. Hoặc “Tôi viết email này để xác nhận chắc chắn là mình sẽ tham gia buổi phỏng vấn mà công ty đã sắp xếp”.
>> Xem thêm: Cách trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh
2.3.3 Lời cảm ơn
Trong email phản hồi lời cảm ơn là một phần bắt buộc phải có. Hãy luôn đảm bảo lá thư của bạn có lời cảm ơn. Điều này cho thấy rằng bạn rất trân trọng và quan tâm tới công việc mà mình muốn ứng tuyển. Chắc chắn chi tiết nhỏ này sẽ ghi được điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Nếu ở phần đầu email bạn nói cảm ơn thì phần này không cần nữa. Nhưng nếu bạn quên thì có thể bổ sung lời cảm ơn ở phần cuối thư. Ở phần này, ngoài lời cảm ơn, bạn có thể kèm theo lời hứa sẽ đến đúng giờ. Ví dụ: ”Tôi cảm ơn và sẽ đến phỏng vấn đúng giờ”. Hoặc nếu muốn trang trọng có thể kết bằng từ “Trân trọng”.
Bạn có thể tham khảo một số gợi ý sau: “Tôi viết email này nhằm xác nhận lịch hẹn phỏng vấn xin việc vào ngày…” “Cảm ơn vì cơ hội phỏng vấn từ công ty…”.
2.3.4 Chữ ký cuối mail
Bạn nên có chữ ký cuối email. Chữ ký có thể ghi tên bạn, địa chỉ, số điện thoại và email. Trong trường hợp có bất kỳ vấn đề gì phát sinh, nhà tuyển dụng có thể gọi điện thoại trực tiếp cho bạn. Vì vậy, phần chữ ký cuối có địa chỉ và số điện thoại là vô cùng cần thiết.
3. Một số yêu cầu khác của nội dung email phỏng vấn
Thường thì nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu bạn phải mang theo khi đi phỏng vấn. Tuy nhiên, một vài công ty lại có thể sẽ yêu cầu những tài liệu khác như: chứng minh thư, danh mục công việc đã làm ở các công ty trước,… khi bạn tham gia cuộc phỏng vấn. Một số khác lại có thể sẽ muốn bạn gửi đến chi tiết kinh nghiệm làm việc. Vì thế, trong email hồi đáp lịch phỏng vấn, bạn cũng nên hỏi về những giấy tờ mà bạn cần phải mang theo hoặc bất cứ thông tin nào mà nhà tuyển dụng muốn bạn chia sẻ.
Bên cạnh đó, nếu thư mời phỏng vấn được thông báo tới mọi người trong công ty thì bạn nên chọn Reply All (tức là trả lời tất cả mọi người) nhận được email. Khi email mời phỏng vấn có yêu cầu gửi email xác nhận tới một địa chỉ cụ thể nào khác thì bạn hãy làm theo để thể hiện sự cẩn thận, tỉ mỉ của mình.
Xem thêm: Viết Email từ chối phỏng vấn: 4 điều quan trọng nhất định phải biết
4. Những điều cần tránh trong cách trả lời email tham gia phỏng vấn
Dưới đây là những điều cần tránh trong cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn mà bạn có thể tham khảo:
- Email xác nhận phỏng vấn nên được gửi nhanh nhất có thể. Bạn nên tránh để nhà tuyển dụng phải chờ đợi bạn quá lâu. Thời điểm tốt nhất là trong vòng 24 – 48 giờ ngay sau khi nhận được thư mời từ nhà tuyển dụng.
- Khi gửi email xác nhận, bạn nên đưa ra một khung giờ phỏng vấn phù hợp với lịch trình của bản thân. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian cho 2 bên mà còn giúp bạn ghi điểm với sự chủ động.
- Trước khi bấm nút gửi, hãy luôn luôn đọc lại email thật cẩn thận. Bạn phải đảm bảo câu từ ngắn gọn, xúc tích. Tuyệt đối tránh những lỗi cơ bản như: lỗi chính tả, diễn đạt, viết sai tên công ty, lỗi xưng hô… để không gây ấn tượng xấu trong mắt nhà tuyển dụng.
5. Tham khảo mẫu thư trả lời phỏng vấn hay
Bạn có thể tham khảo cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn hay, khéo léo qua nội dung sau đây:
5.1 Mẫu thư trả lời email nhận phỏng vấn
| TO: [người đã gửi cho bạn lời mời hoặc người nhận được chỉ định trong thư mời của nhà tuyển dụng] CC: [những người khác có liên quan] Chủ đề: RE: [chủ đề từ thư mời phỏng vấn] HOẶC Chủ đề: Xác nhận cuộc phỏng vấn vào [ngày và giờ] + [tên họ của bạn] Kính chào Anh/chị + [tên và chức vụ của người nhận thư] Cảm ơn anh/chị đã mời tôi đến phỏng vấn cho vị trí [chức danh công việc]. Tôi rất hào hứng để tìm hiểu thêm về cơ hội này và mong được sớm gặp anh/chị. Tôi xác nhận thời gian phỏng vấn mà anh/chị đã đề nghị. Tôi nghĩ rằng sẽ nói chuyện với anh/chị và có thể một hoặc hai người khác. Nếu như vậy, xin vui lòng chia sẻ tên và chức danh công việc của những người khác sẽ phỏng vấn tôi. [Nếu nhà tuyển dụng không đưa ra thời gian phỏng vấn cụ thể, bạn có thể đề xuất thời gian thuận tiện nhất] Thời gian tốt nhất để tôi tham dự cuộc phỏng vấn này là: [ngày và thời gian] tại [địa chỉ văn phòng công ty]. Xin vui lòng cho tôi biết thời gian và địa điểm phỏng vấn thuận lợi nhất cho bạn. Tôi rất hào hứng khi tìm hiểu thêm về các cơ hội việc làm tại [Công ty]. Cảm ơn bạn một lần nữa cho lời mời này. Trân trọng, [Tên đầy đủ của bạn] [Số điện thoại liên lạc] |
| Chủ đề: RE: [chủ đề từ thư mời phỏng vấn] Kính chào anh/chị, Tôi rất vui vì được nói chuyện với anh, chị qua điện thoại sáng hôm nay. Cảm ơn anh/chị rất nhiều vì lời lời phỏng vấn cho vị trí … tại công ty… Tôi rất mong chờ cuộc trò chuyện của chúng ta, dự kiến vào… giờ, ngày… tháng… năm… Tôi tin rằng kinh nghiệm làm việc của tôi trong lĩnh vực… giúp tôi trở thành một ứng viên lý tưởng cho vị trí này. Tôi mong được chia sẻ niềm đam mê và kỹ năng của tôi trong công việc với anh/chị trong cuộc phỏng vấn. Nếu tôi cần cung cấp cho anh/chị bất kỳ thông tin nào khác trước buổi phỏng vấn, xin vui lòng cho tôi biết. Một lần nữa, xin cảm ơn anh/chị vì đã dành thời gian đọc CV và gửi lời mời phỏng vấn. Trân trọng, [Tên của bạn] [Số điện thoại] |
| Tiêu đề: Dương Hoàng Yến Linh – Thực tập sinh Marketing – Thư xác nhận tham gia phỏng vấn Kính gửi: Bộ phận tuyển dụng công ty Hồng Hà Tên tôi là Dương Hoàng Yến Linh. Tôi rất vui và cảm ơn vì quý công ty đã tạo cơ hội phỏng vấn dành cho tôi với vị trí thực tập sinh Marketing. Tôi viết thư này để xác nhận lịch hẹn phỏng vấn vào 15 giờ ngày 03/30/2021 tại văn phòng công ty. Nếu công ty cần cung cấp bất kì tài liệu nào trước và trong buổi phỏng vấn, xin vui lòng phản hồi cụ thể để tôi có thể chuẩn bị kỹ lưỡng nhất. Trân trọng, Dương Hoàng Yến Linh Email: nguyenhoangduong@gmail.com SĐT: 09xxxxxx22 |
5.2 Mẫu thư trả lời email từ chối phỏng vấn
| Tiêu đề: Nguyễn Hoàng Linh Nghi – Nhân viên kinh doanh – Thư từ chối phỏng vấn Kính gửi: Bộ phận tuyển dụng công ty JobsGO Tôi rất vui khi nhận được thư mời phỏng vấn vị trí nhân viên kinh doanh tại Quý công ty. Tuy nhiên, tôi rất tiếc khi không thể tham gia buổi phỏng vấn vào ngày 10/10/2021 tại văn phòng công ty vì một số lý do cá nhân. (Bạn có thể nêu lý do cá nhân hoặc không?) Rất hy vọng được hợp tác với quý công ty trong những cơ hội sau! Trân trọng, Nguyễn Hoàng Linh Nghi Email: nguyenhoangduong@gmail.com SĐT: 09xxxxxx22 |
| Tiêu đề : RE: Thư mời phỏng vấn – vị trí …. Kính gửi : Anh (Chị) ABC – Chuyên viên phòng nhân sự công ty XYZ Lời đầu tiên, tôi xin chân thành cảm ơn sự quan tâm và tin tưởng của công ty khi trao cho tôi cơ hội được tham gia phỏng vấn cho vị trí …. Tuy nhiên, vì một số lý do cá nhân (hoặc hiện tại, tôi đã nhận lời tuyển dụng từ một doanh nghiệp khác) nên tôi rất tiếc phải thông báo rằng tôi không thể tham gia buổi phỏng vấn vào ngày … tháng… năm … tại địa chỉ ….. Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn cơ hội Anh (Chị) và quý công ty đã dành cho tôi. Kính chúc tập thể công ty XYZ nhiều sức khỏe, công tác tốt và gặt hái nhiều thành công. Nếu Anh (Chị) có bất cứ câu hỏi nào, xin đừng ngần ngại liên lạc với tôi theo email hoặc số điện thoại ….. Trân trọng! (Họ tên) Email: Điện thoại : |
| Tiêu đề : Từ chối phỏng vấn : RE: Thư mời phỏng vấn – vị trí …. Kính gửi : Anh (Chị) ABC – Chuyên viên phòng nhân sự công ty XYZ Tôi xin chân thành cảm ơn Anh (Chị) và quý công ty đã phê duyệt hồ sơ ứng tuyển của tôi cho vị trí … Tuy nhiên, hiện tại, tôi đã nhận lời tuyển dụng từ một doanh nghiệp khác nên tôi không thể tham gia buổi phỏng vấn vào ngày … tháng… năm … Tôi rất tiếc phải thông báo điều này.Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn cơ hội Anh (Chị) và quý công ty đã dành cho tôi. Kính chúc tập thể công ty XYZ nhiều sức khỏe, công tác tốt và gặt hái nhiều thành công. Nếu Anh (Chị) có bất cứ câu hỏi nào, xin đừng ngần ngại liên lạc với tôi theo email hoặc số điện thoại …. Trân trọng! (Họ tên) Email: Điện thoại: |
Nhận được email mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng là tín hiệu đáng mừng. Điều này chứng tỏ bạn đã gây được ấn tượng cho nhà tuyển dụng thông qua bản CV ứng tuyển gửi trước đó. Hy vọng những thông tin trên đây có thể giúp bạn trả lời email tham gia phỏng vấn hay và ghi điểm tốt với nhà tuyển dụng.
>> Xem thêm: Có nên viết mail hỏi kết quả phỏng vấn không?
Tìm việc làm ngay!(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)